• 更新日 : 2024年11月14日

電子契約の文言は書面とどう違う？変更方法や併用の場合の例文を紹介

電子契約の普及に伴い、契約書の文言や形式にも変化が生じています。2024年の電子帳簿保存法改正など相次ぐ、法令の制定・改正を踏まえ、適切な表現や記載方法が求められる中、多くの企業が対応に苦慮しています。

本記事では、電子契約特有の文言、紙の契約との違い、併用時の注意点など、担当者が押さえるべきポイントを具体例とともに解説します。

電子契約の文言は紙の契約とどう違う？

電子契約は紙の契約と法的な効力は同じですが、文言や形式に違いが生じることがあります。

特に、契約書の内容や証明方法などが電子化に伴い変更される場合があります。具体的な文言の違いや変更が必要な点について見ていきます。

契約書の表現の違い

紙の契約書では「本契約書は2通作成し、各当事者が1通を保有する」という文言が一般的です。

しかし、電子契約では物理的な文書が存在しないため、これを「本契約書は電子データとして作成し、各当事者がデータを保有する」と変更する必要があります。こうした表現の変更は、契約の確実性を保つために重要です。

日付の記載

紙の契約書では署名の日付を手書きで記入しますが、電子契約では署名に加え、契約書のデジタル署名に含まれるタイムスタンプが契約締結日として機能します。これにより、手書きの日付記入は不要となりますが、必要に応じて契約書内に日付を記載することも可能です。

作成枚数

紙の契約書は通常2通作成され、各当事者が1通ずつ保有しますが、電子契約の場合はその必要がありません。

契約書はデジタルデータとしてクラウド上に保管され、双方が同じ契約書にアクセスできるため、作成枚数を明記する文言は不要となります。

証明の手段

紙の契約では印鑑が証明手段として使用されますが、電子契約では電子署名やタイムスタンプが証明手段となります。

これにより、「印鑑を押す」といった文言を「電子署名を行う」に変更する必要があります。電子署名法に基づき、電子署名が法的に有効な証明手段として認められています。

書面の交付を必須とする条項

特定の法律により、書面の交付が義務付けられている場合は、電子契約においても「書面で交付する」という条項を変更する必要があります。

例えば、労働基準法では労働契約書の交付が求められていますが、電子契約に対応するには、労働者の同意のもとで電子データとして契約書を交付するという記述に変更が必要です。

電子契約の文言を変更する場合の書き方・例文

電子契約において、紙の契約書から文言を変更する必要がある場合、法的に有効な形式を維持しつつ、デジタル契約に適した文言に変更することが重要です。

ここでは、「書面」「写し」「通数」「印鑑・署名」に関する文言をどのように変更すべきか、具体例を挙げて解説します。

「書面」の文言の変更

紙の契約書では「書面」という文言が一般的ですが、電子契約では「電子データ」「電子ファイル」に置き換える必要があります。

例えば、「本契約書は書面にて作成される」を「本契約書は電子データにて作成される」と変更します。これにより、契約が紙ではなく電子的に交わされていることを明確に示します。

「写し（謄本）」の文言の変更

紙の契約書では「写し」や「謄本」という表現が使われることがありますが、電子契約ではこれを「データの複製」や「電子ファイルのコピー」に変更します。

例えば、「本契約書の写しを各当事者が保有する」を「本契約書の電子データを各当事者が保有する」に変更することで、デジタル上での契約書管理を反映させます。

「1通、2通」の文言の変更

契約書を複数作成して各当事者が1通ずつ保有するという形式は、紙の契約書では一般的ですが、電子契約では物理的な通数の概念がありません。

そのため、「本契約書は2通作成し、各当事者が1通を保有する」を「本契約書は電子データとして作成され、各当事者が同一のデータを保有する」に変更することで、電子的な契約の特性を反映させます。

「印鑑・署名捺印・記名押印」の文言の変更

紙の契約書では「署名捺印」や「記名押印」といった表現が用いられますが、電子契約では「電子署名」や「デジタル署名」に変更します。

例えば、「本契約書に署名捺印する」を「本契約書に電子署名を行う」に変更し、電子署名法に基づいた適切な形式での契約締結を示します。

電子契約と紙の契約を併用する場合の文言変更

企業によっては、電子契約と紙の契約を併用する場合があります。

このような場合、双方の契約が有効であることを示すために、契約書の文言を適切に変更する必要があります。以下、電子契約と紙の契約を併用する際の具体的な文言変更について解説します。

電子契約と紙の契約を併用する場合の文言変更

電子契約と紙の契約を併用する場合、どちらも同等に有効であることを明示する必要があります。

例えば、「本契約書は2通作成し、各当事者が1通を保有する」という文言を「本契約は紙媒体および電子データの双方で作成され、いずれも法的効力を有する」と変更します。

このように、紙と電子の両方の形式が法的に同等であることを示す文言を含めることで、トラブルを避けることが可能です。

証明方法の文言変更

紙の契約書においては、署名や押印が証明手段として使用されますが、電子契約では電子署名やタイムスタンプが主に使用されます。

これに伴い、証明方法に関する文言も適宜変更が必要です。「署名および押印をもって本契約を成立させる」という文言は「署名および押印、または電子署名をもって本契約を成立させる」とすることで、双方の形式が認められることを明示できます。

契約の保管に関する文言変更

契約の保管方法についても、紙と電子の両方で明記する必要があります。「本契約書は紙媒体として保管される」という文言を「本契約書は紙媒体および電子データとして保管される」と変更することで、保管方法が併用されることを示します。

これにより、将来の確認時にも双方の形式での契約が有効であることが明確になります。

電子契約を導入・締結する前に準備するポイント

電子契約を導入し、スムーズに締結するためには、事前にいくつかの準備が必要です。

法令遵守を前提に、契約のフローや書類の変更点を確認することが、トラブルを防ぎ、効率的な導入につながります。

契約書のテンプレート・ひな形を変更する

電子契約を導入する際には、契約書のテンプレートやひな形を電子契約に適したものに変更する必要があります。

紙の契約書では「2通作成し、各当事者が1通を保有する」といった文言が使用されますが、電子契約では「電子データとして保有する」に変更します。

マネーフォワード クラウド契約のような電子契約システムを使用する場合、テンプレート変更がスムーズに行える機能も提供されています。

取引先から合意を得る

電子契約を導入する際には、取引先からの同意が必要です。電子契約法に基づき、取引先が電子契約に同意しない場合、紙の契約書を使用する必要があります。そのため、取引先に対して電子契約の導入を事前に説明し、合意を得ることが重要です。説明不足によるトラブルを避けるために、電子契約の利便性や法的有効性を十分に伝えることがポイントです。

電子契約はデータ保管する

電子契約は紙ではなく、デジタルデータとして保管されます。電子契約のデータ保管には、改ざん防止機能や適切なアクセス管理が求められます。マネーフォワード クラウド契約などのシステムでは、契約書をクラウド上で安全に保管できる機能が提供されています。また、デジタル庁のガイドラインに従い、電子データの保管方法をしっかり整備しておくことが重要です。

電子契約できない書類もある

一部の書類は電子契約ではなく、紙での契約が法的に必要となることがあります。例えば、不動産取引や一部の労働契約書など、法律で紙による署名が必要とされる書類が存在します。事前に電子契約が適用できる書類かどうかを確認し、必要な場合は紙の契約書を使用するように準備を進めます。

契約に関わるワークフローを見直す

電子契約の導入に伴い、契約のワークフローを見直すことも重要です。電子契約システムを使用することで、承認プロセスや署名の流れが自動化されるため、従来の紙ベースのワークフローとは異なります。効率的な業務プロセスを確立するために、ワークフロー全体を再設計し、関係者が円滑に電子契約を利用できるようにすることが成功の鍵となります。

電子契約には印紙（収入印紙）が不要

電子契約には印紙（収入印紙）が不要であり、これにより大幅なコスト削減が可能です。紙の契約書では印紙税法に基づいて印紙代が課されますが、電子契約ではこの負担がなくなり、契約業務を効率化できます。

電子契約に印紙が不要な理由は、印紙税法が紙媒体の文書に対して課税されることを前提としているためです。電子契約書は「電子データ」として扱われ、物理的な文書ではないため、印紙税の対象にはなりません。

例えば、売買契約や賃貸借契約など、高額の契約書に対して紙の場合は数千円から数万円の印紙税がかかりますが、電子契約ではその費用が完全に省かれます。マネーフォワード クラウド契約のような電子契約システムを導入することで、印紙代の削減と同時に契約業務の効率化が実現します。

契約書のテンプレート・ひな形一覧

契約業務を円滑に進めるためには、適切な契約書のテンプレートが必要です。電子契約書管理サービス「マネーフォワード クラウド契約」では、さまざまな契約書のテンプレートやひな形を提供しています。こちらのページで、豊富な契約書のテンプレート一覧を確認し、自社のニーズに合った契約書を見つけてください。

法務関連テンプレート集 | 電子契約書管理サービス「...

契約書のテンプレート（ワード）一覧 | 電子契約書管理サービス「マネーフォワード クラウド契約」

電子契約書管理サービス「マネーフォワード クラウド契約」が提供する契約書のテンプレート・ひな形（ワード）の一覧ページです。弁護士が監修し、様々なビジネスシーンで利用できるワード形式の契約書のテンプレートを無料でダウンロードすることができます。

電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。以下にて、具体的な項目ごとに見ていきます。

導入実績と信頼性

電子契約システムを選ぶ際には、導入実績と信頼性が重要です。

導入実績が豊富なシステムは、多くの企業で利用されており、信頼性が高いと考えられます。

機能と使いやすさ

電子契約システムの機能と使いやすさも重要なポイントです。

契約書の作成、署名、保存、管理などの基本機能に加え、ワークフロー管理やテンプレート機能などがあると便利です。また、ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいシステムを選ぶことで、導入後の運用がスムーズになります。

セキュリティと法的対応

電子契約システムは、セキュリティと法的対応が重要です。

電子署名やタイムスタンプの付与により、契約書の改ざん防止や本人確認が行われます。また、法令に準拠したシステムを選ぶことで、法的なリスクを回避できます。例えば、「マネーフォワード クラウド契約」は、電子署名やタイムスタンプ機能を備えており、法的に有効な契約を締結することができます。

コストと導入のしやすさ

電子契約システムのコストと導入のしやすさも考慮すべきポイントです。

初期費用や月額料金、契約書の送信料などを比較し、自社の予算に合ったシステムを選びましょう。また、導入サポートやトレーニングが充実しているシステムを選ぶことで、スムーズに導入を進めることができます。

マネーフォワード クラウド契約の特徴

多くの企業で導入されている「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から申請、承認、締結、保存、管理までを一元管理できる電子契約サービスです。

紙の契約書と電子契約をまとめて管理できるため、業務効率化とコスト削減が期待できます。また、他のマネーフォワード製品との連携により、バックオフィス全体の効率化を実現します。

電子契約の文言変更を適切に行い、スムーズな契約管理を実現しよう！

電子契約の文言は、紙の契約と異なる点があるため、適切に変更することが重要です。特に、紙の契約と併用する場合や、導入前の準備段階では、法的要件を満たすために文言の見直しが必要です。さらに、収入印紙が不要になる点やテンプレートの見直しも忘れてはならないポイントです。

電子契約システムを導入することで、契約の効率化とコスト削減が期待できます。自社に合ったシステムを選び、スムーズな契約プロセスを構築しましょう。

• 監修：古関俊祐（弁護士）

  【所属先】
  弁護士法人ＨＡＬ　（肩書：代表弁護士）
  【プロフィール】
  弁護士　古関俊祐
  中央大学法学部卒。地元の東京都葛飾区で新小岩法律事務所を開設後、現在は弁護士法人ＨＡＬの代表弁護士として活動中。
  主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
  各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。