作成日 : 2024年12月27日

サブスク管理システムとは？導入するメリットや機能、選び方などを解説

「サブスク管理システム」とは、サブスクリプションサービスの契約情報を一元管理し、更新日や支払い状況を把握できるツールのことです。契約の見落としや意図しない自動更新を防ぎ、適切な予算管理を実現するために役立ちますので、個人から法人まで事業でサブスクを活用している方に導入のメリットがあります。今回の記事では、このサブスク管理システムについて解説していきます。

サブスクリプション管理システムとは
エクセルでサブスク管理をする場合によくある課題
サブスク管理システムを導入するメリット
サブスク管理システムの主な機能
おすすめのサブスク管理システムの選び方
規模・目的に合ったサブスク管理システムを選ぼう

サブスクリプション管理システムとは

サブスクリプション管理システムは、月額や年額で利用する定額制サービスの契約情報を一元的に管理するためのシステムです。

スマホアプリやWebサービスとして提供され、契約の開始日、更新日、料金プラン、支払い方法などの情報を効率的に管理できます。

昨今では個人から法人まで、さまざまなサブスクリプションサービスの利用が一般的となっています。例えば動画配信サービス、音楽配信サービス、クラウドストレージ、業務用ソフトウェアなど、１つの組織や個人が複数のサービスを併用することも珍しくありません。そこで、契約管理の効率化と支出の可視化を目的として、専用の管理システムの導入が増えています。

エクセルでサブスク管理をする場合によくある課題

サブスクの管理にエクセルを利用している企業も少なくありませんが、エクセルによる管理にはさまざまな課題があります。

特に契約数が増加するとエクセルによる適切な管理は難しくなってきますし、部署をまたいでサービスを利用する場合などにも支障を来たすケースがあります。

更新管理の煩雑さ

サブスクの更新管理は、エクセルを使用するうえで特に頭を悩ませる課題の1つです。

各サービスには独自の更新サイクルがあり、月額・年額・四半期ごとなど更新のタイミングは多様です。これらをエクセルで一元管理しようとすると、更新日のアラート設定や更新状況の追跡が困難になってしまうのです。

特に自動更新と手動更新が混在する場合だと管理の複雑さはさらに大きくなります。自動更新サービスであっても継続使用の是非を判断するための事前確認が必要ですが、エクセルではこうした承認プロセスの管理も手作業に依存することになるためです。

また当然契約数が増加すると、その分データ入力や更新作業の量も膨らんでいきます。エクセルでの管理では複数の担当者間でのリアルタイムな情報共有が困難ですし、そのことによって更新状況の把握に遅れが生じたり、重複した作業が発生したりする可能性も出てくるでしょう。

効率的なコスト管理が難しい

コスト管理の面でもエクセルには大きな課題があります。特にグローバルに展開する企業では海外サービスの利用も一般的ですが、為替レートの変動により実際の支払額が変動する場合があるのです。これらをエクセルで正確に把握し、管理することは簡単ではありません。

加えて、契約内容や利用状況に応じて料金が変動することもあり、例えばユーザー数に応じた従量課金、使用量に応じた段階的な料金設定なども珍しくありません。

また、支払いに関する大きな手間も発生してきます。クレジットカード払い、銀行振込、口座引き落としなど、サービスによって支払い方法が異なるケースもあり、これらの確認作業に時間を要することになるでしょう。
さらに、このような複雑な管理体制だと不要なサービスを特定したり、コストを最適化したりする機会も見逃しやすくなってしまいます。

人為的なミスが生まれやすい

エクセル管理だと人為的ミスのリスクも大きいでしょう。データ入力の多くは手作業となるため、入力ミスや更新漏れが発生しやすいのです。特に契約情報や担当者情報は頻繁に変更が生じることもあるところです。その更新作業を忘れたり、古いデータが残ったままになっていたりするケースも多々あります。

具体的には、次のようなミスが起こりやすくなります。

契約更新日の誤入力による更新漏れや不要な更新
利用ユーザー数の誤記入による過剰支払いや過少請求
契約条件の変更忘れによる予算管理の齟齬（そご）など

また、複数の担当者間でエクセルファイルを共有して使用する場合、情報の一貫性を保つことが難しくなります。ある担当者が更新した情報が他の担当者に適切に共有されない、または重複して登録されてしまうなどの問題が発生しやすくなるためです。

その結果、不要なサービスを継続利用してしまいコストが増大してしまったり、逆に必要なサービスを中断してしまい業務が停滞してしまったり、といった問題が起こり得ます。

このように、エクセルによるサブスク管理には多くの課題が存在します。特に事業規模が拡大し、契約数が増加してくると、これらの課題はより深刻なものとなってくるでしょう。

サブスク管理システムを導入するメリット

サブスク管理システムを導入することで、エクセル管理による上記課題を解決し、ビジネスの効率化や意思決定の質の向上にもつながるでしょう。

導入するシステムの種類によって機能は異なりますが、システム導入による一般的なメリットとしては次のように整理することができます。

導入のメリット	具体的な効果
更新管理の自動化	更新期限の自動通知による見落とし防止承認フローのデジタル化による手続きの効率化更新状況の一元管理によるリスクの低減
コストの最適化	重複契約の発見未使用ライセンスの特定が容易部門別予算管理が比較的容易為替変動を考慮したコストの把握
データの正確性向上	データの重複登録防止契約情報の一元管理による整合性向上
業務効率の改善	手作業による確認作業の削減担当者間の情報共有の円滑化検索機能による必要な情報への素早いアクセス
コンプライアンス強化	契約条件の統一的な管理更新漏れによる意図しない継続の防止

サブスク管理システムの導入は単なる管理業務の効率化だけでなく、組織全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進にも寄与します。
リモートワークが一般的になった中で、特にクラウド型のサブスク管理システムだと、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるようになりますので、働き方改革にも貢献することでしょう。

サブスク管理システムの主な機能

DXが進む中、サブスク型サービスを活用する企業も増えてきています。それに伴い、これらのサービスを効率的に管理するためのシステムも進化を続けています。
サブスク管理システムには以下で紹介するような機能が実装されており、契約管理の効率化から戦略的な意思決定まで、幅広いニーズに対応するでしょう。

契約管理機能

「契約管理」は、サブスク管理システムの要となる基本的な機能です。

契約管理に関わる機能を詳細に見てみると、次のように説明することができます。

契約情報の一元管理
→　利用サービス名、料金プラン、契約開始日などを体系的に管理できる。
更新日管理とアラート機能
→　契約更新日が近づくと通知を受け取り、適切なタイミングで判断することができる。
契約更新の履歴管理
→　プラン変更や金額の推移を確認できる。
関連書類の保管
→　契約書、請求書、利用規約などの関連文書を紐付けて管理する。
柔軟な料金体系の管理
→　定額・段階・従量など多様な課金形態に対応できる。

これらの機能により、契約の見落としや更新忘れのリスクを低減させられるでしょう。特にクラウド型のシステムであれば、場所を問わず契約情報の確認が可能となり、リモートワーク環境下でも適切な管理が実現できます。

ユーザー管理機能

ユーザー管理機能とは、組織内でサブスクを利用するメンバーを適切に管理する機能のことです。特に多人数でサービスを共有する場合に重要となります。

具体的には次のような機能のことを指します。

アカウント管理
→　利用者の登録、変更、削除を一元的に管理。
→　シングルサインオン（SSO）との連携でアクセス管理はさらに効率化。
部署別の管理
→　部署や部門、組織構造に応じた利用状況の把握とコストの適切な配分。
利用状況のモニタリング
→　個人や部門単位での利用状況を可視化し、適切なライセンス数を把握。
→　未使用アカウントを特定したり、過剰なライセンスの購入を防止したりするのに役立つ。

これらの機能により、組織規模に関わらず適切なアクセス管理とセキュリティ確保がやりやすくなるでしょう。またユーザー管理の効率化により、ITシステム管理者の負担を軽減し、組織全体のサブスク活用の最適化をサポートしてくれます。

決済管理機能

サブスクの支払い管理は特に件数が増えてくると複雑になりがちですが、システムによる一元管理により、以下のような機能で業務効率を向上させることができます。

支払い方法の管理
→　クレジットカード、銀行振込、口座引き落としなど、多様な支払い方法を一元的に把握できる。
→　支払い方法別の自動処理や承認フローの設定。
支払い金額の自動集計
→　定期支払いの自動集計により、予算管理の工数を削減。
→　複数サービスの支払いを統合することで総合的なコストの把握が容易になる。
支払い状況の管理
→　未払いの有無や次回支払い日などを効率的に把握しやすい。
請求書の管理
→　電子請求書の受領、承認、保管を一元的に管理する。

これらの機能は経理担当者の業務負担の軽減に大きく寄与してきます。また、財務管理にも関わってくるため経営判断にも間接的に貢献します。

分析機能

分析機能が搭載されているシステムなら、サブスクの活用をさらに効果的にすることができるでしょう。例えば次のような分析機能です。

月別の支出分析
→　経費の推移をさまざまな切り口で分析し、コストの変動要因を特定する。
カテゴリ別の分析
→　業務用ツール、クラウドサービス、情報サービスなど、目的別の支出を正確に把握する。
利用頻度の分析
→　実際の利用状況を可視化し、契約プランの最適化に貢献する。
レポート作成
→　経営判断に関わる分析結果のレポートを必要な形式で出力する。

分析機能の活用により、単にコスト管理をするだけでなく、サブスクの戦略的な活用が可能となります。特に規模の大きな組織だと、部門を横断した分析が実施できることで、全体としてより大きな効果を得ることができるでしょう。

組織規模	重視すべき機能	選定のポイント
個人・フリーランス	基本的な契約管理支出の可視化	シンプルな操作性やコストパフォーマンス。
中小企業	更新アラート基本的な予算管理部門別管理承認フロー	導入のしやすさや基本機能の充実度。他システムとの連携など。
大企業	詳細な権限管理カスタマイズ性	セキュリティやグローバル対応。

規模・目的に合ったサブスク管理システムを選ぼう

サブスク管理システムは、契約管理の効率化から支出の可視化までさまざまな課題を解決する有益なツールです。

導入の検討においては、まず自社の課題を明確にし、必要な機能を見極めることが大事です。エクセルでの管理に限界を感じている場合でもいきなり多機能なシステムを導入するのではなく、無料トライアルなどを活用して実際の使用感などを確認しておきましょう。

個人利用であればスマートフォンでの使いやすさを、法人利用であれば組織規模に応じた機能の充実度を重視するなど用途に合わせた選定を行うことで、より効果的な活用が可能となります。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：古関俊祐（弁護士）
【所属先】
弁護士法人ＨＡＬ　（肩書：代表弁護士）
【プロフィール】
弁護士　古関俊祐
中央大学法学部卒。地元の東京都葛飾区で新小岩法律事務所を開設後、現在は弁護士法人ＨＡＬの代表弁護士として活動中。
主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。