更新日 : 2024年11月14日

電子契約は税務署へ届出が必要？法改正による変更点や税務調査について解説

電子契約のデータ保存をする際、税務署への届出は不要です。電子帳簿取引法上の保存要件を満たすことで、紙の契約書と同様に税務調査にも対応できます。

今回は、電子契約のデータが法的に認められる保存要件や、過去の契約書類のスキャナ保存をする際の届出について解説をしていきます。

電子契約は税務署への届出が基本的に不要
過去の書面契約を電子化する場合は適用届書を提出する
電子契約と電子帳簿保存法
- 電子契約は電子取引に該当する
- 電子契約は電子取引要件を満たした保存が必要
電子契約書で税務調査に対応する際の要件
電子契約の保存要件を満たすことで税務調査にも対応が可能

電子契約は税務署への届出が基本的に不要

電子契約による契約書類をデータ保存する際は、税務署への届出をする必要はありません。いつ、どの時点の契約においても電子保存をすることが可能です。

書類や帳票の電子保存に関するルールは、電子帳簿保存法により決められています。電子帳簿保存法により、電子契約を含む電子取引においては、税務署への届出をしなくても書類を保存することが認められています。

従来は、電子取引以外の、帳簿や国税関係書類などの電子帳簿等保存や、紙で締結をした契約書のスキャナ保存をしたい事業者は、事前に税務署長に届出を行って承認を受ける必要がありました。

しかし、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、電子帳簿等保存やスキャナ保存をしたい事業者に対する税務署への事前届出も不要となりました。

その結果、電子帳簿保存法の対象となる①電子帳簿保存、②スキャナ保存、③電子取引について、現在はすべて税務署への事前承認の届出が必要ありません。

そのため、取り扱う書類全体を電子的に保管することが以前よりも容易になり、一元して電子保存できるシステムを使うことで、書類整理の業務効率化を促進できるようになりました。

なお、電子契約については以下の記事でくわしく解説しています。

契約の基礎知識

電子契約とは？仕組みやサービス導入のメリット、比較ポイントを解説

過去の書面契約を電子化する場合は適用届書を提出する

電子帳簿保存法の改正前である、2021年12月31日以前に作成された紙の契約書をスキャナ保存する場合は、管轄税務署に「適用届出書」を提出する必要があります。

過去の書類をスキャナ保存するための要件は、一般書類と重要書類に区別されてそれぞれ異なります。

契約書は重要書類に区分され、単に文書をスキャンしてPDF化しただけでは法的な要件を満たすことができません。適用届出書により、書類をスキャナ保存することを税務署に通知する必要があります。

適用届出は「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書（過去分重要書類）」という用紙に必要事項を記入して所轄税務署に提出します。

さらに、過去分重要書類を保存するには、電子による保存データの作成及び保存に関する事務の手続きを明らかにした書類の備付けも必要となります。

一方で、スキャナ保存を選択した場合でも、例えば過去の重要書類が膨大に存在してスキャン作業に時間がかかったとしても、スキャナ保存をする期間の制限はありません。

電子契約と電子帳簿保存法

電子帳簿保存法の対象となる帳票は、その種別により次の3区分に分類されます。

国税関係帳簿
法人税や消費税などの国税の計算に必要な帳簿を指します。例えば、仕訳帳、総勘定元　帳、現金出納帳などがこれに該当します。
国税関係書類
国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿、または国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類を指します。決算時に作成される貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書や、日々の取引に関連して発生する請求書、領収書、契約書、納品書などがこれに該当します。
電子取引
紙ではなくオンラインで取引された情報を指します。電子契約の取引データや、EDI取引、インターネットバンキング、電子メールでのやり取りなどが該当します。電子契約はオンライン上の取引によるデータとなるため、この中で電子取引に該当します。

電子契約は電子取引に該当する

電子契約は、電子帳簿保存法において取引情報の授受を電子的な方法により行う取引を指す「電子取引」に該当します。

電子契約システムを通じて行われる契約の締結プロセスは、契約内容の電子的な作成、電子署名の付与、相手方への電子的な送信、そして相手方による同意の電子的な表明という流れで進行します。

契約のプロセス全体が書面を使用せずに電子的に行われることから、電子契約は電子取引の1つであるとされています。そのため、電子契約が法的に認められるためには、電子帳簿保存法上で電子取引としての保存要件を満たす必要があります。

電子契約をスムーズに導入するためには、電子帳簿保存法に基づいた適切な保存方法を理解する必要があり、それらの要件を満たせるシステムの導入も重要です。

電子契約は電子取引要件を満たした保存が必要

電子契約が電子取引として電子帳簿保存法上で効力を認められるためには、具体的に下記のような要件を満たす必要があります。

見読可能装置（ディスプレイやプリンタ）の備付けなどにより、電子データで保存した書類を確認及び出力することができるような措置を行うこと
検索機能の確保
真実性の確保のために次のいずれかの措置を行うこと
・タイムスタンプが付された後の授受
・速やかにタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う
・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け
自社開発のプログラムを使用する場合においては、電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け

これらの要件を満たす保存方法を講ずることで、真実性と可視性を備えた保存ができるため、法的に有効な電子契約の保存要件を満たし、税務上も認められることになります。

電子契約書で税務調査に対応する際の要件

電子契約書であっても、一定の要件を満たして適切に保存をしていれば、紙の契約書と同様に税務調査に対応できます。

電子契約書を税務調査で有効なものとして扱うためには、電子帳簿保存法に基づいた保存要件を満たす必要があります。

具体的には、①法定の保存義務の遵守、②真実性の確保、③見読性の確保、④検索性の確保という4つの要件と、関係書類の備付けが求められます。

要件を満たさない場合、電子契約で締結した契約書を保存していても、法的に認められず税務調査の際に対応できない恐れがあります。

法的に必要な保存要件の詳細な内容について、1つずつ説明します。

法定の保存義務の遵守

1つ目の要件として、基本的な法定の保存義務を遵守することです。

税法上、事業者は帳簿や書類を決められた期間、保存する義務があります。この期間は、契約書などの帳票書類においては、帳簿書類は事業年度の確定申告書を提出する期限の翌日から7年間と決められています。電子契約においても紙の契約書と同様に、この税法上の保存期間を遵守することが必要です。

真実性の確保

2つ目の要件として、保存データの真実性を確保することです。

電子契約書の内容が、改ざん等によって事実と異なっていないことを保証する必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与や、訂正履歴が残るようなシステムの利用などが求められます。

これらの対策により、電子データの信頼性を担保し、税務調査において証拠書類として認められるようになります。

見読性の確保

3つ目の要件として、必要に合わせて目視で確認できるようにする、つまり見読性を確保することです。

保存データをパソコンなどにより閲覧できるようにしておくことや、プリンタなどで印刷できるようにしておくことなどにより、いつでも速やかに内容を閲覧できる状態を維持しなければなりません。

確認や出力を容易にしておくことで、税務調査の際などにも帳票として提出できるようになります。

検索性の確保

4つ目の要件として、必要な時に、目的の電子契約書を速やかに探し出せる検索性を確保することです。具体的には、下記の要件が求められます。

a.取引年月日、取引金額、取引先により検索できること

b.日付は範囲指定により検索できること

c.2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

検索性を確保することにより、税務調査の際に求められた帳票を滞りなく出力をすることが可能になります。

※税務調査の際に税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、b及びcの要件は不要です。

関係書類の備付け

電子契約書で税務調査に対応するために、上記の4つの要件に加えて、関係書類の備付けが必要です。

紙での契約と同様に、契約の締結に至るまでの経緯や内容が証明できるように、見積書や請求書、メールなどの関係書類を電子契約書と一緒に保管しておく必要があります。それらに加えて、電子契約を保管するシステムの概要書や操作説明書の備付けも求められています。

電子契約の保存要件を満たすことで税務調査にも対応が可能

電子契約による契約書類をデータ保存する場合、税務署への届出は不要です。電子帳簿保存法により、電子契約を含む電子取引においてはデータ保存が認められています。

電子契約書で税務調査に対応するためには、電子帳簿保存法上の保存要件を満たす必要があります。見読性、真実性、検索性を確保した上で、法定の保存期間を遵守し、さらに関係書類を備え付けることで、紙の契約書と同様に税務調査にも対応できます。

電子契約を導入する際は、このような要件を満たすことができるシステムを利用することが大切です。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：及川善大（弁護士）
及川法律相談事務所代表。１９７９年生まれ、宮城県出身。２０１０年９月司法試験合格。２０１２年１月に山形県弁護士会に弁護士登録し、同年１１月に及川法律事務所を開設。民事、家事、刑事、会社関係を問わず、様々な事件を取り扱っている。また、現在は日弁連の災害復興支援委員会の委員であり、東日本大震災による原発事故避難者への支援や、各種災害からの復興支援も行っている。２０２１年４月からは、山形県弁護士会の副会長も務めている。

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