• 作成日 : 2024年3月8日

法律文書とは?定義や種類、作成時の注意点を紹介

法律文書とは?定義や種類、作成時の注意点を紹介

法律文書とは、法的効力を有する文書のことです。契約書をはじめ、通知書や同意書、利用規約など、企業活動で使う文書の多くが法律文書として挙げられます。契約や取引の証拠となる法律文書は、異なる解釈を生まないよう明確な文言で記載しなければなりません。

本記事では法律文書の定義や種類、一般的な作成の流れについて解説します。

法律文書とは

法律文書とは、権利義務に関するものや、それを証明する文書のことです。ここでは、法律文書の定義や種類について解説します。

法律文書の定義

法律文書は「法的効力を持ち、相手との合意や約束事を証明するための文書」を指します。契約や取引を行う場合やトラブルについて和解するとき、訴訟を提起する場合など、幅広い場面で作成されます。

作成する形式や内容について、特に法律上の決まりはありません。書面にするかしないか、どのような内容にするかは自由ですが、文書にすることで内容が明確になり、思い違いを防げます。また、取引などにおいて後でトラブルが起きた場合、法律文書が証拠となる点がメリットです。

法律文書の種類

法律文書の代表的なものは、お互いの合意を証明する契約書です。契約書は契約によってさまざまな種類に分かれ、同じ合意書面として覚書や合意書と呼ばれるものもあります。

通知書や同意書、利用規約なども法律文書です。このほか、企業活動ではさまざまな種類の法律文書を取り扱います。

代表的な法律文書については、次の項目で詳しくみていきましょう。

事業者が扱う代表的な法律文書

事業者が取り扱う法律文書にはさまざまな種類がありますが、特に多いのが合意を書面にまとめた契約書です。ほかにも、事業内容によっていろいろな法律文書を作成します。

ここでは、代表的な法律文書を紹介します。

契約書

契約書は双方の合意内容を書面にした、代表的な法律文書です。ビジネスシーンでは、さまざまな契約を結びます。会社と取締役の間では委任契約を締結し、従業員を雇用した際には雇用契約を交わします。取引先との契約では事前に秘密保持契約を締結するのが一般的です。これらの契約のほとんどで、契約書が作成されます。

契約書は、契約内容によって、主に次のような種類に分かれます。

  • 売買契約書
  • 請負契約書
  • 賃貸借契約書
  • 委任契約書
  • 秘密保持契約書(NDA)
  • 業務提携契約書
  • 金銭消費貸借契約書

契約内容により名称が分かれ、それぞれ取引の内容を証明します。

利用規約(約款)

利用規約は、事業者が提供するサービスについて、利用に関するルールを定めたものです。サービス内容に関する事業者の権利義務や、サービス利用者の遵守すべき内容が記載されており、約款とも呼ばれます。

サービス利用者が利用規約に同意すると契約の一部となり、利用者を法的に拘束する法律文書となります。

利用規約は、不特定多数の利用者に対して同じサービスを提供する場合に、個別に契約を締結することは煩雑になるため、統一的なルールを定めてすべての利用者を管理することを目的としています。

通知書

通知書とは、相手方に対して何らかの事項を通知する文書です。「採用通知書」「労働条件通知書」「契約解除通知書」など、企業で扱う通知書にはさまざまな種類があります。

単なる連絡事項を記載した通知書は法律文書にあたりませんが、契約によって必要とされている通知を行う場合、契約上の義務を果たす文書であり、法律文書になります。

同意書・承諾書

同意書とは、何らかの事項について作成者が同意していることを証明する文書です。承諾書とも呼ばれます。同意書は、法律や契約で本人の同意が必要な場合に、同意を得た事実を証明することを目的に作成するものです。

同意書の例としては、個人情報の提供を受ける場合に本人から取得する場合、あるいは未成年者と契約を締結する場合に法定代理人から提出を受ける場合があげられます。

同意書は説明義務を果たしたことを証明したり、不完全な法律行為を完全に有効にしたりする法的効果があり、法律文書の1つだといえます。

誓約書・念書

誓約書は、相手方に対して何らかの事項を約束する書面です。念書とも呼ばれます。当事者のどちらかが義務を負うという点で、合意書面である契約書と異なります。

誓約書には一方が約束する内容が記載されており、法的効力がある法律文書です。誓約書を提出した側は記載した内容を守る義務を負い、受け取った側はその内容を守るように求める権利を持ちます。

保証書

保証書とは、製造者(メーカー)が製品の品質について保証することを示す書面です。一般的に期日が設けられ、期間内に通常の利用範囲内で故障や不具合が発生した場合、無料で修理や交換をする旨の記載がされています。

保証書の発行は法律上の義務ではありませんが、発行することでメーカーや製品の品質に対する信用を得られます。保証内容や期間と合わせて免責事項も記載することで、損害賠償責任を回避できるのもメリットです。

保証内容や保証期間などが記載された保証書は、期間内に保証する義務を表示した法律文書だといえます。

内容証明郵便

内容証明郵便とは、一般書留郵便物の内容文書について証明する郵便局のサービスです。いつ、どのような内容の文書が誰から誰宛てに差し出されたものかを証明するもので、それ自体は法律文書ではありません。

しかし、内容証明郵便の発送によって解除の通知や時効の援用など、法律効果を発生させるものであれば、法律文書といえます。

内容証明郵便が利用されるのは、主に差出人が受取人に対して何らかの法的請求を行う場合です。例えば、支払い期限の過ぎた代金の督促や、契約の解除通知といった場面で利用されます。

内容証明郵便自体に法的強制力はありませんが、相手に対して強い意思を示し、心理的な効果を与える目的があります。

公正証書

公正証書とは、私人(個人または法人)からの嘱託により、公務員である公証人がその権限に基づいて作成する公文書のことです。 私文書に比べ、文書の成立について真正であるという強い証明力があります。法律文書といえるかは、作成した文書により異なります。

公正証書を作成するのは、主に遺言書や離婚合意書、遺産分割協議書といった文書です。公正証書にすることで文書の証明力が高まるとともに、記載された約束(債務)を履行しなかった場合に強制執行ができる執行力を持ち、法律文書だといえます。

法律文書の一般的な作成フロー

法律文書に記載する項目は、契約内容に応じてさまざまです。具体的な作成方法は個別に検討する必要はありますが、ここでは契約書を例にして、一般的な作成フローをみていきましょう。

文書の目的を具体的に定める

まず、契約内容を確認してどのような文書を作成するかを考え、作成する契約書の種類を確定しましょう。

次に、文書を作成することで何を達成したいか、目的を具体的に定めます。売買契約書であれば、当事者間で合意した内容を書面に記載してトラブル防止し、万一トラブルが発生した場合にはリスクを最小限にとどめることを目的に作成します。

目的を定めたら、契約当事者双方の権利と義務を洗い出しましょう。 お互いの権利義務について認識を一致させ、契約書には正確な内容を反映させます。

さらに、契約によって想定されるリスクを考え、抽出して予防策を契約書に記載しておくことも大切です。

適切な形式を選択する

目的を定めたら、文書に適切な形式を選択します。契約書は、次の項目を記載することが一般的です。

  • タイトル
  • 前文
  • 本文
  • 後文
  • 契約締結日
  • 当事者の住所と署名・捺印

タイトルは、「〇〇契約書」など文書の内容が一目でわかるように設定します。

前文は、誰と誰とが、どのような契約を締結するのかを記載する項目です。 さらに、契約の内容を明らかにするため、目的を記載します。

記載例は、次のとおりです。

〇〇株式会社(以下「甲」という)と株式会社△△(以下「乙」という)は、××の目的のため、業務委託契約を締結する。

本文は、契約条項を記載します。条・項・号と段階的に記載するのが一般的です。事前に洗い出した権利・義務を網羅することを意識して記載しましょう。

後文には契約書の作成枚数や契約書の所持者、原本・写しの作成について記載します。

契約締結日は契約書の作成日を記載し、最後に契約締結を行う当事者が署名捺印または記名押印をします。

それぞれの条項を定める

本文の一般条項には、当事者双方の権利と義務を意識し、契約の内容に従って記載します。契約で記載するのは、次のような事項が一般的です。

  • 守秘義務
  • 個人情報の取り扱い
  • 譲渡禁止に関する条項
  • 期限の利益喪失
  • 不可抗力条項
  • 存続条項
  • 損害賠償責任
  • 契約の有効期間
  • 契約解除事由
  • 反社会的勢力の排除(反社条項)
  • 合意管轄

これらの条項は、トラブルを予防する観点からも記載しておくと安心です。

法律文書を作成する際の注意点

法律文書は法的な効力を有する文書であり、曖昧な表現を使わないなどいくつか注意したい点があります。

ここでは、法律文書を作成する際の注意点を解説します。

曖昧な表現を使用しない

法律文書は曖昧な表現をせず、できるだけ明確な文言で記載することが大切です。文言が曖昧で何通りにも解釈できる場合、トラブルの原因になりえます。

契約締結の際は共通の認識があっても、契約書に複数の解釈ができる表現がある場合、何らかの争いが起きたときに別の解釈を主張される可能性があります。異なる主張が入る余地がないよう、明確な文言を心がけなければなりません。

取引内容や法的な要件を満たしているか確認する

法律文書は、想定される取引の内容や法律上記載が必要な事項など、すべて不足なく記載することが必要です。記載すべき事項に漏れがないかをチェックし、内容が十分か確認しなければなりません。

法令などで様式が決まっている法律文書であれば、それに従いましょう。これまでに社内で類似の法律文書を作成したことがあり、適切な法的チェックを経ている場合は、先例を参考にして作成すれば間違いありません。

内容をレビューする

署名捺印をする前に、当事者間で契約内容をしっかり確認することも大切です。

双方が署名捺印をした時点で合意したことになり、契約が成立します。よく契約内容を確認せずに締結すると、あとから内容について異議を出すことはできません。慎重に内容をレビューし、不足や間違いがないことを確かめてから契約を締結しましょう。

法律文書について正しく理解しよう

法律文書は法的効力のある書面のことで、契約書や利用規約など、さまざまな文書が法律文書に該当します。法律文書を作成することで契約や取引などの内容が明確になり、証拠を残してトラブルを防止できます。

法律文書は、明確な文言を意識して作成することが大切です。法律の要件に沿った作成が必要な法律文書は、e-GOV検索で条文も確認しながら間違いのないよう作成してください。


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