• 更新日 : 2022年10月13日

承諾書とは？同意書の比較、書き方や送付方法をわかりやすく解説

様々な場面で利用されている「承諾書」にどのような法的効力があるのかご存知でしょうか。勘違いや知識不足によってトラブルにならないよう、正しい承諾書の知識を身に付け、その書き方も知っておくべきです。ここではテンプレートを挙げ、内定承諾書や入社承諾書、添え状のことまで解説していきますので、承諾書の扱いについて悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

承諾書とは

「承諾書」とは、承諾の意思を相手方に伝えるための書面です。依頼や要求に対して、了承や受諾の意思を示すときに作成します。

「承諾書」と「同意書」の違い

承諾書と似た書類に「同意書」があります。存在意義は非常に近しいのですが、厳密には求められる意思が異なります。

具体的には、ある事柄に対して「引き受けの意思」を示すのが承諾書であり、「賛成の意思」を示すのが同意書です。そのため内定や入社に際して提出する書類は「内定承諾書」「入社承諾書」と呼ばれます。内定や入社に対して賛成するというよりも、引き受ける（受け入れる）といったほうが自然です。

承諾書に法的効力はあるのか

承諾書の法的効力については、慎重に考える必要があります。
承諾書に法的効力がないと説明がされることもありますが、実際には法的効果が認められるケースも多々あります。

承諾書に署名押印する前に、承諾する内容は何か、どんな契約の締結を前提としているのか、承諾の意思を伝えると法的拘束力が発生するのか、ということに着目しなければなりません。

承諾書の書き方

承諾書は一般的に、こちらのテンプレートのようにシンプルな書式でかまいません。承諾する意思が伝われば良いからです。
ただし、作成にあたって注意すべきことがいくつかあります。ひとつは「誰に対して承諾の意思を伝えるのか」ということです。書き方は自由ですが、誰に宛てた文書なのか明確にしましょう。反対に、「誰が承諾したのか」ということも明確にしなければなりません。承諾書を送る際の封筒に氏名を記載しただけでは不十分ですので、承諾書内にも氏名の記載欄を設けます。文書の成立可否には影響はしませんが、作成日付と押印を入れておくことで、いつ誰に寄って作られた文書であるかという推定が働きます。

表題には「承諾書」などと記載し、すぐに何の文書化が判別できるようにします。本文は簡潔であることも大切ですが、シンプルにし過ぎて異なる解釈ができるような文章にならないよう注意しましょう。必要なことはしっかりと書き込み、内容によっては箇条書きにしてわかりやすく示すのも良い対応です。

承諾書のテンプレートは下記のページからダウンロードできます。

内定承諾書の書き方・テンプレート

採用選考を終え、就職希望者に内定の通知をする場合、内定承諾書としてこちらのテンプレートにあるような文書を送付することもあります。

承諾書の内容が内定に関するものであっても、基本的な注意点は上で説明したことと変わりはありません。承諾内容を具体的に記載し、表題も「内定承諾書」と明記しておくと意思が伝わりやすくなります。

なお、内定承諾書に記載したからといって、入社を覆すことが一切できなくなるわけではありません。念押しとしての意味合いが強いことは認識しておきましょう。また、法的には内定承諾書そのものが必須でもありません。

内定承諾書のテンプレートは下記のページからダウンロードできます。

入社承諾書の書き方・テンプレート

入社承諾書も内定承諾書と大きく異なるところはありません。内定承諾書と区別されずに使われるケースが多く、結局のところ企業がどちらの名称で承諾書を扱っているのか、というところに寄ります。

内定承諾書より入社承諾書のほうが強い法的効力を持つといったこともありません。

入社承諾書のテンプレートは下記のページからダウンロードできます。

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承諾書を送付する際のポイント

承諾書は、法的には契約書ほど重大な文書ではありませんが、記載内容が当事者にとって重大な事項であることが少なくありません。添え状を付けたり、郵送方法に配慮したりしてミスや混乱のないようにしましょう。

添え状

契約書などの重要な書類を送る場合、「添え状」あるいは「送付状」と呼ばれる書面も付けるのが一般的です。
目的は、何をどれだけ送ったのかを明確にすることで送付にミスがないことを確認することにあります。日々大量の書類をやり取りしている現場では、送付状があると書類管理がしやすくなるのです。特に、承諾書のほかに同封する書類がある場合には必ず作成しましょう。
書き方のポイントは、「文書の種類」と「数」を記載することです。簡潔に、わかりやすく書きましょう。

添え状（承諾書）のテンプレートは下記のページからダウンロードできます。

郵送方法

承諾書を提出する方法に特に決まりはありませんが、紛失によるリスクを小さくするためには郵便窓口から簡易書留で出すと良いでしょう。期限が迫っているようなら速達も使うなど、郵送方法を変えましょう。

なお、封筒のサイズは書面の折り目が増えない形で入るものを選ぶのが一般的です。折り目なく届いたのであれば大きめの封筒を、三つ折りで届いたのであれば長形3号などでもかまいません。
小さな封筒に詰め込むようにして入れるのは印象がよくありませんので、避けるのが無難です。

承諾書の内容によっては印紙税がかかる場合がある

表題が「承諾書」とされていても、内容が金銭のやり取りに関するものであれば契約に該当し、印紙税が課税される可能性があります。
ただ、電子文書に関しては印紙税が課税されませんので、電子文書を安全に作成できる仕組みが整っているのであれば電子文書として作成すると良いでしょう。
電子契約サービスである「マネーフォワード クラウド契約」なら社内のワークフローの承認から契約書管理まで、様々な電子文書が扱えます。
印紙税等のコストカット、効率的な文書管理などを図るのであれば、こうしたサービスの利用も検討してみましょう。

承諾書の正しい書き方を理解しましょう

承諾書は、契約書に比べるとあまり重要な文書でないイメージが持たれていますが、承諾する内容によっては法的効果が発生します。今後に大きく影響を及ぼす文書のひとつですので、安易なサインは避けなくてはなりません。正しい書き方で意図した通りの効果を発揮させるとともに、相手方に良い印象を与えられるようにしましょう。

よくある質問

承諾書とは？

承諾書とは、ある事柄に対する承諾の意思、引き受けの意思を示す伝えるための文書です。詳しくはこちらをご覧ください。

承諾書はどうやって作成する？

決まった形式はありませんが、誰が、誰に、いつ、何を承諾したのかを明確にしなければなりません。詳しくはこちらをご覧ください。