- 作成日 : 2024年11月7日
契約書管理システムの選び方は？種類やタイプ・予算で比較！
契約書管理システム選びで迷ったら、まずは自社の課題を明確化し、必要な機能を絞り込みましょう。 クラウド型かオンプレミス型か、必要な機能、予算、セキュリティレベルなどを考慮して最適なシステムを選ぶことが重要です。
当記事で契約書管理システムのことについて詳しく解説していますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
目次
契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、企業が締結するさまざまな契約書を電子化し、一元管理するためのシステムです。紙媒体で管理していた契約書をデータ化することで、検索性や安全性、そして管理効率を大きく向上させられます。
従来の紙媒体での管理では膨大な量の契約書の中から必要なものを探し出すのに時間がかかったり、保管場所の確保、紛失や破損のリスクがあったりなど多くの課題があります。
しかし契約書管理システムを導入すればこれらの課題を解決し、業務効率化・コスト削減・コンプライアンス強化などに貢献するでしょう。
契約書管理システムの主な機能
契約書管理システムの主な機能は次の通りです。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 契約書の登録・保管 | 契約書をスキャンまたはアップロードして電子化し、データベースに保管する。 |
| 検索機能 | 契約書のタイトル、締結日、相手先などの条件から、目的の契約書を簡単に検索できる。 |
| 更新通知機能 | 契約書の有効期限や更新日を事前に通知し、契約更新忘れを防ぐ。 |
| 承認ワークフロー機能 | 契約書の締結・承認プロセスをシステム上で管理し、スムーズな契約締結を支援する。 |
| バージョン管理機能 | 契約書の変更履歴を管理し、過去のバージョンをいつでも確認できる。 |
| アクセス権限設定 | 契約書へのアクセス権限を設定し、情報漏洩を防ぐ。 |
ただし、これらは一般的な機能でありシステムによって搭載されている機能は異なります。例えばOCRによる自動テキスト抽出、AIによるリスク分析など、高度な機能を搭載したシステムもあります。
契約書管理システムの種類
契約書管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社に合ったシステムを選びましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネット経由でサービスを提供するタイプのシステムを指します。
システムの導入・運用に必要なサーバーやソフトウェアは、サービス提供事業者が管理してくれるため、自社で環境を用意する必要はありません。
| クラウド型のメリット | |
|---|---|
| 初期費用が安い | サーバーなどの設備投資が不要なため初期費用を抑えられる。 |
| 導入が簡単 | インターネット環境があればすぐに利用を開始できる。 |
| メンテナンスが不要 | システムのメンテナンスはサービス提供事業者が行うため自社で担当を置く必要がない。 |
| どこでもアクセス可能 | インターネットに接続できる環境さえあれば場所を選ばずにシステムにアクセスできる。 |
| クラウド型のデメリット | |
| カスタマイズ性が低い | 提供される決まった枠組みでしか利用できないことが多い。 ただしオプションを加える形で機能性を拡張できるケースはある。 |
| セキュリティ面での不安 | データを外部のサーバーに預けることに対しセキュリティ面での不安が生じる。 ただし、オンプレミス型に比べて必ずしもセキュリティ面で劣るわけではない。 |
| 月額料金の支払いが続く | 利用期間・利用方法に応じて月額料金が発生し、ランニングコストが必要となる。 |
以上を踏まえると、「初期費用を抑えたい」「すぐに導入したい」「ITシステムに強い人材がいない」といった企業にはクラウド型が向いているといえるでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するタイプのシステムを指します。
| オンプレミス型のメリット | |
|---|---|
| カスタマイズ性が高い | 自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズしやすい。 |
| データを自社管理できる | データを外部のサーバーに預けず自社で管理できるため、コストをかけてよりセキュリティレベルを高められる。 |
| 月額料金がかからない | 基本的には、一度システムを導入すれば月額料金は発生しない。ただしメンテナンスなどにコストが発生することもある。 |
| オンプレミス型のデメリット | |
| 初期費用が高い | サーバーなどの設備投資が必要なため初期費用が高額。 |
| 導入に時間がかかる | システムの構築に時間がかかる場合がある。 |
| メンテナンスが必要 | システムのメンテナンスを自社で行わなければいけない。 |
| アクセス場所が限定される | 自社のネットワークに接続された端末からしかシステムにアクセスできない。 |
以上を踏まえると、全ての中小企業にオンプレミス型をおすすめすることは難しいでしょう。大きな初期費用をかけられる大企業や、特にセキュリティレベルを高める必要のある組織、あるいはシステムを自由にカスタマイズしたい場合などに向いているといえます。
契約書管理システムで重視する機能性
契約書管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った機能が搭載されているかを確認することが重要です。特に確認しておきたい機能としては「文書の登録・検索機能」「電子契約への対応」「セキュリティ機能」「AI機能」があります。
文書の登録・検索機能
契約書管理システムの基礎となるのが「文書の登録と検索機能」です。
過去に紙で締結した契約書はもちろん、これから電子的に締結する契約書まで、あらゆる形式の契約書をデータ化し、一元管理できるシステムが理想です。
単にデータ化して保管するだけでなく、OCR機能などを活用して契約書の内容を正確にテキストデータ化することができれば、より契約情報を有効活用できるようになるでしょう。
電子契約への対応
近年、多くの企業が電子契約を導入しています。そのため契約書管理システムを選ぶ際には「電子契約に対応しているかどうか」も重要なポイントとなります。
電子契約サービスと連携し、締結した契約書を自動で取り込めるシステムであれば、紙の契約書と電子契約の両方を効率的に管理できます。また、電子契約に対応していることで保管場所の分散を防ぎ、一元管理によるメリットを最大限に受けられるでしょう。
セキュリティ機能
契約書には企業の重要な情報が多数含まれています。そのため、セキュリティ対策は必須です。
そこで契約書管理システムを選ぶ際には、「アクセス権限の設定」「シングルサインオン（SSO）」「2要素認証」「IPアドレス制限」などのセキュリティ機能を備えているかを確認しましょう。
これらの機能により不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑え、安心して契約書を管理できるようになります。
AI機能
近年、AIを搭載した契約書管理システムも増えています。
AIを活用することで、契約書の自動仕分けや情報の抽出、要約作成、リスク分析など、従来は人手に頼っていた作業を自動化できるでしょう。そしてAI機能はまだまだ発展途上ですので、今後さらに活用の幅が広がっていくことも期待できます。
おすすめの契約書管理システム
いくつか簡単におすすめできる契約書管理システムをご紹介します。
| サービス名 | OPTiM Contract | Hubble | マネーフォワード クラウド契約 |
|---|---|---|---|
| 特徴 | 台帳記入などAIによる自動化が強み。AIが契約終了と自動更新について自動で通知を行い、管理ミスを防ぐ。 | シンプルで使いやすい操作性や使い慣れたツールとの連携が強み。法務だけでなく事業部門との協業性も高まり生産性向上に貢献。 | 低価格で契約業務に関する機能を網羅。その他マネーフォワードサービスとの連携でバックオフィス全体の効率化が図れる。 |
| 利用料金 | 月額9,980円 | 要見積り | 個人向け：月額900円～ 法人向け：月額2,980円〜 |
| 無料トライアル | ○ | ○ | ○ |
他にもさまざまなサービスがありますので、自社に合ったものを探してみるとよいでしょう。その際は無料トライアルを利用すると操作性なども確認できるため、まずはお試しの期間を設けてみることをおすすめします。
契約書管理システムの比較ポイント・選び方
数ある契約書管理システムの中から、自社に最適なシステムを選ぶためには、以下のポイントを比較検討することが重要です。
- 必要な機能が備わっているか
- セキュリティレベルはどうか
- サポートが整っているか
- 紙の契約書の管理にも対応しているか
- 自社に合ったコストパフォーマンスか
- 無料トライアルがあるか
- 外部システムと連携できるか
各ポイントの詳細を見ていきます。
必要な機能が備わっているか
契約書管理システムには、基本的な機能から高度な機能までさまざまな機能があります。そして必要な機能は企業の規模や業種、契約書の量や種類によっても異なります。
そこでまずは、自社でどのような契約書をどのように管理したいのかを明確化し、必要な機能をリストアップしましょう。
例えば、契約書の検索機能一つをとっても、キーワード検索だけでなく、タグ付けや全文検索、あいまい検索など、さまざまな機能があります。
また、契約書の承認ワークフロー機能やバージョン管理機能など、業務効率化に役立つ機能も検討しましょう。必要な機能を絞り込んだうえで複数のシステムを比較し、自社の要件を満たす機能が備わっているかを確認します。
セキュリティレベルはどうか
契約書には個人情報や企業の機密情報など重要な情報が多数含まれています。そのためセキュリティ対策は非常に重要です。
ユーザーごとにアクセス権限を設定できるかどうかを確認したり、運営元の情報セキュリティに関する認証の有無（例えばISMS認証、プライバシーマークなど）を確認したり、セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選ぶようにしましょう。
ただし、システム自体のセキュリティレベルが高くてもそれを利用するユーザーが不適切な使い方をしていると情報漏洩は防げませんので、社内での教育も併せて進める必要があるでしょう。
サポートが整っているか
「サポート体制」も重要な選定基準となります。
システムの操作方法やトラブル発生時の対応など、充実したサポート体制があれば安心してシステムを利用できます。特にITシステムの利用に慣れていない現場だと以下のようなサービスについてチェックしておくべきです。
- 電話やメールでのサポート対応時間帯
- マニュアルやFAQが充実しているか
- 操作方法に関するオンラインセミナーや研修の有無
- 専用の担当者がつくか など
紙の契約書の管理にも対応しているか
過去の契約書について紙媒体で保管しているケースも多いでしょう。そこで契約書管理システムを選ぶ際には、紙の契約書にも対応しているかを確認しましょう。具体的には以下の機能が役立ちます。
- スキャナ連携機能
→ 紙の契約書をスキャンしてデータ化できるか。 - OCR機能
→ スキャンした契約書から文字情報を自動で抽出できるか。
これらの機能があれば紙の契約書を効率的に電子化し、一元管理できるでしょう。
自社に合ったコストパフォーマンスか
契約書管理システムの導入費用は、システムの種類や機能、サポート体制などによって大きく異なります。自社の予算に合わせて、最適なコストパフォーマンスのシステムを選びましょう。
初期費用だけでなく、月額料金や保守費用、導入後の運用費用なども考慮することが重要です。
無料トライアルがあるか
契約書管理システムの中には、無料トライアルを提供しているものがあります。無料トライアルを利用することで、実際にシステムを操作し、機能や使い勝手を確認できます。
自社のニーズに合っているか、操作に問題がないかなどを確認してから導入を検討しましょう。
外部システムと連携できるか
既存の業務システムと連携できるかどうかも、重要なポイントです。
例えば、会計システムや顧客管理システムと連携できれば、データの一元管理がさらに進み、業務効率化につながるでしょう。自社で利用しているシステムとの連携ができるかどうか、スムーズなデータ連携が可能かどうかをチェックしてからシステムを選ぶことが大切です。
契約書管理システム導入のよくあるきっかけ
契約書管理システムを導入するに至った、よくあるきっかけを実例でいくつか紹介します。
紙の契約書の保管スペースに限界を感じた
１つ目の紹介は「税理士法人TOTAL」です。
同法人は、「紙の契約書を保管できるスペースに限界を感じたこと」をきっかけに契約書管理システム導入に踏み切っています。
紙ベースで業務を行っていたときは作成した契約書が約5,000件にも上り、それら全てを物理的に保管していたようです。契約書の数がそれほど多くなければ保管スペースが問題となることもありませんが、これだけ膨大になってくるとスペースの確保が課題にもなってくるのです。
しかし、契約書管理システムを導入すれば保管スペースの物理的制限がなくなります。また、同法人では業務効率化という成果も得られています。
そのほかに、「契約書の回収に時間がかかってしまい、未回収のままになっているケースがあったこと」、「クライアント側でのリモートワーク環境に適応する必要があったこと」なども問題として抱えていたようですが、契約書管理システムの導入によりこういった課題にも対応することができています。
契約書のバージョン管理が難しくなってきたため
２つ目の紹介は「株式会社テックドクター」です。
同社では、導入時点でそれほど多くの契約業務は発生していなかったのですが、将来に備えて契約管理ができるように契約書管理システムの導入を検討し始めたようです。
また、導入以前だと「レビューを行ううちに契約書のバージョン管理が難しくなってきた」という課題もあったことから、ワークフロー機能を備えているサービスを選んだと話しています。
過去の契約書の確認に時間がかかっていたため
３つ目は「株式会社オムニバス・ジャパン」です。
同社では、契約書の管理業務が属人化しており、「過去の契約書を確認するのに時間がかかってしまう」という課題があったようです。
契約書原本をファイリングしてロッカーに保管。どの場所にどの契約書が管理されているのかは担当者に聞かないといけない状況にあったのです。担当者が不在だと契約内容の確認もできない、という状態を改善するため、システムの導入に踏み切っています。
その結果、インターネット環境さえあればどこからでも以前作成した契約書が確認できるようになっています。また、原本の管理にかかる手間をなくすことができていますし、製本・郵送が不要になることで契約締結にかかるスピードも早くなった、という成果も得られています。
課題や将来性を踏まえてシステム選びを進めよう
契約書管理システムもたくさんあり、それぞれに機能が違っていたり、逆に同じような機能を持っていたりして、どれを選ぶべきか悩むこともあるでしょう。
そんなときは、まず自社が現状抱えている課題が何かを洗い出し、それを解決するために必要な機能を備えていることを最低条件に絞り込みを行うとよいでしょう。加えて、セキュリティレベルであったり、サポート体制であったり、附随する機能・サービスにも着目してシステム選びを進めます。
また、目の前の課題だけでなく将来のことも考えて選定することが大事です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
契約の知識をさらに深めるなら
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