• 作成日 : 2021年11月12日

電子印鑑・デジタルのハンコとは?ExcelやWordで無料作成する方法もご紹介!

電子印鑑・デジタルのハンコとは?ExcelやWordで無料作成する方法もご紹介!

印鑑には認印、シャチハタ、銀行印、実印などたくさんの種類がありますが、最近認知度が上がっているものが「電子印鑑」です。電子印鑑は特別なソフトがなくてもフリーで作成できるため、気軽に導入できる点が人気の理由となっています。

さらに、電子印鑑はわざわざ紙を出力しなくてもよいためオフィスに行く必要がなく、紙やインク代もかからないので業務効率化にもおすすめの方法です。本記事では有料の電子印鑑サービス比較で注目したいポイントや、Excel、Wordを使って無料でPDF形式の電子印鑑をつくる方法を紹介しています。ぜひ電子印鑑導入の参考にしてください。

   

電子印鑑とは

電子印鑑とは、PCやタブレット上で電子文書に捺印が可能なデータ化されたデジタル印鑑のことです。

従来のやり取りではPCで作成した文書を印刷、押印したものをスキャンして再度データ化するといった事務が広く行われていました。しかし、在宅ワークやテレワークの普及に伴って、こうした非効率な手続きを見直す動きが生まれ、捺印作業もPC上で実施できる電子印鑑がにわかに普及し始めている状況です。

電子印鑑を活用することで、印刷する前のデータ段階のものや文書をスキャナなどから取り込みデータ化したものに簡単に捺印ができるため非常に便利です。

電子印鑑には紙に押印した印影をスキャンしてJPGやPNG形式に保存した単純な画像データと、電子的な識別情報が付与されたものの2種類があります。識別情報付きの電子印鑑は有料サービスで提供されている場合がほとんどですが、印鑑が悪用される懸念がある企業にとっては安心なサービスです。ちなみに、どちらも法的効力に違いはありません。

電子印鑑の法的効力は?

「印鑑には法的効力がある」そう信じている人が大半だと思います。しかし、捺印すること自体に法的効力はありません。

捺印そのものには「確認した、承認した」という意思が込められていますが、これはあくまでも慣習です。それでも重要書類に必ず捺印するのは、きちんとした書類を準備して捺印することで意思表示を明確にする役割があるからでしょう。

印鑑が法的効力を発揮するのは公的機関に提出する書類のごく一部だけです。普段捺印しているほとんどの書類は、厳密に言えば捺印が必須ではないということを理解しておきましょう。したがって、印鑑の法的効力についてそれほど気にする必要はありません。電子印鑑は本物の印鑑と変わらず、これまでと同じように使用が可能です。

ただし、本物の印鑑にもメリットはあります。大事な交渉の席、商談がまとまったときなど、ここぞという時に印鑑を取り出して目の前で捺印すると、やはり気が引き締まるものです。今後電子印鑑が普及したとしても、重要な契約には実印で捺印する習慣が残っていくかもしれません。

請求書や契約書に電子印鑑を使用できる?

前述の通り、電子印鑑は本物の印鑑と同じように使用できます。e-文書法という法律では電子印鑑が認められる書類が例示されていますが、この中には見積書、請求書、納品書、領収書、契約書など日常的に使う書類のほぼ全部が含まれているため、電子印鑑を使用しても問題ありません。

電子印鑑のメリット・デメリット

電子印鑑を使用するにあたり、メリットとデメリットを確認しておきましょう。電子印鑑を導入する前に知っておきたいポイントをまとめました。

電子印鑑のメリット

電子印鑑にはビジネスを効率化するためのメリットがたくさんあります。電子印鑑のメリットである効率化や環境への配慮はこれからの企業経営に欠かせない観点となっています。

印刷、発送、FAXの手間が省け、ビジネス文書のスピーディーな処理が可能

電子データに捺印する際に、電子印鑑に対応してなければデータをダウンロードし、印刷して捺印し再度スキャンしてデータ化するという手間が発生します。データ化しない場合は、紙の書類を郵送するコスト、FAXからの情報漏洩リスクもあり、コスト的に優れているとは決していえません。

しかし、電子印鑑を導入すれば、これらの問題はすべて解決します。業務効率化につながることで無駄な事務の時間を削減し、働き方改革の推進にも役立つでしょう。

紙やインクの削減に繋がる

企業側にも環境への適切な対応が求められている時代です。ペーパーレス化することで無駄な資源を削減でき、コストカットだけでなく環境にやさしい企業であることのアピールにもつながるでしょう。

誰でも簡単にすぐに作成できる

電子印鑑は使い方も簡単なため、誰にでも簡単に作成・捺印できます。特別な知識が必要なく導入ハードルも意外に低い点がメリットです。

逆に「誰でも捺印できてしまうのではないか?」と不安な人もいるかもしれません。そのような場合には、捺印の権限設定ができる有料の電子印鑑サービスもあるため、そちらを利用してもよいでしょう。

電子印鑑のデメリット

電子印鑑を導入するならデメリットもしっかり理解しておきましょう。当然ながら、本物の印鑑では発生しないデメリットもいくつか存在しています。

セキュリティ面で少々不安を感じる

印影の画像データを作成するだけならWordやExcelで簡単に作れますが、有料サービスのような識別情報は何も付与されていないため複製も簡単です。本当に企業の担当者が捺印したものかが分からなければ、なりすましの可能性もあります。よって、セキュリティ面に不安を感じる場合は、セキュリティ対策が施された有料サービスを使うべきでしょう。

OSによる制限が発生する場合もある

識別情報は電子データのため、相手のOSによっては正しく表示できなかったり、電子印鑑が使用できなかったりすることも想定されます。その際には、実印を使用したり、単純な画像データを使用したりするといった柔軟な対応が必要です。

認知度がまだ高くないため、利用可能範囲が制限される可能性がある

電子印鑑の認知度はまだ高くありません。相手企業によっては、電子印鑑は信用できないと思われる可能性があり、難色を示されることもあるでしょう。徐々に電子印鑑の使用は拡大していくと思われますが、こうした場合があることも想定しておきましょう。

電子印鑑を無料で作成する方法

識別情報なしの電子印鑑は誰でも簡単に作成できます。一番シンプルな方法を紹介するので、ぜひ試してみてください。

Excel・Wordがあれば誰でも無料で作成できる

ExcelかWordがあれば今すぐ電子印鑑が作れます。

まず、「挿入」から「図」を選択し、円形を挿入しましょう。シフトキーを押しながら拡大・縮小すれば印鑑らしい正円を描くことができます。枠線の色を朱色に変更し、太さは好みで調整してください。
Excel電子印鑑作成方法
次に図形を右クリックして「塗りつぶし」を「塗りつぶしなし」に変更します。これで印鑑の外枠が完成しました。

円の中に名前を入力します。文字の色を赤、縦書きに変更して好みのフォントで入力してください。最後に図形を選択・右クリックして「図として保存」すれば、電子印鑑の印影をPNG方式で保存できます。

PNG方式だと背景透過になるため、書類に貼り付けするときに印鑑のように捺印できて便利です。

PDF形式で保存することも可能

先ほどの手順で「図として保存」ではなく、ファイルメニューから「名前をつけて保存」すればPDFとして保存も可能です。また、一度PNG形式で保存したファイルをファイル変換ソフトなどでPDFに変換すると、印鑑として使いやすいサイズで保存できるのでおすすめです。

有料サービスを使えば契約書も電子化できる!

電子印鑑を導入する場合は、印鑑だけでなく契約事務を一気通貫で電子化できる有料サービスの活用がおすすめです。
マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」を使えば、契約書の作成からワークフローの承認、契約締結、保管・管理まですべて一つで対応可能になります。クラウドサービスのため外出先や在宅ワークでも利用可能で、紙の契約書も電子契約書にも対応しています。

ワークフローのカスタマイズが可能で決裁権限者を固定できるため、内部統制強化にも活用できる優れものです。専用ソフト不要でブラウザ上で契約事務が終了するため、取引先にも負担がかかりません。まずは資料請求してみてはいかがでしょうか。

電子印鑑作成サービスを比較する際のポイントは?

電子印鑑作成サービスを選ぶ際に比較して欲しいポイントは次のようなものがあります。

  • セキュリティ対策は万全か
  • 使う予定の書類に対応しているか
  • 必要な機能が網羅されているか
  • SFAやCRMなど、導入済みのサービスとの連携はできるか
  • 紙の契約書も一元管理できるか
  • システムは使いやすいものになっているか
  • 取引先でも問題なく使えそうか
  • コストは許容範囲内か


上記のポイントをよく検討して、自社にぴったりの電子印鑑作成サービスを選びましょう。

マネーフォワードの電子契約サービスで契約業務を電子化しましょう

電子印鑑を導入すれば業務効率が大きく改善することがお分かりになったことと思います。無料で電子印鑑を作成するのも手軽でよいのですが、セキュリティ対策や契約書管理の効率化を考えるのであれば、導入のタイミングでしっかり有料サービスを検討するのが得策でしょう。

初めての電子印鑑導入なら、契約管理まで一括でできるマネーフォワードの電子契約サービス「マネーフォワード クラウド契約」がおすすめです。
詳しくはこちらのページをご覧ください。

よくある質問

電子印鑑とは?

電子印鑑とは、PCやタブレット上で電子文書に捺印が可能なデータ化されたデジタル印鑑のことです詳しくはこちらをご覧ください。

電子印鑑に法的効力はあるのか?

本物の印鑑と法的効力は変わりません詳しくはこちらをご覧ください。

電子印鑑の注意点は?

識別情報のない単純な画像データの場合、複製や悪用されるリスクがあります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド契約

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