更新日 : 2024年11月7日

契約書管理システムとは？比較ポイントや導入メリット・おすすめサービスを紹介

契約書を効率的に管理したい場合は、契約書管理システムの導入がおすすめです。契約業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっており、コスト削減や人的ミスの軽減も期待できます。

しかし、契約書管理システムにはさまざまな種類があるため、どのシステムを導入するべきかわからない方もいることでしょう。本記事では、契約書管理システムのメリットや主な機能、選ぶ際のポイントを解説します。

契約書管理システムとは？
契約書管理が不十分な場合のリスク
契約書管理システムを利用するメリット
契約書管理システムの3つのタイプ
契約書管理システムの主要な機能
契約書管理システム導入の7つの比較ポイント
代表的な契約書管理システム5選
契約書管理システムを導入する流れ
契約書管理システム活用の成功事例
契約書管理システムを導入して契約業務を効率化しよう

契約書管理システムとは？

契約書管理システムとは、締結後の契約書を適切に管理するための機能が備わったシステムのことです。契約書の作成から更新に至るまでのさまざまな業務を効率化できます。作成した契約書はクラウド上に電子データとして保存されるため、紙の契約書のような保管スペースは不要です。

契約書管理システムを導入すれば、業務の効率化はもちろんのこと、人的ミスの防止やコスト削減などさまざまなメリットを得られるでしょう。

契約書管理が不十分な場合のリスク

契約書の管理が十分でない場合、さまざまなリスクや問題が発生します。具体的にどのようなリスクがあるのか、詳しく見ていきましょう。

契約書の紛失や破損による損失

契約書を紛失や破損によって損失してしまうと、トラブル発生時の対処が遅れてしまう可能性があります。基本的に、契約書にはトラブル時の対応方法が書かれているためです。

また、更新時期や終了時期といった、契約に関する重要な情報を確認できなくなってしまうリスクもあります。更新時期が不明になったことで、不要な契約を自動更新してしまうケースや、更新に必要な手続きができなくなるといった事態に陥る可能性もあるでしょう。

契約書の改ざんや情報漏洩のリスク

契約書の内容は企業にとって重要な情報なので、不十分な管理で改ざんや情報漏洩が発生することは避けなければなりません。情報が漏れたという事実はもちろんのこと、企業の評判も低下してしまうでしょう。

また、改ざんされた契約書は、改ざん・偽造されたという証拠を集めなければ無効にできません。決定的な証拠を見つけることは難しいため、改ざん・情報漏洩を防止できるよう厳重な管理を心掛けましょう。

契約違反による信頼関係の悪化

契約書の管理が不十分で契約内容をうまく共有できていなかった場合、取引先のルールを把握できません。そのため、意図せず契約違反を犯してしまい、信頼関係が悪化するおそれがあります。信頼関係が悪化するだけでなく、契約内容次第では契約違反のペナルティが科せられる場合もあるでしょう。

契約書を適切に管理し、契約内容を社内でしっかりと共有することが大切です。

契約書管理システムを利用するメリット

ここからは、契約書管理システムのメリットについて解説します。

契約書の管理コストの削減

紙の契約書の場合、原本を保管するスペースやキャビネット、ファイルなどが必要になります。契約書管理システムで契約書を電子化すれば、保管スペースが不要になるため、設備や備品のコストを削減可能です。

後述する契約業務の効率化によって作業時間が短縮されれば、人的コストの削減にもつながるでしょう。

契約業務の効率化

契約書管理システムには、契約書の管理に役立つさまざまな機能が備わっているため、契約業務の効率化が可能です。例えば検索機能を活用すると、入力したキーワードに関連する契約書をすぐに見つけられます。

契約書の作成から締結に至るまでの流れをシステム上で完結できる点も、契約業務の効率化につながるでしょう。

人的ミスの軽減

契約書はExcelでも管理できます。しかし、Excelで管理する場合、どうしても入力ミスや計算ミスが発生しがちです。契約書管理システムを導入すれば、これまで手入力していたデータは自動的に処理されるため、人的ミスを大幅に軽減できます。

契約書管理システムの3つのタイプ

契約書管理システムには3つのタイプがあります。タイプごとの特徴を詳しく見ていきましょう。

契約書の管理に特化

スキャンデータからの情報読み取りや契約書の自動リスト化など、契約書を効率的に管理するための機能に特化したタイプです。入力や検索関連の機能がメインとなっており、契約書の量が膨大で管理業務に時間を要している企業に適しています。

必要な契約書に素早くアクセスできるようになることで、効率的な契約運用が可能になるでしょう。

契約書以外の文書も管理

契約書だけでなく、請求書や履歴書なども管理できるタイプです。契約書を含む社内文書を一元管理したい場合に適しています。

社内文書を一元管理することで、経費削減やペーパーレス化の後押しにつながるでしょう。法務部門だけでなく、管理部門や総務部門などでも業務の効率化を図れます。

契約締結から契約書管理まで網羅

契約締結から契約書の管理に至るまでの業務を網羅したタイプです。このタイプのシステムであれば、契約書の作成から管理までのすべての工程をシステム内で完結できます。

契約書が頻繁に更新される場合や、多数の関係者が関わる複雑な取引において真価を発揮するでしょう。

契約書管理システムの主要な機能

契約書管理システムには、契約書を効率的に管理するためのさまざまな機能が備わっています。システムに備わっている一般的な機能について詳しく見ていきましょう。なお、搭載されている機能はシステムによって異なります。

紙の契約書の電子データ化

契約書管理システムを活用すれば、紙の契約書を電子データ化したうえで保存・管理できるようになります。電子データ化した契約書はデータベースに保存されるため、後述する検索機能を用いて迅速に検索可能です。

必要な契約書を素早く見つけられるようになることで、契約書管理をスムーズに進められるようになるでしょう。

契約書の期限管理

契約書管理システムにはアラート機能が搭載されており、更新期限や保存期限が近付くと管理担当者にアラートメールが配信されます。この機能があれば更新時期を見逃すことがなくなるため、不要な契約を自動更新してしまう心配もありません。

適切な時期に契約の見直し・更新を行えるので、契約違反のリスク軽減にもつながるでしょう。

契約書のバージョン管理

契約書管理システムには、契約書のバージョンを管理できる機能も備わっています。操作ログや承認履歴を残すことができるため、万が一の場合には過去のバージョンを復元して文書の損失・紛失を防ぐことが可能です。

契約書の検索

作成日時や契約者名などの情報から、該当する文書を迅速に検索することが可能です。紙の契約書の場合、契約書の数が増えてくると、どこにどの契約書があるのかわかりづらくなってしまいます。しかし、検索機能なら必要な文書を簡単に見つけられるため、業務にかかる手間を大きく軽減可能です。

権限管理

特定のユーザー・部門に権限を付与し、契約書を閲覧・編集できるユーザーを制限可能です。特定のユーザーのみ契約書を閲覧・編集できるようにすることで、不必要なアクセスがなくなり、セキュリティの強化につながります。

この機能によって高いセキュリティレベルを維持できれば、契約書の改ざんや情報漏洩といったリスクも軽減されるでしょう。

契約書管理システム導入の7つの比較ポイント

ここからは、契約書管理システムを導入する際の選び方について解説します。

自社のニーズに合った機能が搭載されているか

契約書管理システムにはさまざまな種類があり、搭載されている機能はそれぞれ異なります。どのような機能が搭載されているかを事前に確認し、自社のニーズに合った機能が搭載されているシステムを選ぶようにしましょう。

従量課金が発生するか（料金体系）

システムの料金体系も契約書管理システムを選ぶ際の大切なポイントです。クラウド型のシステムの場合、初期費用はあまりかからないものの、月額費用が継続的に発生します。

月額費用には固定制と従量課金制があり、従量課金制はサービスの利用料に応じて金額が変動する方式です。そのため、契約件数が増えれば増えるほど月額費用が高くなります。管理する契約書の量を踏まえたうえで、固定制と従量課金制のどちらを選ぶかを決めるようにしましょう。

操作や契約書の検索がしやすいか

操作性の良さは、システムの使いやすさに直結します。UIが直感的でわかりやすいものや、操作性がシンプルなシステムを選ぶとよいでしょう。

また、契約書の検索がしやすいかどうかも重要なポイントです。検索精度の高いシステムであれば、必要な文書を迅速に見つけられます。具体的には、高度な検索オプションやフィルター機能などが搭載されたシステムがおすすめです。

セキュリティ対策ができているか

契約書は、機密情報が多く含まれている大切な文書です。改ざんや情報漏洩が発生した場合、企業の評判は大きく低下してしまうでしょう。そのため、契約書管理システムには、改ざんや情報漏洩のリスクを最小限に抑えられるようなセキュリティ機能が求められます。

権限管理機能や操作ログの監視、データの暗号化など、万全のセキュリティ対策が施されているシステムを選びましょう。

外部システムと連携できるか

外部システムと連携できるかどうかも、システムを選ぶ際の大切なポイントです。電子契約サービスやコミュニケーションツールなどと連携できるシステムであれば、契約業務の効率化が期待できます。

自社の既存システム、または導入予定のシステムと連携できる契約書管理システムを選ぶとよいでしょう。

サポート体制が整っているか

システム運用中に何らかのトラブルが発生した際、対応が遅れれば遅れるほど業務が滞ってしまいます。サポート体制が整っているシステムであれば、システム運用時に適切なサポートを受けることが可能です。問い合わせ手段や返答に要する時間、対応時間などを確認しておきましょう。

無料トライアルができるか

契約書管理システムの中には、無料トライアルを提供しているものがあります。期間は限定されているものの、有料プランの機能を実際に体験することが可能です。無料トライアルで実際にシステムを利用することで、システムが自社のニーズに合っているかどうかを確認できます。

実際の使用感を確認することで、システム導入後に「想像していたものと違った」となる事態を回避できるでしょう。

代表的な契約書管理システム5選

契約書管理システムは多くの種類があり、搭載されている機能もさまざまです。ここからは、代表的な契約書管理システムの特徴や費用の目安を紹介します。なお、紹介する費用はすべて税抜金額です。

マネーフォワードクラウド契約

マネーフォワードクラウド契約は、契約書の作成から管理に至るまでをカバーできる契約書管理システムです。契約業務に関わる機能が網羅されており、紙の契約書と電子契約書をまとめて管理できます。マネーフォワードの他サービスとの連携により、バックオフィス全体の効率化を実現可能です。

費用は個人事業主向けの「パーソナルプラン」が月額1,280円～、中小企業向けの「ビジネスプラン」が月額4,980円〜となっています。

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クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士がサービス全体を監修している契約書管理システムです。各種認証制度をクリアした安心のセキュリティ体制となっており、官公庁や金融機関も利用しています。シンプルなUIで簡単に操作でき、導入・運用支援体制も充実しています。

費用は個人事業主向けの「Lightプラン」が月額10,000円、一般企業向けの「Corporateプラン」が月額28,000円です。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、契約書の作成から保管までを一元管理できる契約書管理システムです。コストパフォーマンスに優れており、契約印タイプの契約書を1件あたり100円で送信できます。権限設定や閲覧制限により、部外秘の文書も厳重に管理可能です。

費用は「契約印&実印プラン」が月額8,800円となっており、オプションパックによって特定の機能を追加することもできます。

freeeサイン

freeeサインは、契約業務をカバーする多くの機能が搭載された契約書管理システムです。テンプレートでの文書作成やAIによるレビュー、ステータス管理などの役立つ機能が備わっています。サポート体制が整っているため、システムの利用に不慣れな方でも安心して活用できるでしょう。

費用は「法人向けプラン」が月額5,980円～、「個人事業主向けプラン」が月額980円～です。

Hubble

Hubbleは、契約書の作成から管理までを行える契約書管理システムです。さまざまなツールと連携できるため、時間がかかっていた契約業務の工数削減を実現できるでしょう。サポート体制も手厚く、導入準備から運用開始後まで、カスタマーサクセスが迅速・丁寧にサポートしてくれます。

費用については、企業規模や課題に合わせた最適なプランを提供する形を取っているため、詳細な費用を知りたい場合は問い合わせが必要です。

契約書管理システムを導入する流れ

契約書管理システムはどのような流れで導入すればよいのか、詳しく見ていきましょう。

STEP1：導入目的を決める

まずは、契約書管理システムを導入する目的を決めましょう。導入目的を決め、方向性を明確にすることが大切です。正確な方向性を持たせ導入目標を設定できれば、目標達成のためにはどのようなシステムが適しているのかが見えてきます。

STEP2：契約管理台帳を見直す

導入目的が決まったら、契約管理台帳を見直しましょう。契約の管理状況を把握することで、現在の管理状況が抱えている問題点を見つけられます。管理業務の効率性やアクセス性、セキュリティ対策などを改めて評価し、問題点を解決できるようなシステムを導入しましょう。

STEP3：契約管理システムを比較する

どのようなシステムを導入するべきか明確になったら、自社に合っていそうなシステムを比較検討しましょう。システムによって機能や料金が異なるため、さまざまな要素から自社に最適なシステムの選定が必要です。

このステップを経ることで、目標達成に向けて最も効果的なシステムを導入できます。

STEP4：無料トライアルを実施（可能な場合）

無料トライアルが実施できるシステムの場合は、実際の使用感を確認してみましょう。UIのわかりやすさや検索機能の使い勝手、問い合わせ対応の質などを確認します。なるべく実際の運用に近い形でシステムを試用し、自社に適しているかを見極めることが大切です。

STEP5：契約管理システムを導入する

契約書管理システムを導入する際は、社内の運用フローを決めておきましょう。システムの導入によって少なからず契約書の管理方法が変わるため、契約書の登録手順や確認手順、アクセス権限の設定方法などをルール化する必要があります。

また、既存システムから新システムに移行する場合は、データ移行の作業が必要です。不要なデータや重複データが発生しないよう、最適な形で新システムへのデータ移行を実施しましょう。

契約書管理システム活用の成功事例

契約書管理システム活用の成功事例として、導入前の課題がどのように解決されたかを解説します。

ペーパーレスによりリモートワーク対応が可能に

「株式会社ADX Consulting」では、製本や押印のためだけに出社しなければならない状況が続いていました。契約書の内容も出社しないと確認できなかったため、このような非効率な契約業務を改善したいと考えたことが、契約書管理システム導入のきっかけです。

契約書管理システムを導入したことで、契約書を電子データ化できるようになり、社内のペーパーレス化が進みました。その結果リモートワーク対応が可能になり、大幅な業務改善につながったとのことです。

契約書の更新期限や情報の一元管理が可能に

「SALESCORE株式会社」では、契約関連のワークフローが細かく整備できておらず、どの契約書が誰の案件なのかの把握が難しい状況が続いていました。この状況を打開するべく、契約管理や契約フローを含め、ゼロから契約業務を立て直したいと考えたことが、契約書管理システム導入のきっかけです。

契約書管理システムを導入したことで、契約書の更新期限や情報の一元管理が可能になりました。契約書のステータスや契約内容をすぐに確認できるようになったため、契約業務の大幅な効率化を実現できました。

海外でも制限なく契約業務を進められる

韓国デジタルギフト大手「Smartcon」の日本法人として設立された「株式会社マフィン」は、日本と韓国を行き来する機会が多く、紙ベースでの契約業務には限界があると感じていました。そのため、場所による制限なく契約業務を遂行するためのシステムが必要だと考えたことが契約書管理システム導入のきっかけです。

契約書管理システムを導入したことで、海外でも制限なく契約業務を進められるようになり、紙の契約書では考えられないようなスピード感を実現できるようになりました。

契約書管理システムを導入して契約業務を効率化しよう

契約書を効率的に管理したい場合は、契約書管理システムの導入がおすすめです。システムを利用すれば、契約業務を効率化できるだけでなく、管理コストの削減や人的ミスの軽減なども期待できます。

システムを導入する際は、機能面や料金体系、セキュリティ対策などの要素を、複数のシステムで比較検討するとよいでしょう。契約業務の効率化を図りたい場合は、ぜひ契約書管理システムを導入してみてください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：幸谷泰造（弁護士・弁理士）
市ヶ谷東法律事務所代表。ソフトウェア・インターネット・知的財産に関する法分野を専門とするソフトウェアエンジニア出身の理系弁護士・弁理士。
ソニー株式会社で知的財産業務を約6年経験し、弁護士となった後は大手法律事務所等で企業法務に従事。
エンジニア出身のバックグラウンドを活かし、IT系企業の契約書の作成やチェックを数多く経験。
慶応義塾大学大学院理工学研究科非常勤講師として「実践知財管理」を担当。2022年度特許庁I-OPENプロジェクト専門家サポーター。

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