- 更新日 : 2025年1月29日
契約申込書とは？ひな形をもとに書き方や注意点を解説
契約申込書とは契約を申し込む際に提出する書類のことです。申込書にて行う申し込みは、申込内容について売主が承諾したタイミングで契約が成立します。
本記事では、契約申込書の概要や契約申込書を作成するケース、契約書との違いなどについて解説します。あわせて、契約申込書のひな形も紹介するので、ぜひご活用ください。
目次
契約申込書とは
契約申込書とは、商品の購入やサービスの利用に際して、契約の意思を示した書面のことです。契約は、売主が申込内容を承諾したタイミングで成立します。
一般的に、契約前の審査を通過することで申し込みが承諾されることになるため、契約申込書は申し込みから承諾の間に審査を要する場合に用いられます。
詳しくは後述しますが、契約申込書はジムや習い事への入会、不動産賃貸、各種保険の契約などのシーンで必要です。
契約申込書の種類も、契約するサービスや商品などによって異なります。次のような呼び方をされるものが多いでしょう。
- 契約申込書
- 商品申込書
- サービス申込書
契約申込書を作成する目的
契約申込書を作成する目的は、次の2つです。
- 意思表示を明確にするため
- 証拠を残すため
契約申込書を作成することで、申込側は商品やサービスの購入、加入に対しての意思表示を明確にできます。それをもとに売主側は契約可否を判断します。
なかでも不動産賃貸や住宅ローンを申し込む場合は、契約申込書の記載内容は家賃の支払能力や返済能力の判断材料する材料として重要な要素です。
また、契約締結にあたって証拠を残すことも目的のひとつです。契約の締結などの申し込み自体は、口頭でも行えます。しかし、口頭だけで書面がなければ、あとから申し込みの事実を立証することが困難です。契約申込書を作成していれば、申し込みをした事実を証拠として残せます。
契約申込書を作成するケース
契約申込書を作成するケースを紹介します。事業者が契約申込書を作成するケースとしては、以下のようなケースが考えられます。
- 物品の販売を行うとき
- サービスの提供をするとき
- 習い事やジムなどで入会希望者を募るとき
- 住宅ローンの審査や賃貸契約の申し込みを受けるとき
契約申込書と契約書の違い
契約申込書と似たものに契約書があります。それぞれ役割や特徴が異なるため、違いを理解しておくことが重要です。
前述したように、契約申込書は契約成立前の意思表示で用いられる書類です。契約申込書は、契約を希望する側が相手に対して交付する書面であるため、申込者のみが署名または記名押印を行います。また、契約申込書は申し込みをした事実を証する書面であるため、原則として契約の成立を証明する直接証拠ではありません。
ただし、契約申込書という名称であっても、実質的に契約の成立等を証する文書であれば、印紙税法との関係で「契約書」として取り扱われることがあるため注意しましょう。
いっぽうの契約書は、契約を証する書面のことです。債権者と債務者双方が署名または記名押印をします。
契約申込書と契約書の違いは、次の表のとおりです。
| 契約申込書 | 契約書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 申込の意思表示や審査などで用いる情報提供のため | 契約内容を明確にし、法的拘束力を確保するため |
| 署名・押印者 | 申込者 | 契約当事者双方 |
| 内容 | 申込者情報、申込内容 | 契約についての条件や規定 |
| 法的効力 | 申し込みの意思表示のみ 契約の成立についての法的効力はない | 契約成立を証明する法的効力がある |
| 作成タイミング | 契約を検討しているとき | 契約に合意するとき |
契約申込書のひな形
実際に契約申込書を作成しようと思っても、どのような項目を盛り込めばよいかがわからない方も多いでしょう。以下では、契約申込書のひな形をダウンロード可能です。ぜひご活用ください。
契約申込書に記載すべき内容
契約申込書に記載すべき内容について解説します。記載すべき主な事項は、以下のとおりです。
- 申込年月日
- 申込者情報
- 契約内容
- 請求先情報
申込年月日
契約申込書には、申し込みをした年月日を記載する必要があります。申込年月日の記載がないと、いつ申し込んだのかわからなくなってしまうためです。
契約申込書を受け取る場合は、申込年月日が記載されているかどうか必ずチェックしましょう。
申込者情報
契約申込書には、申込者についての情報の記載も必要です。記載内容は、契約する内容によって異なります。
申込者が法人の場合は、会社名、代表者名、住所（本店所在地）、電話番号、メールアドレスに加えて、印鑑を押印する欄を設けましょう。
契約内容
契約申込書には、契約を申し込むサービス内容の記載も必要です。その他、数量や契約期間、オプション（あれば）も記載します。
たとえば、Aという商品を毎月100個購入するのであれば、以下のように記載しましょう。
- サービス名：商品Aの定期購入
- 数量：100個／月
- 契約期間：開始日○年○月○日～終了日○年○月○日
習い事やジムなどの入会申込書において、複数のコースが存在するときは、どのコースに申し込むのかを明記しましょう。
請求先情報
サービスに対する対価の請求先を記載します。会社名や宛先（担当部署や担当者名）、メールアドレスなどの項目を設けておきましょう。
その他、特記事項があれば記載します。
契約申込書を作成する際の注意点
契約申込書を作成する際の注意点について解説します。代表的な注意点は次の2つです。
- 相手が内容を訂正した場合は、新たな申し込みが必要になる
- 郵便局以外の業者では郵送できない
それぞれ詳しく見ていきましょう。
相手が内容を訂正した場合は、新たな申し込みが必要になる
契約申込書の申込内容を相手が訂正した場合は、新たな申し込みが必要です。この場合、契約申込書を最初に交付した側は、相手によってなされた新たな申し込みを承諾するかどうかの選択をしなければなりません。
承諾すればその内容で契約が成立します。さらに訂正をする場合には、再度承諾確認を行い、承諾が得られるまで繰り返します。
郵便局以外の業者では郵送できない
契約申込書は、信書に該当するため、郵便局以外の業者では送付できません。信書とは、特定の受取人に向けて差出人の意思を示した うえで通知する文書のことです。
信書の送達をできるのは、郵便局のみとされているため、契約申込書を郵送する場合には注意してください。契約申込書を相手に交付する場合は、郵便局または郵便ポストから発送する、対面で渡す、電子メールを活用するなどの方法を検討するとよいでしょう。
契約申込書の保管期間・保管方法
契約申込書の保管期間・保管方法について解説します。
保管期間
契約申込書の保存期間は、申込書がどういった役割の申込書であるかによって異なります。
- 申込書が契約書に該当するケース：7年間
- 申込書が事業の重要な資料に該当するケース：10年間
契約申込書は一般的に契約書に該当する申込書であるため、申込書の保存期間は7年間です。また、会社法では申込書が事業に関する重要情報に当てはまる場合は、10年間の保存が必要としています。
参考：e-GOV 会社法
保管方法
契約申込書を保管する方法には、次の2つがあります。
- 紙で保管
- 電子データで保管
契約申込書を紙で保管する場合は、ファイルなどを用いて保管します。その際、契約月ごと、案件ごと、企業ごとなど、グループごとにファイルをわけておくと探す際に効率的です。
また、各ファイルにタイトルをつけて、どういった契約申込書が含まれているかをリスト化したページを作成しておけば、より効率的に契約申込書を探せます。
契約申込書の電子化は可能？
契約申込書は電子化できます。紙の契約申込書をPDFなどに電子データ化することです。
契約申込書を電子化する際には、画像が鮮明であるかどうかを確認しましょう。契約申込書が手書きされたものである場合は、小さな文字でも鮮明に読みとれるかどうかチェックしてください。
読み取れない場合には、読み間違いなどのミスが発生する恐れがあるため注意が必要です。
契約申込書の内容を正しく理解しよう
契約申込書は、契約を申し込む際に必要な書類です。契約申込書は、物品の販売を行うときやサービスの提供をするとき、住宅ローンの審査や賃貸契約の申し込みのときなどに必要になります。
また、契約申込書を適切に作成するうえでは、契約申込書に記載すべき内容を正確に理解しておくことが重要です。もし自社で契約申込書をこれから作成しようと検討しているのであれば、テンプレートをぜひご活用ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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