- 作成日 : 2022年10月28日
電子印鑑に法的効力はある？普通の印鑑や電子サインとの違いは？
電子印鑑は契約書や請求書などで使われる他、社印としても使われます。ペーパーレス化とともに普及が進んでいますが、法的効力や印鑑証明としての有効性に問題点はないのでしょうか。この記事では電子印鑑の仕組みや電子サインとの違い、使用する際の注意点などについて解説します。
目次
電子印鑑に法的効力は認められる？
電子印鑑は、デジタルのハンコです。朱肉やインクを使って捺印するわけではありませんが、法的効力はあるのでしょうか。電子印鑑に法的効力があるかどうかは、電子証明書の有無で変わります。
印影のみの場合
電子印鑑には、実物の印鑑で押したものをスキャンして画像化したものや、アプリや無料サービスを利用して作成したものがありますが、作成できるのは印影のみです。
簡単に作れる一方で複製しやすいため、印鑑が本来持つ「本人性の証明」としての効力があるとは言い難いでしょう。
印影に電子証明書が付されている場合
一方、電子証明書が付いた有効な電子署名がある電子印鑑であれば、公文書や重要な契約書、社印などにも使用でき、訴訟の際も有力な証拠になり得ます。電子署名は検証プログラムによって、押印日時や本人確認ができる仕組みになっています。
2001年施行の電子署名法第三条では「当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と定められています。
普通の印鑑との法的効力の違い
普通の印鑑は、民訴法第228条第4項「私文書は、本人［中略］の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」という規定に基づき、押印されている書類は本人が作成したと推定する要素になり得ます。
電子印鑑に関しても、「電子署名及び認証業務に関する法律」において、電子証明書（電子署名）付きであれば、普通の印鑑と同じく「真正に成立したものと推定する。」とされているため、法的効力や有効性を持ち、普通の印鑑と同じように使用できます。
公文書や社印としての使用できるだけでなく、電子印鑑が押された書類を印刷しても、普通の印鑑と同じように扱える仕組みになっています。
電子サインとの法的効力の違い
電子印鑑の他に、電子サインという言葉を耳にしたことがあるかもしれません。電子サインも「デジタル署名」「デジタルサイン」と並んで、電子証明書（電子署名）付きで用いられています。電子サインも「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」によって、法的効力や有効性が認められています。
また、現在紙媒体で手続きを行っている公文書も、「e-Gov」などで電子申請の手続きを行えば、自宅や会社のパソコンから電子サインによって行政手続きが可能になるものがあります。
ただし、電子サインはメールやSNSで認証を行い、電子契約を結ぶ仕組みです。一方で電子署名は、国が定めた第三者機関である電子認証局が発行する電子証明書に基づいて本人性が確認されるため、電子署名のほうがより高いセキュリティレベルと法的拘束力を持ちます。
電子印鑑を使用する際の注意点
ペーパーレス化が進む中で電子印鑑の必要性が高まっていますが、使用する際の注意点や問題点もあります。ポイントは、電子印鑑の有効性を確保できているかどうかです。
取引先が電子印鑑を認めてくれるか
電子印鑑を使用する際の注意点としてまず挙げられるのは、契約を締結する取引先が電子印鑑を認めてくれるかどうかです。電子印鑑は便利ですが「大切な契約書は紙で」という企業も多いため、電子文書での契約が可能かどうか確認しておきましょう。また、電子印鑑を使用する際に、どの程度のセキュリティレベルが必要になるかも併せて確認しておきましょう。
電子印鑑の管理
電子印鑑はデジタルであるため、印影だけの電子印鑑は複製が容易であり、セキュリティが高いとはいえません。電子証明書付きの電子印鑑であれば本人であることを確認でき、公文書でも使用できることがあるほど法的効力が高まります。電子証明書のパスワードを忘れたり盗まれたりしないよう、しっかり管理しましょう。
電子印鑑を使い分ける
電子印鑑には印影を画像化しただけのものや、エクセルやパワーポイントを使用して作ったもの、デジタルハンコサービス等を利用して作ったものもあり、電子証明書（電子署名）の有無もさまざまです。印影のみの簡易な電子印鑑でも問題ないケースもあるため、重要な契約で使う電子印鑑と、簡易的に使うものを使い分けるという方法もあります。
取引や契約に合った電子印鑑を
電子印鑑はデジタル上のハンコであり、印影のみのものと電子証明書（電子署名）付きのものがあります。前者は手軽ですが、複製が容易でセキュリティが低いため、重要な契約や公文書に使用する場合は、電子証明書（電子署名）付きの電子印鑑が必要になります。
ビジネス取引の場合は取引先が電子文書や電子印鑑に対応しているかどうかを確認し、必要なセキュリティレベルもチェックしましょう。取引や契約に合った電子印鑑を使い分けて、業務効率化を進めましょう。
よくある質問
電子印鑑に法的効力は認められていますか？
電子署名付きの電子印鑑であれば、押印日や本人確認が可能になるため、実際の印鑑と同じ法的効力を持ちます。詳しくはこちらをご覧ください。
電子印鑑と普通の印鑑で法的効力に違いはありますか？
電子署名法における電子署名があれば、電子印鑑も普通の印鑑と同じ法的効力を持ちます。普通の印鑑は「民訴法第228条第4項」、電子印鑑は「電子署名及び認証業務に関する法律」に基づいて、本人が作成した書類と認められる要素となります。詳しくはこちらをご覧ください。
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