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  • 作成日 : 2025年7月18日

売買契約書の保管期間は？実務上の目安や管理方法を解説

売買契約書は、取引の内容を明確にし、トラブルを未然に防ぐための重要な書類です。しかし、契約締結後に「いつまで保管すべきか」「どのように管理すればいいか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、法律に基づく保管期間の考え方から実務での目安、保管方法や注意すべきルールまで、契約書管理に必要な知識を解説します。

売買契約書とは

売買契約書は、商品やサービス、不動産などの売買に関する合意内容を記録した書類です。取引後のトラブルを防ぎ、双方の認識を明確にしておくために作成される重要な書類です。まずは、この契約書が果たす役割や基本的な考え方を押さえておきましょう。

売買契約書の役割と目的

売買契約書は、売主と買主が取引内容に合意した証として作成される文書です。法律上は口頭のやり取りだけでも契約は成立しますが、認識のずれやトラブルを避けるために、書面で明文化するのが一般的です。

契約書には、取引の対象や金額、支払方法、納期、引き渡し方法などの基本情報が明記されます。こうした情報を明確にしておくことで、「聞いていなかった」「そんな約束はしていない」といった行き違いを避けられます。また、万が一トラブルが起きた場合には、契約書が当事者の主張を裏付ける重要な証拠になります。民事訴訟となった場合には自社の主張を裏付ける証拠として用いられ、もし契約書がなければ主張する事実を取り上げてもらえなくなり、敗訴する可能性があるため注意が必要です。

契約書には、違約金の有無、契約解除の条件、不可抗力への対応、保証や返品条件など、詳細な取り決めが含まれます。不動産売買では、登記手続きや物件の状態についての項目も重要です。

加えて、金融機関とのローン契約や、法的な手続きを進める際には、売買契約書の提出を求められるケースがあります。取引を進める上での安心材料として、多くの場面で必要とされる書類です。

契約書を作成する過程では、条件を言葉にして整理することで、あいまいな部分を見直す機会にもなります。納期や支払い時期などの確認も進み、トラブルを未然に防ぐ手段として有効です。

個人と法人の違い

売買契約において、個人と法人の違いは契約の効力自体には大きく影響しません。ただし、法人が当事者となる場合には、契約書に署名する人がその法人を代表する立場かどうか、確認が必要になります。会社の代表者や正式に委任された人物でなければ、契約の有効性に疑問が生じる可能性があります。

また、法人が売主で個人が買主という構図では、消費者契約法が適用される場面もあります。この法律により、個人の消費者を保護するために、不公平な契約条項には制限が設けられています。

不動産取引では、売主が宅地建物取引業者（多くが法人）である場合、買主への重要事項説明が義務付けられています。加えて、契約不適合責任の制限にも一定のルールがあり、個人売主とは異なる対応が求められます。

税務面でも違いがあります。個人であれば所得税、法人であれば法人税の扱いとなり、契約後の手続きや帳簿処理に差が出てきます。契約書の中身は似ていても、相手が個人か法人かで必要な確認事項や注意点が変わるため、それぞれの立場に応じた準備が欠かせません。

売買契約書の保管期間

契約が無事に締結されたあと、その書類をどのくらい保管しておくべきか迷う方も多いかもしれません。契約書の種類や取引の規模、会社の形態などによって関わる法律が異なるため、期間の判断には一定の知識が求められます。以下では、法律と実務の両面から保管期間を整理していきます。

法律で定められた保管期間

売買契約書の保管期間について、単独で「売買契約書は〇年間保管」と定める法律はありません。ただし、複数の法律において、事業に関する書類の保管について明記されており、契約書もその中に含まれます。

まず、会社法では株式会社に対して、「計算書類」や「附属明細書」などの財務書類10年間保管するよう定めています（会社法第432条）。これは企業が責任ある経営を行うために必要とされている期間です。契約書は計算書類の裏付けになる書類と言えるので、併せて保管しておくことが望ましいです。

法人税法では、法人に対し、帳簿書類を原則として7年間保管する義務があります（法人税法第126条、施行規則第59条）。税務調査などの際に、過去の申告内容を確認するための証拠として使われます。さらに、赤字を翌年以降の利益と相殺する繰越控除を行う場合には、その事業年度の帳簿類の保管期間が10年に延びます。

個人事業主については、所得税法の規定が適用されます。青色申告の場合、帳簿類や決算関係書類、領収書などは7年間、それ以外の書類（契約書や請求書など）は5年間の保管が必要です。白色申告者も、平成26年1月以降は事業所得がある場合に限り、収支を記録した帳簿は7年間、それ以外の書類は5年間の保管が求められます。

また、民法上の消滅時効にも注意が必要です。契約に基づく請求権は、原則として権利を行使できると知った時から5年、または行使できる時から10年で時効にかかります（民法166条）。契約内容を証明する手段として、これらの期間も意識しておくと安心です。

このように、契約書の保管については、会社の種類や取引の性質によって関わる法令や期間が異なります。整理した表は以下のとおりです。

法律対象書類保管期間起算点主な目的
会社法株式会社重要資料（契約書含む）10年会計帳簿の閉鎖時経営責任の履行
法人税法法人帳簿・契約書類7年確定申告書の翌日税務調査への対応
法人税法（繰越控除あり）法人同上10年同上欠損金控除の証拠
所得税法（青色申告、白色申告）個人事業主契約書等5年（帳簿類は7年）同上税務調査の備え
民法全対象請求権の証明に関係最大10年権利行使可能時請求権の保存

実務的な保管期間の目安

法律で定められた保管期間を踏まえた上で、実務上はより長めの保管を推奨する声が多くあります。一般的に、「10年間」の保管が企業の文書管理の目安とされる傾向があります。

これは、会社法に準じた10年の基準に加え、法人税法の繰越控除対応や民法の消滅時効期間も考慮されているためです。すべてのケースに共通するわけではないものの、10年保管を基本とすることで、法令対応と将来のリスク回避の両面をカバーできます。

不動産の売買契約など、長期にわたる権利や義務に関わる書類については、10年を超えて保管されるケースも珍しくありません。物件売却時に取得費用の証明が求められる可能性があるため、こうした契約書は事実上「永久保存」に近い扱いをされることもあります。

また、特許や商標といった知的財産に関する契約、契約期間が長期にわたるリース契約や基本取引契約なども、契約が有効な限り保管しておく必要があります。

業界によってはさらに厳格なルールが設けられていることもあります。たとえば、建設業や金融業では、業界団体のガイドラインや関連法令によって、保管年数が長く設定されていることがあります。自社が属する業界の基準もあらかじめ確認しておくと安心です。

最終的には、書類を保管するコストと、紛失や廃棄によって生じる可能性のあるリスクのバランスを見極めることが重要です。契約金額が大きい場合や、将来の証明資料となる可能性がある場合には、慎重な判断が求められます。

保管期間を過ぎた書類はどうすべき？

保管期間が終了した契約書類については、必要に応じて廃棄を検討します。ただし、安易に処分せず、内容を確認した上で、社内の保管方針と照らして判断することが求められます。

廃棄の際は、情報漏えいのリスクを避けるため、適切な方法で処理することが基本です。紙の契約書であればシュレッダーを使用し、電子データであれば復元できない形で削除する必要があります。大量の文書を一括で処分する場合は、機密文書の溶解処理サービスなど専門業者の活用も検討できます。

長期間保管しておいた書類でも、すでに内容を参照する必要がないと判断されたものは、適切に廃棄することで管理の手間を軽減できます。文書が増えすぎると、必要な書類の検索にも支障が出るため、定期的な棚卸しと整理の習慣が重要になります。

ただし、不動産取引や長期契約に関する書類など、今後も使う可能性がある契約書については、期限が過ぎたとしても保存を継続する方が安心です。

売買契約書の適切な保管方法

売買契約書を正しく保管することは、法律に従うためだけでなく、取引の安全性を確保し、社内業務の効率を高めるためにも重要です。紙と電子、それぞれの保管方法には異なる特徴があり、自社に合った管理方法を選ぶことが求められます。

紙での保管と電子データ化、どちらが安全？

契約書の保管には、従来通りの紙での管理と、電子データとしての保存という二つの選択肢があります。どちらが優れているとは一概に言えず、それぞれに長所と注意点があります。

紙で保管する場合、特別な設備がなくても書類を確認できる点が魅力です。手元に原本があるという安心感もあります。ただ、書類が増えると保管場所の確保が課題になり、火災や水害、虫食いといった物理的な損傷のリスクも避けられません。誤って紛れてしまったり、必要な時にすぐ見つからなかったりすることもあります。

一方、電子データでの保管は、紙のように場所を取らず、検索性の高さも特徴です。PDFなどで保存し、クラウドやサーバー上で管理すれば、複数拠点からアクセスすることもできます。定期的にバックアップを取る仕組みがあれば、災害による情報消失にも備えられます。ただし、電子データには情報漏洩や改ざんといったリスクも伴います。適切なセキュリティ対策が不可欠で、ウイルスや不正アクセスへの備えも必要です。また、長期保存の際にはファイル形式の互換性にも気を配る必要があります。

中には、マイクロフィルムに保存する方法もあります。これは紙を縮小してフィルムに焼き付ける形式で、長期保存に向いていますが、閲覧には専用機器が必要です。

結局のところ、どの保管方法を選ぶかは、自社の運用体制やセキュリティの整備状況に左右されます。紙か電子かというより、どのように管理・運用するかが安全性を大きく左右します。電子保存が主流になりつつある現在でも、セキュリティや法令対応に十分な配慮が欠かせません。

電子帳簿保存法への対応と注意点

契約書を電子データで保存する場合、特に税務に関する書類については「電子帳簿保存法」（電帳法）に沿った管理が求められます。この法律は、国税関係書類を電子的に保存する際の要件を定めており、内容を満たしていなければ保存義務を果たしたとはみなされません。

電帳法で重要とされるのは、保存されたデータが改ざんされていないことを示す「真実性の確保」と、必要な情報にすぐアクセスできる「可視性の確保」です。たとえば、電子署名やタイムスタンプを付与して、後から内容が変更されていないことを示すことや、検索機能を備えたシステムで日付や金額などからすぐにデータを呼び出せるようにしておく必要があります。

特に注意が必要なのは、「電子取引」として交わされた契約書や請求書などです。メール添付やクラウドサービスを使ってやり取りしたファイルについては、電子的なまま保存しなければならず、紙に印刷しただけでは対応とみなされません。

紙で受け取った契約書をスキャンして保存する場合でも、解像度やタイムスタンプ、保存履歴などの一定の要件を満たしていれば、電子保存が可能とされています。なお、令和4年の改正以降、スキャナ保存に関する事前承認は不要となりましたが、解像度やタイムスタンプ、検索性などの要件は引き続き満たす必要があります。こうしたスキャナ保存に対応するシステムを導入することで、紙文書の削減にもつながります。

なお、電子で保存する場合でも、会社法や税法などで定められている保管期間そのものは変わりません。紙と同様、10年や7年といったルールに従う必要があります。

電子帳簿保存法への対応は、企業にとって単なる義務ではなく、契約書管理や文書業務の効率化を進める好機と捉えることもできます。ペーパーレスの流れが加速する中、法令に沿った形でデジタル環境を整えることは、将来的な業務全体の質を高めるための一歩と言えるでしょう。

契約書の保管は信頼とリスク管理の要

売買契約書の保管は、単なる記録ではなく、トラブルを防ぎ、企業活動を支えるために欠かせません。法律によって保管期間は異なりますが、実務上は10年を目安にするケースが多く、特に不動産や長期契約などはそれ以上の保管が望まれます。保管方法には紙と電子の両方があり、それぞれに適した管理体制が求められます。電子保存を選ぶ場合は、電子帳簿保存法への対応が必須となります。契約書が適切に管理されていれば、紛争や税務調査、将来の確認業務にも対応しやすくなります。信頼性の高い取引を支えるためにも、継続的な見直しと整備を怠らない姿勢が大切です。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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