契約書管理・電子契約サービス

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  3. 契約書管理を電子化するメリットや方法は？注意点も解説！
  • 作成日 : 2024年11月7日

契約書管理を電子化するメリットや方法は？注意点も解説！

今、従来の紙の契約書に代わって電子契約を導入される企業や個人事業主の方が増えてきています。契約を電子化することでさまざまなメリットが得られます。とりわけ契約管理の点においては非常に有効です。

この記事では電子契約のメリットや電子化する方法について解説。導入する際の注意点や電子契約システムを選ぶコツについてもご紹介します。

契約書管理を電子化するメリット

電子契約を導入して契約書管理を電子化することで、以下のようなさまざまなメリットが得られ、業務の効率化や利益の向上につながります。

紙の契約書を管理するスペースが不要になる

紙の契約書はファイルにとじて保管しておかなければなりません。電子契約であれば電子データをパソコンのハードディスクなどの記憶媒体に保管しておけばいいので、契約書を保管するためのラックや書庫などが不要になり、スペースを有効活用できます。

さらに、クラウド型の電子契約システムを採用すれば、契約書データはクラウドに保存されるため、パソコンの容量を抑えることもできます。

契約書の検索性が向上する

紙の契約書を後から確認する場合、ファイルを取り出してめくりながら探し出さなければなりません。特に契約の件数が多いと契約書を探すだけでも一苦労です。

電子契約書であれば契約書の種類や日時、取引先名などで検索ができるため、目的の契約書を素早く探し出すことができます。

内部統制を強化できる

紙の契約書では押印することで契約内容に同意したことを示します。しかし、印鑑は誰でも押すことができます。勝手に印鑑を持ち出して契約を締結してしまったり、なりすまして契約を締結されてしまったりするリスクもあります。

電子契約を導入すれば本人が自身のパソコンやスマホで契約を締結するため、なりすましを防ぐことが可能です。また、承認・決済のフローや履歴も見える化することができ、内部統制の強化につながります。特に上場を目指している会社にとっては有効な施策となりえるでしょう。

契約書管理を電子化する方法

契約書管理を電子化する方法としてはエクセルで契約書管理台帳を作成するか契約書管理サービスを導入するかのいずれかの方法があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

エクセルで契約書管理台帳を作成する

まずはエクセルで契約書の管理台帳を作成し、契約書名や取引先名、契約日時、契約書番号、ファイルなどを記載していくという方法です。これによって紙の契約書も、電子契約書も、一元的に管理することが可能となります。ただし、台帳を入力するという手間がかかることと、台帳にもとづいて該当する契約書を探し出さなければならないといった手間がかかるのがデメリットです。

契約書管理サービスを導入する

電子契約サービスを導入するという方法もあります。承認・決済、契約締結、契約書の管理まで、すべてシステム上で完結できるのが大きなメリットです。従来の紙の契約書についてもスキャンすれば電子契約システムで管理することが可能です。ただし、電子契約サービスを利用するためには利用料がかかるため、費用対効果を考慮したうえで導入を検討する必要があります。

契約書管理を電子化する際の注意点

契約書管理を電子化することで以上のようなメリットが得られますが、契約書の証拠能力が低下してしまったり、契約が無効になってしまったりするおそれもあるため、以下の点には注意する必要があります。

電子帳簿保存法への対応が必要

契約書は電子帳簿保存法に従って作成・管理しなければなりません。仮にこの法律の要件に準拠していないと証憑（しょうひょう）書類（取引の証拠となる書類）として認められない可能性があります。エクセルで契約書を管理する際には電子帳簿保存法の要件を確認し、それを満たすような仕組みを構築しましょう。電子契約システムを利用するのであれば、電子帳簿保存法に対応したものを選ぶことが重要です。

期限管理やバージョン管理機能が必要

電子契約システムを導入する際には期限管理やバージョン管理機能がついたものを選びましょう。期限管理機能が備え付けられていれば契約の期限が近づいた際にアラートが発せられ、更新のし忘れを防ぐことができます。

サイバー攻撃やハッキングの手口は日進月歩です。システムのバージョンが古いと相対的にセキュリティ性能が下がってしまうため、可能な限りバージョンアップを自動で行ってくれるか新しいバージョンがリリースされた際にアラートが発せられるものを選ばれることをおすすめします。

電子化が認められていない契約書がある

業務委託契約書や売買契約書、雇用契約書など、ほとんどの契約書は電子化が可能で、電子データとして管理しても法的効力は有効です。しかし、任意後見契約書や農地の賃貸借契約書、事業用定期借地権設定のための契約書などは電子化することが認められていません。これらの契約書を扱う業種は契約の電子化を慎重に検討しましょう。

電子化できる契約書・できない契約書については、こちらの記事でさらに詳しくご紹介しています。

契約の基礎知識
電子化できる契約書とできない契約書一覧 - 関連する法律から紹介！

契約書管理の電子化に効果的なシステムの選び方は？

契約書の管理を電子化しても、それが使いづらいものだとかえって業務の手間がかかってしまいます。契約書管理をより便利に・快適なものにするためには、以下のようなポイントを押さえて電子契約システムを選ばれることをおすすめします。

契約書の検索がしやすいか

まず契約書管理で大切なのは検索がしやすいかどうかです。電子帳簿保存法では検索性が大きなポイントとなります。契約日時や契約の種類、取引先名などで検索ができれば、後から契約内容を見返す際にも該当する契約書を探す手間が大幅に削減できます。

契約書の期日も管理できるか

契約書を期日で検索できるかどうかも大きなポイントです。特に契約期間が定められている契約を締結している場合、期日までに契約更新手続きを行わなければなりません。期日で検索できる機能や期日が近づくとアラートが発せられる機能がついていれば契約更新のし忘れを防ぐことができるほか、引き続き取引を継続するかどうか早めに検討することも可能です。

紙の契約書もまとめて管理できるか

契約管理を電子化する場合、これまで締結した紙の契約書をどうするかという問題が生じます。書面の契約書もスキャンして電子データで保存することは可能です。スキャン保存した紙の契約書を一元管理できる電子契約システムを導入すれば、契約管理業務がさらに効率的になります。

契約書作成や締結にも対応しているか

契約書の管理に限定したシステムもあれば、作成もできるシステム、さらには締結までできるシステムなど、それぞれ機能が異なります。契約の作成から締結、管理まで一貫してできる電子契約システムを導入すれば、契約書作成、締結の手間も削減でき、大幅な業務効率改善、コスト削減効果が得られるでしょう。

契約書管理を電子化するならマネーフォワード クラウド契約

契約書管理を電子化するならマネーフォワード クラウド契約がおすすめです。契約書の作成から締結、保存、管理まで、契約に関わる業務はすべてこれ一つで完結。紙の契約書も一元管理が可能です。

契約書名や相手方の名称、契約時期などさまざまな項目で検索可能で、契約管理項目をカスタマイズできるので、自社に合わせた運用がしやすくなっています。

契約終了日や契約期限の前に関係者に通知メールを送信する契約アラート通知機能も備え付けられているので、契約更新を忘れる心配もありません。もちろん電子帳簿保存法に準拠しているので、高い証拠能力を確保できます。

契約書管理を電子化することで契約業務の効率が大幅アップ

契約書管理を電子化することで、紙の契約書をいちいちファイルにとじたり、契約内容を見返したり期限を確認したりするために一枚一枚めくって契約書を探す手間が省けます。

さらに、契約書の作成や締結まで一貫して対応しているシステムを導入すれば、契約にかかる業務を大幅に効率化でき、コスト削減にもつながるはずです。

自社に合った電子契約システムを選んで、契約管理をデジタル化しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：林　孝匡（弁護士）

    情報発信が専門の弁護士。モットーは【難しい法律を分かりやすく】
    労働問題をはじめ多くの分野で法律情報の発信を手がける。
    弁護士ドットコム・マイナビ・幻冬舎・DIME・弁護士JPなど多数のWEBメディアで法律コンテンツを発信中。

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