- 作成日 : 2024年11月7日
契約書管理台帳とは？Excel（エクセル）の作成方法と一元管理の方法を解説
契約書管理台帳は、企業が契約書を効率的に管理し、リスクを最小限に抑えるための基本的なツールです。適切な契約書管理を行うことで、契約内容の確認や更新時期の把握が容易になり、業務効率が向上します。
本記事では、Excel（以下、エクセル）を使った契約書管理台帳の作成方法や、クラウドシステムを活用した一元管理について解説します。
目次
契約書管理台帳とは？
契約書管理台帳は、企業が契約書を効率的に管理し、重要な情報を一元的に把握するためのツールです。正確で詳細な台帳を作成することで、契約書の更新や履行の確認が容易になります。
契約書の管理はなぜ重要か
契約書は取引条件や業務内容を明文化した法的文書であり、企業活動において不可欠な役割を果たします。しかし、契約書の管理が不十分だと、企業は法的リスクや業務上のトラブルに直面する可能性があります。例えば、契約の更新期限を過ぎてしまったり、契約内容の不履行が発生したりした場合、損害賠償や取引停止といった深刻な問題に発展することがあります。
そのため、契約書の管理は単なる文書の保管ではなく、リスク管理の一環として捉えることが必要です。また、会社法や民法などの関連法令に基づく保存義務を遵守し、適切な契約書の管理体制を整えることで、業務効率の向上にも寄与します。契約管理台帳を活用することで、契約情報を一元管理し、更新や解約のタイミングを見逃さず、企業のリスクを最小限に抑えることができます。
契約書管理台帳に必要な項目
契約書管理台帳に必要な項目にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、一般的に必要とされる項目と、業種特性に応じて追加すべき項目について解説します。
基本的な項目
契約書管理台帳に必要な項目は、以下のような基本的な情報があります。
- 契約番号
- 契約名
- 契約相手方
- 契約締結日
- 契約期間（開始日・終了日）
- 契約金額
- 支払条件
- 更新条件
- 担当部署
- 保管場所（電子データの場合はファイルパス）
これらの項目は、民法第166条に基づく一般的な債権の消滅時効期間（5年）を考慮し、少なくとも5年分の契約情報を管理できるよう設計することが重要です。
業種特性に応じた追加項目の例
また、契約書管理台帳には業種や企業の特性に応じて追加の項目を設けることが効果的です。
- IT業界：ライセンス数、サポート期間、SLA（Service Level Agreement）の詳細
- 不動産業：物件情報、賃貸条件、修繕履歴
- 製造業：品質保証条項、納期条件、原材料の調達先
- 金融業：金利条件、担保情報、コンプライアンス要件
例えば、IT業界では2018年に施行された改正著作権法により、ソフトウェアのライセンス管理がより重要になっています。そのため、ライセンス数や利用条件を詳細に記録する必要があります。また、不動産業では2020年4月施行の改正民法により賃貸借契約に関する規定が変更されたため、新旧の契約条件の違いを明確に管理する必要があります。
これらの業種特性を考慮し、法令遵守と業務効率化の両面から適切な項目を設定することが、効果的な契約書管理台帳の構築につながります。
エクセルで契約書管理台帳を作成する方法
契約書管理台帳をエクセルで作成する方法は、中小企業や少数の契約書を管理する際に有効です。エクセルを活用することで、手軽に契約書の情報を一元管理でき、カスタマイズも自由に行えます。
エクセルで作成するメリット
エクセルを利用した契約書管理台帳の作成にはいくつかのメリットがあります。まず、エクセルは広く使われているツールであり、特別なシステムを導入するコストが不要です。自社の業務フローに応じてレイアウトや項目を自由にカスタマイズできる柔軟性があり、必要に応じてフィルタやピボットテーブル、グラフなどの高度な機能も活用可能です。
また、エクセルには条件付き書式やIF関数を使用して、期限が近づいた契約を自動でハイライトする機能があるため、リマインダーとして活用することもできます。さらに、契約書の数が比較的少ない場合は、クラウドシステムのように高額なシステムを導入することなく、効率的な管理が可能です。
ただし、セキュリティ面では十分な対策が求められるため、パスワード保護やアクセス制限を設定することが重要です。
エクセルでの作成方法
エクセルで契約書管理台帳を作成するには、以下の手順に従います。
項目の設定: 最初にヘッダー行に管理すべき項目を入力します。一般的には、「契約番号」「契約名」「契約相手方」「契約締結日」「契約期間（開始日・終了日）」「契約金額」「支払条件」「更新条件」「担当部署」「保管場所」などの項目を設定します。
データの入力: 契約書ごとのデータを行ごとに入力していきます。例えば、契約書名は「販売契約書2023」、契約締結日は「2023/03/01」、有効期限は「2024/03/01」といった形で記載します。
フィルタ機能を活用: 契約書が増えると、目的の契約書を探すのが難しくなるため、エクセルのフィルタ機能を利用します。ヘッダー行を選択し、「データ」タブから「フィルタ」を選択すれば、各項目で簡単にデータを絞り込めます。
リマインダー機能の設定: 契約の有効期限が近づいた際に通知がほしい場合は、エクセルの条件付き書式を使用します。「有効期限」の列を選択し、条件付き書式で「今日から30日以内」の場合に自動でセルの色を変えるよう設定することができます。例えば、「=TODAY()」関数と組み合わせることで、更新時期を視覚的に把握できるようにすることが可能です。
※エクセルで作成した契約書管理台帳の例
エクセルで契約書管理を行う流れ
エクセルで契約書管理を行うには、管理体制をしっかりと整えることが重要です。これにより、契約書の紛失や更新漏れなどのリスクを減らし、法令遵守と業務の効率化が実現できます。
①契約書管理の責任者を決める
契約書の管理を行ううえで、最初に決めるべきは責任者の選定です。責任者は、契約書の作成、保存、更新、廃棄の全プロセスを監督し、各部署間での情報共有や進捗管理を行います。また、契約内容に関連する法改正に対しても適切に対応し、必要に応じて契約書の見直しや管理ルールの更新を行うことが求められます。通常は、法務部や総務部がこの役割を担いますが、企業規模に応じて、他の部門やプロジェクト単位での担当者を設けることもあります。
②管理する契約書を決める
次に、管理対象となる契約書の種類を決定します。企業によっては、契約書の種類や数が多岐に渡るため、全てを一元管理するのが難しい場合もあります。そのため、重要な取引先との契約書、業務に直結する契約書、法的に保存が義務付けられているものを優先的に管理します。例えば、販売契約、業務委託契約、ライセンス契約など、業種や事業内容に応じた契約書を選定し、台帳に記載する契約書の範囲を明確にすることが大切です。
③契約書管理台帳を作成し入力する
契約書管理台帳をエクセルで作成し、各契約書の情報を入力します。基本的な項目として、契約書名、契約締結日、契約相手、有効期限、保管場所などを設定します。また、リマインダー機能を活用して、更新期限が近づいた際に自動的に通知されるようにすることで、更新忘れを防ぎます。条件付き書式やフィルタ機能を活用して、必要な契約書をすぐに見つけ出せるよう、効率的な管理表を作成することがポイントです。
④関係者への周知を行う
契約書管理台帳を作成した後は、関係部署への周知を徹底します。特に契約書の作成や管理に関わる担当者が、台帳の使い方や入力ルールを理解していないと、契約書の情報が正確に反映されず、更新漏れやミスにつながる可能性があります。管理責任者は、関係者に対して台帳の運用方法や更新手順を説明し、統一されたルールで管理を行うように指導します。また、社内ルールやフローを文書化しておくと、情報の共有が容易になります。
⑤定期的な見直しを行う
契約書管理は一度設定すれば完了ではなく、定期的な見直しが不可欠です。契約内容や条件が変わることがあるため、最新の情報を正確に反映する必要があります。定期的な棚卸しやチェックを行い、不要な契約書や期限切れの契約書を整理することで、管理の効率化とリスクの低減が図れます。また、法改正や社内規定の変更に伴い、管理方法や台帳の項目を適宜見直すことも重要です。
契約書管理をする際に押さえておきたいポイント
契約書管理は、企業の法的リスクを軽減し、業務効率を向上させるために重要です。適切な管理を行うことで、契約の履行状況を把握し、トラブルを未然に防ぐことができます。
契約の期限管理
契約書には有効期限や更新期限が定められている場合が多く、期限管理は契約書管理において非常に重要な要素です。期限を過ぎると、契約が自動更新される場合や失効する場合があり、いずれにしても契約内容に沿った適切な対応が求められます。
そのため、契約書管理台帳には「締結日」「有効期限」「更新条件」を記載し、更新時期が近づいた際に自動でリマインドが送られる仕組みを構築することが重要です。エクセルで管理する場合は、「=TODAY()」関数を活用し、有効期限が近づいた契約書を自動的に強調表示するなど、視覚的に管理できる方法が推奨されます。このような期限管理を徹底することで、契約の失効や不本意な自動更新を防ぎ、法的リスクを低減できます。
アクセス制限
契約書には企業の機密情報や取引条件が記載されているため、適切なアクセス制限を設定することが重要です。全社員が契約書にアクセスできる状態では、情報漏えいのリスクが高まります。契約書の閲覧や編集権限を必要な関係者に限定し、社内外からの不正なアクセスを防ぐため、アクセスログの管理や多要素認証を導入することが求められます。
エクセルを用いる場合でも、ファイルにパスワードを設定する、特定のシートやセルに対して編集制限をかけることができます。また、クラウドストレージを利用する場合は、ユーザーごとにアクセス権限を設定し、必要に応じてリアルタイムで制御することが可能です。特に、個人情報保護法や秘密保持契約（NDA）に基づき、厳重な管理体制が必要です。
エクセルでの契約書管理が適さないケース
エクセルは手軽で柔軟な契約書管理ツールですが、全てのケースに適しているわけではありません。特に、大量の契約書や高度な管理機能が必要な場合には、エクセルでは対応が難しいことがあります。
契約書の種類・量が多い場合
契約書の種類や量が多い場合、エクセルでの管理は煩雑になりやすく、非効率的です。エクセルは手動でデータを入力・更新する必要があり、データ量が増えると検索やフィルタリングの操作が複雑化します。また、契約書が何百件、何千件と増えると、ファイルの処理速度が低下する可能性もあります。
契約の期限管理が頻繁な場合
契約の期限が頻繁に更新される業務では、エクセルでの管理は不向きです。エクセルでも条件付き書式や関数を使ってリマインド機能を設定することはできますが、手動で設定や更新を行う必要があるため、誤操作や入力ミスが発生しやすくなります。また、契約更新のタイミングを見逃すリスクもあります。
セキュリティレベルを高く保ちたい場合
エクセルでの契約書管理は、セキュリティ面においても限界があります。エクセルファイルにはパスワード保護をかけることはできますが、強固なセキュリティ対策としては不十分です。特に、外部からの攻撃や内部の不正アクセスに対して脆弱であり、アクセス制御の精度も高くありません。
複数人で同時編集する必要がある場合
複数の担当者が同時に契約書を編集・管理する必要がある場合、エクセルでは不便です。エクセルは基本的に1人のユーザーが操作することを前提としており、複数人で同時に編集するとデータの競合や保存エラーが発生しやすくなります。
バージョン管理や監査ログが必要な場合
契約書のバージョン管理や監査ログを正確に保持する必要がある場合、エクセルは不向きです。エクセルではバージョン管理が手動で行われるため、旧バージョンとの混同や管理ミスが発生しやすくなります。また、誰がいつどの情報を編集したかを記録する監査ログ機能も備わっていないため、法的証拠としての信頼性が低くなります。
マネーフォワード クラウド契約なら紙と電子の契約書を一元管理できる
「マネーフォワード クラウド契約」は、紙と電子の契約書を一元管理できるクラウドサービスです。契約書の作成から申請、承認、締結、保存、管理までを効率化し、内部統制の強化を実現します。
電子契約システムに取り込んで一元管理する方法
紙の契約書はスキャンして電子データ化し、システムに取り込むことが可能です。一方、電子契約書は、同システム上で契約の作成、送付、署名、保存までのプロセスを完結できます。これにより、従来別々に管理していた紙と電子の契約書を一箇所で管理することが可能になり、契約情報の分散や確認漏れを防止します。
また、契約書の検索や閲覧が容易になり、紙の契約書も含めた契約全体の状況を即座に把握できるようになります。契約書の台帳に期限や更新日の情報を記載しておくことで、期限管理もスムーズに行うことができます。
マネーフォワード クラウド契約で一元管理するメリット
「マネーフォワード クラウド契約」で紙と電子の契約書を一元管理する最大のメリットは、管理の効率化です。従来は紙と電子で別々に管理していた契約書を一元管理することで、検索や更新の際の手間が削減され、業務効率が大幅に向上します。
また、契約書がクラウド上に保管されるため、契約情報にどこからでもアクセスできる利便性があります。さらに、契約の進捗状況やリマインダー機能を活用することで、更新漏れなどのリスクを軽減でき、契約内容の確認や共有が容易になります。法令遵守やセキュリティの面でも、契約書ごとのアクセス権限設定や監査ログ機能が提供されており、信頼性の高い管理が可能です。
契約書管理を見直し、リスクの低減と業務効率化を実現しよう！
契約書管理は、企業のリスク管理や業務効率化に欠かせないプロセスです。エクセルを使えば、簡単に契約書管理台帳を作成し、契約書の一元管理を行うことが可能です。しかし、契約書の量が増えたり、管理の複雑さが増したりすると、エクセルだけでは対応できないこともあります。
そのような場合、クラウド型の契約管理システムを導入することで、より高度な管理やセキュリティ対策が可能となり、紙と電子の契約書を効率的に一元管理できます。企業の規模や必要に応じた適切な方法を選び、契約書管理の質を向上させましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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