- 更新日 : 2025年2月5日
電子契約とは?仕組みやメリット、法的有効性について解説
電子契約とは、電子文書で作成した契約書に電子署名を行うことで成立する契約です。電子契約を導入することで、契約を迅速に進められるだけでなくコスト削減も可能です。
本記事では、電子契約の仕組みやメリット、法的有効性といった電子契約の全体像を解説します。電子契約の全体像を理解しつつ、システムの導入を検討している方はご一読ください。
目次
電子契約とは?
電子契約とは、インターネットや通信技術を活用して電子契約書に電子署名を行うことで成立する契約形式です。契約締結から保管までが、すべてオンラインで完結します。本人確認や法的有効性は、電子署名やタイムスタンプにより担保されます。
電子契約の主な特徴は、次の3点です。
- 契約書が電子文書で作成されること
- 署名・押印の代わりに電子署名が使用されること
- 保管がサーバーやクラウド上で行われること
電子契約を導入することで、契約が迅速に進められ、印紙税や郵送費などのコストも削減できます。加えて、契約書のペーパーレス化や保管・管理の効率化も叶えつつ、紛失や破損リスクの軽減も期待できます。
便利な電子契約ですが、すべての契約が電子化できるわけではありません。また、電子契約を導入する際は、取引先の協力が不可欠です。自社においても、セキュリティ対策や法的要件を満たすシステムの選定が必要となります。
以下、詳しく解説します。
電子契約の仕組み
電子契約は、書面で発行していた契約書を電子化し、インターネットや情報通信技術により効率的かつ安全に契約を締結する仕組みです。しかし、電子契約は契約書をただ電子化しただけではありません。「電子署名」により、紙の契約書で行っていた署名・押印と同等の効力をもっています。電子署名は、法的に契約者の意思表示がなされたことが認められている方法です。
電子契約は以下の流れで実施します。
- 送信者が電子契約サービスに契約書をアップロードする
- 受信者に契約書がアップロードされた旨のメールが届く
- 受信者がインターネット上で契約書の内容を確認し、電子署名を行う
- 契約の締結が完了する
電子契約では、電子署名を行った時にタイムスタンプが付与されます。タイムスタンプにより署名時刻が証明されることで、改ざんも防げる仕様です。
電子契約における電子署名の仕組み
電子契約における電子署名は、電子証明書とタイムスタンプにて行われます。それぞれの概要を見ていきましょう。
電子証明書
電子証明書とは「電子的に本人であることの証明を行う書面」です。電子契約における電子証明書は実印の「印鑑証明書」に相当し、なりすましやデータの改ざんを防ぐ役割を担っています。電子証明書により、電子契約で締結した文書が正当なものであることが証明される仕組みです。
電子契約書は印鑑証明書と同じ役割ですが、印鑑証明書のように書面では提供されません。電子契約書は、ICカードやファイルで提供されます。
以下の記事で電子証明書について詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
タイムスタンプ
タイムスタンプは、電子ファイルが作成、もしくは編集された日時を記録する仕組みです。タイムスタンプの付与により、タイムスタンプが付された日時にそのファイルが存在していたこと(存在証明)と、その日時以降にファイルが変更されていないこと(非改ざん証明)が証明されます。タイムスタンプと元データに記載された情報の比較により、改ざんの有無が確認できます。
電子契約で使われるタイムスタンプは、時刻認証局(TSA)と呼ばれる第三者が付与します。タイムスタンプを付与する「時刻認証業務」は総務大臣の認定が必須です。
タイムスタンプについては、以下の記事もお読みください。
また、電子署名の基本的な仕組みについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
電子契約は立会人型と当事者型の2つ
電子契約は「立会人型」と「当事者型」の2種類があります。ここからは、両者の違いを見ていきましょう。
それぞれのメリットやデメリット、選定基準を先に知りたい方は、以下の記事をお読みください。
立会人型(契約印タイプ)とは
立会人型は当事者の指示下で電子契約事業者が電子署名を行う契約方法で、「契約印タイプ」とも呼ばれています。電子契約事業者が代理で行った署名であっても、当事者が行った署名として扱われます。
立会人型で電子署名を行うのは、立会人となる電子契約サービス事業者です。本人確認は、メール認証により実施されます。事業者が立会人になることで契約当事者が電子証明書を取得する手間が省け、スムーズに契約を締結できる点がメリットです。
立会人型の詳細は、以下の記事で解説しています。
当事者型(実印タイプ)とは
当事者型(実印タイプ)とは、契約を行う当事者本人が電子証明書を使用して電子署名を行う電子契約です。書面契約における「実印での押印」に相当するため、立会人型よりも本人性が高く、官公庁や公的機関などとの契約などでも使用できます。
当事者型では、契約者自身が電子証明書を取得しなければなりません。それに伴い、事前の手続きや身元確認書類の準備も必須です。電子証明書の取得には時間がかかり、定期的な更新も必要となります。当事者型は本人性が高い反面、代理人型よりも必要な手続きが増える点がデメリットです。
当事者型の詳細は、以下の記事をお読みください。
電子契約の法的有効性
電子契約の法的有効性は、いくつかの法律により認められています。では、法的有効性の根拠となる条文を見ていきましょう。
民法522条では「契約の成立には当事者間の合意が必要」と規定されています。同条により、当事者間の合意があれば電子契約でも契約は成立するとみなされます。
また、電子契約は、電子署名により署名押印と同様の効力が付されます。電子署名の効力を規定しているのは、電子署名法3条です。同条により、電子契約書に電子署名が付されていれば、その内容に合意して契約が成立したと推定されます。書面の真正性を定めているのは「本人又はその代理人の署名又は押印がある時は、真正に成立したもの」と書かれた民事訴訟法228条4項です。電子契約では、電子署名が「署名又は押印」に相当します。
電子契約の法的有効性については、以下の記事もあわせてお読みください。
電子契約と書面契約は併用できる
電子契約と書面契約は併用可能です。民法522条1項によると、契約は申込と承諾という2つの意思表示の合致により成立するとされています。つまり、申込と承諾の意思表示が合致していれば契約は成立するため、契約書の併用も可能です。
電子契約を導入していない企業と契約する場合、書面契約と電子契約を併用します。その場合、電子契約を導入していない企業が書面で契約書を作成し、署名・捺印を行って相手方へ送付します。電子契約を導入している企業は、受け取った書面の契約書を電子化し、電子署名を付したうえでPDFに変換して返送する流れです。
電子契約と書面契約の併用については、以下の記事もあわせてお読みください。
書面契約と電子契約の違い
書面契約と電子契約には、次の違いがあります。
- 収入印紙の貼り付けが不要
- 紙の保管スペースが不要
- 過去の契約書の検索が容易
1つずつ見ていきましょう。
収入印紙の貼り付けが不要
電子契約は電子ファイルであることから、収入印紙を貼り付ける必要がありません。電子契約書は、印紙税法に定められた「課税文書」に該当しないことがその理由です。
印紙税法3条1項では「課税文書の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」と規定されています。課税文書は第1号から20号まであり、紙の契約書は第1号、もしくは第2号の課税文書となるため収入印紙が必須です。しかし、電子契約書はそもそも課税文書に該当しないため、収入印紙の貼り付けが不要となります。
紙の保管スペースが不要
電子契約は電子データなので、紙の保管スペースも不要です。
書面で契約を締結している場合、契約書を保存するためのファイルやキャビネットなど、書類を保管するスペースや什器が必要となります。一方、電子契約では、サーバーにデータが保存されます。そのため、会社に書面を保管するためのスペースを用意する必要がありません。
過去の契約書の検索が容易
電子契約書はサーバーに保存されたデータであるため、検索したいキーワードを入れることで過去の情報を簡単に検索できます。書面契約の場合、いくら項目別に保存されてあっても、そこから欲しい書類を探し出すのは大変です。すぐに見つからない場合もあり、書類を探すだけで時間がかかってしまうかもしれません。
サーバーで契約書を一元管理している電子契約であれば、時間をかけずに契約書の内容を検索できます。
書面契約と電子契約の違いの詳しい内容については、下記の記事をご覧ください。
電子契約を導入するメリット
電子契約を導入するメリットは、以下の点にあります。
- 印紙税が不要・ペーパーレス化でコスト削減ができる
- 契約締結までの時間を短縮できる
- 場所に左右されず契約締結ができる
- 内部統制の強化ができる
1つずつ掘り下げていきましょう。
印紙税が不要・ペーパーレス化でコスト削減ができる
電子契約書は印紙税の課税対象ではないため、印紙代が不要です。特に、建設業や工事業のように高額の取引でかつ請負契約書を多く発行する業種では、印紙代の削減効果がより明確にわかります。
さらに、契約書を電子化することで紙の使用量が減るため、印刷費や保管費用も削減可能です。加えて、郵送にかかる手数料も削減できます。
契約締結までの時間を短縮できる
インターネット上で契約を締結する電子契約は、契約に関する時間の大幅な短縮が可能です。契約書の作成に加えて署名や保管も自動的に実施されるため、契約締結だけでなく管理の時間も短縮できます。
電子データで契約書を保存することにより検索する時間も短縮できるため、金銭コストだけでなく、従業員の時間コストも削減可能です。
場所に左右されず契約締結ができる
インターネットを通じて行われる電子契約では、契約当事者がいる場所に左右されずに契約を締結できます。例えば、契約先が海外にいた場合でも、書類を郵送せずに契約締結が可能です。
郵送で契約を締結する場合、送付と返送にそれぞれ時間がかかります。電子契約であればメールで即座に契約書を送受信できるため、契約先が地理的に遠いところだとしてもスムーズに契約を進められるでしょう。
内部統制の強化ができる
契約書が電子ファイルとして保管される電子契約は、契約書の期限管理やバージョン管理が容易になるため、業務の透明性が高まります。申請者や承認者についても明確になるため、不正防止も可能です。さらに、契約内容をすべてデータで管理していることから、内部監査やコンプライアンスチェックもでき、内部統制の強化が実現できます。
電子契約を導入するデメリット・注意点
電子契約を導入する際は、以下のようなデメリットもあります。
- 一部の契約は電子契約を使用できない
- 取引先の合意が必要
- 業務フローの変更・整備が必要
いずれも、電子契約を導入する際に押さえておきたい注意点です。詳しく見ていきましょう。
一部の契約は電子契約を使用できない
公正証書が必要である以下の契約は、電子契約を使用できません。
- 任意後見契約書
- 事業用定期借地権設定のための契約書
- 定期建物賃貸借契約
また、農地の賃貸借契約、賃貸アパート・マンション、借地の賃貸契約に関わる書類も、紙の書面での作成が必要です。
また、公正証書により契約書を作成する場合も電子化はできません。公正証書は公証人が紙で作成する書類とされており、電子化が認められていないからです。
電子契約を使用できない契約については、以下の記事もご覧ください。
取引先の合意が必要
電子契約を導入する際は、契約の相手方となる取引先の理解と合意を得なければなりません。仮に、取引先が電子契約ではなく書面契約を希望した場合は、取引先に合わせる必要があります。また、自社が当事者型の電子契約サービスを利用していた場合は、取引先も当事者型のサービスを使用しなければならないため、取引先との合意が必須です。
業務フローの変更・整備が必要
電子契約を導入するにあたっては、業務フローの変更や整備が必要となります。フローを変更することはもちろん、実施体制を整備する時間も必要です。加えて、新しい業務フローを伝え、関係者に浸透させるまでにも相当の時間が必要となります。場合によっては、電子化に対応するため、組織全体の変革が必要となるかもしれません。
電子契約のセキュリティリスク
書面での契約と同様に、電子契約にも以下のようなセキュリティリスクが存在します。
- 契約内容の改ざん
- 情報漏えい
- データの破損
- サイバー攻撃
電子契約だからこそ想定されるのは、ファイルの破損リスクです。デバイスの故障はもちろん、人的ミスによりファイルが消失したり破損したりすることで、契約内容が確認できなくなるかもしれません。さらに、サイバー攻撃やウイルスによる情報漏えいやファイル破損も考えられます。
天災や経年劣化による破損については、仕方がない面もあります。しかし、システムの操作により発生するリスクは、従業員のセキュリティ教育により回避可能です。
電子契約のセキュリティリスクについては、以下の記事もあわせてお読みください。
電子契約を導入する方法・流れ
ここからは、電子契約を導入する際の方法と流れを解説します。
なお、本記事で紹介するのは概要です。方法や流れについて詳しく知りたい場合は以下の記事をご覧ください。
現場の業務フローを整理
まずは現状でどのような手順で契約が行われているのか、締結後の契約書はどのように管理されているのかといった業務フローを整理しましょう。どの課題を優先的に解決するかにより、選ぶべきシステムも変わってきます。
そのため、この段階で現状の契約業務における課題を洗い出しておくこともおすすめです。
電子契約サービスに求める要件を明確にする
次に、電子契約サービスの導入でどうなりたいかを考え、電子契約サービスに求める要件を明確にしましょう。
- 業務の効率化
- コスト削減
- 契約管理の簡素化
上記のように具体的な目標を設定してから、導入後の姿を考えます。
電子契約サービスを選定する
目標や要件を決めたら、自社が抱えている課題を解決できる電子契約システムを選びましょう。インターネットを活用して、各社のホームページで情報を収集します。
収集中に自社に合いそうなシステムを見つけた際は、積極的に資料請求や問い合わせを行いましょう。システムの説明会やセミナーに参加するのもおすすめです。
社内と取引先に周知して同意を得る
電子契約を導入する際は、必ず社内や取引先に周知しましょう。事前の周知を徹底しておかないと、混乱を招く恐れがあるからです。せっかく電子契約を導入したとしても、社内外問わず、書面契約を希望する取引先がいるかもしれません。
電子契約を導入した後にトラブルや不都合がないように、導入の数カ月前から繰り返し、時間をかけて周知を行いましょう。
部分的に導入して検証する
社内外に周知が完了した段階で、部分的に電子契約システムを導入して効果を検証します。雇用契約やNDA、短期間契約などで導入することがおすすめです。ここでサービスの使用感やアフターフォローの良さ、費用対効果などを検証します。
一定期間お試し利用ができるサービスもあるので、実際に使い勝手を試して検討することがおすすめです。
全社的に電子契約サービスを導入する
部分的に導入して効果が出たら、いよいよ全社的な導入を開始します。
契約額の大きい「サービス利用契約」や「請負契約書」などに利用することで、大きなコスト削減効果が見込めるでしょう。電子契約へスムーズに移行できるよう、細かくスケジュールを立てておきます。
困った時はベンダーからのサポートも受けつつ、導入を進めましょう。
マニュアル作成や従業員向けの社内研修を実施する
電子契約システムを導入する際は、使用方法を書いたマニュアルを準備します。あわせて対象者向けに社内研修を実施し、そこで出た疑問点や、利用者がつまずきがちなところをマニュアルに記載しておくことがおすすめです。
電子契約サービスの比較ポイント
電子契約サービスを選ぶ時は、比較すべきポイントがあります。ただやみくもにシステムを選んでも、満足な効果が得られません。ここからは、自社にあったシステムを選ぶための比較ポイントを解説します。
料金体系が自社に合っているか
電子契約サービスを選ぶ時は、自社に合った料金体系であるかを確認しましょう。電子契約サービスの料金体系は、初期費用と月額料金がかかり、さらに送信件数に応じた従量課金となるケースが一般的です。
毎月どれだけ送信するかを把握し、自社の件数にあった料金体系のサービスを選ぶと良いでしょう。
電子署名法に準じているか
電子契約サービスは、電子署名法に準じているサービスを選びます。電子署名法では、本人の意思に基づく電子署名が行われた文書は真正に成立したものと推定されます。そのため、契約書の法的効力を担保するためにも、電子署名法に準じたサービスを選ぶことが重要です。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを選ぶと、契約書のデータ保存要件を満たした管理が可能です。さらに記録の訂正削除ができない仕組みをもち、検索機能を備えたサービスを選ぶことで、法的要件を満たしつつ効率的な契約書の管理も可能となります。
契約書の期限やバージョン管理に対応しているか
契約書の更新期限やバージョン管理機能がある電子契約サービスを選ぶことで、契約期限や更新履歴を効率的に管理できます。契約書の締結と管理とでそれぞれシステムが違っていると業務フローが煩雑になるため、更新漏れを誘発しかねません。
また、バージョン管理がない電子契約システムだと、契約書の内容をいつどのように変更されたのかがわからなくなってしまいます。期限やバージョン管理ができる電子契約システムを選ぶことで、契約締結からバージョンまでの一元管理が可能となります。
紙の契約書も一元管理できるか
特に電子契約と紙の契約書が混在する場合、一元管理ができる電子契約サービスが便利です。例えば、紙の契約書をスキャンしてデータ化することで、電子契約と同じサーバーでの一元管理ができます。紙と電子契約の双方を一元管理することで、管理コストの削減や検索性の向上につながります。
ワークフロー機能が搭載されているか
電子契約システムにワークフロー機能が搭載されていると、契約業務の効率化はもちろん、内部統制の強化もできます。ワークフロー機能により、契約書の承認ルートを明確にしつつ、契約の進捗状況も可視化が可能です。あわせて、ワークフローに承認権限を設定することで、不正やミスを未然に防ぐことも期待できます。
代表的な電子契約サービス
電子契約サービスは数多く存在するため、どれを選べばいいかわからない方も多いでしょう。電子契約サービスを選ぶ際は、以下に挙げる代表的なサービスの価格帯や機能を見ることがおすすめです。
- マネーフォワード クラウド契約
- クラウドサイン
- GMOサイン
- freeeサイン
- ドキュサイン
これまでに解説した機能を網羅している代表的なサービスは、特に初めて電子契約サービスを選ぶ際の指標となります。
電子契約導入後に発生しやすい課題
便利な側面が多い電子契約ですが、システム導入後に発生しやすい課題があります。
- サービス・ツールの管理が煩雑になる
- 想定以上のコストがかかる
各課題について、詳しく見ていきましょう。
サービス・ツールの管理が煩雑になる
電子契約を導入することで、サービスやツールの管理が煩雑になることがあります。特に契約の過程で複数のサービスやツールを使用する場合、それぞれの操作や保存方法に対するサポートが必要であるため、相手方のサポートにも2倍時間が必要です。
加えて、複数のサービスを利用し、契約書の管理や保存方法が統一されていないことで、情報管理が万全ではなくなる恐れがあります。
これらの問題は、契約の締結から管理までを一括で対応できるサービスの導入により解決が可能です。
想定以上のコストがかかる
電子契約システムを導入した結果、多くの企業が想定以上にコストがかかる問題に直面しています。特に、セキュリティの強化や部署ごとの閲覧権限を追加するといった機能の追加は、コストを増加させる一因です。これらの課題により、いったん電子契約システムを導入したものの、コストパフォーマンスの高いシステムへのリプレイスを考える企業も出てきています。
電子契約システムの導入により想定以上にコストがかかる事態を回避するには、事前のシミュレーションが重要です。あわせて、契約書の送信料や保管料が無料、もしくは安価なサービスを選ぶと、より安心できるでしょう。
自社に合った電子契約サービスの導入で契約に関するコスト削減が可能
電子契約は、電子契約書に電子署名を行うことで成立する契約形式です。契約締結から保管までオンラインで完結し、契約までの時間やコストを大幅に削減できます。
しかし、電子契約を導入するには自社に合ったサービスを十分に比較検討しなければなりません。また、想定以上にコストがかかるといった問題も発生します。
電子契約を導入することで発生しやすい問題は、事前のシミュレーションや適切なシステム選定で回避できます。
本記事を参考に自社に合った電子契約システムを導入し、契約に関する時間や金銭的コストを削減しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
契約の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
長期署名とは?電子署名の有効期限を10年以上延長する方法を解説
長期署名とは電子契約・電子署名を適切に長期間管理するために、タイムスタンプを付与して有効期間を延長する仕組みのことです。この記事では長期署名の基本情報、利用方法、注意点などについてご説明します。 長期署名とは? 長期署名とは、電子契約や電子…
詳しくみる不動産業界におすすめの電子契約サービスは?導入メリットやデメリットも解説
不動産取引は電子契約が可能であり、電子契約サービスの導入によりオンライン上で契約を完結できるようになります。契約締結の時間を短縮し、業務を効率化できるのがメリットです。 本記事では、不動産業者におすすめの電子契約サービスを紹介するとともに、…
詳しくみる電子契約は英語で締結できる?メリットや注意点・サービス導入時のポイントを解説
海外の企業との契約を結ぶ場合には、電子契約書を使用するケースが増えています。電子契約は、国内外問わず、英語で締結できます。しかし、英語での契約経験のある方はそう多くないでしょう。近年、さまざまな英語対応契約書サービスも登場しています。本記事…
詳しくみる契約書の期限管理とは?課題や効率化の方法を解説
会社の業務で契約書を利用する際に、最も大切なポイントの1つが期限管理です。契約書の期限管理が適切に行われていない場合、契約の更新漏れや保存期間の誤りなどが発生するおそれがあります。 そこで以下では、契約書の期限管理を効果的に行うためのポイン…
詳しくみる労働条件通知書を電子化する際の要件や注意点を解説
使用者には、労働者と労働契約を締結する際に給与等の労働条件を明示する義務があります(労働基準法15条1項)。労働条件通知書とは、労働条件を明示するために用いられる書面です。平成31年4月1日から、一定の要件のもと労働条件通知書を電子化して交…
詳しくみる電子契約は税務署へ届出が必要?法改正による変更点や税務調査について解説
電子契約のデータ保存をする際、税務署への届出は不要です。電子帳簿取引法上の保存要件を満たすことで、紙の契約書と同様に税務調査にも対応できます。 今回は、電子契約のデータが法的に認められる保存要件や、過去の契約書類のスキャナ保存をする際の届出…
詳しくみる