更新日 : 2024年11月14日

電子契約はメールでも可能？アドレスの選び方や認証のやり方を解説

電子契約は、メールを活用して手軽に行うことができますが、契約を有効にし、リスクを最小限に抑えるためには、適切な方法とセキュリティ対策が必要です。特に、契約に使用するメールアドレスの選び方やメール認証の重要性を理解することは、企業の総務や法務の担当者にとって不可欠です。

本記事では、メールを利用した電子契約の流れ、リスクへの対応方法、そして効果的なシステム選びについて詳しく解説します。

電子契約はメールでも可能？
- チャットでも可能？
メールにPDFを添付して電子契約を行うときの注意点
- メールにPDFを添付して電子契約を行う送信・返信の流れ
- メールにPDFを添付して電子契約を行うときの注意点
電子契約をメールで取り交わすリスク
電子契約に使用するメールアドレスの選び方
電子契約のメール認証とは？
電子契約システムでメール認証するやり方
- メール認証の一般的な流れと方法
- システムを利用しない場合との違い
電子契約システムでメール認証を用いるメリット
電子契約システムの選び方
- 電子契約システムの選び方と比較ポイント
適切なメール認証とセキュリティ対策で電子契約を安全に進めよう！

電子契約はメールでも可能？

電子契約はメールでのやり取りでも法的に有効です。ただし、適切な認証プロセスや本人確認が行われることが前提となります。電子署名法に基づく正確な手順に従うことで、メールによる契約でも法的効力が認められます。

チャットでも可能？

契約をメールで行うことは可能ですが、チャットツールでの契約は一般的には推奨されません。理由としては、メールに比べて契約書の管理や署名プロセスが複雑になりやすく、証拠としての信頼性が低くなることが挙げられます。また、チャットではファイルの形式や送信後の改ざんリスクが高まる可能性があり、契約の確実性を担保することが難しくなります。電子契約書に必要な署名や認証機能がしっかりと備わっているメールや専用システムを使用することが、法的に安全な選択です。

メールにPDFを添付して電子契約を行うときの注意点

メールにPDFファイル化した契約書を添付して電子契約を行うことは、手軽で便利な方法です。しかし、法的な有効性を確保するためには、適切な手続きと注意点を理解しておく必要があります。ここでは、その流れと注意点について詳しく解説します。

メールにPDFを添付して電子契約を行う送信・返信の流れ

メールで電子契約を行う場合、まず契約書をPDF形式で作成し、相手方にメールで送信します。相手方は、そのPDFに電子署名を行い、返信します。この際、電子署名法に基づいた適切な署名が施されていることが重要です。電子署名が正しく行われれば、PDFによる契約書も法的に有効となります。メールのやり取りでは、署名の履歴や契約書の保存が容易に行えるため、後の確認作業も効率的に進められます。

メールにPDFを添付して電子契約を行うときの注意点

メールにPDFファイル化した契約書を添付して契約を行う際には、セキュリティ面でのリスクに注意が必要です。特に、メールは暗号化されていない場合が多く、第三者による不正アクセスや改ざんのリスクが高まります。安全性を確保するため、暗号化された送信方法を採用するか、マネーフォワードクラウド契約のような専用の電子契約システムを利用するのが望ましいでしょう。また、契約相手の電子署名が適切に施されているか、電子署名法に基づく本人確認が確実に行われているかも確認すべきポイントです。

電子契約をメールで取り交わすリスク

電子契約の普及に伴い、メールで契約書を取り交わすことが一般的になっています。しかし、利便性の裏には多くのリスクやデメリットが存在します。

セキュリティのリスク

電子契約をメールで取り交わす際のセキュリティリスクは多岐に渡ります。まず、メール自体がサイバー攻撃の対象となりやすく、フィッシング詐欺やマルウェアの感染リスクが高まります。また、メールの送受信中に第三者によって内容が傍受される可能性もあります。これを防ぐためには、暗号化技術の導入や、送信者と受信者の認証を強化することが重要です。さらに、メールサーバーのセキュリティ対策を徹底し、定期的なセキュリティチェックを行うことが求められます。

契約書の改ざんのリスク

メールで取り交わされる契約書は、改ざんのリスクが伴います。特に、電子データは容易に編集可能であり、第三者によって内容が変更される危険性があります。このリスクを軽減するためには、電子署名やタイムスタンプの導入が有効です。電子署名は、契約書が真正であることを証明し、タイムスタンプは契約書が特定の時点で存在していたことを示します。これにより、契約書の改ざんを防止し、法的効力を担保することができます。

迷惑メールへの振り分け

電子契約をメールで取り交わす際、重要な契約書が迷惑メールフォルダに振り分けられるリスクも存在します。これにより、契約の確認や締結が遅れる可能性があります。この問題を防ぐためには、メールフィルタリングの設定を見直し、信頼できる送信者リストに契約相手のメールアドレスを追加することが推奨されます。また、定期的に迷惑メールフォルダをチェックし、重要なメールが誤って振り分けられていないか確認することも重要です。

電子契約に使用するメールアドレスの選び方

電子契約に使用するメールアドレスは、契約の信頼性と安全性に大きく影響します。適切なメールアドレスを選ぶことで、契約の管理や本人確認がスムーズに進み、法的にも有効な取引を行うことができます。

企業間の契約は法人のメールアドレス

企業間で電子契約を交わす場合、法人用のメールアドレスを使用することが推奨されます。法人メールアドレスは、ドメインが企業固有のものであるため、信頼性が高く、契約相手の企業も安心して取引が行えます。また、電子署名やメール認証が必要な場合、法人メールアドレスであれば本人確認が容易に行え、セキュリティ面でも安心です。デジタル庁の指導にもあるように、取引の透明性と信頼性を確保するため、法人メールアドレスを利用することが重要です。

個人間の契約は私用メールアドレス

個人間での契約の場合、私用のメールアドレスを使用することが一般的です。ただし、私用メールでも契約に法的効力を持たせるためには、電子署名を付与することが必要です。特に、契約に関わる取引ややり取りが長期に渡る場合、プライバシー保護やデータの改ざん防止のため、適切なメールセキュリティを確保することが求められます。また、信頼性の高いメールプロバイダを選択することが推奨されます。

共有アドレスの場合

複数の担当者が共有して使用するメールアドレスで電子契約を行う場合、誰が契約に関与しているかを明確にすることが重要です。共有アドレスでは、複数の人がメールを操作できるため、契約の責任者や承認者が不明確になるリスクがあります。このため、電子署名や承認フローを導入し、各担当者の責任を明確化することが求められます。また、アクセス管理を徹底し、契約の不正アクセスを防ぐことも必要です。

フリーアドレスの場合

フリーメールアドレス（GmailやYahoo!メールなど）は、契約の際に避けるべきです。フリーメールは誰でも簡単に取得できるため、相手が本人かどうかの確認が難しく、契約の信頼性が低下する可能性があります。特に、ビジネス契約では、フリーメールアドレスを使用することで、契約相手が偽装されるリスクが高まります。法的に有効な契約を行うためには、フリーメールの使用は避け法人または確認されたメールアドレスを使用することが推奨されます。

電子契約のメール認証とは？

電子契約におけるメール認証は、契約相手の本人確認を行い、契約書が適切に交わされるために重要な役割を果たします。契約の信頼性とセキュリティを高めることから、法的にも有効な手段として活用されています。ここでは、メール認証の仕組みやそのメリットについて解説します。

メール認証の仕組み

電子契約のメール認証とは、契約を交わす際に送信者と受信者のメールアドレスをもとに、双方の本人確認を行うという仕組みです。具体的には、契約書を送信すると、相手方に確認メールが届き、そのメールに記載されたリンクをクリックすることで、受信者の認証が完了します。このプロセスを通じて、契約に関与する人物が正当な関係者であることが確認されます。さらに、電子署名やタイムスタンプと連携することで、契約書の改ざん防止と法的効力の強化が可能です。

通常のメールとのやり取りとの違い

通常のメールとの違いは、メール認証が単なる送受信ではなく、相手方の認証を含む点にあります。通常のメールでは、誰でも送信が可能であり、相手の本人確認が困難です。一方、メール認証では、リンククリックやパスワード入力などの手続きを経るため、契約相手の身元が確実に確認されます。この仕組みにより、契約の信頼性が向上し、後に紛争が発生した際にも法的な証拠として機能します。

メール認証のメリット

メール認証の主なメリットは、契約相手の本人確認を容易に行える点です。また、メール認証を使用することで、契約書の改ざんリスクを低減し、セキュリティを高めることができます。さらに、メール認証により、契約書の送付と受領の履歴が記録されるため、トラブルが発生した場合にも、証拠としての効力を発揮します。マネーフォワードクラウド契約のような電子契約システムでは、このメール認証機能を通じて、安全かつ効率的に契約を締結することができます。

電子契約システムでメール認証するやり方

電子契約システムでは、契約を交わす際にメール認証を行うことで、契約相手の本人確認とセキュリティを強化することができます。これにより、契約プロセスが円滑に進み、法的に有効な契約が成立します。ここでは、メール認証の具体的なやり方とそのメリットについて見ていきましょう。

メール認証の一般的な流れと方法

電子契約システムを利用してメール認証を行う場合、まず契約書をシステムにアップロードし、相手方に契約書を送信します。送信された契約書を受け取った相手方には、メールが自動送信され、そのメール内に記載されたリンクをクリックすることで認証が行われます。認証が完了すると、システム上で契約の進捗状況がリアルタイムで確認でき、契約書が正式に締結されます。また、マネーフォワードクラウド契約のようなシステムでは、電子署名やタイムスタンプ機能も組み合わせて使用でき、契約の法的効力を高めます。

システムを利用しない場合との違い

システムを利用しない場合、メールによるやり取りでは、契約書の送信相手や内容の改ざんリスクが高まります。手動での送受信となるため、相手方が確実に契約書を受け取ったかどうかの確認が難しく、履歴の追跡も煩雑になります。一方、電子契約システムを利用することで、契約の進捗や履歴が全てシステム上で管理され、送信ミスや改ざんのリスクが低減されます。メール認証が組み込まれているため、相手方の本人確認もシステム上で自動的に行われ、契約の安全性が向上します。

電子契約システムでメール認証を用いるメリット

電子契約システムにおいてメール認証を用いることは、契約プロセス全体を安全かつ効率的に進めるための重要な手段です。本人確認やセキュリティ強化のために、メール認証は多くの企業で採用されています。メール認証を使用する具体的なメリットについて解説します。

本人確認を強化しなりすましを防止できる

メール認証を利用することで、契約相手の本人確認が強化され、なりすましや不正なアクセスを防ぐことができます。メールに含まれる認証リンクを相手方がクリックし、特定の手続きが完了するまで契約書が有効とならないため、契約の信頼性が向上します。第三者による不正な契約締結を防ぎ、正当な契約当事者のみが関与していることを確実にすることができます。

セキュリティを強化できる

メール認証は、契約書の送受信におけるセキュリティを強化します。契約書の内容は、特定の受信者のみがアクセスできる状態で送信され、電子署名やタイムスタンプと組み合わせることで、契約書の改ざん防止やセキュリティを確保できます。マネーフォワードクラウド契約のようなシステムでは、このプロセスを自動化しつつ、強固なセキュリティ体制を維持できます。

メールアドレスのみで契約締結できる

メール認証を使用することで、契約のやり取りがメールアドレスだけで完結します。物理的な署名や面倒な手続きが不要となり、時間やコストを削減することができます。相手方は認証メールを受け取り、リンクをクリックするだけで契約を締結できるため、迅速かつシンプルな契約フローが実現します。特に、リモートワークやグローバルな契約において、このメリットは大きく、効率的な業務遂行を可能にします。

電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶ際は、コストや機能、法令遵守など、さまざまな要素を比較検討する必要があります。特に、企業の業務効率を最大化し、法的に有効な契約を迅速に締結するためには、自社に最適なシステムを選定することが重要です。

電子契約システムの選び方と比較ポイント

電子契約システムを選ぶ際にまず注目すべきポイントは、法令に準拠したセキュリティと信頼性の高さです。例えば、マネーフォワードクラウド契約は、電子署名やタイムスタンプを活用し、契約書の改ざん防止と法的効力を確保しています。

また、システムの使いやすさも重要であり、契約書の作成から送信、保管までをワンストップで行える機能があるかどうかを確認することがポイントです。さらに、料金体系も重要です。送信件数やユーザー数に応じた柔軟なプランが提供されているかをチェックし、自社の業務量に合ったコストパフォーマンスのよいプランを選ぶことが推奨されます。

適切なメール認証とセキュリティ対策で電子契約を安全に進めよう！

メールを活用した電子契約は、手軽で効率的な方法ですが、セキュリティ面でのリスクやなりすましを防ぐためには、適切な認証方法が不可欠です。メール認証を使用することで、本人確認が強化され、契約プロセス全体の安全性が向上します。

さらに、メールアドレスの選定やシステムの導入も重要なポイントです。適切な手段を取り入れることで、電子契約のリスクを回避し、法的に有効な契約をスムーズに締結できます。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：古関俊祐（弁護士）
【所属先】
弁護士法人ＨＡＬ　（肩書：代表弁護士）
【プロフィール】
弁護士　古関俊祐
中央大学法学部卒。地元の東京都葛飾区で新小岩法律事務所を開設後、現在は弁護士法人ＨＡＬの代表弁護士として活動中。
主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。