- 更新日 : 2023年1月11日
電子印鑑・デジタルのハンコとは？ExcelやWordで無料作成する方法もご紹介！
印鑑には認印やシャチハタ、銀行印、実印などたくさんの種類がありますが、最近認知度が上がっているのが「電子印鑑」です。電子印鑑は特別なソフトがなくても無料で作成できるため、気軽に導入できます。
電子印鑑を導入すれば、わざわざ紙を出力しなくてもよいためオフィスに行く必要がなく、紙やインク代もかからないので業務効率化にもおすすめです。本記事では有料の電子印鑑サービス比較で注目したいポイントや、Excel・Wordを使って無料でPDF形式の電子印鑑を作る方法を紹介します。電子印鑑を導入する際は、ぜひ参考にしてください。
目次
電子印鑑・電子印影とは
電子印鑑とはPCやタブレットで電子文書に捺印が可能な、データ化されたデジタル印鑑のことです。
電子印影は、印鑑による印影（印鑑を押した後にできる朱肉の跡）を模したもので、実物の印鑑のように電子データ上に印影を残すことが可能です。
従来のやり取りではPCで作成した文書を印刷し、それに押印したものをスキャンして再度データ化するといった作業が広く行われていました。しかし、在宅ワークやテレワークの普及に伴って、こうした非効率な手続きを見直す動きが生まれ、捺印作業もPC上で行える電子印鑑がにわかに普及しています。
電子印鑑を活用すれば、印刷する前のデータや文書をスキャナなどから取り込み、データ化したものに簡単に捺印ができるため、非常に便利です。
電子印鑑には、紙に押印した印影をスキャンしてJPGやPNG形式に保存した単純な画像データと、電子的な識別情報が付与されたものがあります。識別情報付きの電子印鑑は有料サービスで提供されているケースが多いのですが、印鑑が悪用される懸念がある企業にとっては安心できるサービスです。ちなみに、どちらも法的効力は変わりません。
電子印鑑の法的効力は？
「印鑑には法的効力がある」と信じている人は多いでしょう。しかし、捺印すること自体に法的効力はありません。
捺印そのものには「確認した、承認した」という意思が込められていますが、これはあくまでも慣習です。それでも重要書類に必ず捺印するのは、きちんとした書類を準備して捺印することで、意思表示を明確にする意味合いがあるからでしょう。
印鑑が法的効力を発揮するのは公的機関に提出する、ごく一部の書類だけです。普段捺印している書類のほとんどは、厳密には捺印が必須ではないということを理解しておきましょう。電子印鑑は本物の印鑑と変わらず、同じように使用できます。
ただし、本物の印鑑にもメリットはあります。重要な交渉の場面や、商談がまとまった時など、ここぞという時に印鑑を取り出して目の前で捺印すると、やはり気が引き締まるものです。今後電子印鑑が普及したとしても、重要な契約では実印で捺印する習慣が残るかもしれません。
請求書や契約書に電子印鑑を使用できる？
前述のとおり、電子印鑑は本物の印鑑と同じように使用できます。e-文書法という法律では電子印鑑が認められる書類が示されていますが、この中には見積書、請求書、納品書、領収書、契約書など日常的に使う書類のほぼすべてが含まれているため、電子印鑑を使用しても問題ありません。
電子印鑑のメリット・デメリット
電子印鑑を使用するにあたって、メリットとデメリットを確認しておきましょう。電子印鑑を導入する前に知っておきたいポイントをまとめました。
電子印鑑のメリット
電子印鑑には、ビジネスを効率化するためのメリットがたくさんあります。電子印鑑のメリットである効率化や環境への配慮は、これからの企業経営に欠かせない要素といえるでしょう。
印刷、発送、FAXの手間が省け、ビジネス文書のスピーディーな処理が可能に
電子データに捺印する際、電子印鑑に対応していなければデータをダウンロードし、印刷して捺印し、再度スキャンしてデータ化するという手間がかかります。データ化しない場合は、紙の書類を郵送するコストやFAXからの情報漏洩リスクもあり、優れた方法とはいえません。
電子印鑑を導入すれば、これらの問題はすべて解決します。業務効率化につながることで無駄な工数を削減でき、働き方改革の推進にも役立つでしょう。
紙やインクの削減につながる
企業側にも、環境への適切な対応が求められる時代です。ペーパーレス化することで無駄な資源を削減でき、コストカットだけでなく環境にやさしい企業であることのアピールにもつながるでしょう。
誰でも簡単に、すぐに作成できる
電子印鑑は使い方も簡単なので、誰でも簡単に作成・捺印できます。特別な知識が不要で、導入のハードルも低い点がメリットです。
逆に、「誰でも捺印できてしまうのではないか」と不安を覚える人もいるかもしれません。そのような場合は捺印の権限を設定できる有料の電子印鑑サービスもあるため、そちらを利用してもよいでしょう。
電子印鑑のデメリット
電子印鑑を導入するなら、デメリットもしっかり理解しておきましょう。当然ながら、本物の印鑑にはないデメリットもいくつかあります。
セキュリティ面で少々不安を感じる
印影の画像データを作成するだけならWordやExcelで簡単に作れますが、有料サービスのような識別情報は何も付与されていないため、簡単に複製できます。本当に企業の担当者が捺印したものかどうかわからず、なりすましの可能性もあります。よって、セキュリティ面に不安がある場合は、セキュリティ対策が施された有料サービスを使うべきです。
OSによって制限がかかる場合もある
識別情報は電子データなので、相手のOSによっては正しく表示できなかったり、電子印鑑が使用できなかったりすることも想定されます。その際は実印を使用したり、単純な画像データを使用したりするといった柔軟な対応が必要です。
認知度が高くないため、利用可能範囲が制限される可能性がある
電子印鑑の認知度は、まだ高くありません。相手企業によっては「電子印鑑は信用できない」と思われる可能性があり、難色を示されることもあるでしょう。電子印鑑は徐々に普及していくと思われますが、このようなケースも想定しておきましょう。
参考：電子契約サービスの導入に関する調査（2022年時点） | マネーフォワード クラウド契約
電子印鑑を無料で作成する方法
識別情報なしの電子印鑑は、誰でも簡単に作成できます。最もシンプルな方法を紹介するので、ぜひ試してみてください。
Excel・Wordがあれば誰でも無料で作成できる
ExcelかWordがあれば、今すぐ電子印鑑を作れます。
まず、「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入しましょう。シフトキーを押しながら拡大・縮小すれば、印鑑らしい正円を描くことができます。枠線の色を朱色に変更し、太さは好みで調整してください。
次に図形を右クリックして、「塗りつぶし」を「塗りつぶしなし」に変更します。これで印鑑の外枠が完成しました。
円の中に名前を入力します。文字の色を赤にして、縦書きに変更して好みのフォントで入力してください。最後に図形を選択・右クリックして「図として保存」すれば、電子印鑑の印影をPNG方式で保存できます。
PNG方式だと背景透過になるため、書類に貼り付ける時に印鑑のように捺印できるため便利です。
PDF形式で保存することも可能
先ほどの手順で「図として保存」ではなく、ファイルメニューから「名前をつけて保存」を選べばPDFとして保存することも可能です。また、一度PNG形式で保存したファイルをファイル変換ソフトなどでPDFに変換すると、印鑑として使いやすいサイズで保存できるのでおすすめです。
実際の印影をスキャンする
実物の印鑑の印影をスキャンして、電子印鑑の印影として使うこともできます。まず、きれいな紙に印鑑を押します。その後スキャナでスキャンするか、デジカメやスマホで印影を撮影します。その後パソコンに取り込んで印影の部分をトリミングし、画像ファイルとして保存すれば完了です。
実際に電子ファイルに押印する際は、この画像をコピーしてサイズを調整し、押印欄に貼り付けます。画像編集ソフトが必要になりますが、背景を透過させてPNG方式で保存するのがベターです。
スキャンした印影を使うことで、実物の印鑑で押印したような、リアルな印影を残すことができます。特に契約書の印刷を前提としている場合は、おすすめです。
有料サービスを使えば契約書も電子化できる！
電子印鑑を導入する際は、印鑑だけでなく契約事務を一気通貫で電子化できる有料サービスを活用することをおすすめします。
マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」を使えば、契約書の作成からワークフローの承認、契約締結、保管・管理まで対応できます。クラウドサービスなので外出先や在宅ワークでも利用でき、紙の契約書にも電子契約書にも対応しています。
また、ワークフローのカスタマイズが可能で決裁権限者を固定できるため、内部統制強化にも寄与します。専用ソフト不要でブラウザ上で契約事務が完結するため、取引先にも負担がかかりません。まずは資料を請求してみてはいかがでしょうか。
電子印鑑作成サービスを比較する際のポイントは？
電子印鑑作成サービスを選ぶ際に比較すべきポイントには、以下のようなものがあります。
- セキュリティ対策は万全か
- 使う予定の書類に対応しているか
- 必要な機能が網羅されているか
- SFAやCRMなど、導入済みのサービスと連携できるか
- 紙の契約書も一元管理できるか
- システムは使いやすいか
- 取引先でも問題なく使えそうか
- コストは許容範囲内か
上記のポイントをよく検討して、自社に最適な電子印鑑作成サービスを選びましょう。
電子印鑑を導入して業務を効率化しましょう
電子印鑑を導入すれば、業務効率が大きく改善します。無料で電子印鑑を作成するのも手軽でよいのですが、セキュリティ対策や契約書管理の効率化を考えるのであれば、電子契約・契約書管理までを一括でできるサービス導入を検討するのが得策です。
よくある質問
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、PCやタブレット上で電子文書に捺印が可能なデータ化されたデジタル印鑑のことです詳しくはこちらをご覧ください。
電子印鑑に法的効力はあるのか？
本物の印鑑と法的効力は変わりません詳しくはこちらをご覧ください。
電子印鑑の注意点は？
識別情報のない単純な画像データの場合、複製や悪用されるリスクがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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