- 更新日 : 2024年11月14日
電子契約でペーパーレス化できる？メリットや注意点を解説
電子契約を利用することにより、企業では大幅なペーパーレス化が可能です。加えて、業務効率の向上やコスト削減も図れるでしょう。
ただし、電子契約には法律上の要件もあるため、導入時は法的要件を満たすシステムの選択が重要です。適切なシステムを活用することで、契約プロセス全体を電子化して業務の効率化とペーパーレス化を実現できます。
目次
電子契約によりペーパーレス化が実現できる
電子契約を導入することにより、事業者間で行われる契約の一連の流れを、完全にペーパーレス化することが可能となります。電子化の背景には、「電子署名法の整備」と「電子帳簿保存法の改正」が挙げられます。
まず、2000年に制定された電子署名法では、法律の要件に基づいた「電子署名」に手書き署名と同等の法的効力が与えられました。それにより、電子署名をされた電子契約の法的な有効性が認められるようになりました。
さらに、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正では、電子取引データの保存要件が変更となりました。これにより、事業主は電子契約の契約書を電子データで保管することができるようになりました。
これらの法制定や改正から、現在は契約書の「作成・締結・保管」まで、契約に関する一連の流れを電子化することが可能となっています。
電子契約には、ペーパーレス化により紙資源のコスト削減ができるほか、保管場所の削減や書類整理の効率化など多くのメリットがあります。
紙の契約書と電子契約書は使い分け可能
契約書は内容や状況に応じて、紙と電子を使い分けることができます。「電子契約」を導入したとしても、紙の契約書を使用できなくなるわけではありません。
例えば、まだ電子契約を導入したことがなく、契約回数も少ない相手と契約をする際や、契約内容を印刷して読み合わせる必要がある場合などは、紙の契約書の方が適していることも考えられます。
一方で、電子契約に慣れた会社が相手であるときや、同じ内容の契約更新の際など、契約締結のスピードアップ、コスト削減、業務効率化を重視する場合は電子契約が有効です。
紙と電子は、どちらか一方だけを選択するのではなく、それぞれのメリット・デメリットを理解して、最適な方法を選択することができるのです。
電子契約が認められない契約書が一部ある
一方で、契約の種類によっては電子契約が認められていない契約書も存在します。電子契約が認められていない契約をする場合には、従来通り紙の契約書で締結することが必要です。
電子化できる契約書類
電子化が認められている契約書の例として、次のものが挙げられます。
- 業務委託契約書
- 顧問契約書
- 秘密保持契約書
- 売買契約書
- 下請法第3条書面
- 雇用契約書
- 業務請負契約書
- 建設工事の請負契約書
- 委任契約書
- 準委任契約書
- 保証契約書
- 賃貸借契約書
- 代理店契約書
- 定期借地契約書
- 更新の定めのない定期建物賃貸借契約書
- 取り壊し予定の建物の賃貸借契約書
- 宅地建物売買等媒介契約書
- マンション管理業務の委託契約書
このように、日常的に見聞きする契約書の大部分が、電子化できる書類として挙げられていることがわかります。
電子化できない契約書類
一方、電子契約が認められていない契約書の例は、以下のとおりです。
- 任意後見契約書
- 事業用定期借地権設定のための契約書
- 農地の賃貸借契約書
これらの契約書のほか、任意で契約書を公正証書として作成したい場合も電子化はできません。
公証人の下で作成される公正証書による契約が必要な場合や、根拠となる条文に「紙での契約が必要」という記載があり、また電子でも認められるという文言がない場合などに、電子化できない契約書となります。
詳細については、下記のページで解説しているので参考にしてください。
参考：電子化できる契約書とできない契約書一覧 – 関連する法律から紹介！
電子契約でペーパーレス化する際の保存要件
ペーパーレス化した電子契約の契約書が法的に認められるためには、法律に基づいた要件を満たす必要があります。
e-文書法（電子文書法）と電子帳簿保存法では、主に次に挙げる要件を満たす場合に、ペーパーレス化して作成・保存される文書や帳簿の法的有効性が認められるとしています。
- 真正性：電磁的記録に記録された事項について、保存すべき期間中における当該事項の改変又は 消去の事実の有無及びその内容を確認することができる措置を講じ、かつ、当該電磁的記録の作成に係る責任の所在を明らかにしていること。
- 見読性・可視性：電子データで保存した書類を画面上で確認したり、書面で出力したりするための設備を備えること。電子上で書類が検索できる機能を確保すること。
- 保存性：電磁的記録に記録された事項について、保存すべき期間中において復元可能な状態で保存することができる措置を講じていること。
- 真実性：契約の内容が真実のこととして認められるための措置を行うこと
措置の例）・タイムスタンプが付与された後の授受・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
要件を満たしていない電子記録による契約は法的な有効性が認められない場合もあります。そのため、要件を満たす契約書を作成できるシステムを導入することが、契約のペーパーレス化を進めるにあたっても重要です。
電子契約を導入してペーパーレス化するメリット
契約業務のペーパーレス化を実現する電子契約をすることで、多くのメリットを享受することができます。
中でも大きなメリットが、以下の3つです。
印紙代や郵送代の削減
電子契約を活用してペーパーレス化をすることの最大のメリットは、印紙税や郵送費といった費用を削減できる点です。
紙の契約書では、契約内容や契約金額によって印紙税が必要となり、高額となるケースも少なくありません。
しかし、電子契約では印紙税が非課税となるため、このコストを削減できます。ペーパーレス化により切手代や印刷代なども削減が可能です。
契約手続きの効率化
電子契約によるペーパーレス化は、契約手続きを効率化できる点も大きなメリットです。
インターネット環境があれば、いつどこにおいても契約書を作成・送付・締結することができます。一連の流れがオンライン上で完結するため、契約締結までの時間も短縮できます。
契約書管理のコスト削減
電子契約によるペーパーレス化は、契約書の保管・管理にかかるコスト削減にも貢献します。
契約書を電子データで保管するため、紙の契約書のように保管スペースを確保する必要がありません。バックアップをするなど適切に管理をすれば、紙の契約書のように紛失や破損のリスクも低く、長期にわたって安全に保管できます。
改ざんや持ち出しのリスク回避
電子契約では、電子署名とタイムスタンプにより文書の正当性が保証されます。
電子署名とは、作成者本人の確認が行われ、内容の改変のおそれがないものを指します。またタイムスタンプとは、刻印されている時刻以前にその文書が存在し、その時刻以降文書が改ざんされていないことを証明するものを指します。
そのため、電子署名により締結された契約は、なりすましなどのリスクが低く、その後の改ざんの防止機能も強いと考えられます。
電子契約を導入してペーパーレス化する際の注意点
電子契約によってペーパーレス化を進めるにあたり、注意すべき点もいくつか存在します。導入をスムーズに行うため、特に以下の2点には注意しておきましょう。
電子契約への切り替えについて取引先の合意を得る
電子契約を行う場合には、契約相手も電子契約に同意している必要があります。自分が電子、相手は紙、といった契約の仕方は基本的にできません。
そのため、事前に相手に電子契約の承認を得ることが、相手との信頼関係構築のためにも重要となります。もし相手が電子契約に対する理解度や信頼度が低い場合は、事前にメリットや安全性について説明を行いましょう。
それでも電子による契約をする合意を得ることが難しい場合は、紙での契約を締結するなど臨機応変に対応をする必要があります。
社内の既存業務フローを適切に調整する
電子契約を導入することにより、社内での契約締結における業務フローの調整が必要になります。紙での契約から電子契約に移行するにあたって、変更が必要な社内業務の流れを適切に見直していきましょう。
具体的には、紙の契約であれば必要であった、書類の整理、契約書の製本、郵送作業などのフローがなくなり、代わりにシステムの調整、システム管理の学習、セキュリティ対策などのフローが必要となることが考えられます。
電子契約に関しては、法律が新しく今後も改正をすることが考えられますので、法改正に適切に対応したシステムを導入することも、業務フローをスムーズにする重要なポイントです。
マネーフォワード クラウド契約なら契約書の作成〜管理までワンストップで対応
マネーフォワード クラウド契約を導入することにより、契約プロセス全体を電子化してペーパーレス化することができます。
システムの主な特徴は下記のとおりです。
- 契約書作成から締結、保存管理までの一元管理
- テンプレートを活用した契約書の作成
- 法務担当者や顧問弁護士とのチャットによるコミュニケーション管理
- 電子署名による契約締結
- 申請した契約の承認状況の確認
- 契約期限のアラート機能
- 柔軟な形式の契約方法に対応
- 署名依頼言語を英語に変更
- スマートフォンからの契約書の確認や押印
- 多者間契約に対応
- セキュアな契約管理
- 契約書ごとにアクセス権限やアクセスキーの設定
- 電子署名やタイムスタンプによる変更や保存などの履歴記録
上記の特徴のほか、紙の契約書を電子契約書と合わせて一元管理できる点も大きな強みです。紙で契約した書類をPDFにより保存をすることで、電子契約とまとめて管理できます。そのため、電子契約によるペーパーレス化だけでなく、紙での契約でもペーパーレス化を進めることができるのです。
システムの導入により、ペーパーレス化、契約締結や書類管理の煩雑さの軽減、業務効率の向上が可能となります。
業務効率を上げる電子契約導入のために
現在の日本では、契約プロセス全体を電子化することが可能となりました。電子契約の導入により、書類のペーパーレス化をはじめ、業務の効率化やコスト削減など多くのメリットを得ることができます。
しかし、法的に認められる電子契約をするためには、法律に則した契約締結や保存方法を守ることが必要です。さらに、紙と電子の契約は混在していくことが想定され、２種類の契約書を一元して整理することも必要となります。
このような条件に対応できるシステムを選ぶことで、電子契約によるペーパーレス化のメリットを最大限に活用することができるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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