作成日 : 2024年11月7日

契約書管理システムの導入ガイド！選び方や事例、導入の流れを解説

契約書の管理は企業にとって重要な業務の1つです。事業が拡大すればするほど増えていく契約書の管理は、企業にとって負担が大きく悩みを抱える企業も多いでしょう。この課題を解決する手段としておすすめなのが、契約書管理システムの導入です。

本記事では、契約書管理システムの導入メリットや考慮すべきポイント、成功事例まで詳しく解説します。

契約書管理システムを導入するメリット
契約書管理システムを導入する場合の注意点
契約書管理システムを導入したきっかけは？
契約書管理システムを導入する前に必要な準備
契約書管理システムの選び方
契約書管理システムを導入する流れ
契約書管理システムの導入事例
契約書管理システムの導入で効率化とコスト削減を同時に実現しよう

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムとは、企業や組織が契約書を効率的に作成、保存、管理、追跡するためのツールのことです。契約書管理システムを導入すれば、以下に挙げるようなメリットを得られます。

ペーパーレスによるコスト削減

契約書管理システムを導入すれば、紙の契約書に関わる諸経費（印刷費用や保管スペースの賃料など）を削減できます。また、電子の契約書には印紙税がかからないため、印紙の貼り付けも不要です。紙の契約書で手間のかかる検索、保管、更新といった作業が自動化されることで、労働生産性の向上によるコスト削減効果も大きいです。

契約業務の効率化

契約業務では、当事者同士のリーガルチェックが繰り返されたり、上司や社内関係者との擦り合わせが必要だったりと、締結までに大きな負担がかかります。契約書管理システムならば、契約当事者同士のやり取りや、契約内容の共有を同一のプラットフォーム上で管理できるため、効率化による負担軽減が可能です。

たとえば、毎回Wordファイルを変更して当事者同士で送付しあうことや、承認プロセスを別のシステムで管理すること、紙の契約書をPDF化するような作業は必要ありません。

契約書理システムは、至るところに存在する契約業務のムダを解消する効果が期待できます。

契約書の一元管理

紙の契約書を電子化することで、簡単に契約書の一元管理が可能です。電子の契約書を一元管理できれば、物理的な保管場所も不要となるでしょう。そもそも契約書管理システムならば、契約書を紙で発行する必要もなくなります。

とくに便利でおすすめの機能は、更新期限の管理です。更新のタイミングをシステムが自動で通知してくれるため、契約更新の忘れや遅延を防げます。さらに、電子化と一元管理を同時に実現することで、契約書の検索性が格段に向上する点も見逃せません。過去に締結済みの契約書の保管はもちろん、必要な契約書を迅速に検索・参照できることは業務効率化にも高い効果を与えます。

情報漏えいのリスク軽減

契約書管理システムは、高度なセキュリティ機能により、不正アクセスや情報漏えいリスクを軽減するよう対策が講じられています。例えば、アクセス権限の厳格な管理やデータ暗号化、データセンターの堅牢性の確保など、多層的なセキュリティ対策が施されていることが一般的です。

アクセス権限の管理機能は、システム内で誰がどの契約書にアクセスできるかを厳密に設定できるため、重要な契約情報を適切に保護できるでしょう。さらに、操作ログの記録も可能なため、機密情報に誰がいつアクセスしたのかを瞬時に確認でき、不正行為の防止にも大きな効果を発揮します。

契約書管理システムを導入する場合の注意点

契約書管理システムを導入する際には、いくつかの注意点を考慮する必要があります。以下の注意点を踏まえることで、導入後にスムーズな運用を確保し、期待される効果を最大限に引き出せるでしょう。

操作方法や仕組みを理解する必要がある

契約業務に関与するメンバーは多岐にわたるため、システムの操作性の良否は事前に確認すべき重要なポイントです。直感的でわかりやすいインターフェースや初期導入設定、日々のメンテナンスが容易であることは定着化の鍵といえるでしょう。

システム化に際しては、従来と業務の進め方が変わることに抵抗感を持つ従業員も散見されます。そのためシステム導入の際には、導入の意義を丁寧に説明するとともに、必要に応じて従業員に対するトレーニングを実施することも必要です。

自社にあったカスタマイズが難しい

システム導入にあたっては、自社の業務プロセスや契約管理のニーズを明確にし、それに合致するシステムを選ぶ必要があります。とくに固有の特殊なニーズがある場合は、自社の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズできるかも考慮すべき点です。

一方、パッケージ型のシステムは、幅広い法人に対応できる標準的な機能を主として搭載するため、自社の現状の運用に完全に組み込むことが難しいケースもあるでしょう。費用対効果を勘案して、ある程度システムの仕様に合わせた運用方法の変更が必要となることは、あらかじめ理解しておく必要があります。

システム利用料がかかる

契約書管理システムの導入には、初期投資やランニングコストが発生します。導入検討の際には、システムの初期導入費用に加え、年間ライセンス料やクラウド利用料、保守費用、トレーニング費用などを総合的に考慮しなければなりません。

とくに、電子署名やタイムスタンプに別途費用がかからないか、導入後のカスタマーサポートに関するコストはいくらかといった、日々の利用に影響するコストの確認も忘れないようにしましょう。

契約書管理システムを導入したきっかけは？

紙の契約書でも困っていないためシステム化の必要性を感じない、またはシステム化に踏み切る決断ができない、といった声も少なくありません。本章では、システム化の要否を検討するうえで、契約書管理システム導入のきっかけとなる課題例をご紹介します。

契約書の郵送への手間とコスト

紙の契約書なら、印刷や製本、捺印、郵送、PDF化、保管といった一連の作業の手間とコストが多く発生します。契約書管理システムならば、これら一連の業務プロセスを省力化することが可能です。

とくに郵送が不要となる点は、発送手配の手間が省けるだけでなく、郵送代のコストカットを同時に達成できるのです。

別々のシステム運用で管理が煩雑

契約業務では、契約書の草案はワードで作成し、承認プロセスは別システムで実施、原本保管はPDF化してストレージで管理といったことはよくある事例でしょう。一連の契約業務において異なるシステム間でプロセスが進むことは、たとえ適切なプロセスを踏んでいるとしても、手間がかかり業務負担は大きくなりがちです。

また、多くの企業では契約書が異なる部署やシステムに分散して管理されており、その検索性に課題を抱えています。日々の細々した契約業務を通して、契約情報の一元化に対する潜在ニーズは高いことでしょう。この情報一元化ニーズが顕在化したタイミングでシステム化が検討されます。

エクセルでの管理が難しい

契約書の管理を手作業で行っている場合、エクセルを利用して、相手先、契約日、契約書タイトルといった内容を一覧化して台帳を作成しているケースが多いでしょう。しかし、契約の更新タイミングや解約期限のような期限管理をエクセルで運用するには限界があります。

更新漏れや解約漏れを防ぐためには、期限通知を自動化できる契約書管理システムの導入が不可欠です。

契約書管理システムを導入する前に必要な準備

契約書管理システムを導入する前には、以下に紹介するような事前準備が欠かせません。これらのステップを踏むことで、スムーズなシステム導入と運用を実現でき、最大限の効果を引き出すことが可能です。

現状の契約管理プロセスの把握

現状の契約管理プロセスや課題を洗い出し、どの部分をシステム化すれば効率化できるかを明確にします。手作業で行っている部分やタイムロスが発生している箇所、ミスが多発しているポイントを特定することが重要です。

実際に契約業務に携わる関係者（法務部、営業部、経理部など）の意見やニーズを集め、全体のプロセス改善に役立てます。

導入目的の明確化

なぜ契約書管理システムを導入するのか、導入目的を明確にします。現状分析を通じて明らかになった自社の課題を解決するために、期待する効果を具体的に定義することが重要です。社内での理解と支持を得やすくなります。

たとえば契約書の検索性向上や契約更新の自動化、リスク管理の強化など、具体的なゴールを設定しましょう。導入後にどのような成果を期待するのか、KPI（重要業績評価指標）を設定することも有効です。（例：契約書の検索時間の短縮率、契約書更新の自動通知によるミス削減数など）

費用対効果の確認

契約業務のシステム化には、初期投資やランニングコストが発生します。それらのコストがどれだけの業務効率化やリスク軽減につながるかを事前に評価する必要があります。とくに契約業務自体は、直接的な利益を生まないため、社内での理解を得ることが難しい場合もあるでしょう。

システム化に必要なトータルコストが、どれだけ業務効率化やリスク軽減につながるか定量的にシミュレーションしたうえで、導入検討を進めるべきです。

他部門との協議

契約書管理は法務部門だけでなく、営業や開発、購買、経理などさまざまな部門が関係します。そのため、導入時には各部門との調整が必要です。

たとえば、先述した導入目的の共有やシステム化後の業務プロセスの変更点、具体的なシステム化のスケジュールなどを事前協議します。社内に法務部門が存在せず、外部の弁護士と顧問契約している場合には、弁護士事務所との調整も必要となるでしょう。関係者との事前連携がスムーズでないと導入後に混乱の生じるリスクがあるため、慎重に進める必要があります。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムは、契約書の作成から締結、締結後の保管まで一連のプロセスを効率化するツールです。本章では、実際に導入を検討する際に役立つ、選び方のコツをご紹介します。

契約書の管理機能が豊富か

契約書の更新通知やバージョン管理、全文検索機能など、管理機能が豊富であることは選定の重要なポイントです。自社の目的やニーズを満たす機能が搭載されているか事前にしっかり確認しましょう。

また近年では、AIを活用した草案作成やチェック機能も登場しており、自社の顕在ニーズを超える改善効果も期待できます。システム選考時には、複数製品を比較検討するのがおすすめです。

電子署名やタイムスタンプに対応しているか

電子署名は、契約当事者が契約書に対して同意したことを示すデジタル上の証明手段です。紙の契約書における会社印の捺印に相当し、法的効力を持たせるために欠かせません。改ざんが困難な電子署名の仕組みを導入することで、契約書の信頼性が保たれます。

また、タイムスタンプは、契約書が特定の日時に存在し、改ざんされていないことを証明するデジタル上の記録です。契約書が作成された時点やその後の変更がないことを証明するために使われます。

無料トライアルがあるか

無料トライアルを利用して、事前に操作感を確認することが重要です。導入後の失敗リスクを抑えるためにも、無料トライアルで自社の運用に適しているか確認しましょう。

セキュリティレベルが高いか

契約書は機密情報を含む重要な書類であるため、セキュリティレベルの高さがシステム選定における非常に重要な要素です。不正アクセスや情報漏えいを防ぐための対策がなされているか、アクセス権限の管理や操作ログの保存・確認機能など、安全性を高める機能が搭載されているかを必ず確認しましょう。

外部システムと連携できるか

契約書管理システムを選ぶ際は、単体の機能だけでなく、外部システムとの連携可能性も十分に考慮することが重要です。たとえば、CRM（顧客関係管理システム）と連携すれば、顧客ごとの契約状況を把握し、よりきめ細やかな顧客対応が可能になるとともに、業務効率化にもつながります。

システム選考時には、全体の業務プロセスを多角的に俯瞰することが不可欠です。

サポート体制が整っているか

契約書管理システムを選ぶ際には、システムの導入時だけでなく、導入後にも十分なサポートが受けられるか確認する必要があります。カスタマーサポート体制が充実していれば、システム定着化や効果的な活用を後押しする役目を果たしてくれるでしょう。

電話やメール、チャットなど、どのような方法でサポートを受けられるかについて、サポート対応時間やマニュアル、FAQの充実度なども確認しておくと安心です。

契約書管理システムを導入する流れ

本章では、実際に契約書管理システムを導入する際の流れを説明します。

期限が切れそうな契約書がないか確認する

現在保管している契約書の分類、整理、デジタル化を行います。紙ベースで管理している契約書をデジタル化し、既存のデジタルデータも整理しておくと、システム導入時の移行がスムーズです。このとき、すでに保管してある契約書の更新期限も確認しておくと、導入設定の際に役立つでしょう。

自社に必要な機能が備わった契約書管理システムを選定する

自社の契約管理における課題を洗い出すとともに、どのような機能が必要かを明確にし、複数製品を比較検討します。たとえば、以下のような機能の要否を選定の検討項目とします。

契約書の作成・テンプレート機能
承認フローの自動化
契約書の保管・検索機能（契約相手、契約期間、契約内容など）
契約期限の通知・アラート機能
契約書のバージョン管理機能
電子署名対応
他のシステムとの連携機能（CRM、ERPなど）
セキュリティ機能（データ暗号化、ログ取得機能など）
アクセス権限管理

契約書管理システムの詳細機能・サポートや料金体系を比較する

複数の契約書管理システムを比較し、自社のニーズに合致するものを選びましょう。上述した機能の搭載有無や必要コスト、サポート体制などを一覧化し、総合的に比較するのがおすすめです。

無料トライアルで操作性を確認する

無料トライアルやデモ版に申し込み、インターフェースや実際の操作性を確認し、社内で評価します。導入後の運用がスムーズになるかどうかを判断できます。とくに、契約書作成や検索、承認フローがどれだけ簡単に行えるか、そして自社ニーズに欠かせない機能を重点的にチェックしましょう。

乗り換え先のシステムを決定する

選定したシステムの提供ベンダーと詳細な相談を行い、詳細機能や導入ステップ、カスタマイズの可能性について確認します。また、利用人数や搭載機能など、サービス内容によってコストの異なる場合があるため、詳細な見積もりを依頼します。一度契約すれば、1年間は解約できないなど、最低契約期間が設定されていることもあるため、契約条件も必ず確認しましょう。

既存の契約書のデータ移行の準備をする

既存の契約書データを新しいシステムに移行する際の方法や範囲を決定します。移行作業には、データの整備やクリーニングが必要な場合もあるため、十分な時間を確保しましょう。

新システムに契約書のデータをアップロードして運用を開始する

導入設定が整い、操作指導や仮稼働などの準備ができたら、全社で本格運用を開始します。

開始当初は社内ユーザーからの問い合わせに備えて、社内の問い合わせ窓口を用意するのがよいでしょう。動画のマニュアルやFAQなどを常設しておくのも定着化に有効です。

契約書管理システムの導入事例

本章では、実際に契約書管理システムの導入によって業務改善を実現した企業の事例をご紹介します。

契約締結スピードが1週間から最短1日へ｜ビズリードコンサルティング株式会社

ビズリードコンサルティング株式会社では、2021年11月に「マネーフォワードクラウド契約」を導入しました。その結果、契約締結スピードが導入前の1週間から最短1日へと大幅に短縮され、売上の機会損失がなくなり、業務効率が大幅に改善されました。

導入前には、郵送や製本に時間がかかり、契約締結の遅れにより案件開始に遅延が生じることがありました。そこで、会社設立時から利用しているマネーフォワードシリーズを追加し、高い信頼性と明瞭な料金のマネーフォワードクラウド契約を導入しました。

導入後には、印刷や郵送の手間がなくなり、契約締結がオンラインで完結するようになったことで業務効率化を実現しました。それだけでなく、契約締結までの時間が大幅に短縮され、案件開始がスムーズになった点や導入時のサポートが充実している点も評価されています。

マネーフォワードクラウド事例

契約締結スピードが1週間から最短1日へ。売上の機会損失がなくなり、大幅な業務改...

1,000件を超える契約書の一元管理を実現｜東京日化サービス株式会社

東京日化サービス株式会社では、2021年5月に「マネーフォワードクラウド契約」を導入。これにより、1,000件を超える契約書の一元管理が実現し、契約更新の把握や営業機会の最大化が可能になりました。

業務効率化のためにシステム導入を検討したところ、料金体系の明確さと既存システムとの連携を重視して、すでに導入済みのマネーフォワードシリーズを選択したため、スムーズに移行が進みました。導入後には、契約書の検索機能により業務効率化を実現しました。契約書の内容確認が迅速に行えるため、トラブル発生時のスムーズな対応も可能になりました。

マネーフォワードクラウド事例

1,000件を超える契約書の一元管理を実現。契約更新を社内全体で把握し営業機会を最...

押印申請フロー機能をカスタマイズなしで利用できる｜Keioh株式会社

Keioh株式会社は、契約書管理業務の効率化とリスク管理の強化を目指して「マネーフォワードクラウド契約」を導入しています。導入前は、契約関連の作業に月間10〜20時間かかり、テレワーク中でも契約書確認のために出社する必要があるなどの課題がありました。

導入後は、契約関連の作業時間を月1〜2時間に短縮し、どこからでも契約書が確認できる環境を整備。さらに、押印申請フローにリーガルチェックを組み込み、業務プロセスの漏れの防止につなげています。その結果、契約書の管理とワークフローが一気通貫で進行する業務改革を実現しました。

マネーフォワードクラウド事例

押印申請フロー機能をカスタマイズなしで利用できることが他社からの乗り換えの決...

契約書管理システムの導入で効率化とコスト削減を同時に実現しよう

契約書管理は企業にとって重要かつ不可欠な業務の1つです。従来の紙ベースの契約書は、郵送コストや手間がかかり、生産性も低いままでした。企業のDX化が加速する中、契約書管理システムの導入は、企業の業務効率化やリスク管理に不可欠な取り組みと言えます。

またそれだけでなく、郵送費などのコスト削減や労働生産性の向上による人件費の削減など、企業にとって多くのメリットをもたらします。自社に合ったシステムを選び、導入準備を万全にすることで、契約業務の効率化とコスト削減を同時に実現しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：幸谷泰造（弁護士・弁理士）
市ヶ谷東法律事務所代表。ソフトウェア・インターネット・知的財産に関する法分野を専門とするソフトウェアエンジニア出身の理系弁護士・弁理士。
ソニー株式会社で知的財産業務を約6年経験し、弁護士となった後は大手法律事務所等で企業法務に従事。
エンジニア出身のバックグラウンドを活かし、IT系企業の契約書の作成やチェックを数多く経験。
慶応義塾大学大学院理工学研究科非常勤講師として「実践知財管理」を担当。2022年度特許庁I-OPENプロジェクト専門家サポーター。

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