- 更新日 : 2025年5月13日
電子サインとは？電子署名との違いや作り方、導入までの流れをわかりやすく解説
電子サインとは、従来は紙の書類で行っていた同意や承認、本人証明などの認証を電子上で行うプロセス、および電子形式で記録したもののことを広く意味するものです。ペーパーレス化が進む近年のビジネスシーンにおいて、電子サインの導入は重要です。本記事では電子サインとは何かを電子署名との違いとともに伝え、電子サインの作り方や導入方法について紹介します。
目次
電子サインとは
電子サインとは、従来は紙の書類で行っていた同意や承認、本人証明などの認証を電子上で行うプロセス、および電子形式で記録したもののことを広く意味するものです。
買い物をする際に店のタブレット端末に手書きで署名するものが典型例ですが、広い意味で電子サインというときには署名だけでなく、ほかにもさまざまなものが含まれます。
例えば、電話やメールによる本人確認、指紋・声紋・静脈による生体認証なども電子サインの一部といえます。
電子サインと電子署名の違い
電子サインと電子署名は似た言葉ですが、厳密には別のものを意味します。
電子署名とは、電子署名法という法律で認められた電子サインの一種であり、広い意味での電子サインの中に電子署名も含まれます。
具体的な電子署名の定義を示すと、「電子文書ファイルに別途付加された署名データで、作成者が表示されており、改ざんが行われていないかどうかを確認できるもの」ということになります。
電子署名には、政府が定めた認証局で発行される電子証明書と相まって、高い法的効力が認められています。
印鑑に例えると、電子サインが認印に、電子署名が実印に相当します。電子サインと電子署名の具体的な違いを表にまとめましたので、参考にしてください。
| 電子サイン | 電子署名 | ||
|---|---|---|---|
| 証拠力等 | 本人性の担保 （真正の推定） | メール認証やシステムログによる証明等 | 電子証明書 |
| 完全性の担保 （非改ざん性） | タイムスタンプ等 | 電子署名＋タイムスタンプ | |
| 本人意思の確認方法 | サインの画像データによる | 電子証明書＋タイムスタンプによる | |
| 証拠力の強弱 | 強いとはいえない | 強い | |
| 手間やコスト | 電子証明書の要否 | 不要 | 必要 |
| 契約相手の負担 | なし （サインのみ） | あり （電子証明書の取得が必要） |
電子サインと電子印鑑の違い
電子サインと類似したものとして電子印鑑も挙げられることがありますが、この2つも意味合いに違いがあります。
電子サインとは、前述した通り書面での署名や押印に代わり同意や承認を示す行為に広く使われる用語です。
一方で電子印鑑は、印鑑を電子データで使用できるような形式で作成をして、電子契約の際などに書面へ押印をする代わりなどのために使われます。つまり、電子印鑑は電子サインの一種といえるのです。
電子印鑑はそれだけで法的効力を発するものではありませんが、電子署名と合わせて使用することにより書類の真正性が保証され、法的効力を発生させることも可能です。
電子印鑑の詳細については、以下の記事をご参照ください。
電子サインと紙の署名の違い
電子サインと紙の署名は、同じく承認を示す行為でも、その法的効果や業務効率などにおいて大きな違いがあります。
紙の署名は物理的な紙面に書かれるもので、本人の自筆により行われます。筆跡が残るため、偽造の判別がしやすく、本人の意思を証明する効果が高いといえます。ただし、書面によって行う必要があるため、文書の保管や管理に手間がかかり、遠くの場所にいる人とのやり取りなどでは郵送の費用や時間も要します。
電子サインは、郵送コストをかけずにオンラインで承認を完結させることができます。データ保存で文書を残しておけるため、紛失リスクも減らせます。単純な電子サインのみでは法的効力はありませんが、電子署名法上で認められた電子署名を用いることで、本人の自筆と同様の法的効力を有することも可能です。
電子サインの法的効力
本人が行ったことの認証ができるのであれば、電子サインにも紙の書類への署名と同等の法的効力が認められます。
本人認証を行う手段にはさまざまなものがありますが、よく行われている方法としてメール認証が挙げられます。
メール認証とは、メールを用いた本人認証の方法のことです。ごく簡単に説明すれば、本人のメールアドレスへ契約用ページのURLを記載したメールを送り、本人がそのURLをクリックして契約した場合、そのURLはメールを受け取ったその人しか知り得ないものなので、本人認証として一定の裏付けが得られるということになります。
ただし、メール認証にはメールアドレスの流出や乗っ取りなどのリスクもあります。このような事態もありうる以上、本人認証として万全であるとはいえません。
電子サインが使える場面
広い意味での電子サインは電子署名と異なり電子証明書がなく、証拠力がさほど強くないため、従来の紙の書面では認印を使っていた場面での使用に向いています。実印や会社代表者の登録印を必要とする重要な書類には、電子署名のほうがよいでしょう。
電子サインを使用できる主な場面として、以下のシーンが挙げられます。
社内承認
契約を締結する前の段階で社内承認を得る際に実印は必要ないので、電子サインが使えます。
一般的に、社内承認を得るには稟議書を提出し、何人もの上司や責任者の許可印を得なければなりません。紙ベースでこのプロセスを経ると、最終決裁を得るまでにかなり時間がかかります。
しかし、稟議書を電子化すれば許可印を得るべき相手の全員に同時に送信することができ、速やかに電子サインで許可を得られるので、決裁までのスピードが向上します。その結果、業務の効率化にもつながるでしょう。
契約締結
これまで、不動産契約や業務委託契約の締結時には、書面の契約書に押印を行うことが一般的でした。
しかし、近年はさまざまな場面におけるデジタル化が進んでおり、契約締結の際も電子契約を導入することが多くなっています。法律上は、多くの契約書において実印は必須ではないため、今後は電子契約を締結する際に電子サインを使用することが主流になっていくと考えられます。
ただし、一部の契約においては紙の書面での契約が法律で義務づけられているケースがあり、そのような場合では電子サインは使用できないことに注意が必要です。
電子サインのメリット
電子サインを導入することで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。企業活動において得られる主なメリットは、以下のとおりです。
郵送代や印紙税、作業する人件費コストが削減できる
紙の契約書を郵送するためには、郵送代がかかります。また、紙の契約書には印紙税法に基づいて収入印紙を貼ることが義務づけられています。1件あたりの金額はわずかでも、大量に契約書を交わす企業活動においては、これらのコストは大きな負担となります。
さらに、紙の契約書を郵送する際は印刷や宛名書き、封入、投函といった作業があり、受け取った書類をファイリングして管理する手間もかかります。またそのための人件費も必要でしょう。
電子サインを導入することで、郵送代や印紙税、人件費といったコストを削減できます。
最短数分で契約締結が出来き、業務スピード向上につながる
紙ベースで契約を締結する際は、まず契約書を印刷して相手方へ郵送し、署名・押印の上返送してもらう必要があるため、1週間程度かかる場合もあります。相手方へ契約書を持参するとしても、往復する時間がかかります。また、契約書に不備があった場合はこれらの作業を繰り返すことになるため、契約完了までに数週間かかることも少なくありません。
電子契約を導入すれば、メールやリモートで契約内容の説明・確認を行った上で、電子サインをしてもらえば最短数分で契約を締結できます。
このように契約締結にかかる工数と時間が大幅に削減されることで、業務スピードの向上につながります。
管理コストが削減できる
契約を紙ベースで行っていると、書類のファイリングや管理に人件費がかかるだけでなく、保管スペースも必要です。大量の書類を保管するために専用の部屋や倉庫を借りるとなれば、その賃料もかかるでしょう。
電子契約の場合は電子データをサーバーやクラウド上に保管できるので、書類の物理的な保管スペースは不要です。管理作業も省力化することができるので、書類の管理コストを大幅に削減できます。
電子サインの作り方
電子サインは、どのようにして行えばよいのでしょうか。ここでは、電子サインの作り方をご紹介します。
手書きのサインを電子化する方法
電子サインは、電子データ上に手書きで行うことができます。
クレジットカードで買い物をする際や宅配便を受け取る際に、手書き署名による電子サインをした経験がある人も多いのではないでしょうか。パソコンで電子データを表示させた場合は、マウスを使って署名します。タブレットやスマホの場合は、指やタッチペンを使って署名すれば電子サインとなります。
都度手書きで電子サインをするのは手間がかかりますが、サインをあらかじめ画像として保存しておき、契約書等のPDFに挿入する方法もあります。
パソコン上でテキスト入力したものや手書きでサインしたものをスクリーンショットで画像化したものが利用できます。また、紙に手書きでサインしたものをスキャンして画像化することも可能です。
パソコンで契約書等のPDFを表示し、そこに画像として保存したサインを貼り付けてPDFとして保存すれば、電子サイン入りの契約書等が完成します。
電子契約サービスを利用する方法
電子契約サービスを利用する方法もあります。
どのようなサービスを契約すればよいのか検討する際は、まず電子サインを利用したい書類の種類を確認しましょう。
契約書や領収書など契約に関する書類のみを電子化したいのであれば、電子契約に特化したサービスを利用することでコストを安価に抑えることができます。そのほかにもさまざまな書類を電子化したい場合は、総合的な電子サインサービスを選ぶべきです。
無料の電子サインのやり方
前述したような電子サインは、アプリを用いて無料で行うことも可能です。ここからは、電子サインを無料で行う方法を簡単に説明します。
PDFを使用した電子サイン
1つ目が、AdobeAcrobatオンラインツールを使う方法です。Adobe IDの発行をする必要がありますが、無料で手軽に電子サインを行うことができます。
方法としては、以下の手順となります。
- AdobeAcrobatオンラインツールで「入力と署名」の項目を選択
- サインをしたいPDFを選択、または直接ドラッグ＆ドロップしてファイルをアップロード
- 「署名を追加」ボタンを押して、サインを配置したい場所を指定
サインをした後のデータは、ダウンロードして保存したり、共有リンクを生成して相手に送ったりできます。
Excelを使用した電子サイン
2つ目が、Excelによる電子サインです。Microsoft Officeが入っているパソコンであれば、Excelを利用して電子サイン（デジタル署名）ができます。
Excelで電子サインを追加する方法は、以下の通りです。
- 署名を挿入したいExcelファイルを開く
- 挿入タブで署名行を選択し、署名者の氏名やメールアドレスなどの情報を入力
- 署名欄を右クリックし、署名を選択して、名前を入力または画像を挿入
同じMicrosoftツールである、WordやPowerPointでも、同様に電子サインを付与することが可能です。
無料ツールやアプリを使用した電子サイン
3つ目が、無料ツールやアプリの利用です。具体的には、以下のようなツールを用いてサインをすることができます。
eSign PDF
アカウントの発行やログインが不要で、PDFなどのデータをアップロードするだけで、簡単に電子サインを挿入できます。
freeeサイン
Googleアカウント、またはfreeeアカウントをもっている場合、無料で使用できます。手順に従って操作をするだけで、書類に電子印鑑の押印やサインが可能で、アプリ上で相手のメールアドレスに送付できます。
電子サインを導入するまでの流れ
電子サインを導入する際は、一定の手順を踏んで進めていくことが大切です。ここでは、電子サイン導入の準備から運用までの一連の流れを解説します。
電子サインの導入目的を明確にする
まずは、電子サインをなぜ導入するのかという目的を明確化します。契約業務の効率化、コスト削減、ペーパーレス化、顧客満足度向上など、具体的な目標を設定しましょう。目標を明確にすることで、サービスの選定や社内での説明の際に、スムーズに進められます。
電子サインの対象業務を洗い出す
次に、業務の中で電子サインを適用できるものを洗い出します。取引先への契約書、顧客への領収書、社内での稟議書など、電子化によりメリットが得られる業務をピックアップしましょう。対象範囲を明確化することで、適切な電子サインサービスを選択する目安にもなります。
自社に合った電子契約サービスを選ぶ
目的と対象が明確化したら、実際に使用する電子契約サービスを選定します。
費用や使い勝手、セキュリティやサポート体制などを比較検討して、自社にとって最適なサービスを選びましょう。一定期間の無料トライアルがあるサービスも多くあるため、活用して使用感を比較してみるのもよいでしょう。
操作方法や運用ルールを社内に周知する
次に、社内で使用方法や運用ルールを共有します。
いつ・誰が・どのように電子サインを使用するのか、サインをした後のデータの保存方法や法的有効性など、利用上の認識を社内で統一することが大切です。コンプライアンス違反とならないためにも、必要に応じて社労士や弁護士など専門家のアドバイスを受けることも重要となります。
電子サインの本格運用を開始する
ここまでの導入準備が整ったら、いよいよ本格的な運用を開始します。
電子サインの運用を開始した後も、定期的に利用状況や課題を分析し、必要に応じて運用ルールの見直しや、利用サービスの変更などを検討しましょう。
マネーフォワード クラウド契約なら安心して電子サインを付与できる
マネーフォワード クラウド契約では、高い法的効力が認められる電子署名をクラウド上で付与します。
先ほどご紹介した電子サイン・電子署名のメリットが得られるのはもちろんのこと、以下のような強みもあります。
ワークフロー機能が標準装備
1つ目の強みは、ワークフロー機能が標準装備されていることです。社内稟議から承認、契約の締結、完成した契約書の保管・管理まで、ワンストップで行えます。そのため、電子契約のスピード感はそのままに、内部統制の強化も同時に実現できます。
契約書の一元管理が可能
2つ目は契約書の一元管理が可能で、検索性も優れていることです。紙の契約書も複数の電子契約サービスによる契約書も一元管理でき、締結済みの契約書を取引先名や担当者名で簡単に検索できるので、書類を保管する手間や探す手間を削減できます。
サポートが充実
3つ目は、サポートが充実していることです。初心者向けの使い方動画や解説記事が豊富にあるので、初めて電子契約サービスを使う人でも安心して利用できます。初期設定やデータ移行などを代行してもらえるプランも選択可能です。また、経験豊富なスタッフがチャットやメールでサポートしてくれるので、使用中に困ったことがあってもスムーズに業務を進行できるでしょう。
マネーフォワード クラウド契約の他社サービスの比較
マネーフォワード クラウド契約は電子契約のみのサービスと異なり、ワークフロー機能が標準装備されています。
マネーフォワード クラウド契約のワークフロー機能を利用すれば、社内での申請・承認から契約締結まで漏れなく迅速に行えることはもちろん、契約管理においても証跡を含めスムーズに把握できるメリットがあります。
また、サポートが充実しているので、使用中に困ったときも安心です。
他社の電子契約サービスでは電子契約ができても、承認したワークフローとの突き合わせが複雑なこともあり、さらに連携するたびに費用が発生するケースもあります。また、契約書の電子データを移し替える際に、誰が・いつ・どこと契約した内容なのかわかりにくい上に、契約更新時期がわかりにくいという問題も生じます。
マネーフォワード クラウド契約なら、これらの情報を一目で確認できるため、業務の効率化に大きく役立つでしょう。
電子サインでペーパーレス化＆効率化を
電子サインとは、従来は紙の書類で行っていた同意や承認、本人証明などの認証を電子上で行うプロセス、および電子形式で記録したもののことを広く意味するものです。企業活動でペーパーレス化を進めるには、電子サインの導入が重要といえるでしょう。
これまで紙ベースで行ってきた業務に電子サインを導入すれば、さまざまな手間やコストを削減できるので業務の効率化に役立ち、同時にセキュリティの強化にもつながります。
電子サインをスムーズに導入するためには、状況に応じてルールやワークフローを検討して内部統制の強化を図りながら、自社に合ったシステムやサービスを選ぶことが大切です。
マネーフォワード クラウド契約なら、ワークフローを自由にカスタマイズできるので、どのような企業でも電子サインの導入に役立つでしょう。承認者を固定したり閲覧権限を管理したりする機能もあるので、内部統制の強化も可能です。
電子サインでペーパーレス化を進めて業務の効率化を図りたいなら、マネーフォワード クラウド契約の導入を検討するとよいでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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