• 更新日 : 2022年3月30日

サイン証明書とは?商工会議所の例など見本とともに解説

日本人が海外の人と取引する場合や海外の人が日本で行政手続を行う場合などに、サイン証明書の提出が求められることがあります。しかし、「サイン証明書など見たことがない」という人がほとんどでしょう。そこで今回は、サイン証明書の概要やサイン証明書を使用する場面、サイン証明書の取得方法、サイン証明書の見本などについて解説します。

   

サイン証明書とは

サイン証明書とは、サイン(署名)が真正のものであることを特定の機関が証明する際の証明書のことです。日本人が重要な法的手続きを行う場合、実印の押印と印鑑証明書の提出が求められるケースが多々あります。本人の意思であることを実印の押印と印鑑証明書の添付によって証明するためです。

実印は誰でも押印できるものではないので、実印の押印があれば本人の意思であると推認できます。さらに、その押印が実印であることを証明するために印鑑証明書が添付されるわけです。役所への印鑑登録の際には本人確認が行われますし、印鑑証明書は本人以外の人が本人の了承なく取得することはできません。したがって、実印の押印と印鑑証明書の添付があれば本人の意思であることがわかるのです。

日本に住む外国人や海外在住で日本の住民票がない日本人は実印を持っていないため、サインで本人の意思を確認します。外国で手続を行う場合は、印鑑という文化がない国がほとんどなのでサインが求められます。そのサインが真正であることを証明するために「サイン証明書」が必要になるのです。

サイン証明書を使用する場面(商工会議所など)

サイン証明書を使用する場面としては、外国人や海外企業との取引時、証明書の発行時などが挙げられます

国際的な慣習として重要な書類にはサインをすることになっているため、外国人の意思表示はサインで事足りることになっています。この場合、サインが真正であることを証する書面として、サイン証明書の提出が求められることがあります。

日本人が海外企業と取引をする場合も書類にサインを求められます。製品の証明書などの交付を依頼された場合も同様です。これらの場合も、サインの裏付けとしてサイン証明書の提出が求められることがあります。サイン証明書は商工会議所などに申請することで発行されます。

サイン証明書の取得方法

サイン証明書の取得方法は、取得機関によって異なります。日本でサイン証明書を取得する場合は、公証役場や商工会議所などで発行してもらいます。公証人役場での手続は公証役場に赴き、公証人の面前で署名して公証人の認証を受けます。

商工会議所の場合は、あらかじめ真実であることを誓約して署名の登録を行います。書類に署名し、それを商工会議所に提出します。登録の署名と一致した場合は、商工会議所がサイン証明書を発行します。

海外在住の日本人の方で、住民票を海外に移している方は印鑑証明書を取得できません。サイン証明書の発行手続は、在外公館に赴いて領事の面前で署名し、サイン証明書の交付を受けます。

日本に居住する外国人がサイン証明書の発行を希望する場合は、大使館に赴いて必要書類に署名し、サイン証明書の交付を受けます。

サイン証明書の見本

サイン証明書の様式は、発行する機関によって異なります。今回は、東京商工会議所のサイン証明書を見本として紹介します。このサイン証明書の場合は(1)宛先、(2)署名、(3)署名者氏名、役職、(4)会社名、(5)日付が記載されます。
サイン証明書
引用:東京商工会議所(サイン証明書様式3)

サイン証明の認証対象書類

サイン証明書はさまざまな場面で使われますが、主なものとして(1)各種自己証明書、宣誓書、(2)各種私文書、(3)会社推薦状、会社保証書、(4)翻訳に関する申請者宣誓書、(5)サイン証明書様式3が挙げられます。それぞれの内容を解説します。

各種自己証明書・宣誓書

ビジネスを行う上で、衛生証明書や成分証明書、製造証明書などを発行することがあります。この場合は証明書にサインがなされますが、そのサインが真正であることを証明するためにサイン証明書が使われます。

宣誓書は宣誓した内容を書面にしたものです。例えば、裁判などで「良心に従って真実を述べ、何事も隠さず、偽りを述べない旨を誓います。」と宣誓して署名しますが、それも宣誓書の一つです。商取引を行う際も、一定の内容について間違いがないことを宣誓書として提出するよう求められることがあります。

各種私文書

契約書や委任状などの私文書にサインをした場合、そのサインの真正性を担保するものとしてサイン証明書が求められることがあります。簡単な契約であればサイン証明書を求められないかもしれませんが、高額取引を行う場合などはサイン証明書が求められるケースが多いです。委任状があると代理行為ができるため、特に慎重に取り扱う必要があります。実印と印鑑証明書があれば本人であることを確認できますが、サインは誰でも書けるためサイン証明書によって真正性を示すのです。

会社推薦状・会社保証書

従業員を海外に赴任させる場合は、渡航VISAを取得させる必要があります。渡航VISAの申請では、多くの場合会社推薦状(書)または会社保証書の提出が求められます。会社による正式な推薦または保証がVISAの取得可否を左右するため、正式な書面であることを確認するためにサイン証明書の提出が求められます。

翻訳に関する申請者宣誓書

翻訳に関する申請者宣誓書とは、日本語で書かれた書面を他国の言語に翻訳したものを添付する場合に、その翻訳が間違いないものであることを宣誓する書面のことです。日本語で書かれた内容と翻訳した内容が違っていると困るため、翻訳が間違いないものであることを宣誓させ、そのサインについてサイン証明書の提出を求められます。

サイン証明様式3

サイン証明書に書かれた署名が、商工会議所に登録されたものと同一であることを証する書面です。印鑑証明書と同じ役割を果たします。先ほど、サイン証明書の見本として紹介した緑色の書面が「サイン証明書様式3」です。

海外取引でポピュラーなサイン証明書。仕組みについて正しく理解しておこう

今回はサイン証明書の概要やサイン証明書を取得する方法、サイン証明書の認証対象書類などについて解説しました。「今回初めてサイン証明書というものがあることを知った」という人もいると思いますが、海外ではポピュラーなものです。

海外取引を行う場合はサイン証明書が求められることもあるので、サイン証明書の仕組みについて正しく理解しておくことをおすすめします。

よくある質問

サイン証明書とは何ですか?

サイン証明書とは、サイン(署名)が真正のものであることを特定の機関が証明する際の証明書のことです。印鑑証明書の代わりになります。詳しくはこちらをご覧ください。

サイン証明書を使用するケースについて紹介してください

印鑑を持っていない外国人が、本人の意思であることを証明する手段としてサイン証明書を使います。また、日本企業が海外の企業や政府に対して、証明書等を発行する場合にサイン証明を行います。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:福谷陽子(元弁護士、法律ライター)

弁護士時代は契約書作成やレビュー、不動産取引や債権回収、破産倒産、一般民事、家事事件など多種多様な事件を取り扱っていた。今はその経験を活かし、専門的な法律知識を一般ユーザーへわかりやすく解説する法律記事の作成に積極的に取り組んでいる。
各種サイトで法律記事を執筆監修。実績は年間1000件以上。ブログやYou Tubeなどによる情報発信にも熱心に取り組んでおりチャンネルを運営中。
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世捨て人mimi
元弁護士の世捨て猫🌟ぴりか(mimi)法律ライター

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