- 作成日 : 2025年1月17日
不動産業界におすすめの電子契約サービスは?導入メリットやデメリットも解説
不動産取引は電子契約が可能であり、電子契約サービスの導入によりオンライン上で契約を完結できるようになります。契約締結の時間を短縮し、業務を効率化できるのがメリットです。
本記事では、不動産業者におすすめの電子契約サービスを紹介するとともに、サービスの選び方や導入のメリット・デメリット、企業の導入事例を解説します。
目次
不動産業界におすすめの電子契約サービス
2022年5月に行われた宅地建物取引業法改正により、不動産取引ではほとんどの契約で電子契約の導入が可能です。スムーズに電子契約を行うには、不動産業界に特化した電子契約サービスの選定がポイントです。
ここでは、不動産業界におすすめの電子契約サービスを紹介します。
マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成から管理までの契約業務を1つに集約できる契約管理サービスです。電子契約はもちろん、紙の契約書もまとめて管理できます。さらに、他社の電子契約サービスから受領する電子契約データも、締結完了時に自動で取り込みが可能です。
また、マネーフォワードの他サービスとも連携でき、契約業務とともにバックオフィス全体を効率化できます。
契約書の送信件数・保管件数による課金や上限設定はなく、管理する契約書が増えてもコストが増えることはありません。
無料トライアルがあるため、導入前に操作性を確認できるのもメリットです。
いえらぶサイン
いえらぶサインは、不動産売買・賃貸に対応した電子契約サービスです。契約者との直接契約や家主と契約者間の契約、仲介会社を挟んだ契約など、取引相手や契約フローが異なっても柔軟に対応できます。
契約者へのリマインドや進捗状況の確認も一覧画面から簡単にでき、契約業務の大幅な効率化が可能です。
電子契約サービスの「クラウドサイン」「GMOサイン」とも連携しており、セキュリティ性能や法的効力の強化を図れます。
IMAoS
IMAoS(いまおす)は、不動産賃貸業向けの電子署名サービスです。電子契約の締結のほか、国土交通省のガイドラインに即した重要事項説明書や契約締結時書面(37条書面)の電子交付にも対応しています。
入居者のスマートフォンで賃貸住宅の電子契約を実施でき、更新契約や管理受託契約、工事請負契約など、幅広い契約書に利用できます。
基幹システムとのAPI連携もできるため、契約業務以外の社内業務の効率化が可能です。
電子契約くん
電子契約くんは、不動産賃貸取引に特化した電子契約サービスです。入居希望者が申込時に入力した情報を契約時にそのまま署名者情報として利用でき、データ入力の手間を省いて業務を効率化します。
保証委託契約をはじめ、賃貸借契約に付帯する契約も幅広く取り扱っているため、電子契約と紙の契約を併用するといった手間もありません。
入居時の注意事項など契約書以外の書類を確認してもらうフローの追加もでき、オンライン上ですべての情報を伝えることも可能です。
レリーズ
レリーズは、デジタルと生成AIを活用した不動産取引支援のプラットフォームです。不動産取引に必要な手続きや情報をデジタル化し、生成AIがサポートしながら効率的でスムーズな不動産取引を実現します。
売主・買主ごとにマイページを発行し、各種手続きの案内や対応依頼がマイページを介して行える仕組みです。取引の進行状況もリアルタイムで確認でき、チャットで直接コミュニケーションできます。
不動産業者が電子契約サービスを選ぶポイント
電子契約サービスの種類は数多く、自社に合うサービスを選ぶには迷うことも多いでしょう。不動産業者が電子契約サービスを選ぶ際は、押さえたいポイントがあります。
詳しくみていきましょう。
不動産取引に必要な契約書に対応しているか
電子契約サービスは、不動産取引に必要な契約書に対応していることが重要です。不動産業界特有の契約書には、売買契約書や賃貸借契約書、重要事項説明書などがあげられます。これらの契約書に対応しているサービスであれば、法的要件を満たした正確な書類を作成できるでしょう。
対応業務の範囲もチェックが必要です。契約書への電子署名だけでなく、入居申込から契約締結、契約書の保管まで一貫して対応できるかを確認しましょう。これら一連の業務を1つのサービスで対応できれば業務フローがシンプルになり、情報の一元管理ができます。
無料トライアルなどで操作を試せるか
電子契約サービスは、操作性も重要なポイントです。操作性が悪く使いこなせない場合、かえって業務が非効率的になる可能性があります。スムーズに使いこなせるかを確認するためには、無料トライアルのあるサービスを選び、一定期間試してみるとよいでしょう。
無料トライアルを活用することで、操作性だけでなく、自社の規模や業務に合ったサービスを選べます。
導入前後のサポート体制が万全か
電子契約が初めての場合、サービス導入後は慣れるまでに時間がかかります。そのため、導入前後のサポート体制が充実しているかもチェックしたいポイントです。
サービスを利用しているときにトラブルなどが発生した際、サポートがないと取引が成立しないリスクがあります。トラブル時にも迅速に対応してもらえるかどうかも確認しておきましょう。
セキュリティ対策がしっかりしているか
電子契約はインターネット上で行うため、サイバー攻撃やウイルス感染、不正アクセスによる情報漏洩、なりすましなどのリスクがあります。そのため、厳重なセキュリティ対策が必要です。
ファイルの消失や破損により、締結した契約内容が確認できなくなる危険もあるでしょう。万全なセキュリティ体制がとられているかのチェックが必要です。
他のシステムと連携できるか
自社の既存システムと連携できるかの確認も大切です。賃貸管理システムや顧客管理システム(CRM)などとデータ連携できる機能があれば、情報を自動反映でき、二重入力する手間がなくなります。
また、顧客管理システムとの連携によって契約後のデータ共有や分析も簡単にできるようになり、営業や管理業務の効率化も図れるでしょう。
不動産業者が電子契約サービスを導入するメリット
不動産業者が電子契約サービスを導入することで、契約締結までの時間を短縮し、取引をオンライン上で完結できるなどのメリットがあります。また、コストや手間を大幅に削減できるのもメリットです。
ここでは不動産業者が電子契約サービスを導入するメリットについて解説します。
不動産売買・賃貸借契約がすぐに締結できる
電子契約サービスの導入により、契約締結が迅速になることがメリットです。紙の契約書の場合、書類を作成して印刷し、製本するなど、契約締結が完了するまでには時間がかかります。遠方の取引相手には、書類を郵送しなければなりません。電子契約であれば、これらの作業にかかる手間や時間を削減できます。
さらに、不動産に関する契約は、ほかの契約に比べて押印者が多いという特徴があります。売主・買主など契約当事者だけでなく、媒介業者や仲介業者、宅建取引主任者などの押印も必要です。電子契約であれば、これらの作業にかかる時間も短縮できます。
不動産取引がオンラインで完結する
電子契約サービスを導入することで、不動産取引がオンライン上で完結できるのがメリットです。
紙の契約書の場合、取引先が遠方であれば、対面のために予定を調整して現場まで移動しなければなりません。
電子契約サービスを利用すればインターネットを介して電子ファイルにより契約を締結でき、移動の時間や手間、交通費などのコストを削減できます。どれだけ離れている相手とも取引しやすくなるのは、大きなメリットといえるでしょう。
収入印紙が不要になり印紙税を削減できる
電子契約で作成する契約書には、印紙税がかかりません。印紙税は「紙の文書」に対して課される税金であり、電子契約における電子ファイルの送信・交付は印紙税法における課税文書の作成には該当しないためです。
紙で作成する契約書は、契約の内容や金額に応じて印紙税が課せられますが、不動産売買の契約金額は高額な場合が多く、印紙税の額も高くなりがちです。電子契約では、これまで必要だった高額の印紙税が不要になるため、大幅なコスト削減につながります。
契約書の保管・管理がしやすくなる
契約書は一定期間の保管義務がありますが、電子契約サービスでは電子データとして保存できることもメリットです。紙の契約書であれば物理的なスペースが必要になるのに対し、電子データであればそのような問題がありません。
また、紙の契約書の場合、過去の契約書を参照したいとき、探すのに手間がかかります。電子契約サービスで保管すれば、日時やタイトルなどの条件を入力して簡単に検索できるのもメリットです。
コンプライアンスや内部統制を強化できる
電子契約サービスでは、コンプライアンスや内部統制を強化できるのもメリットです。データへのアクセス管理により、誰がいつどの契約書を閲覧したかを追跡でき、不正アクセスや情報流出などを防ぎます。
また、契約書をオンライン上で一元管理することで進捗状況を確認でき、業務の透明性を確保できるのもメリットです。
不動産業者が電子契約サービスを導入するデメリット
不動産業者が電子契約サービスを導入することには、デメリットもあります。取引先の同意が必要であることや、業務フローの見直しが必要になるという点です。
電子契約サービス導入のデメリットについて、みていきましょう。
取引先の同意が必要
電子契約サービスを導入して電子契約を始める場合、取引先の同意が必要です。あらかじめ契約の電子化について説明し、理解を得なければなりません。取引先が電子化に対応していない場合は、環境の整備も依頼する必要があります。
オンラインの操作に慣れていないなどの理由で取引先が従来通り紙の契約書を希望する場合、電子契約を行うのは難しいでしょう。
社内承認や従業員への周知が必要
電子契約サービスの導入にあたり、社内承認や従業員への周知が必要です。新しい業務に慣れるまでは、ミスやトラブルが発生する可能性があります。
新しい業務フローを周知徹底し、研修を実施するなど十分な事前準備を行い、十分な理解のもとに運用しなければなりません。
また、賃貸契約などの既存顧客にも、電子契約の手続きをわかりやすく説明する必要があります。
業務フローの見直しが必要
これまで紙の契約書で行っていた業務フローは、電子契約サービスの導入により根本的な見直しが必要になります。
導入する電子契約サービスの仕様に合わせて業務フローを構築し、社内に浸透させなければなりません。
電子契約サービスを選定する際は、できるだけこれまでの業務フローと大きな変化のないサービスの選定が必要になるでしょう。操作のしやすいサービスを選ぶことも大切です。
電子帳簿保存法への対応が必要
電子契約サービスの導入で電子契約を行うことで、電子帳簿保存法への対応も必要になります。電子帳簿保存法とは、電子契約のデータ保存に関する義務を定めた法律です。電子契約で作成した契約書は、 電子帳簿保存法の要件に従って保存しなければなりません。
紙の契約書であれば7年間の保存義務だけですが、電子契約における契約書はそれに加え、真実性の確保やマニュアルの備え付けなど、電子帳簿保存法の要件を満たした保管が必要です。
物理的な保管・管理の手間はなくなるものの、新たな義務が発生することはデメリットだといえるでしょう。
不動産業者が電子契約を締結するまでの流れ
不動産業者が電子契約サービスで電子契約を締結する流れは、次のとおりです。
- 重要事項説明を実施する
- 不動産売買の電子契約を締結する
- 契約書を電子交付する
- 交付した契約書を保存する
それぞれのプロセスについて、詳しくみていきましょう。
重要事項説明を実施する
取引先と不動産取引の合意が成立したら、重要事項説明が必要です。重要事項説明とは、不動産取引において、宅地建物取引業者が契約上重要な事項を説明することです。その際に、説明の内容を記載した重要事項説明書を交付します。
重要事項説明はオンラインで行うこともでき、これを「IT重説」と呼びます。Web会議用のITツールなどを使い、重要事項の説明を行う手続きです。
IT重説は相手方の承諾を得る必要があり、さらに、次の点に注意が必要です。
- 承諾の記録を残す
承諾後でも書面への変更ができることを説明する - 電子署名を施した重要事項説明書は、説明前に電子ファイル等で相手方に送付しておく
- 送付した重要事項説明書などに改変がないか確認する
IT重説は対面による方法と同じく、宅地建物取引士が行います。有資格者が実施していることを証明するため、宅地建物取引士証をカメラに映すことも大切です。
不動産売買の電子契約を締結する
重要事項説明を行ったら、不動産取引の電子契約を締結します。電子契約では、当事者双方が契約書データに電子署名を行います。電子署名は、紙の契約書における押印や手書きの署名にあたり、電子文書の内容が改ざんされていないこと、本人の意思により作成されたことを証明するものです。
紙の契約書であれば、取引相手は押印のために時間とコストをかけて不動産会社に出向かなければならないこともあります。しかし、電子契約であれば、場所を移動せずわずかな時間で契約の締結が可能です。
契約書を電子交付する
電子契約を締結したら、相手方に契約書を電子交付します。紙の契約の場合は郵送手続きなどで交付までに時間を要するため、契約書を受け取るまでにタイムラグが発生します。
しかし、電子契約であればオンライン上ですぐに契約書を送付でき、交付までの時間も短縮されます。相手方はすぐに契約書を確認し、安心できるでしょう。
交付した契約書を保存する
契約締結後、電子契約書は、紙の契約書と同じく、7年間保存しなければなりません。
さらに、次のような電子帳簿保存法の要件を満たした保管が必要です。
- 真実性の確保
- マニュアルの備え付け
- 見読性の確保
- 検索性の確保
真実性の確保とは、認定タイムスタンプを付与する機能やデータの改ざん・削除を防止する機能を持つシステムを導入するなど、契約書の改ざんを防ぐ仕組みを用意することを指します。
マニュアルの備え付けは、誰もがシステムを利用できるようなマニュアルを用意することです。
見読性の確保は、画面または書面で、契約書の内容が速やかに確認できるようにしておくことを指します。
検索性の確保は、取引年月日や取引金額などを、一定の条件で検索できるようにしておくという意味です。
不動産取引に電子契約を導入した企業事例
ここでは、不動産取引に電子契約を導入した企業事例を紹介します。
総合不動産グループの株式会社第一住建ホールディングスは、業務効率化やDX推進の取り組みを行う過程で、紙のやりとりから脱却するという課題がありました。会社全体でペーパーレス化を進める取り組みを進める過程では、トップダウンでの意思決定と、ボトムアップでの社内コミュニケーションが行われています。
同社が数多くの電子契約システムから選んだのは、マネーフォワード クラウド契約です。選定の決め手は、他社よりコストが安いこと、標準プランでワークフローを構築できることでした。
導入の結果、業務効率化やパフォーマンス向上という成果を得られました。さらに、印紙代がかからなくなったことも大きなメリットです。
不動産取引は電子契約サービスで効率化を図ろう
不動産取引に電子契約サービスを導入することで、スピーディな契約締結と業務効率化が可能です。さらに、印紙代や郵送費などのコストも大幅に削減できます。紙の契約書のような、保管の手間やスペースの確保も必要なくなるでしょう。
ただし、電子契約では電子帳簿保存法に基づいた保管が必要になり、業務フローの見直しも行わなければなりません。電子契約サービスを導入する際は、デメリットも把握しつつ、適切に対応していきましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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