作成日 : 2024年12月3日

電子署名する方法は？PDFのやり方や法的効力、スマホ対応について解説

電子署名をする主な方法は、「PDFに署名する方法」「Word・Excelに署名する方法」「電子契約サービスを利用する方法」「メールに電子署名を付与する方法」の4つです。

この記事では、電子署名をする方法や電子署名の仕組み、法的効力について解説します。電子契約サービスの利用を検討している方もぜひ読んでみてください。

電子署名する4つの方法
電子署名の役割や仕組み
電子署名の法的効力は？
電子署名と電子サイン、電子印鑑、タイムスタンプとの違い
電子署名をする場合の注意点
電子契約サービスを利用するメリット
マネーフォワードクラウド契約なら法的効力のある電子署名ができる
電子署名の方法は電子契約サービスを使うことがおすすめ

電子署名する4つの方法

電子署名の主な方法は、以下の通りです。

PDFに電子署名する
WordやExcelに電子署名する
電子契約サービスを利用する
メールに電子署名を付与する

それぞれどのように電子署名を行うのか、以下で解説します。

PDF文書に電子署名する方法

Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerを使って、PDFに電子署名を付与できます。

まず、「すべてのツール」タブから「証明書を使用」を選択しましょう。

その中の「デジタル署名」をクリックすると、ドラッグ＆ドロップで署名フィールドを作成できます。

フィールドを作成するとダイアログボックスが出現し、選択できるデジタルIDの候補が表示されるため、使用するものを選択します。

デジタルIDを持っていない場合でも「新しいデジタルIDを設定」から新たに作成可能です。しかし、より高いレベルの認証を求めるなら、認証局から取得した電子証明書のデジタルIDを使いましょう。

タイムスタンプサーバーを登録することで、タイムスタンプの付与も可能です。より信頼性を高めたい場合は検討しましょう。

WordやExcelで電子署名する方法

ビジネスで広く利用されているWordやExcel上でも、電子署名ができます。ただし、あらかじめ認証局からデジタルIDを取得しておき、ワードやエクセル上に登録しておかなければなりません。ツール上でデジタルIDを取得できるPDFとは異なり、事前のデジタルIDの取得が必須です。

WordとExcelでの電子署名の方法は共通しています。まず、電子署名を入れる箇所をクリックにて指定し、「挿入」タブの「テキスト」から「署名欄」を選択し、「Microsoft Office署名欄」をクリックします。「署名の設定」のダイアログボックスが表示されるため、必要事項を入力すれば電子署名の完了です。

電子契約サービスを利用する方法

電子契約サービスを使えば、電子署名による契約の締結がより簡単にできます。あらかじめ作成しておいた契約書のデータをサービス上にアップロードし、相手のメールアドレスに送り共有しましょう。相手は契約の内容について確認し、承認することで契約の成立となります。

PDFやWord・Excelのように、デジタルIDを取得する必要はありません。簡単な操作で電子署名が完了するため、迅速な合意が図れます。

メールに電子署名を付与する方法

電子署名の付与されたメールによって、契約データのやり取りをすることも可能です。メールに電子署名を付与することで内容が暗号化されるため、万が一第三者に情報を盗み取られても、解読を防止できます。なりすましやフィッシング詐欺を防止でき、安全なやり取りが可能です。

メールへの電子署名は、秘密鍵と共通鍵で認証する「S/MIME（エスマイム）」という方式を用いて行います。S/MIMEに対応しているメールソフトは、Microsoft社の「Outlook」や、iPhoneのメールソフトなどがあります。メールソフトにインポートする電子証明書の準備も必要です。

電子署名の役割や仕組み

電子署名は、書類における記名押印の意味があります。電子ファイルは紙とは違い、物理的に署名や捺印ができません。電子署名によって、紙の契約書における記名押印と同様のことを電子ファイル上に施せます。電子署名の条件は、「改ざんされていないこと」「本人確認ができること」の2点です。

「改ざんされていないこと」を証明する方法として多く用いられるのが、「公開鍵暗号方式」です。ハッシュ値を使ってファイルを暗号化し、公開鍵と秘密鍵を生成します。秘密鍵はファイルの送信者のみが知っているため、受信者が公開鍵によってファイルを復号できれば、送信者に間違いがないことがわかります。

受信者は受け取ったファイルのハッシュ値を生成し、復号によって得られたハッシュ値と同じであるか確認することで、ファイルが改ざんされていないことを確認可能です。

「本人確認ができること」を満たすためには、認証局の発行する「電子証明書」を付与します。電子証明書とは、認証局が発行するデジタル上の本人確認データであり、デジタルIDが付与されています。

電子署名の概要について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

契約の基礎知識

電子署名とは？仕組みや具体的なやり方までわかりやすく解説

電子署名の法的効力は？

適切に行われている電子署名は、記名押印と同様の法的効力を持ちます。法的効力については、「電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）」によって定められています。「改ざんされていないこと」「本人確認ができること」を満たせば、電子署名に使う技術は問われません。これは、技術の発展に伴い、将来的によりよい電子署名の方法が生み出される可能性が考慮されているためです。

一方で、電子署名には有効期限があります。その理由は、電子署名の重要な要素である電子証明書に有効期限があるためです。電子署名法では、電子証明書の有効期限は5年を超えないものと定められており、一般的な電子証明書の有効期限は2～3年となっています。電子証明書に有効期限が設定されている理由は、技術の進歩によって、暗号化が破られるリスクがあるためです。

電子署名の期限切れによって契約が無効となることのないよう、長期署名のできる電子契約サービスを使うと安心です。

電子署名と電子サイン、電子印鑑、タイムスタンプとの違い

電子署名と似た言葉について、それぞれの意味は以下の通りです。

電子サイン	電子署名やタブレットへの手書きのサインなど、広い意味を持つ。データで書類をやり取りする際に行う行為を指す
電子印鑑	印鑑の画像をデータにしたもの。識別情報が組み込まれており、信頼性が高いものもある
タイムスタンプ	署名した人ではなく、署名した時間を証明するもの

電子サインのうち、法的効力を持つものが電子署名です。電子証明書や公開鍵暗号方式などによって、本人確認や改ざんがないことを確認できるものを指します。

電子印鑑は印影の画像を伴いますが、電子署名は必ずしも印影を伴いません。

タイムスタンプと電子署名は、証明する内容が異なります。電子署名に加えてタイムスタンプも付与することで、データへの信頼性が高まります。

「電子サイン」と「電子署名」の違いについては、以下の記事もご参照ください。

電子サインとは？電子署名の比較と導入方法をご紹介 | 電子契約サービス「マネーフォワードクラウド契約」

電子署名をする場合の注意点

電子署名は比較的新しい方式であるため、注意点を踏まえて行う必要があります。以下では、電子署名を行う際に注意すべきことを紹介します。

契約相手とサービスや契約方法をすり合わせる

電子契約を交わす方法について、契約の相手とすり合わせなければなりません。使用している電子契約サービスが、相手と異なる場合もあります。同じソフトを使用しなければ電子署名ができない場合は、どちらの使用するサービスを使うか協議しなければなりません。

相手の使用するサービスで電子契約をする場合は、信頼できるサービスなのかどうかを社内で検討することが必要です。互換性のない電子契約サービスであれば、締結した電子契約をサービス上で保管できず、PDFなどで別途保管が必要となる場合もあります。

電子契約サービスを統一せず、各々の使用するサービスで電子署名したデータを交換して保管することも一案です。ただし、相手が署名したものと自社が署名したものの2つを保管する必要があるため、管理の手間が生じます。

自社が電子契約を交わしたくても、相手が電子契約を拒否する場合もあるでしょう。こうした場合でも、相手に電子契約を強制できないため、紙の契約書を取り交わす必要があります。

セキュリティ面に気を配る必要がある

電子署名によって電子契約を取り交わす場合は、セキュリティ面に配慮しましょう。契約データや秘密鍵の管理、電子契約システムのパスワードを厳重に管理する必要があります。契約データや情報の取り扱いについて、社内の認識をそろえて対策を徹底しましょう。

電子帳簿保存法に対応した形式で保存する

電子契約は電子取引の1つであるため、電子帳簿保存法に従ってデータ形式で保存する必要があります。電子取引とは、データ形式で書類や情報をやり取りすることです。

電子契約の内容を紙に印刷したのでは、保存の要件を満たせません。契約を交わしたデータのまま保存する必要があります。

電子契約のできない契約もある

契約の中には、電子契約ではなく紙での契約しか認められていないものもあります。電子契約のできない具体的な契約は、以下の通りです。

任意後見契約書
事業用定期借地権設定のための契約書
企業担保権の設定または変更を目的とする契約書
農地の賃貸借契約書

電子契約ができなければ、電子署名による契約成立は望めません。契約内容が電子契約をしてもよいものかどうか、事前に確認しましょう。

電子契約サービスを利用するメリット

電子署名による電子契約を交わすなら、電子契約サービスを利用すると便利です。以下では、電子契約サービスを使う4つのメリットを紹介します。

スマホやiPhoneに対応している

電子契約サービスの中には、スマホやiPhoneでも電子署名できるものがあります。パソコンを開いたり、紙の契約書に署名捺印をしたりする必要がないため、迅速に契約が成立するでしょう。スマホやiPhoneでの電子署名によって、合意から契約成立までのタイムラグをなくせるため、「気が変わったから」と契約が不成立になることを防止できます。

契約の相手方がスマートフォンで承認できるようになりました | マネーフォワードクラウド契約サポート

法律に準拠した契約書の保存・管理ができる

多くの電子契約サービスでは、電子帳簿保存法やe-文書法などの法律に準拠した電子契約ができます。契約書をデータで保存するためには、要件を満たさなければなりません。電子契約サービスを使うことで、要件を意識することなく法律に沿った契約データの保存・管理が可能です。

契約書の改ざん防止に役立つ

タイムスタンプを自動的に施せる電子契約サービスでは、改ざんを防止できます。タイムスタンプによって、契約への同意がいつ行われたのかが明確になります。そのため、電子署名前に改ざんが行われていなかったこと、電子署名後に改ざんが行われていないことを証明可能です。

契約更新の確認漏れを防止できる

電子契約サービスによっては、契約の期限が近くなったら通知するよう設定できるものもあります。必要な更新が行われないまま期限を過ぎてしまうことを防止できるでしょう。通知のタイミングや頻度、取引先の指定など、柔軟な設定が可能です。

加えて、契約期間内に電子署名やタイムスタンプの効力が切れてしまわないよう、自動的にタイムスタンプを付与する「長期署名」の可能なサービスもあります。取り扱う契約の種類を確認し、必要に応じて長期契約のできるサービスを検討しましょう。

マネーフォワードクラウド契約なら法的効力のある電子署名ができる

電子署名や電子契約によって業務の効率化が期待できます。しかし、電子署名や電子契約を適切に行わなければ、法的な効力を確保できません。

「マネーフォワードクラウド契約」では、法的効力のある電子契約を迅速に交わすことができます。契約そのものだけでなく、法務に関する相談や電子契約の作成、締結した電子契約の管理・保存までの一連の業務が、サービス上で可能です。電子契約だけでなく、紙の契約書や他サービスの電子契約もサービス上で一括して保存できるため、管理コストの削減もできるでしょう。

電子契約を導入したいと考えているなら、ぜひ以下から「マネーフォワードクラウド契約」の詳細を確認してください。

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電子署名の方法は電子契約サービスを使うことがおすすめ

電子署名の主な方法には、PDFやWord・Excel上で行う方法やメールに付与する方法、電子契約サービスを利用する方法があります。電子署名の要件は、「改ざんされていないこと」「本人確認ができること」です。これらを満たすためには、タイムスタンプの導入や認証局からの電子証明書の取得を行わなければなりません。しかし、電子契約サービスであればこうした手間を削減でき、簡単な手順で電子契約への電子署名が可能です。

電子署名はスマホやiPhoneで迅速にでき、紙の契約書に比べて管理や保管の手間がかかりません。多くのメリットにより契約に関する業務を効率化するなら、「マネーフォワードクラウド契約」がおすすめです。「電子契約を導入したい」「より便利に使える電子契約サービスを探している」という方は、ぜひ「マネーフォワードクラウド契約」を検討しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：幸谷泰造（弁護士・弁理士）
市ヶ谷東法律事務所代表。ソフトウェア・インターネット・知的財産に関する法分野を専門とするソフトウェアエンジニア出身の理系弁護士・弁理士。
ソニー株式会社で知的財産業務を約6年経験し、弁護士となった後は大手法律事務所等で企業法務に従事。
エンジニア出身のバックグラウンドを活かし、IT系企業の契約書の作成やチェックを数多く経験。
慶応義塾大学大学院理工学研究科非常勤講師として「実践知財管理」を担当。2022年度特許庁I-OPENプロジェクト専門家サポーター。

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