契約業務における手間の削減と、電子帳簿保存法にも対応できる管理体制を整えたいと考えていた

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

当時は、まだかなり紙が残っている状態だったので、紙契約ならではの手間を削減したいと考えていました。社内承認も紙ベースで実施していたため、よくある話ですが押印権者に合わせて出社していましたし、製本や郵送にも多くの手間がかかっていました。スピード面でも、当時は締結までに1週間は要していたと思います。

また、管理面においては、契約書をスキャンしてPDF化していたものの、データとしての活用はできていませんでした。というのも、単純にPDFとして残っているだけで、必要になった際にデータを探すにも時間がかかるような状況だったんですよね。

実務においても「契約更新日が過ぎてしまった」といったことが発生していましたし、電子帳簿保存法の改正もあったので、保管や管理体制を整える必要があると感じていました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか？

これまでは請負がメインであった当社のビジネススタイルが、コロナ禍をきっかけに自社サービスを利用してビジネス展開をしていくスタイルに変わったことが大きなきっかけでした。変更に伴い、自社から発行する契約書の枚数がお客様の増加に比例して増えている状況もあり、やはり紙だけでは限界だなと思うようになったんです。

当社では経理部門でマネーフォワードのサービスを利用していたので、サービスを検討するにあたりクラウド契約も候補の1つにしていました。他社サービスの話も聞いたのですが、当社の課題感を踏まえると、締結ができるだけでなく社内承認のワークフローが搭載されていて、過去の契約書も一元管理できるサービスが良いなと。

マネーフォワード クラウド契約は必要な機能が揃っていましたし、国に認められたサービスでもあるので安心感があります。また、商談時の印象も含め、電子契約サービスとしては後発だからこそ、機能開発などでわたしたちユーザーの声を聞いてもらえそうだなと、そう思ったことも決め手になりました。

直感的に操作できるシンプルなUIや充実したサポート。締結書類の電子化はもちろん、営業が自ら契約書を確認できるような管理体制も実現

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

NDAや基本契約書、利用申込書は最低限電子化しようと考え、使い始めました。クラウド契約は送信数に応じた従量課金制ではないからこそ、今ではパートナー会社との個別契約など、当初は想定していなかった契約書にも活用の幅を広げられています。

管理に関しても、電子契約で締結した契約書はもちろんのこと、紙で締結した契約書であってもスキャンしてクラウド契約に保管しています。クラウド契約は一元管理できるだけでなく検索性にも優れているので、欲しい契約書を見つけるのが楽になりましたね。

これまでは契約書を確認したいという社内からの問い合わせも度々発生していましたが、営業にもアカウントを付与することで、自らクラウド契約に探しにいける体制を整えることもできました。

ーー現在30名ほどでクラウド契約をご利用いただいているとのことですが、社内浸透も含め、サービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

会社として、DX推進のためのシステム導入には前向きだったので、特に反発もなく稟議にも困ることはなかったように思いますね。運用に関しても、直感的に操作できるシンプルなUIのため、社内からの問い合わせも少なかったです。最近は取引先から電子契約を受領する機会も増えていたので、利用者の多くは電子契約を経験済みであったということも、スムーズに進められた要因だったかもしれません。

対お客様という点では、電子契約に関して質問をいただくこともありましたが、自分では回答に困る質問も、マネーフォワードのサポートサイトを参照したり、サポート担当の方に直接問い合わせることで迅速に解決できたのはありがたかったですね。

クラウド契約の導入によって、見えるコストだけでなく見えないコストまで削減。ユーザーの声を反映してくれるのも嬉しい

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

電子契約によって、印紙代のような見えるコストだけでなく、見えないコストも削減できたと感じています。紙ならではの出社が必要な面倒な作業が不要になり、これまでは時間がかかっていた作業も短縮できるなど、業務の効率化とスピードの向上を実現できたのは嬉しい効果です。

また、これまでは紙ベースで行っていた社内の承認ワークフローに関しても、クラウド契約上で行うことでステータス管理が明確になりました。止まっている人へのリマインドがしやすくなったり、自身への承認依頼もSlack連携などを活用することで見逃さずに済んでいます。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

あらためて導入してよかったなと感じています。困ったときのサポートも手厚いですし、利用していて懸念に感じたことがすぐにアップデートで改善されるのは嬉しいですよね。ユーザーの声をきちんと受け止めてくれているなと。最近追加された契約管理項目のカスタマイズ機能も、管理項目の最適化に向けて運用準備を進めています。

また、業務面で見えないコストまで削減できたのは、マネーフォワード クラウド契約を導入したからこそです。実際に利用している社員からも「もう紙には戻れない」という声が多いんですよね。導入を進めた側としても嬉しいなと感じています。

今後に向けては、社内書類でも電子契約を活用したいと考えています。導入当初は社外との契約しか想定していませんでしたが、マネーフォワードの担当の方とお話するなかで社内向けの利用も多いと聞いて。まずは契約社員の方との雇用契約などから進めていこうと思っています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社日本オープンシステムズ：https://www.jops.co.jp/）