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  • 作成日 : 2025年7月4日

産業廃棄物委託契約書の保管期間は？保管義務や正しい管理方法について解説

排出事業者にとって、産業廃棄物の処理を委託する際の契約書は、適正処理を担保し、企業のコンプライアンスを守る上で極めて重要な書類です。しかし、その保管期間や正しい管理方法について、正確に把握できているでしょうか？

「契約書はいつまで保管すれば良いの？」「どのように保管するのが適切？」といった疑問をお持ちの担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、産業廃棄物委託契約書の保管に関する基本的な知識から、根拠となる法律、具体的な保管方法、そして保管義務を怠った場合のリスクまで、専門的な視点から分かりやすく解説します。この記事を読むことで、契約書の適切な管理体制を構築し、法令遵守を徹底するための知識を深めることができます。

産業廃棄物委託契約書の保管期間は「5年間」

では、具体的にどれくらいの期間、契約書を保管する必要があるのでしょうか。

保管期間の起算点は「契約終了日」

廃棄物処理法施行規則により、産業廃棄物委託契約書は、その契約が終了した日から5年間保管しなければならないと定められています。

ここで重要なのは、保管期間のスタート地点（起算点）が「契約締結日」ではなく「契約終了日」であるという点です。

例えば、契約期間が2025年4月1日から2026年3月31日までの1年間だった場合、保管義務は契約が終了した2026年3月31日から発生し、その5年後である2031年3月31日まで保管する必要があります。

契約を自動更新している場合などは、最終的にその契約関係が完全に終了した日が起算点となります。契約期間の管理と、それに伴う保管期間の管理を正確に行うことが重要です。

契約書以外の関連書類（マニフェスト等）の保管期間

産業廃棄物の処理においては、委託契約書以外にも重要な書類があります。代表的なものが「産業廃棄物管理票（マニフェスト）」です。

マニフェストも、廃棄物処理法により保管が義務付けられており、その保管期間は交付または送付を受けた日から5年間です。

  • A票（排出事業者控）：交付日から5年間
  • B2票（運搬終了報告）：運搬業者から送付を受けた日から5年間
  • D票（処分終了報告）：処分業者から送付を受けた日から5年間
  • E票（最終処分終了報告）：最終処分業者から送付を受けた日から5年間

契約書とマニフェストは、どちらも適正処理を確認するための重要な書類であり、セットで管理することが望ましいでしょう。それぞれの保管期間の起算点が異なる点に注意が必要です。

産業廃棄物委託契約書の保管義務

契約を締結するだけでなく、「保管」することも法律で定められた義務です。なぜ保管が必要なのでしょうか。

廃棄物処理法

産業廃棄物委託契約書の保管義務は、廃棄物処理法によって明確に定められています。具体的には、同法施行規則第8条の4の3に規定されています。

この規定は、排出事業者及び処理業者が、契約内容に基づき適正な処理が行われたことを後々まで確認できるようにし、万が一問題が発生した場合の原因究明や責任の所在を明らかにするために設けられています。行政による立入検査時などに提示を求められることもあります。

誰が保管する？排出事業者と処理業者の双方の義務

契約書の保管義務は、委託契約を締結した当事者双方に課せられています。

  • 排出事業者：産業廃棄物の処理を委託した側
  • 処理業者：処理（収集運搬、処分）を受託した側

つまり、自社が排出事業者として契約した場合も、処理業者として契約した場合も、契約書を定められた期間、適切に保管しなければなりません。

出典：廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則 第8条の4の3

産業廃棄物委託契約書の保管方法

定められた期間、契約書を確実に保管するためには、適切な管理体制が必要です。ここでは、具体的な保管方法について解説します。

紙媒体での保管のポイント

産業廃棄物委託契約書の保管方法について、従来の一般的な方法である紙媒体での保管は、以下の点に注意して行いましょう。

  • ファイリング：
    • 契約相手（処理業者）別、契約期間別、廃棄物の種類別など、後で検索しやすいように分類してファイリングします。
    • 契約書だけでなく、添付が義務付けられている許可証の写しなども一緒に保管します。
    • 契約期間が終了したものと、現在有効なものを分けて管理すると、保管期間の管理がしやすくなります。
  • 保管場所：
    • 施錠できるキャビネットや書庫など、関係者以外が容易にアクセスできない場所に保管します。
    • 湿気や直射日光を避け、書類が劣化しにくい環境を選びます。
    • 火災や水害などのリスクも考慮し、安全な場所を選定します。
  • 管理台帳の作成：
    • 契約相手、契約期間、保管場所、保管終了予定日などを記載した管理台帳を作成すると、管理が効率化し、保管期限切れによる誤廃棄を防ぐことができます。
  • 紛失・毀損対策：
    • 持ち出しルールを定め、閲覧やコピーが必要な場合の記録を残すようにします。<
    • 定期的に保管状況を確認し、紛失や著しい劣化がないかチェックします。

電子データでの保管と注意点

近年、ペーパーレス化の流れを受け、契約書を電子データで保管する方法も認められています。ただし、電子データで保管するには、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（電子帳簿保存法）の要件を満たす必要があります。

電子データで保管する場合の主なポイントと注意点は以下の通りです。

  • システム要件：
    • 真実性の確保：訂正・削除の履歴が確認できるシステム、またはタイムスタンプが付与されるシステムを利用するなどの措置が必要です。
    • 可視性の確保：保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、速やかに出力できるようにしておく必要があります。また、検索機能を確保することも求められます（取引年月日、取引金額、取引先で検索できることなど）。
  • スキャナ保存：紙で受け取った契約書をスキャンして電子データとして保存する場合も、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件（解像度、タイムスタンプ付与など）を満たす必要があります。
  • メリット：省スペース化、検索性の向上、劣化防止、共有の容易化などのメリットがあります。
  • デメリット・注意点：システム導入・運用のコスト、データ消失・漏洩のリスク対策（バックアップ、セキュリティ対策）、法改正への対応などが挙げられます。電子化を検討する際は、これらの点を十分に考慮する必要があります。

電子帳簿保存法の要件は複雑な部分もあるため、専門家やシステムベンダーに相談することをおすすめします。

保管場所の選定とセキュリティ対策

紙媒体・電子データいずれの場合も、保管場所のセキュリティ対策は非常に重要です。契約書には取引先の情報や契約金額など、機密性の高い情報が含まれているため、不正な持ち出しや情報漏洩を防ぐ必要があります。

  • アクセス制限：保管場所への入退室管理や、電子データへのアクセス権限設定を行います。
  • 盗難・紛失防止：施錠管理の徹底、持ち出しルールの明確化、電子データの場合はパスワード設定や暗号化などの対策を講じます。
  • 災害対策：火災、水害、地震などに備え、耐火・耐水性能のある保管庫の利用や、電子データのバックアップを遠隔地に保管するなどの対策が考えられます。

保管義務違反のリスクとは？

定められた期間、契約書を適切に保管しなかった場合、どのようなリスクがあるのでしょうか。

法令違反による罰則の可能性

廃棄物処理法では、契約書の作成・保管義務違反に対する直接的な罰則規定は設けられていません（2024年5月現在）。しかし、契約自体が適正に行われていない（法定記載事項を満たしていない、そもそも契約書がないなど）場合は、委託基準違反となり、措置命令や改善命令の対象となる可能性があります。

また、不適正処理が発生した場合、契約書の不備や保管不備が、排出事業者としての注意義務を怠ったとみなされる一因となる可能性も否定できません。

なお、産業廃棄物の行き先を管理する管理票については、適切に写しの保管を行わなければ罰則の対象となります。

行政指導や信頼失墜のリスク

行政による立入検査の際に、契約書の提示を求められることがあります。その際に適切に保管されておらず、すぐに提示できない場合、管理体制の不備として行政指導を受ける可能性があります。

さらに、法令遵守意識が低い企業とみなされ、取引先や社会からの信頼を失うリスクもあります。コンプライアンスが重視される現代において、法令で定められた義務を確実に履行することは、企業の持続的な発展に不可欠です。

契約書の適正保管でコンプライアンスを遵守しよう

産業廃棄物委託契約書は、適正な廃棄物処理の根幹をなす重要な書類です。その保管は、廃棄物処理法で定められた排出事業者と処理業者の双方の義務であり、契約終了日から5年間という期間を遵守する必要があります。

保管方法は、紙媒体、電子データのいずれかを選択できますが、それぞれ適切な管理方法と注意点があります。特に電子データで保管する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

契約書の適切な保管は、単に法律を守るだけでなく、万が一のトラブル発生時のリスクを低減し、企業の社会的信頼を維持するためにも不可欠です。

本記事を参考に、自社の契約書管理体制を見直し、適切な保管を徹底することで、コンプライアンス遵守と持続可能な事業運営を目指しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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