効率化は創業当初から当たり前のこと。コストを抑えて利益率を上げるために、サービスの見直しを考えていた

ーー電子契約サービス導入以前は、契約業務に対してどのような課題感をお持ちでしたか？

月並みな回答にはなってしまうのですが、元々はすべて紙で契約業務を行っていたので、ハンコを押すといったアナログな作業をなくしたいという思いがありました。また、すべて紙で保管する必要があったので、保管コストや紛失リスクも課題に感じていました。

そんな中、お客さまから電子契約で締結したいという申し出をいただくことが2020年ごろから増えてきて。受領する立場で利用してみて、こんなに便利なサービスがあり、業務が効率化できるなら会社としても使わない手はないと、電子契約サービスの導入をはじめました。

ーー会社として業務の効率化やシステム化に取り組んでいらっしゃるとのことですが、その背景や理由を教えていただけますか？

当社には業務の効率化を追及する文化が根付いており、契約業務はもちろん、営業の日々の業務も、内製した自社システムを活用して効率化を図っています。

業務の効率化は創業当初から実施していることなので、当社ではやって当たり前という自然な考えですね。効率化した時間で、より付加価値の高いサービスを提供することや、無駄なコストを抑えて利益率を上げることは経営陣の考えでもありましたし、全社員にも根付いている文化になっています。

ーー以前は別の電子契約サービスを導入されていたとのことですが、最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

マネーフォワード クラウド契約導入の一番の決め手は、送信料が無料という料金モデルです。

以前使用していた電子契約サービスは、1通につき200円が課金される仕組みだったので、契約数が増えるほどコストも増えてしまう状況がありました。
当社では、今年の始めは70名だった営業が、1年も経たずに約180名まで増える見込で、契約書の数も日々増えています。今後も会社が大きくなっていくことを考えると、どうにかコストを抑える必要がありました。それこそ、当初は電子契約の内製化も検討していましたが、第三者認証に必要なコストを鑑みた結果、見送ることにしたんです。 そんな中で見つけたのが、送信料０円のマネーフォワード クラウド契約でした。

また、電子契約も重要な契約の取り交わしなので、相手先にも安心してご利用いただけるかは重視していました。その点マネーフォワードは会社としての知名度もあって、お客さまからも信頼を置いてご利用いただける安心感がありました。

自社CRMシステムとのAPI連携で一気通貫の契約業務を実現。契約業務のコストは1/10以下に

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

マネーフォワード クラウド契約では、主にM&A取引における秘密保持契約やアドバイザリー契約の締結に活用しています。当社の基幹システムであるCRMともAPI連携をしているので、基幹システムでの稟議から、マネーフォワード クラウド契約での締結、最終的な管理までの一連の流れは一気通貫でできていますね。

当社では毎月大量の契約を締結していますが、以前のサービスで懸念していたコストも大幅に削減できました。以前のサービスを使い続けていた場合、送信料だけでも数十万円が必要になっていたはずです。そう考えると、契約業務にかかるコストはミニマムでも1/10にはなっていると思います。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

実は、当社がクラウド契約を導入した2022年当時、API連携機能はまだ開発途中でした。元々利用していたサービスでもCRMシステムとのAPI連携を行っていたので、連携ができないとなるとアップロードなどの事務作業を手作業で行う必要があったんです。
これまでは自動化できていた作業なので、当初は懸念もありましたが、会社としての将来を見据え、一時的に手作業になってでもマネーフォワードと一緒に作っていくことを選択しました。

開発担当の方ともコミュニケーションを取りながら、半年ほどでAPI連携機能を形にしていただき、今では問題なくCRMとの連携が行えています。まだ若いサービスであるからこそ、ユーザーの声を真摯に受け止めていただけるのは嬉しいなと思っていますし、今は以前のサービスではできなかった機能の開発も進めていただいています。以前からずっと欲しいと思っていた機能なので、クラウド契約に実装され、より便利に利用できるようになる日が楽しみです。

送信料のかかるサービスには戻れない。契約件数が多くコストがかかっている会社は、切り替えない理由がない

ーー改めて、マネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

契約書の数が多いので、送信料がかからないという料金体系は本当にありがたいなと思っています。今も送信料が従量課金制のサービスを使い続けていたら、相当なコストになっていました。今後も長く利用していきたいので、マネーフォワードさんにはぜひ頑張っていただきたいです。

今後という点では、マネーフォワードには契約以外にもバックオフィス向けのサービスがあるので、良いものがあれば一緒に利用出来たらなと思っています。当社で利用している人事や経費などの他のバックオフィスのサービスは、コストメリットを追及した結果、それぞれ別のシステムになっているので、システム統一による費用対効果なども踏まえて検討していきたいですね。

ーー最後に、この記事を読んでいただいている方へのメッセージがあればお願いいたします。

既に電子契約を利用している企業も多いと思いますが、契約件数が多くて従量課金のサービスを使っているという会社であれば、マネーフォワード クラウド契約に切り替えない理由はないと思います。単純に考えても、以前のサービスと同じ機能が使えて、金額も安いということであれば、デメリットがないですし、データの移行サービスもあるので、乗り換えのハードルも低いんじゃないかなと。

マネーフォワードは若いサービスではありますが、会社としての知名度も申し分なく、API連携などの機能要望にも非常に柔軟に対応いただいて、信頼できるサービスだと感じています。

電子契約サービスの送信料にコスト課題を感じているのであれば、検討する価値はあると思います。

ーー従業員のみなさま、そしてバックオフィス担当者のみなさまの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社M&A総研ホールディングス（東証プライム:9552）：https://masouken.com/holdings/）