契約締結スピードが1週間から最短1日へ。売上の機会損失がなくなり、大幅な業務改善にも繋がっている
課題
・リモートワーク下において、契約書の内容確認のためだけの出社が必要だった
・製本に手間がかかっていた
・郵送等による契約締結の遅れに伴い、案件開始月の遅れが発生していた結果
・インターネット環境があれば、どこにいてもすべての契約書の確認が可能に
・印刷/ホチキス/製本テープ/切手/郵送の作業がすべて不要に
・最短即日で契約の締結が可能になり、案件開始がズレ込む機会損失がゼロに
同社では、2021年11月よりマネーフォワード クラウド契約を導入されており、NDAや基本契約書、注文書の他にも、社内での雇用契約書の契約締結・管理にご活用いただいております。
今回は同社で代表取締役を務める松本さまに、マネーフォワード クラウド契約を導入するに至った背景や抱えていた課題、また導入の決め手などを伺いました。
契約業務の手間がそのまま売上の機会損失を生んでいた。
ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか?
松本さま:コロナ禍により弊社でもリモートワークを導入したのですが、契約書は電子化していなかったため、契約書の確認や管理のためだけに出社しなければならないという状況でした。
特に、締結済みの契約について問い合わせがあった場合は原本を確認するためだけに出社することもありましたし、製本して印紙を貼って送付し、返送してもらったものを最後ロッカーに保存するために出社したりと、契約まわりの業務に手間と時間が非常にかかっていました。
さらに担当者が契約書を締結するにあたって、捺印のためだけに私の自宅に郵送してもらったり、お取引先の企業間での郵送もあったりと、紙での契約書締結は非常に時間がかかってしまいます。
特に弊社が提供するコンサルティング業務は月初からの稼働開始が多いため、月末に契約内容が決まっていても、契約締結が遅れてしまうと、稼働開始が翌々月になってしまうこともあります。契約の遅れがそのまま案件スタートの遅れに繋がるため、売上の観点からも機会損失が生まれている状況で、どうにかしなければいけないと思ったのがクラウドの契約サービスを導入するキッカケでした。
ーー様々なクラウドでの契約サービスがある中で、マネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか?
松本さま:もともとマネーフォワード クラウドは、会社設立時から会計や請求書などで使わせていただいていたのですが、クラウドでの契約サービスも提供しているんだと知ったのは、どういったサービスがあるのかと検索をして情報収集していたのがキッカケでした。
そして別サービスも検討していたのですが、これまでマネーフォワード クラウドを利用していたため、使い勝手含めて信頼性があったこと、また料金体系が明確であったことが最終的な決め手でした。
他社サービスですと契約数に応じて月額料金が変わってくるものがほとんどであったのに対し、マネーフォワード クラウド契約は登録ユーザー数による従量課金制のため、契約数で料金が変動しないという点はとても安心できました。
期待以上のサポートで、スムーズな運用開始が実現できた。
ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか?
松本さま:NDA(秘密保持契約)、基本契約、個別注文書の3つを案件ごとにマネーフォワード クラウド契約で管理しています。月間で数十件もの件数がありますが、契約書にかかる工数としてはほぼなく、案件開始も遅れることのない、スムーズな稼働ができています。
これまでは本当に郵送だけで何日もかかっていましたし、製本自体も非常に工数が必要でしたから、製本が少しでもズレたらどうしようかという不安がありました。それがオンラインで完結するようになったのは業務の効率化に繋がっていますし、メールでやり取りできるのはとてもいいですよね。
ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか?
松本さま:実際の運用開始までには、設定など含めて2週間くらいかかると思っていたのですが、Q&Aを見たりすることもほぼなく、担当者の方に少し相談するくらいで疑問が解決したため、数時間の作業で設定完了できました。設定自体も直感的な操作でできたため、とても簡単でしたね。またフォロー体制も素晴らしく、社内や取引先へアナウンスするための文面のテンプレもご用意いただけたため、本当にスムーズにクラウドでの契約締結に移行できました。
ーー実際にマネーフォワード クラウド契約をお使いいただく中で、期待以上だったことは何かありますか?
松本さま:やはり、運用開始までの丁寧なサポートは期待以上でした。導入以前は、クラウドでの契約は少しハードルが高いと感じていたんですね。
しかし、なにか解決したいエラーがあったときも、担当の方にこうすれば解決できますとすぐに回答いただけました。また、過去の契約書を取り込む際も、どういったファイル名にすべきかといった細かいところまでサポートいただけたため、そうしたサポート体制は期待以上で助かっています。
売上の機会損失、事務作業が大幅に削減。お取引先さまからも感謝されるように
ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういった効果を実感されていますか? また今後こういった使い方をしていきたいといった展望があれば教えてください。
松本さま:やはり契約締結までのスピードです。これまで紙ベースのときは締結までの時間を平均すると1週間かかっていましたが、いまでは最短1日で完結しています。
そして契約締結のスピードが改善されたことで、いままであった契約が間に合わず、案件のスタートが遅れるという機会損失も減りましたし、事務作業も大幅に削減することができました。
展望としては、社外との契約書だけでなく、社員の雇用契約書などにも使っていきたいと考えていたのですが、本当に簡単な操作性のため、人事担当が自ら「やっていいですか?」と率先して対応してくれて、実は雇用契約書の管理もすでに実現できているんですね。
そのため、やりたかったことがいま実施できているなと感じています。
ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想を教えてください。
松本さま:本当に導入してよかったと感じています。はじめは取引先から紙の契約書を求められるケースもあるかなと思っていたのですが、これまで紙の契約書を送ってほしいと言われたことは一度もなく、むしろ先方からも感謝してもらえたりするんですね。
そしてクラウドでの契約締結によって、割り印を押すといった作業もいらないですし、月に数万円かかっていた収入印紙を貼る必要もなくなり、契約書の管理のために出社する際の交通費もかかりません。そうしたコスト削減を鑑みれば、サービス利用料のほうが安いわけです。
本当にすべてのドキュメントが電子化して対応できているため、複合機ももういらないなと思うくらいで、まだ導入していない企業はぜひ導入したほうがいいなと思います。
ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました!
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