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  • 更新日 : 2024年11月14日

重要事項説明書は電子化できる？やり方や要件を解説

不動産取引の際に必ず交付される重要事項説明書や契約書を紙ベースで交付すると、様々なコストがかかり、管理するにも手間がかかります。

電子化できれば便利ですが、データの交付方法をどうするのか、署名や説明はどうするのかといった疑問が生じます。

そこで本稿では、重要事項説明書はそもそも電子化できるのか、電子化するための要件や流れなどについて解説していきます。

重要事項説明書は電子化できる

不動産取引において、2022年5月に改正宅建業法が施行され、重要事項説明書が電子化できるようになりました。

重要事項説明書とは、不動産会社が物件の詳細や取引内容などを説明するために用いるもので、不動産取引には必須の書類です。そのため、取引相手に確実に渡す必要があり、従来は紙で交付することが義務付けられていました。

しかし、事項で述べる背景があり、法改正により重要事項説明書の電子化が認められるようになったのです。

不動産取引の電子契約化が可能になった背景

不動産取引の電子契約化が可能になった背景は、以下のとおりです。

2021年にIT重説が本格運用開始

背景としてあげられるのは、2021年9月施行のデジタル改革関連法により、様々な書類の電子化が推進されたことです。

これを受けて、不動産業界でも宅建業法等の改正により電子化がすすめられるようになりました。

デジタル社会形成基本法では、以下のように定められています。

第十七条

政府は、デジタル社会の形成に関する施策を実施するため必要な法制上又は財政上の措置その他の措置をこうじなければならない。

引用：e-GOV法令検索　デジタル社会形成基本法

2022年に重要事項説明書の電子化が解禁

上に記載した書類の電子化の流れを受けて、先ほども述べたように、2022年5月に宅建業法が改正され、重要事項説明書が電子化されることとなりました。

宅建業法には、以下のように定められています。

第三十五条第八項

宅地建物取引業者は、第一項から第三項までの規定による書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、第一項に規定する宅地建物取引業者の相手方等、第二項に規定する宅地若しくは建物の割賦販売の相手方又は第三項に規定する売買の相手方の承諾を得て、宅地建物取引士に、当該書面に記載すべき事項を電磁的方法であって第五項の規定による措置に代わる措置を講ずるものとして国土交通省令で定めるものにより提供させることができる。この場合において、宅地建物取引業者は、当該宅地建物取引士に当該書面を交付させたものとみなし、同項の規定は、適用しない。

第三十五条第九項

宅地建物取引業者は、第六項の規程により読み替えて適用する第一項又は第二項の規定による書面の交付に代えて、政令で定めるところにより、第六項の規定により読み替えて適用する第一項に規定する宅地建物取引業者の相手方等である宅地建物取引業者又は第六項の規定により読み替えて適用する第二項に規定する宅地若しくは建物の割賦販売の相手方である宅地建物取引業者の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電磁的方法であって第七項の規定による措置に代わる措置を講ずるものとして国都交通省令に定めるものより提供することができる。

この場合において、宅地建物取引業者は、当該宅地建物取引士に当該書面を交付させたものとみなし、同項の規定は、適用しない。

引用：e-GOV 宅地建物取引業法

なお、電子契約については以下の記事でくわしく解説しています。

契約の基礎知識
電子契約とは？仕組みやサービス導入のメリット、比較ポイントを解説

不動産取引を電子契約で行うメリット

不動産取引を電子契約で行うことには、以下のメリットがあります。

  1. 印紙代や郵送代がかからない。
  2. 契約締結までのスピードがはやくなる。
  3. 書面の管理コストの削減ができる。

以下それぞれについて詳述します。

印紙代や郵送代がかからない

不動産取引の電子化には、印紙代や郵送代のコストを省けるメリットがあります。

不動産取引を紙ベースで行うと、契約書に印紙を貼付しなければなりません。また、遠方にいる顧客とは、郵便で書類の受け渡しをしなければなりません。そのため、印紙代や郵送代などの実費がかかります。

しかし、電子契約であれば、後述するように、メールなどを活用して署名押印することとなり、印紙も貼付する必要がありません。

契約締結までのスピードがはやくなる

電子化すると、メールなどを用いて、日程調整をしなくても即時にデータを顧客に渡せるため、契約締結までのスピードがはやくなるメリットがあります。

不動産取引を紙ベースで行うと、直接会うための日程調整や郵送での書面のやり取りなどが必要です。そのため、契約締結までに日数がかかり、スピーディにできないという問題がありました。

電子化はこれらの問題を解消することができます。

書面の管理コストの削減ができる

契約書類を電子化すれば、書面の管理コストを削減できます。

重要事項説明書等を書面で管理する場合、印刷用の紙やインク、バインダー、プリンターなどをそろえる必要があります。そのため、管理に多額のコストがかかるという問題があります。

電子化により、このような問題を解消することができます。

重要事項説明書を電子化するための要件

重要事項説明書の電子化の要件は以下の3つです。

  1. 先方が同意している。
  2. 出力により紙の書面化が可能。
  3. 改変防止策を講じている。

以下、詳述します。

先方が同意している

1つ目の要件は、先方が同意していることです。先方の意向を無視して、不動産業者が重要事項説明書を電子化して提供することはできません。

先方が電子契約に同意しない場合には、紙で重要事項契約書を渡す必要があります。

出力により紙の書面化が可能

2つ目の要件は、先方が出力することにより紙の書面を作成することができることです。

重要事項説明書を電子化して渡す場合には、何らかの要因によりデータが損壊されるリスクを伴います。

そのリスクを回避するために、書面化が可能な方法でデータを渡すことが必要となります。

改変防止策を講じている

3つ目の要件は、電子化された書面が改変されていないかどうかを確認できる措置を設けていることです。

確認方法は、対面でもオンライン上でも構わないとされています。

電子化した重要事項説明書を提供する方法

電子化した重要事項説明書を提供する方法としては、国土交通省のマニュアルに、以下の3つが挙げられています。

参照：https://www.mlit.go.jp/totikensangyo/const/content/001479770.pdf

電子メールなどにより送付する

電子化した重要事項説明書を提供する1つ目の方法は、電子メール等を用いてデータを送る方法です。

電子メール等を送信した後、電話で送信した旨を伝えることが原則として必要となります。なお、電子メールの開封確認機能等により、電話する前に先方が開封していたことを確認できた場合には、電話による通知は不要です。

webページでのダウンロード形式により提供する

2つ目の方法は、webページでのダウンロード形式により提供する方法です。

具体的には、webページから重要事項説明書のダウンロードが可能となった時点で、以下のいずれかの方法により先方に連絡することが必要です。

  1. 電話や電子メール等で、URLとともにダウンロードが可能であることを伝える。
  2. Webページからのダウンロードを可能とする対応等を行った後に、電話や電子メール等でダウンロードが可能となる予定日時を掲載予定URLとともに伝える。

電子書面を記録したCD-ROM等を交付する

3つ目の方法は、電子書面を記録したCD-ROMやUSBメモリ等を交付する方法です。

郵送で交付する場合には、発送後、電話や電子メールで発送したことを伝える必要があります。対面で手渡しする場合には、通知は不要です。

重要事項説明書を電子化して電子契約を締結する流れ

重要事項説明書を電子化して電子契約を締結するまでの流れは、以下のとおりとなります。

  1. 契約書・重要事項説明書の電子交付
  2. IT重説の実施
  3. 電子署名による電子契約締結

以下では各要件について具体的に解説し、その後、要件を満たさなかった場合の取扱いについて解説します。

契約書・重要事項説明書の電子交付

先方から、電子契約を締結することの承諾を得たら、電子化した契約書や重要事項説明書を先方に共有します。

電子化した重要事項説明書等の交付方法は先に述べたとおりで、①メール等により送信する、②webページからダウンロードできるようにする、③CD-ROMなどにより交付するのいずれかとなります。

IT重説の実施

次にオンラインで重要事項説明を実施します。IT重説は対面の場合と同様に、宅地建物取引士が行う必要があります。

また、説明を実施する環境として、以下の条件を満たすことが必要となります。

  1. 双方向でやり取りできるIT環境において実施すること
  2. 重要事項説明書などを事前に送付すること（先に述べたとおり電子交付で構いません。）
  3. 説明開始前に相手方の重要事項説明書などの準備とIT環境の確認を行うこと
  4. 取引士証を相手方が視認できたことを画面上で確認すること
  5. IT重説中にトラブルが発生したら中断し、解消後に再開すること

電子署名による電子契約締結

IT重説が完了し、先方から内容に同意を得られたら、電子契約サービスを利用して重要事項説明書への電子署名を行います。

続いて、契約書への電子署名を行ったら、契約締結が完了します。

要件を満たさなかった場合

上記の要件は全て必要です。

1つでも要件を満たさなかった場合には、電子契約はできず、書面の契約書で契約を締結することが必要となります。

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マネーフォワードクラウド契約は、契約書の作成、申請、承認、締結、保存、管理までの一式をカバーできます。

また、紙の契約書と電子契約書をまとめて管理することが可能であり、契約業務の効率化と内部統制の強化を実現できます。

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本稿では、2022年5月から施行された重要事項説明書の電子化について解説してきました。

重要事項説明書の電子化は一見効率的で経費節減にも効果的な制度のように見えます。

しかし、実際には、作成した書面をデータ化したり、相手方から承認をとったり、相手方に交付する方法を選択したりと、やり方を間違えると非常に煩雑な作業を伴うことになりかねません。

そこで業務を効率的に行うためには、書類の作成から承認、署名まで、一括して行えるシステムを導入することが望ましいといえます。

マネーフォワードクラウド契約は、先ほども述べたように契約書の作成から管理まで一括した取扱いが可能です。

重要事項説明書の電子化がまだ十分に導入できていない場合は、マネーフォワードクラウド契約の導入をぜひご検討ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：寺林智栄（弁護士）

    2007年弁護士登録。札幌弁護士会所属。現在、NTS総合弁護士法人札幌事務所にて執務。2013年ころよりウェブ上で法律記事の執筆をはじめ、ヤフートピックスで1位を獲得したことも複数回あります。離婚、債務整理、労務問題、不動産取引など多様な分野について、ウェブ上で法律記事を積極的に執筆しています。
    ホームページ：https://www.attorneyterabayashi.com/
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