- 更新日 : 2024年8月30日
契約書の別紙とは？どういう場面で使用する？
契約書を作成する際、「別紙」も一緒に作成することがあります。契約書作成の実務にあまり携わらない方は、「なぜ別紙は作成されるのか」「そもそも別紙とは何か」といった疑問を持つかもしれません。
この記事では契約書の別紙ついて解説し、使用される場面や作成する際の注意点を紹介します。
目次
契約書の別紙とは？
契約書の別紙について明確な定義はありませんが、「契約書全体を見やすくし、情報を整理するために用いられる書類」といえるでしょう。
契約書の1ページとして綴じられている場合もあれば、契約書とは別に別紙が綴じられている場合もあります。
契約書の別紙が使用されるシチュエーションとしては、契約書内の各条項にすべて書き記すには情報量が多すぎる場面が挙げられます。
例えば「第〇条（契約金額）」と題して契約金額を定める場合、単一の金額ならシンプルに書き記すことができます。しかし、契約金額の種類が非常に多い場合はこの条項だけ文字数が多くなり、契約書が見づらくなるおそれがあります。このような場合は「別紙のとおり」などと記載し、別紙で契約金額のみをまとめると見やすくなります。
その他、契約内容に関係する商品や製品、物件などを具体的に指定する必要があり、かつその種類が多い場合も、別紙にまとめたほうが見やすくなるでしょう。
別紙には特に決まった使い方はないため、本文をすっきりさせたい、本文のフォーマットに合わせると見づらくなる、といった場合に別紙を作成するとよいでしょう。
契約書の別紙の扱い・立場
別紙は契約書の内容を補完するもので、契約書の本文において「別紙に定める」などと記載されることで、契約書の一部となります。
いわゆる「別添」や「付属書」などはあくまで参考資料であり、契約書そのものとは区別されることもあります。一方で契約書の本文において「別紙に定める」などと記載された場合の別紙に記載される内容は契約書と一体になっており、契約書に書くことができない情報を記載するものであり、契約書の一部である点が別添や付属書と異なります。
例えば、契約金額の定めは非常に重要な情報であり、別紙としてまとめられることはあっても参考資料とはいえません。同様に契約の目的物も重要な情報であり、別紙としてまとめられることはあっても参考資料とはいえません。
しかしながら、別紙は明確に定義されているわけではないので注意が必要です。別紙に記載する事項が契約成立に欠かせない重要な情報とは限りませんし、参考資料としての意味合いを持つ情報が別紙にまとめられることもあります。
契約書の別紙に記載する項目
別紙に記載すべき項目に、制約はありません。
必ず守らなければならない体裁や形式もなく、だからこそ別紙としてまとめるメリットがあるともいえます。
契約書本文のように「第〇条（・・・）」などとせず、単にリストを並べたり、表で示したりすることもあります。
ただし、本文の該当箇所に記載された内容との対応をわかりやすく記載する必要があります。
例えば、契約金額や目的物、その他の情報を別紙にまとめた場合、単に「別紙のとおり」とだけ記載すると、別紙のどこにその情報があるのかわからないかもしれません。
そのような場合は「別紙1」「別紙2」などと番号を付けて、情報ごとに別紙を分けるとよいでしょう。本文にも「本契約の契約金額は別紙1に定めるとおりとする」と記載すれば、別紙のどこを確認すればよいかがすぐにわかるでしょう。
契約書の別紙に関する注意点
別紙を作成する際は、以下の点にも注意しましょう。
別紙の別紙は作っても問題ない？
複雑かつ情報量が多い場合、別紙にさらに別紙を設けたいと思うことがあるかもしれません。
別紙の作成方法については法的なルールがあるわけではないため、別紙の別紙を作成することで契約書が無効になるといった問題が生じることはありません。
しかし、別紙は契約書を見やすくするために作成するものであり、別紙の別紙を作成すると階層が深くなってわかりにくくなるでしょう。また、その結果、当事者の合意した内容が争われるなどして契約書のトラブル防止効果が弱まる可能性もあります。
そのため、別紙の別紙はできるだけ作成しないようにして、「別紙1、別紙2として分けるのはどうか」「もっとすっきりとした別紙にできないだろうか」といったように、書き方を工夫したほうがよいでしょう。
追加や差し替えをするときはどうすればよい？
別紙に記載した内容に追加をしたい場合や内容を差し替えたい場合は、相手方の同意を得た上で変更を書面で行いましょう。
基本的に契約は口約束でも成立するため、内容の変更についても同意がとれていれば効力が生じます。
しかし、将来起こり得るトラブルを防止するためには、変更内容を記した書面を作成し、両当事者が記名押印を行っておくのが理想です。特に契約金額などの重要な情報は、書面を作成していないと「そんなことは聞いていない」「証拠はあるのか」と主張されるリスクがあるからです。
なお、契約内容の趣旨が変わるような場合は、契約書を一から作成し直したほうがよいでしょう。
別紙の一部を変更するような場合は、「覚書」「変更契約書」などと題した書面で「別紙1第〇条の『金〇円』を『金〇円』に変更する」といったように記載し、追加するだけで足りるのが一般的です。
別紙を使ってわかりやすい契約書を作成しよう
別紙の有無は契約書の効力を左右しませんが、本文で大量の情報を羅列するとわかりづらくなることがあるため、そのような場合は別紙を作成して情報を整理するのがベターです。
別紙の書き方に決まりはないので、契約の相手方が理解しやすいように工夫してまとめましょう。
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よくある質問
契約書の別紙とは何ですか？
契約書を見やすくするために、情報を整理した別ページのことです。詳しくはこちらをご覧ください。
契約書の別紙の扱いについて教えてください。
別紙は契約書の内容を補完するもので、通常は単なる参考資料ではなく契約書の一部として機能するため、重要な役割を担います。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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