顧客管理や電子契約、請求書とそれぞれ別のシステムに同じ顧客情報を入力する必要があり、非効率な運用となっていた

ーーマネーフォワード クラウド契約 for Salesforce導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

三好：もともと別の電子契約サービスを導入しており、弊社のサービスにお申込みいただくお客様との利用申込書、また企業に対しての業務委託契約書の締結・管理に活用していました。

そして顧客管理システムとしてSalesforceも活用していたのですが、実際の運用としては電子契約サービスに顧客情報を入力して申込書の締結を行い、Salesforceにも顧客情報を入力、さらに別の請求書発行システムにも入力してと、同じ顧客情報を3つのシステムに入力しなければならず、とても非効率な運用となっていました。
そのため、どうしても情報の抜け漏れや不一致などヒューマンエラーが起きやすく、業務効率化を図るためにもSalesforceと電子契約サービスの連携が必要だと感じていました。

ただ、当時利用していた電子契約サービスはSalesforce連携ができるプランへアップグレードできるものの、アカウント数ごとに料金が発生し、さらに契約件数に応じて従量課金が発生する料金体系でした。
当社では100名近いアカウントが必要であったため、アップグレードするとシステム利用料だけで数十万円と相当なコスト負担となってしまいますし、お申込み件数も増えている中での従量課金という料金体系は厳しいと感じており、別サービスへの乗り換えを検討し始めました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約 for Salesforceを導入するに至った理由や決め手は何ですか？

蛭間：実は、請求書の発行にマネーフォワード クラウド請求書を利用していました。そしてマネーフォワードから受け取ったメールで、マネーフォワード クラウド契約がリリースされたというのを知ったんですね。
しかも私たちが実現したかったSalesforce連携がオプションで用意されており、さらに料金体系も他電子契約サービスとは違った特長があるということで、導入を検討し始めました。

三好：まったく新しい別のサービスを利用するというのは、やはり運用開始までにある程度の負荷がかかってしまいかねません。一方でマネーフォワード クラウド契約であれば、すでに請求書でもマネーフォワード クラウドを利用していますから、使い勝手含めスムーズに運用開始できるだろうと感じていました。

そしてマネーフォワード クラウド契約は契約件数によって料金が変わるということがない、かつSalesforce連携もユーザー数×〇円といった料金体系ではなく1事業者いくら。といったシンプルでリーズナブルな価格帯で求めている機能が揃っていることが大きな決め手でした。
業務としてもSalesforce連携によって自動で申込書の発行ができるようになりますから、非常に大きな効率化に繋がると、経営会議でもすぐに導入が決定いたしました。

Salesforce連携で申込書の自動発行が可能に。さらに契約データ自動取り込み機能により、契約書管理の自動化を実現

ーー現在はどのようにマネーフォワード クラウド契約 for Salesforceをお使いいただいていますか？

三好：サービスの利用申込書と業務委託契約書、NDAに加えて、お客様からの休会届けや解約届けにも活用しています。
2022年9月に東証グロースに上場したことで認知度も向上し、お客様からのお申込みが急増しておりまして、月間で1,000件近い件数のドキュメントをマネーフォワード クラウド契約で締結・管理している状況です。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

三好：Salesforceとの連携に関しては、データをどう連携させるかが肝でした。Salesforce側の入力表記を変えてしまえば問題ないのですが、それでは日々顧客情報を入力する社員に混乱を招いてしまいます。

しかし、Salesforceに入力する表記が社内システム用の表記であったため、そのまま申込書に反映されてしまうのは避けなければなりません。そこで社員に負荷をかけずに、かつ適切な表現に変換されるよう、表記を変換させるためのオブジェクトをSalesforce内に組み、そこからマネーフォワード クラウド契約に反映させるという形で解決しました。

蛭間：また、ワークフローをどのように構築するかも、苦労した点ではありました。私たちのサービスはBtoCのビジネスであり、土日祝も営業しております。

しかし、社内の承認者が平日にしか確認できないため、社内承認後にお客様確認を行うフローですと、タイムラグが発生してしまうことがあります。そこでお客様と社内確認を同時に行うワークフローにしたりと、柔軟に対応できるようにしました。

ーー実際にマネーフォワード クラウド契約 for Salesforceをお使いいただく中で、期待以上だと感じられたことは何かありましたか？

三好：過去の契約書を確認したいときに、以前利用していた電子契約サービスですと送信者や契約書名、送信日付などで絞り込むことができず、検索の柔軟性が乏しいことがネックでした。
しかしマネーフォワード クラウド契約はクロス検索が可能で、さらに契約書のファイル名などがわからなくても時期で絞り込んだりと、すぐに見つけられるのはとても使いやすく、期待以上でした。

蛭間：また、他社の電子契約サービスで締結した契約書も自動で取り込める機能があるので、非常に便利だなと感じています。たとえば業務委託契約書などの法人契約の場合、先方から送られてくる電子契約サービスは必ずしもマネーフォワードのものとは限りません。

先方指定の電子契約サービスで締結した場合、通常だとメールなどからダウンロードして、一元管理をするために自社で利用する電子契約サービスにアップロードする作業が発生します。
それが「契約データ自動取込み機能」によって手動で取り込む必要がなく、自動でマネーフォワード クラウド契約にインポートされるため効率的な契約書管理ができます。

Salesforceとの連携によって契約書の作成が自動化できており、さらに契約書管理も自動化できていたりと、大幅な業務改善に繋がっています。

月77時間もの工数削減を実現。社員一人ひとりがお客様に向き合える時間を増やすことができた

ーーマネーフォワード クラウド契約 for Salesforceの導入により、どういった効果を実感されていますか？ 

蛭間：やはり、コストの面で大きな効果があると感じています。以前まで利用していた電子契約サービスでSalesforce連携を実現しようとすると、月間で数十万円ものコストが発生するシミュレーションでした。しかし、マネーフォワード クラウド契約 for Salesforce導入によってそのコストを大幅に削減することができたのは、非常に大きなメリットです。

そして以前までの複数システムに個人情報を入力する運用ですと、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまい、差し戻しの時間も生まれてしまっていました。しかしSalesforce連携によって、スタッフ全員含めると1ヶ月で77時間、約10営業日分の工数削減に繋がっています。

弊社ではもともと一人あたりの生産性を高め、お客様に向き合う時間を増やそうという方針であるため、マネーフォワード クラウド契約導入によってメンバー全員が本業に向き合える時間を増やせたことは、とてもよかったなと感じています。

三好：また、上場に向けて内部統制の強化が求められる中、どのように承認ワークフローを構築するかも以前までは課題としてありました。企業として架空での売上計上や虚偽のリスクがあってはいけませんから、一人ひとりがチェック体制を効かせながら締結できる必要があります。

以前までの電子契約サービスでも承認者を追加することはできたのですが、都度承認者を追加するという運用が必要で、追加忘れなどが発生してしまいかねない運用となっていました。
しかしマネーフォワード クラウド契約では、事前に承認者を指定したワークフローを構築できるため、申請者にも負荷をかけずにダブルチェックできる体制を実現できたことは非常に大きなメリットだと感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約 for Salesforce導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

三好：私たちのサービスはBtoCのサービスのため、一人ひとりのお客様に対して申込み管理から入金管理など、様々な業務が発生します。お客様と向き合う時間を増やすためにも、いかに様々な業務を効率化するかが重要なわけですが、マネーフォワード クラウド契約の導入によって人的ミスが減り、さらに大幅な業務の工数削減に繋がっていて、とても満足しています。

そして今後は社員との雇用契約書などにも展開していき、さらにワークフロー機能を使って自社株式の売買申請にも活用するなど、いろいろな使い方をしていければと考えています。
電子契約、そしてマネーフォワード クラウド契約が当たり前の選択肢となる世界観になるよう、より認知度が広がっていくことに期待しています。

蛭間：マネーフォワード クラウド契約は、常に開発され続けているサービスであるということが非常に素晴らしいと感じています。私は個人的に新サービスのリリース情報を確認するのが好きなのですが、マネーフォワード クラウド契約はアップデート頻度が早く、毎回新機能がリリースされるのを楽しみにしているんですね。

今後もかゆいところに手が届くようなアップデートを楽しみにしていますし、より良いサービスになっていくことを期待しています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！

（株式会社 プログリット：https://www.progrit.co.jp/）