• 更新日 : 2026年3月27日

企業向け同意書の書き方とは？テンプレートを基に例文や書き方を解説

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同意書とは、取引や契約における同意の意思表示を形に残すための書類です。口頭でのやり取りにはリスクも伴いますので、ビジネスの重要なシーンで“同意を得る”または“同意をする”ときは、同意書を作成するようにしましょう。そのために知っておきたい書き方のポイントについて、当記事ではひな形や具体例を用いて解説します。

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同意書の法的効力とは？

同意書は、当事者が一定の内容について合意したことを確認する書面です。しかし、「同意書」という名称だけで当然に強い法的効力が生じるわけではありません。重要なのは名称ではなく、その内容や合意の成立要件を満たしているかどうかです。ここでは、同意書の法的効力について整理します。

当事者間に合意が成立していれば契約として法的効力を持つ

同意書は、当事者双方の意思表示が合致していれば、民法上の契約として法的効力を有します。署名や押印は必須ではありませんが、内容が具体的に特定されていれば、合意内容に基づく権利義務が発生します。したがって、「同意書」という名称であっても、実質的には契約書と同様の効力を持つ場合があります。

内容が不明確または公序良俗に反すれば無効となる

内容が曖昧で合意事項が特定できない場合や、法律に違反する内容が含まれる場合は、法的効力が否定されることがあり、公序良俗に反する内容は無効となります。また、強迫や錯誤によって作成された場合も無効や取消しの対象となります。つまり、同意書の効力は名称ではなく、合意内容と作成過程の適法性によって判断されます。

同意書と契約書、誓約書、承諾書の違いは？

「同意書」「契約書」「誓約書」「承諾書」といった名称の書面が用いられますが、それぞれの法的性質はどのように異なるのでしょうか。名称が違っても効力が同じ場合もあれば、性質が異なる場合もあります。

同意書は、特定事項について合意したことを確認する書面

前述のとおり、同意書は一定の事項について当事者が合意した事実を確認する書面です。双方の意思表示が一致していれば、内容によっては契約と同様の法的効力を持ちます。主に条件変更や個別事項への同意確認などに用いられます。

契約書は、当事者間の権利義務を包括的に定める書面

契約書は、取引全体の内容や権利義務、責任範囲などを体系的に定める書面です。継続的な取引や重要な合意事項を明文化する際に作成され、実務上もっとも包括的な効力を持ちます。

誓約書は、一方当事者が義務を約束する意思表示書

誓約書は、主に一方当事者が一定の行為を守ることを約束する書面です。例えば秘密保持や競業避止などについて、個人や従業員が会社に対して提出するケースが典型です。

承諾書は、相手方の申し出や行為を認める意思表示書

承諾書は、相手方からの申請や依頼、変更事項などを認める意思を示す書面です。例えば使用許可や条件変更の承認などに用いられます。単独の意思表示である点が特徴です。

同意書の消滅時効とは？

同意書に基づいて発生した権利も、一定期間行使しなければ消滅する場合があります。この仕組みを「消滅時効」といいます。同意書という文書そのものが消えるわけではありませんが、そこから生じた請求権などは時効の対象となるため、期間の管理が重要です。

同意書に基づく権利も、一定期間行使しなければ時効で消滅する

民法第166条第1項によれば、一般的な債権は「権利を行使できると知った時から5年間」行使しない場合、または「権利を行使できる時から10年間」行使しない場合に消滅します。例えば、同意書に基づき金銭の支払いを請求できる場合、その事実を知りながら5年間請求せず、かつ相手が「時効である」と主張（時効援用）した場合、その権利は消滅します。知らなかった場合でも、権利行使が可能となってから10年が経過すれば同様です。なお、5年と10年は早い方が適用されます。

参考：e-Gov法令検索　民法第166条第1項

消滅時効が及ぶのは権利であり、同意書自体が無効になるわけではない

消滅時効の対象となるのは、同意書に基づいて発生した債権などの「権利」です。同意書という書面自体が、作成から5年や10年で自動的に無効になるわけではありません。したがって、重要なのは書面の保存期間ではなく、そこから生じた権利を適切な期間内に行使することです。

ビジネスで同意書が必要なケースとは？

ビジネスの現場では、契約書とは別に「同意書」の提出や締結を求められる場面が少なくありません。同意書は、特定事項について当事者が了承した事実を明確にし、後日の紛争を防ぐ役割を果たします。ここでは、よく見られる代表的なケースを整理します。

契約条件の変更や特例措置に合意する場合

既存契約の内容を一部変更する場合や、例外的な取り扱いを認める場合には、変更内容について相手方の同意を得る必要があります。例えば、納期の延長、支払期限の猶予、業務範囲の追加などです。このような場合に同意書を取り交わすことで、双方が変更内容を認識していることを証拠として残すことができます。

個人情報や機密情報の取扱いに関する場合

個人情報を取得・利用する際や、顧客データを第三者へ提供する場合には、本人の明確な同意が求められることがあります。また、取引先から機密情報を開示される場合に、特定条件に同意する書面を提出するケースもあります。同意書は、情報の利用目的や範囲を明確にし、法令遵守やリスク管理の観点から重要な役割を果たします。

社内規程やルールへの同意を確認する場合

企業が従業員に対して就業規則の変更や新たな社内規程を適用する際、その内容への同意を確認するために同意書を提出させることがあります。例えば、テレワーク規程への同意や副業ルールへの同意などが該当します。これにより、後日「知らなかった」といった主張を防ぎ、企業側のリスクを軽減することができます。

企業向け同意書のひな形・テンプレート

同意書をスムーズに作成するためには、ひな形（テンプレート）を利用するのが効果的です。契約書を1から作る必要がなくなり、契約手続きをスムーズに進められるでしょう。

ひな形はそのまま使うのではなく、内容を確認して案件ごとにカスタマイズしましょう。内容を簡単に変更できる、ワード形式のひな形を選ぶのがおすすめです。

マネーフォワード クラウドでは、同意書のひな形・テンプレートを無料でダウンロードいただけます。適宜加筆修正して活用してください。

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企業向けの同意書に記載すべき内容は？

企業が同意書を用意するときは、以下の項目を盛り込むことを意識しましょう。

また、同意書では当事者の特定も重要ですので、署名欄などの記載箇所も設けておくべきです。具体的な記載内容は同意書の作成目的に合わせて調整する必要がありますが、まずは一般的な書き方を押さえましょう。

同意の内容

「同意の内容」は同意書の核心部分です。ここでは、何に対して同意するのかを明確に記載しましょう。

例文：貴社が〇〇において〇〇を行うことに同意します。

具体的な行為や条件もあれば、その内容も明記することが重要です。例えば、「貴社が当社の○○をマーケティング目的で使用すること」のように、具体的な内容を記載します。

権利や個人情報の取り扱い

権利の取り扱いや個人情報の利用に関する同意は、法的トラブルを防ぐうえで大事な要素です。

例文1：貴社が〇〇を行うにあたり取得した対象について、貴社に対し、肖像権、パブリシティー権、著作権、著作者人格権、特許権その他の権利を行使しません。

例文2：私が貴社に対し提供する個人情報は、貴社のプライバシーポリシーに定める利用目的に従って利用されることに同意します。

必要に応じて、権利の不行使や個人情報の利用目的を明確に記載します。「自社にとってどのように記載すると有利か」「自社が不利にならないようにするにはどう記載すべきか」という視点も大事ですが、著作権法や個人情報保護法など関連する法令との適合性も意識しなければなりません。

免責事項

免責事項はリスク管理の観点から重要な役割を果たす要素です。特に、アクシデントが起こる可能性が高い、クレームが発生する可能性がある、損害が生じるおそれがあるといった場合には、免責事項を慎重に検討しましょう。

例文1：貴社が〇〇を行うにあたり取得した対象については、使用されなかった場合でも、貴社に対し異議を申し立てません。

例文2：貴社が〇〇を行うにあたり取得した対象の使用方法等に関し、クレームや損害賠償請求等を申し立てません。

例文3：貴社に故意又は重過失がある場合を除き、私に関して生じた損害に対し、貴社は責任を負いません。

なお、免責事項として記載した内容が絶対的に保障されるわけではありません。「あらゆる事情に対して一切の責任を負いません」といった、過度に一方的な免責条項だと無効となる可能性があるため、合理的な範囲内で設定します。

署名欄などの基本的な要素

同意書には、同意を行う者と同意を受ける者を特定する情報、そして作成した日付も記載します。本文の内容が適切でも、誰がいつ同意をしたのかはっきりできないと、後日、証拠として争いになりやすいからです。

同意書の最後に、同意を行う側の住所と氏名（または名称）の記入欄を設け、そこに署名または記名押印を行います。

企業が同意書を作成するときの注意点は？

同意書は特定事項について相手方の了承を確認するための重要な書面です。しかし、形式的に作成しただけでは十分とはいえず、内容や取得方法を誤ると無効や紛争の原因になるおそれがあります。ここでは、企業が同意書を作成する際の注意点を整理します。

同意内容を具体的かつ明確に記載する

同意書には、何について同意するのかを具体的に明示する必要があります。対象範囲や期間、条件が曖昧だと、後に解釈の争いが生じる可能性があります。特に個人情報の利用や契約条件の変更に関する同意では、利用目的や変更内容を明確に記載し、誤解が生じないよう、できる限り明確にすることが重要です。

自由意思に基づく同意であることを確保する

強制や不当な圧力のもとで取得した同意は、無効や取消しの対象となることがあります。従業員や取引先に同意を求める場合は、内容を十分に説明し、検討の機会を与えるなど、公正な手続きを踏むことが大切です。

法令や既存契約との整合性を確認することが重要である

同意書の内容が法令に違反していたり、既存の契約条項と矛盾していたりすると、法的効力が否定される可能性があります。作成時には民法や関連法令、既存契約との整合性を確認し、必要に応じて専門家の助言を得ることが望まれます。

企業が同意書を交わす流れは？

同意書は公的な様式が定められているわけではなく、作成方法や手順は基本的に当事者の判断に委ねられています。ここでは、企業が同意書を交わす一般的な流れを解説します。

① 同意書が本当に必要かを検討する

まず、法令上の義務があるのか、既存契約で足りるのか、リスク管理上あらためて同意を取得すべきかを検討します。個人情報の利用目的変更や契約条件の例外対応などでは、書面による同意が求められる場合があります。不要な同意書を乱発すると管理負担が増すため、目的と必要性を明確にすることが出発点です。

② ひな形をもとに内容を具体化して作成する

社内のひな形や過去事例を参考にしながら、対象事項・範囲・期間などを具体的に記載します。曖昧な表現は後の紛争原因となるため、誰が・何に・どの範囲で同意するのかを明確にします。関連法令や既存契約との整合性もこの段階で確認します。

③ 相手方に提示し、十分な説明を行う

作成した同意書を相手方に提示し、内容や趣旨を丁寧に説明します。特に従業員や取引先など立場の弱い相手に対しては、自由意思に基づく同意であることを確保するため、理解の機会を与えることが重要です。

④ 必要に応じて交渉・修正を行う

相手方から意見や修正要望が出た場合には、内容を再検討します。一方的な押し付けではなく、双方が納得できる内容に調整することで、後日のトラブル防止につながります。

⑤ 合意後に署名・押印し、適切に保管する

最終的に合意が得られたら、署名または記名押印をしてもらい、書面を保管します。自社が同意する立場の場合は、提示内容を十分に精査し、法的リスクを理解したうえで署名することが重要です。

同意書の保管年数・保管方法は？

同意書は合意内容を証明する重要な書面であり、締結後の適切な保管が望ましいでしょう。法律で一律の保存期間が定められているわけではありませんが、関連法令や消滅時効の期間を踏まえて管理する必要があります。ここでは、保管年数の目安と保管方法について解説します。

【保管年数】消滅時効や関連法令を基準に判断する

同意書そのものに一律の保存期間はありませんが、同意書に基づいて発生する権利義務の消滅時効を目安とするのが一般的です。民法上の債権は原則として5年（または10年）で消滅するため、少なくともその期間は保管することが望ましいといえます。また、個人情報に関する同意書であれば個人情報保護法や社内規程、労務関係の同意書であれば労働関係法令の保存義務も確認する必要があります。取引内容によってはより長期の保存が適切な場合もあります。

【保管方法】原本管理と電子データ管理の両面で整備する

紙の同意書は、紛失や改ざんを防ぐため、施錠可能なキャビネットなどで管理します。電子契約やスキャンデータの場合は、アクセス制限やバックアップ体制を整え、改ざん防止措置を講じることが重要です。また、検索性を高めるために契約日や当事者名で整理し、必要時に速やかに取り出せる体制を構築します。保存期間満了後は、個人情報の観点にも配慮し、適切に廃棄することを心がけましょう。

企業向け同意書作成後の適切な管理・保管における課題

企業間で同意書を取り交わした後は、後日トラブルが発生した際に合意内容を確認できるよう、適切に保管・管理することが求められます。しかし、実務の現場ではこうした書類の管理に課題を抱えるケースも少なくありません。

株式会社マネーフォワードでは、契約書の管理や保存に関する業務経験者を対象に、契約書に関する調査を実施しました。契約書の管理や保存を行う中での課題や負担を尋ねたところ、最も多いのは過去の契約書を探し出すのに時間がかかることで、34.4%でした。次いでスキャンや台帳入力などの事務作業の工数が多いことが28.6%、電子帳簿保存法などの法令対応が不十分、または不安があることが24.5%と続いています。

いざという時にすぐ確認できる保管体制を

同意書は特定事項への合意を証明する重要な書面ですが、万が一相手方との間で認識のズレが生じた際、書類の検索に時間がかかると事実関係の確認や対応が遅れてしまう可能性があります。調査データからも検索性の悪さが現場の大きな負担となっていることが読み取れるため、必要な時にすぐ同意書類を取り出せるよう、紙の原本だけでなく電子データとしても管理するなど、日頃から整理された保管体制を整えておくことが大切です。

出典：マネーフォワード クラウド、調査③ 契約書の管理・保存における課題・負担（Q4）【契約書の種類・書き方に関する調査データ】（回答者：契約書の管理業務経験者416名、集計期間：2026年2月実施）

同意書の電子化は可能？

近年は契約書だけでなく、同意書についても電子化を進める企業が増えています。紙での署名・押印に代えて、電子署名やクラウドサービスを利用する方法が一般化しつつあります。

同意書は原則として電子化が可能であり、法的効力も認められる

同意書は特別な様式が法律で定められているわけではないため、電子データで作成・締結することが可能です。当事者の意思表示が明確であれば、電子署名や電子記録によっても契約としての効力が認められます。電子帳簿保存法や電子署名法の要件を満たす形で運用すれば、紙と同様に証拠力を確保できます。

電子化する場合は、本人確認と改ざん防止措置が重要

電子同意書を有効に運用するためには、誰が同意したのかを特定できる本人確認の仕組みを整えましょう。また、データの改ざんや消失を防ぐため、タイムスタンプやアクセス制限、バックアップ体制を整備することも重要です。個人情報を含む同意書では、情報セキュリティ対策を徹底する必要があります。

同意書が無効になるケースは？

同意書は当事者の合意内容を証明する書面ですが、形式的に署名があるだけでは必ずしも有効とは限りません。法律上の要件を満たしていない場合や、実質的に合意が成立していないと判断される場合には、無効または取消しの対象となります。ここでは、典型的な無効事由を整理します。

同意の前提となる契約や権利関係が存在しない場合は効力が否定される

同意書は、何らかの法律関係を前提に作成されることが通常です。しかし、そもそも契約が成立していない、または権利義務の根拠が存在しない場合、その同意は期待した法的効果が生じないケースもあります。存在しない債務の免除に同意させるようなケースでは、実体的な法律関係がないため効力が問題となります。

包括的・白紙的な同意は無効と判断される可能性がある

「今後一切の責任を負わないことに同意する」といった包括的で具体性を欠く条項は、当事者の予測可能性を著しく損なうとして無効と評価されることがあります。特に消費者契約や労働関係では、一方当事者に一方的に不利益を課す包括同意は厳しく判断されます。内容の特定性は有効性判断の重要な要素です。

法律上同意だけでは足りない事項については効力が生じない

一定の法律行為については、単なる同意書では足りず、特別な方式や手続が必要な場合があります。例えば、保証契約では書面要件が課されるなど、法律で方式が定められている場合があります。その要件を満たさない同意書は、期待した法的効果を生じないことがあります。

同意の意思表示は文書に残すことが大事

取引や契約において合意が得られたことを明確にする同意書は、トラブル防止に役立つ重要なツールとして機能します。当記事で解説した同意書の法的効力や記載すべき内容、作成するときの注意点などを参考に、自社のニーズに合った同意書を作成しましょう。

実務においては、定期的に同意書のひな形を見直すとともに、法改正や社会情勢の変化に対応することも重要になるでしょう。

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• 監修：永瀬 優 

  法律事務所にて10年間、パラリーガルとして契約書および法的書面の起案・確認業務に従事。弁護士の監督下、不動産取引の契約実務や、離婚・交通事故における示談書・協議書の作成補助など、権利義務に関わる重要な書面作成の実務経験を持つ。現在はこれらの実務知見をベースに、専門的な法務情報の解説やコンテンツ制作に携わっている。