作成日 : 2024年12月27日

電子契約システムを飲食店に導入するメリットは？選定のポイントや活用事例を解説

電子契約システムは飲食店の業務効率化に大きく貢献します。従業員の雇用契約や取引先との契約書作成、バックオフィス業務の自動化などにより業務スピードが向上し、コストも削減、人的ミスも防ぎやすくなります。契約書の送信コストや管理機能、更新期限の通知機能などに着目して自社に合ったシステムを選定するとよいでしょう。そのほか活用事例なども当記事で解説します。

電子契約システムで効率化できる飲食店の業務とは
飲食店に電子契約システムの導入をおすすめする理由
飲食店が電子契約システムを選ぶ際のポイント
飲食店が電子契約システムを活用した成功事例
電子契約システム導入で店舗運営に集中！

電子契約システムで効率化できる飲食店の業務とは

電子契約システムを導入することで、飲食店の多岐にわたる業務の効率化が期待できます。具体的にどのような業務で活用できるのか、それぞれの場面に分けて詳しく見ていきましょう。

従業員の雇用契約

飲食店ではアルバイトやパートの入れ替わりが比較的早い傾向にあり、それに伴い雇用契約書の作成や更新が頻繁に発生します。特に繁忙期には短期アルバイトの採用が増えるケースもあり、契約業務の負担は無視できません。

しかし電子契約システムを導入していれば、次のような効率化が実現できます。

テンプレート機能により基本給や勤務時間などの条件を入力するだけで契約書を自動生成できる。
スマートフォンでの電子署名に対応し、来店することなく契約を完了させられる。
雇用条件の変更時もデータの更新と再送信で簡単に対応できる。
契約書の紛失リスクがなく、更新漏れも防止できる。

※これらの機能は多くの電子契約システムで提供されているが、機能の詳細はシステムによって異なることに留意する。

例えば、週末限定で働くアルバイトスタッフについて言えば、従来は店舗での契約書作成と署名が必要でしたが、電子契約なら応募時点でオンライン面接と併せて契約まで完了できます。

取引先との契約

食材の調達先や清掃会社など、飲食店は顧客や従業員以外にも多くの取引先がおり、継続的に契約業務が発生します。これらの取引先と交わす契約書も電子化することができれば業務効率が大きく向上するでしょう。

取引先ごとの契約内容をデータベース化すれば一元管理が可能ですし、価格改定などの契約変更にもスピーディーに対応できます。また、支払い条件や納品スケジュールなどの重要事項を簡単に検索できますし、契約更新の自動通知設定をすることで更新を忘れてしまうことも回避できます。

特に複数店舗を展開する飲食店だと、取引先との契約を本部で一括管理できる利点は大きいでしょう。

バックオフィス業務

契約関連の書類は、人事・経理・総務などのバックオフィス業務全般に関わるものです。電子契約システムの導入により、以下のような業務改善が期待できるでしょう。

契約書の保管スペースが不要になる。
書類の検索時間を短縮できる。
契約内容の確認作業がスムーズになる。

例えば社会保険の手続きや給与計算に必要な雇用契約書の確認も、システム上の検索機能から瞬時に行えるようになります。また、労働基準監督署による調査への対応も、電子データで一元管理していれば迅速に行えます。

このように、電子契約システムは飲食店のさまざまな業務のシーンで活用でき、人的コストの削減だけでなくミスの防止やコンプライアンス強化にも貢献してくれます。特に人の出入りが多く複数の取引先と継続的な契約関係を持つ飲食店では、その効果も大きなものとなるでしょう。

飲食店に電子契約システムの導入をおすすめする理由

電子契約システムの導入は、飲食店経営のさまざまな課題を解決する有効な手段となるためおすすめといえます。特に注目すべき導入のメリットについて具体的に解説していきます。

契約業務のヒューマンエラーを防止できる

電子契約システムによって、契約書の作成が迅速かつ簡単になります。上述の通りテンプレート機能を使えば、基本的な条件を入力するだけであらかたの契約書が完成しますし、これにより手入力で起こる記入ミスや時間の浪費も防ぐことができます。

バックオフィス業務を自動化し人的コストを削減できる

飲食店での電子契約システム導入は、バックオフィス業務の自動化と人的コスト削減に大きく貢献します。

契約書の作成や管理、更新の通知などさまざまな業務内容を自動化することができ、これにより事務作業に費やす時間と人員を削減できるでしょう。そしてその分をコア業務である接客や調理に注力できます。

書類の管理コストを削減できる

紙で契約書類を保管していると、スペースやコストがかかるだけでなく、紛失や劣化のリスクも生じます。しかし電子契約システムを導入することで、以下のようにコストを削減することができます。

書類保管用のキャビネットが不要になる。
印刷費や送料を削減できる。
契約書の検索時間を短縮できる。
バックアップデータで安全に保存ができる。

このように電子契約システムの導入は、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現できる有効な投資といえるでしょう。特に人手不足で悩んでいる店舗や組織の規模が大きな企業であれば、その効果も大きなものとなります。

飲食店が電子契約システムを選ぶ際のポイント

電子契約システムの導入を検討する際は、飲食店特有の業務特性に合わせて適切なシステムを選択することが重要です。選定に当たっては以下のポイントを意識しましょう。

契約書の送信にかかる費用が安い

飲食店は雇用契約書などの発行枚数が多い傾向にあるため、「契約書の送信にかかる費用」に着目して電子契約システムを選ぶこともポイントの１つといえます。

例えば月額費用と送信料でコスト全体が構成されているプランだと、月額費用だけを見たのでは的確に判断することができません。一通当たりどれだけの費用が発生するのかをまず考え、全体としてどれほどのコストがかかりそうかを比較検討していきましょう。

契約書の管理のしやすさ

契約書の作成や送信だけでなく、システム内で管理が適切にできることも大事なポイントです。この機能まで備わっていることで管理コストが別途発生するのを回避することができます。

また、その管理のしやすさにも注目しましょう。部署など問わずシステム上で一元管理ができると、契約書の管理にかかる手間が大きく削減できます。複数店舗ある場合や本部が別にある場合には特に重要なポイントといえます。

契約の更新期限を知らせてくれる

雇用契約など契約数が多くなるということは、その分更新時期も頻繁に訪れるということになります。

そこで、電子契約システムによって更新期限が把握しやすくなるのか、という点にも着目してみましょう。更新期限が近付いたときに自動で通知をしてくれる機能があれば、更新漏れを防止することができます。

飲食店が電子契約システムを活用した成功事例

すでに電子契約システムを活用して成果を出している飲食店も多くあります。例えば複数の居酒屋を運営するある企業では、電子契約システム導入によってアルバイトスタッフの雇用契約に関する業務、昇給に関することや雇用期間の作業などが効率化され、月当たり44時間も削減することに成功しています。期日管理について自動で通知を受けられるようにすることで本部との連絡もスムーズになったという事例もあるようです。

また、契約締結のスピードが向上したことで、導入前には1週間かかっていた作業が最短1日に短縮され、売上の機会損失を防いだという事例もあります。電子契約システム導入以前は製本をしたり、郵送したりするのに時間をかけていたのが、電子化によって不要となったためです。さらにこれらの作業が不要になったということは、スピードが上がったというだけでなく、書面の取り扱いにかかるコストが削減されたということも意味します。

電子契約システム導入で店舗運営に集中！

「電子契約システムの導入」は、飲食店における多くの課題を解決するために有効な手段といえます。従業員の雇用契約や取引先との契約書作成など、これまで手入力をしていた業務を自動化することで、大幅な効率化が期待できます。

システム選びでは、契約書の送信コストや管理機能、更新期限の通知機能など自社の業務特性に合った機能を持つものを選択することが大事です。導入により削減できる人件費や管理コストも考慮すれば、中長期的には十分な投資効果が見込めるでしょう。

そして契約業務の効率化により生まれた時間を接客サービスの向上や店舗運営の改善など本来注力すべき業務に充てることが可能となり、競争力強化にもつながります。まずは自社の課題を洗い出し、電子契約システムの導入についても検討してみてはいかがでしょうか。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：古関俊祐（弁護士）
【所属先】
弁護士法人ＨＡＬ　（肩書：代表弁護士）
【プロフィール】
弁護士　古関俊祐
中央大学法学部卒。地元の東京都葛飾区で新小岩法律事務所を開設後、現在は弁護士法人ＨＡＬの代表弁護士として活動中。
主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。