- 作成日 : 2025年5月7日
電子契約の注意点は？メリット・デメリットを比較しながらわかりやすく解説
電子契約は、紙の契約に比べて業務の効率化やコスト削減が期待できる一方で、導入にあたって注意すべき点もあります。本記事では、電子契約のメリット・デメリットを比較しながら、導入時に押さえておきたいポイントを解説します。適切なシステム選びや運用方法を理解し、スムーズな導入につなげましょう。
目次
電子契約とは
電子契約は、インターネットを利用して電子ファイルに電子署名やタイムスタンプを付与し、締結する契約です。
紙の契約書では、押印や手書き署名が必要です。一方、電子契約では暗号技術を用いて改ざん防止と本人確認をします。法的効力も紙と同等であり、裁判の証拠として有効です。
しかし、導入が進んでいない企業も少なくありません。取引先が電子契約への変更を拒むケースもあり、契約フローの調整や説明の手間が障壁となっています。
また、社内のシステム整備やセキュリティ対策にコストがかかるため、引き続き紙の契約書を使い続ける企業も少なくありません。
さらに、電子データの管理に不安を抱く企業では、サイバー攻撃のリスクや法的対応の負担を懸念し、電子契約の導入を見送るケースも見られます。
電子契約は業務の効率化に優れていますが、運用に関する理解不足が普及の妨げの一因となっています。
電子契約の注意点
電子契約は、業務効率化やコスト削減につながる一方で、導入にはいくつかの注意点があります。社内業務フローの見直しや取引先の同意など、多岐にわたる検討が必要です。ここでは、電子契約導入時に押さえておくべき重要なポイントについて解説します。
社内の業務フローを変更する必要がある
電子契約を導入する際は、社内の業務プロセスを見直すことが重要です。まず、電子化する契約書を選定し、発注書などの簡易な書類と重要な契約書を適切に分類します。
次に、アカウント管理責任者を決定し、承認ルールを明確に定めましょう。複数人の承認が必要な場合は、システムの稟議機能を活用することで、業務を効率化できます。
また、電子帳簿保存法に準拠した保存方法を整備し、改ざん防止や検索性の確保を図ることも欠かせません。さらに、電子署名に関する管理規程を作成し、署名の定義や責任者、使用範囲を文書で明確にしておくことが重要です。
取引先から事前に同意を得る必要がある
契約相手が、異なる電子契約プラットフォームを使用している場合や電子契約自体を導入していない場合があるため、電子契約を導入する際には、取引先から事前に同意を得ることが重要です。
双方が異なるサービスを利用している場合は、どちらか一方のシステムに合わせるか、PDF形式の契約書にそれぞれが電子署名を施す方法などが考えられます。
また、取引先が電子契約を導入していない場合は、そのメリットを説明して利用を促すか、片方のみで完結できる電子契約サービスを活用するのも効果的です。
電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある
電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで保存しなければなりません。2024年1月1日以降、原則としてすべての事業者に対して電子取引データの保存が義務付けられ、紙に印刷して保存することは認められていません。
電子帳簿保存法の対象となるのは、メールで受け取ったPDF契約書やクラウド上で締結した契約書も含まれます。適切な管理のためには、改ざん防止措置や検索機能の確保など、法令で定められた要件を満たす必要があります。
電子契約のやり方を覚える必要がある
電子契約を導入する際には、新しい操作手順を習得する必要があります。紙の契約とは異なり、電子署名の方法や契約書データのアップロードなど、電子契約ならではの操作が求められるためです。
契約書の作成から送信、署名までの流れを理解し、正確に実行できることが求められます。社員がスムーズに電子契約を使い始められるよう、事前の説明やトレーニングが大切です。
電子契約を利用できない契約書もある
電子契約は多くの契約に対応していますが、すべてに適用できるわけではありません。法令により書面での作成が義務付けられている契約もあり、事業用定期借地契約や任意後見契約などは、電子契約では締結できません。
契約の種類によっては電子化が認められない場合もあるため、契約が電子契約に対応しているかを事前に確認する必要があります。
電子契約のメリット・デメリットを比較
電子契約は、業務効率化やコスト削減が期待できる一方で、法令やセキュリティへの対応が求められます。以下では、紙契約と比較した場合のメリット・デメリットについて解説します。
対応できる契約の範囲
電子契約は電子署名法に基づき、紙の契約書と同等の証拠力を持ちます。多くの契約では、電磁的記録が書面として認められており、電子化が可能です。
ただし、事業用定期借地契約や任意後見契約など、法令により書面での締結が義務付けられている契約については、電子契約を利用できません。
導入を検討する際は、自社で扱う契約が電子契約の対象となるかどうかを事前に確認する必要があります。
契約業務にかかるコスト
電子契約と紙契約のコスト面を比較すると、明確な違いがあります。電子契約では印紙税が非課税となるため、印紙代を削減可能です。印刷代や郵送料、保管費用も不要になり、総合的なコスト削減効果が期待できます。
一方、取引先の承諾を得るための調整コストが課題となる場合もあります。電子契約の法的有効性が明確になった現在でも、慣習を理由に抵抗されるケースが少なくありません。
契約締結までのスピード
紙の契約書では、印刷・製本・郵送といった手間や契約締結までの時間が必要でした。
紙の契約書と比較して、電子契約は手続きがオンラインで完結するため、これらの作業時間を大幅に短縮できることが利点です。
ただし、従来の業務プロセスを変更する必要があり、変更に伴う社内調整や従業員の理解を得るための努力が必要です。
契約書の法的効力
電子契約は、法的有効性を確保するための仕組みを備えています。電子署名とタイムスタンプにより、契約者の本人確認や内容改ざんの有無、契約締結日時も証明されるのが特徴です。
電子署名は押印、電子証明書は印鑑証明書としての役割を果たし、タイムスタンプは契約日時の証明力を強化します。
一方で、タイムスタンプ機能により、契約締結日を過去の日付に変更するバックデートが行えないため、日付に関して柔軟性に欠けるという側面もあります。
契約書の紛失・破損リスク
電子契約は、紙契約に比べて管理が容易であり、契約書の紛失リスクを減らせます。また、クラウド型システムであれば、長期間の契約書の保管が簡便になり、コストや手間の低減も図れるでしょう。
ただし、セキュリティ対策が不十分な場合には、サイバー攻撃やウイルス感染、情報漏えいやファイル破損のリスクが高まります。そのため、電子契約の導入には十分なセキュリティ対策が不可欠です。
契約書の改ざんリスク
電子契約では、契約締結後の改ざんを防ぐには、タイムスタンプの活用が有効です。タイムスタンプは、紙の契約書における割印や契印と類似の役割を果たし、締結時点以降に改ざんされていないことを証明します。
また、契約締結前のバージョン管理を徹底することも重要です。複数の担当者によるチェックを実施することで、リスクの低減を図る必要があります。
契約書の保存方法
電子契約は、契約書の保存方法の面で紙媒体と比べて大きなメリットがあります。紙の契約書は、7年間（場合によっては10年間）の保管が義務付けられており、物理的な保管スペースや管理コストが課題でした。
電子契約であれば、こうした問題を解消できます。一方で、電子契約を保存するには、一定の要件（後述の検索性など）を満たす必要があります。
契約書の検索性
電子契約は、優れた検索性を備えている点がメリットです。紙の契約書は、保管や目録作成に手間がかかります。一方、電子契約はサーバーやクラウド上で管理でき、スペースを取らず容易に検索可能です。
ただし、電子帳簿保存法では「日付・金額・取引先」の項目で検索できる機能が求められているため、導入時にはシステムがその要件を満たしているかを確認する必要があります。
リモートワークへの対応
電子契約はリモートワークとの親和性が高く、出社せずに契約手続きを完了できます。従来の紙契約では、リモートでの契約締結が難しく、押印や製本のために出社が必要でした。
電子契約であれば、メールやサービス上で手続きが完結し、業務効率の向上につながります。ただし、取引先が紙の書類や押印、FAXによる対応を求める場合には、完全なリモート化が難しいケースもあります。
電子契約システムを選ぶときのポイント
電子契約システムを選ぶ際には、コストや機能性、法令対応を含む多角的な視点での比較・検討が必要です。以下で、それぞれ見ていきましょう。
料金プランが適切か
電子契約システムを選ぶ際は、料金プランが自社に合っているかの確認が重要です。主な料金体系には、月額基本料金制・従量課金制・混合型の3種類があります。契約件数やユーザー数に応じて適切なプランを選ぶようにしましょう。
たとえば、契約件数が少ない企業には従量課金制が適しています。また、機能やサポート体制が充実しているかといった点も重要な確認ポイントです。
無料トライアルやお試しができるか
電子契約システムを選ぶ際は、無料トライアルを活用し、操作性や業務フローとの適合性の確認が必要です。多くのサービスでは試用期間が設けられており、実際に操作することで使いやすさを確認できます。
ただし、無料トライアルは短期間の試用に限られるため、継続利用するには有料プランへの移行が必要です。自社の運用に適したシステムを見極めるためにも、複数のサービスを比較しましょう。
セキュリティ対策が万全か
電子契約システムを選ぶ際は、セキュリティ対策の確認が重要です。契約情報は機密性が高く、強固な保護が求められます。
まず、データの暗号化やアクセス制限が適切に実施されているかを確認しましょう。SOC（クラウドサービスの内部統制を評価する国際基準）などの認証を取得しているシステムは、一定の信頼性を備えているといえます。さらに、システム障害が発生した際の復旧体制が整っているかも確認しましょう。
また、電子署名法や業界標準に準拠しているかどうかも重要なチェックポイントです。セキュリティ対策に加え、データセンターの物理的な安全性も確認し、これらの要素についての総合的な判断が大切です。
既存システムとの連携ができるか
電子契約システムを選ぶ際は、既存システムと連携できるかを確認しましょう。連携が可能であれば、業務効率が向上します。
CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）と連携可能な場合には、商談から契約までのプロセスを自動化でき、顧客データが電子契約に自動反映されるため、手入力による手間の削減が可能です。
さらに、請求管理や決済システムと連携可能であれば、契約から支払いまでをスムーズに処理できるため、業務全体の効率化につながります。
電子帳簿保存法などの法律に対応しているか
電子契約システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法や法人税法への対応が必須です。電子契約は国税関係書類に該当するため、税法要件を満たさない場合には、青色申告の承認取り消しなどのリスクがあります。
電子帳簿保存法では、取引年月日・取引先名・取引金額で検索でき、タイムスタンプを付与できる機能が必要です。
法人税法では契約書の保存期間が7年（繰越欠損金がある場合は10年）と定められています。適切なシステムを選ぶことで、法律要件を確実に満たすようにしましょう。
取引先から電子契約を求められたらどうする？
取引先から電子契約を求められた場合、以下のポイントについて確認しましょう。
まず、電子契約の実施可否を判断するには、関連法令や社内規定への適合性を確認します。事業用定期借地契約や任意後見契約など、電子化できない契約形態に該当していないかの確認が必要です。
次に、電子帳簿保存法の要件を満たした保存体制が整っているかを確認します。システムの導入状況や運用ルールを確認し、不備があれば速やかに改善策を講じる必要があります。
電子契約のメリットと注意点を理解し、スムーズな導入を検討しよう
電子契約は、業務の効率化やコスト削減に役立つ一方で、導入に際しては契約相手との調整や社内システムの整備、セキュリティ対策を慎重に行わなければなりません。さらに、電子帳簿保存法に準拠した保存方法や、契約書の管理方法の整備も求められます。
メリットを最大限に活用するためには、適切なシステム選びと運用体制の整備が不可欠です。業務の効率化を進めるためにも、電子契約の導入を検討しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
契約の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
2025年版 – 電子契約システムとは？導入メリットや注意点を種類別に解説
デジタル化やペーパーレス化によって、さまざまなものが電子化されるという流れが強くなってきています。契約においても例外ではありません。従来の紙の契約から「電子契約」に移行する企業や個人が増えてきています。電子契約にシフトする第一歩は電子契約シ…
詳しくみる電子文書とは？電子化文書の比較とメリット、注意点を解説！
ペーパーレス化が推進され、「電子文書」に加え「電子化文書」の利用も進んでいます。これらはよく似ていますが、正しく文書を管理するためにはそれぞれの意味を正しく理解しておく必要があります。 特にe-文書法と電子帳簿保存法の関係では重要な意味を持…
詳しくみる賃貸借契約書を電子化する方法は？電子契約の流れや保管方法を解説
賃貸借契約書の電子化が進む中、企業の総務担当者にとって、契約手続きの効率化やコスト削減が大きな課題となっています。従来の紙ベースの契約は、契約書の郵送や保管、署名手続きなど、多くの手間がかかるため、電子契約への移行が求められています。 本記…
詳しくみる電子契約の流れは？サービスの導入から契約締結までの進め方を解説
電子契約を導入することで契約書の作成や送付、締結、保存、管理などの手間が大幅に削減できます。しかし、導入するまでにはさまざまな準備が必要です。 この記事では電子契約を導入するまでの流れや契約締結のしかた、電子契約システムを選ぶポイントについ…
詳しくみる電子契約とは？仕組みやメリット、法的有効性について解説
電子契約とは、電子文書で作成した契約書に電子署名を行うことで成立する契約です。電子契約を導入することで、契約を迅速に進められるだけでなくコスト削減も可能です。 本記事では、電子契約の仕組みやメリット、法的有効性といった電子契約の全体像を解説…
詳しくみる電子署名管理規程とは？具体的な項目や電子契約導入のポイントを解説
電子署名管理規程は、企業が電子署名を利用する際のルールを定めた社内規程です。 本記事ではこの電子署名管理規程について解説し、どのようなケースで作成すべきか、規程に含めるべき項目、電子契約導入時の準備のポイントなどを解説します。ひな形について…
詳しくみる