• 作成日 : 2024年3月8日

契約業務とは?業務内容や注意点、効率化のポイントを解説

契約業務とは?業務内容や注意点、効率化のポイントを解説

契約業務とは、契約審査の依頼から始まり、契約書の作成と審査、契約交渉、契約の締結、そして最終的に契約管理に至るまでの一連の手続きのことです。本記事では、企業の担当者に向けて、契約業務の全体像や重要な理由、具体的な流れ、そして効率化のためのポイントなどについてわかりやすく解説します。

契約業務とは?

「契約業務」は、契約審査の依頼から始まり、契約書の作成(審査)、契約交渉、契約締結、そして契約管理に至るまでの一連の業務です。

主に契約業務を担当するのは、法務部門です。契約業務がなぜ重要であるのか、またどのような場合に契約業務が発生するのかについて詳しく見てみましょう。

契約業務が重要な理由

契約業務が重要な理由は、2つあります。

1つ目は、自社を契約トラブルから保護するためです。これは「守りの法務」ともいえます。契約書の内容を十分に確認せずに契約を結んでしまうと、自社に不利な条項が含まれているために損害を受けるという事態になるかもしれません。

このようなリスクを避けるためには、契約を結ぶ前に契約書の内容をしっかりと確認し、自社を契約トラブルから守ることが必要です。契約業務は複数の工程から成り立ち、これらの一連の流れを徹底的に行うことで、トラブルを予防し、契約によるリスクを最小限に抑えられます。

2つ目は、契約を通じて自社の事業活動を推進するためです。これは「攻めの法務」ともいえます。契約には企業の意志や経営方針を反映させることが可能です。

以上のように、契約業務は予防的な側面と戦略的な側面を兼ね備えており、企業活動において重要な役割を果たします。

契約業務が発生するケース

契約業務が発生するケースはさまざまです。以下にいくつかの一般的な例をご紹介します。

  • 新規事業の開始
    新規事業を開始する際には、事業パートナー、サプライヤー、顧客などとの間で契約を結ぶ必要があります
  • 業務委託
    特定の業務を外部の専門家や企業に委託する際には、業務委託契約を結ぶ必要があります
  • 商品やサービスの購入・販売
    商品やサービスを購入または販売する際には、購入契約や販売契約を結ぶ必要があります
  • 雇用
    新たに従業員を雇用する際には、雇用契約を結ぶ必要があります
  • 法改正や業務の変更
    法律の改正や業務の変更に伴い、既存の契約を見直す必要がある場合もあります

これらは一部の例であり、具体的なケースは契約の種類や業務の内容によりさまざまです。

契約業務の流れ

契約業務には、一連の流れがあります。具体的には、以下のような流れです。

  1. 契約審査の依頼
  2. 契約審査、または契約書の作成
  3. 契約交渉
  4. 契約の締結
  5. 契約書の保管・管理

契約業務を効率的に進めるためにも、それぞれの流れについて1つずつ理解していきましょう。

1.契約審査の依頼

「契約審査受付」とは、契約の締結が必要と判断された部門から、契約の審査や契約書の作成についての依頼を受け入れる手続きのことです。担当者は依頼者とヒアリングを行い、取引の概要、契約審査における注意点、審査完了までのスケジュールなどの情報を共有し、認識を一致させます。

契約審査受付は、一見、単なる依頼受付と見えがちです。しかし、実際には契約業務の起点となり、全体の効率化に重要な役割を果たします。効率化のためのポイントは、主に以下の3つです。

  • 依頼ルートの固定化
    基本的には複数のルートを設定せず、たとえば営業部門から法務部門への一本化などを行います。
  • 依頼方法の明確化
    相談内容を明確にするため、依頼はメールやチャットなど記録として残る形式がよいです。口頭や電話など、記録に残らない形式は基本的に避けましょう。
  • 依頼方法の周知
    全社メールやチャット、社内システムなどを利用して受付フローとルールを社内全体に周知するとよいです。

2.契約審査、または契約書の作成

契約審査の受付後、契約審査または契約書の作成を進めます。契約審査とは、会社が締結する契約書を詳細に検討することで、これは主に相手方が契約書のドラフトを作成した場合にするものです。

一方、自社が契約書のドラフトを作成する場合もあります。自社内での専門的な知識が不十分な契約領域については、外部の法律専門家に契約書の初稿作成を依頼することも1つの選択肢でしょう。

相手方が契約書のドラフトを作成した場合、その中には自社にとって不利益となる可能性のある条項が含まれているかもしれません。契約書は契約締結後に法的な効力を持つため、自社に不利な条項が含まれていないかを慎重に審査することが求められます。審査時には、とくに以下の点に注意して審査するようにしましょう。

  • 契約が当事者間の協力内容を適切に反映しているか
  • 契約内容が明確に記述されているか
  • リスク回避の内容が妥当であるか
  • 責任等に偏りがある場合、その理由が合理的であるか

これらの観点から契約審査を行うことで、契約に関するリスクを最小限に抑えられます。

3.契約交渉

契約交渉とは、相手方と共に契約内容を討議し、契約条件についての共通認識を持つことです。この段階では、契約書はまだドラフト状態であり、契約審査と交渉が反復して行われます。

すべての内容について合意が得られた時点で、契約書の完成です。契約交渉を効果的に進めるためには、以下のポイントを心に留めておくとよいでしょう。

  • 具体案を提示すること
    具体的な提案を行うことで、交渉を具体的な方向へ進められます。
  • 妥協点を探すこと
    すべての点で一致することは難しいため、双方が妥協できる点を見つけることが重要です。
  • 即答を避けること
    すぐに答えを出すのではなく、適切な判断を下すために必要な時間を確保しましょう。

4.契約の締結

契約締結とは、契約審査や交渉のプロセスを経た後、すべての関係者が一致した契約内容を最終的に確定させることです。企業が契約締結を行う方法は主に2つあります。1つは紙の契約書(書面)を用いる方法、もう1つは電子契約を用いる方法です。

<書面による契約の手順>

  1. 企業内で契約書の内容を確認する
  2. 契約書を印刷し、収入印紙を貼り付ける
  3. 契約書に記名押印または署名捺印を行う
  4. 契約書を相手方に郵送し、返送を受けとる
  5. お互いが一部ずつ契約書を保管する

<電子契約による契約の手順>

  1. 企業内で契約書の内容を確認する
  2. 電子契約システム上に契約書をアップロードする
  3. 電子契約システム上で双方が電子署名を行う
  4. 電子契約書をシステム上で保管する

電子契約の場合、印紙代が不要であり、物理的な保管場所を必要とせず、紛失リスクも低いというメリットがあります。また、手渡しや郵送の必要がないため、書面による契約よりも短期間で契約締結を行いやすい点もメリットです。

5.契約書の保管・管理

締結した契約書の適切な保管と管理は極めて重要です。作成した契約書は、必要な人がいつでもアクセスできる状態に保つことを目指しましょう。契約書の適切な管理が重要な理由は、以下の3つです。

  1. トラブル対応
    何か問題が発生した際には、契約書の内容をすぐに確認する必要があります。容易に検索できるシステムが整っていれば、迅速な対応が可能です。
  2. 情報保護
    契約書の流出は、営業秘密の漏洩や相手方とのトラブルにつながる可能性があります。このようなリスクを未然に防ぐためには、契約書へのアクセスは必要な人物に限定し、適切なアクセス制御を施しましょう。
  3. 業務効率化
    契約書の適切な管理は、担当者が交代した際や新規担当者が契約内容を理解する必要が出てきたときに、円滑な業務の継続が可能です。

上記3つの理由から、契約書の適切な保管と管理は、企業活動において重要な役割を果たします。

契約業務を行う上で気をつけるべきこと

契約業務を遂行する際には、とくに以下の2つの点に注意を払うことが重要です。

  • 修正すべき内容を見落とさない
  • 法改正に対するアンテナを常にはっておく

2つのポイントを1つずつ詳しくみていきましょう。

修正すべき内容を見落とさない

契約審査や契約交渉を行う際には、修正が必要な条項を見落とさないことが重要です。契約書をチェックする際は、以下のポイントにとくに注意しましょう。

  • 自社に不利な条項
    法令の原則、裁判例、実務慣行などを考慮し、不当に相手方有利で自社に不利な条項があれば、修正の必要があります。
  • 不明確な条項
    内容が不明確な条項は契約トラブルの原因となり得るため、修正の必要があるでしょう。
  • 過去の契約との整合性
    関連契約間で内容の矛盾が生じると、契約解釈が不明確になり、トラブルの原因となる可能性があります。したがって、過去の契約と整合しない条項は修正する必要があるでしょう。
  • 法律の強行規定に違反する条項
    強行規定に違反する契約条項は無効となるため、その修正が必要です。
  • 法令上の記載事項の欠落
    法令で記載が求められている事項が欠けている場合、契約の無効や行政処分などのリスクが生じる可能性があります。そのため、必要な事項をすべて含むように修正しましょう。

また、メンバーが複数人いる法務チームでは、必要な条項の修正を見落とさないように、ダブルチェックを行う対策をとることもあります。

法改正に対するアンテナをはっておく

契約業務の円滑な運営には、法改正などの最新情報に敏感であることが不可欠です。法律は頻繁に改正され、その中には業務フローに影響を及ぼすものも存在します。

また、法改正やその他の最新情報を共有することで、企業内の認識のズレを最小限に抑えることが可能です。さらに、契約交渉という企業外との関係においても、正確な情報を持つことでスムーズなコミュニケーションを期待できます。

社内での情報共有の機会を定期的に設けること、また外部の研修などを活用するなどの対策をとるとよいでしょう。

契約業務で課題となりがちなポイント

契約業務で課題となりがちなポイントは、主に次の2点です。

  • 従業員の法律やリテラシーの知識にバラつきがある
  • 契約交渉にコミュニケーションコストがかかる

1つずつ詳しくみていきましょう。

従業員の法律やリテラシーの知識にバラつきがある

契約業務は、法律やビジネスに対する理解、そして自社の方針への深い理解が求められます。しかし、これらの情報や知識のレベルは、法務部門と事業部門でそれぞれバラつきがあると、契約業務における課題となりやすいでしょう。

前提となる情報や知識にばらつきがある場合、法務部門と事業部門は、互いに欠けている情報や知識をその都度補い、確認しながら共通の認識を持たなければなりません。

事業部門が法律の知識を深め、法務部門がビジネスの知識を深める課題があります。各部門が互いの専門知識を深め、共有することで、より効果的な契約業務が可能です。

契約交渉にコミュニケーションコストがかかる

国内のビジネスにおいて、法務が契約交渉に直接参加するケースは必ずしも多くありません。しばしば「自社法務→自社事業部門→相手方事業部門→相手方法務」という情報のリレーが繰り返されます。その結果、各者が伝えたい内容が適切に伝わらず、コミュニケーションコストが大きくなってしまうこともあります。

このような状況は、契約締結に至るまでの時間を長引かせる可能性があります。そのため法務部門としては、事業部門に対して交渉材料となる情報を提供するとともに、必要に応じて法務部門が交渉に同席することも可能であることを伝えることが重要です。

契約業務を効率化するには?

契約業務を効率化することは、企業全体の生産性を高めることにつながります。契約業務を効率化するためのポイントは、次の3つです。

  • 業務フローを整備する
  • 事業部門と法務部門がしっかりと連携する
  • 契約管理の体制を整える

1つずつ詳しくみていきましょう。

業務フローを整備する

契約業務の全体的な効率化を達成するためには、各フローで生じる課題を明確にし、それらを順番に解決することが必要です。また、市場環境の変動や組織の変更などにより、業務フローの改訂が必要となることがあります。

業務フローは、1度作成したら終わりではありません。継続的な見直しを行い、常に最新の状態を保つように維持・更新するようにしましょう。

事業部門と法務部門がしっかりと連携する

契約業務を遂行する上では、事業部門と法務部門の間の緊密な連携が不可欠です。法務部門だけが契約業務を担当していても、実際に業務を実行する営業部門等との協力がなければ、企業の目的や戦略を契約に適切に反映させることは困難でしょう。

事業部門は取引の目的や概要などを法務部門に正確に伝える必要があり、これにより適切な契約審査ができます。また、法務部門も事業部門の意図を理解し、それに基づいて審査を進めることが重要です。

契約管理の体制を整える

同一の相手方と再度契約する場合や、過去の契約に関連した問題が発生した際に、迅速に契約書を参照できる体制を整備することが重要です。契約管理は後回しにされがちですが、紙の契約と電子契約が併存する現代では、契約の管理はより複雑になっています。そのため、以下のポイントを意識して契約管理を行うとよいでしょう。

  • デジタルベースの管理
    契約管理をデジタル化することで、情報の検索や整理が容易になります。
  • 契約管理システムの利用
    専用の契約管理システムを利用することで、効率的かつ確実な管理が可能です。
  • 契約管理マニュアルの作成
    契約管理の手順やルールを明確にするために、契約管理マニュアルを作成しましょう。

契約業務についての知識を深め、効率化を進めよう

本記事では、企業における契約業務の担当者を対象に、契約業務の全体像やその重要性、具体的な流れ、そして効率化のためのポイントなどについて解説しました。契約業務は、自社を契約トラブルから守り、契約を通じて事業活動を推進するために、重要な役割を果たします。

契約業務のスムーズな運営には、法改正などの最新情報に対する敏感さが必要不可欠です。「e-Gov法令検索」を利用すれば、法令の最新の改正情報をチェックできます。

契約業務は日常的な業務であり、全社員が関与する重要な部分です。効率化できれば企業の生産性向上に直結します。本記事の内容を参考に、契約業務をより効率的に進めていきましょう。

参考:e-Gov法令検索


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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