- 更新日 : 2022年12月2日
個人事業主はどの電子契約サービスを使うべき？選び方を解説
リモートで取引を行う機会が増えたり副業が認められたり、個人で仕事を請けやすい環境が徐々に整ってきています。クラウドサービスの普及も進んでおり、その1つに電子契約サービスがあります。
ここでは電子契約サービスを利用することで個人事業主の方はどのような恩恵が得られるのか、個人事業主の方が導入する際に知っておきたい電子契約サービスの選び方などを解説していきます。
目次
個人事業主が知っておきたい電子契約の仕組み
電子契約では、電子的に作成された契約書につき、インターネットなどを通して相手方との合意を取り、契約の締結を行います。
電子契約サービスではこの一連をサポートします。
作成した契約書を、電子契約サービスを介してサーバーへアップロード。電子署名を付して「誰」が契約当事者であるのかを担保するとともに、改ざんを検知できるようにします。また、タイムスタンプ局がタイムスタンプを付して「いつ」という情報の担保も行われます。契約の相手方もサーバーにアクセスし、契約書の内容を確認します。内容に問題がなければ合意の意思表示を示し、電子署名を付する、という流れになります。
電子契約サービスについて、詳しくはこちらの記事で解説しています。
個人事業主が電子契約を導入するメリット・デメリット
個人事業主の方でも、電子契約を導入することで法人その他団体が導入するときと同様のメリットを得られます。
例えば「コストの削減」というメリットです。具体的には、印紙税を納める必要がなくなったり契約書を相手方に送付する際の郵送費用のカットができたり、また、書面を印刷したり製本したりするための費用もカットできます。
「業務効率化」のメリットもあります。印刷や製本の作業が必要なくなりますし、封入・投函・郵送にかかる作業も不要です。契約締結に至るまでのリードタイムも短縮でき、スピーディーな業務遂行が実現しやすくなります。
「コンプライアンスの強化」という面でもメリットが得られます。個人の場合は、大規模な法人ほど文書管理に関する権限などを細かく設定する必要性はないかもしれません。しかし電子署名やタイムスタンプなどの技術が使われている電子契約サービスの利用により、改ざん等のリスクを低減できる点は大きな利点です。
複数の拠点を持たない個人事業主にとっては、唯一の拠点で災害等が生じた際には事業継続性にも甚大な影響が及ぶところ、電子契約の導入をしてクラウド上に情報を保管しておけばBCP（事業継続計画）対策にもなります。
一方で、導入費用が発生することや体制を整える手間がかかるデメリットもあります。法人に比べて資金が限られていることが多い個人事業主にとっては、大きなデメリットになるかもしれません。
ただ、電子契約サービスによっては利用料金が段階的に設定されていて、個人規模だと低コストで済むこともあります。また、大規模な組織で新たに電子契約を導入する場合に比べて体制を整えるための労力は少なくて済むでしょう。
個人事業主が電子契約サービスを導入するまでの流れ
電子契約サービスを導入するにあたり、まずは業務フローの見直しを行いましょう。法人だと社内規定の見直し、印章管理規程や文書管理規程への追記などを行うことになるのですが、個人事業主であればそれらの対応が必要ない場合も多く、よりスムーズに電子契約サービスを導入できるでしょう。
ただし、個人事業主であっても従業員を雇っており契約締結に関する内部ルールを設けているのであれば見直しが必要です。文書にアクセスできる権限や閲覧申請に関するルールなどを整えなければなりません。
また、クライアントとの調整も必要です。契約の締結は1人で行うものではなく、相手方がいて成り立つものです。そこで契約の相手方にも電子契約にて契約締結を行うことを説明し、同意を得ておきましょう。
電子契約サービスの選び方・注意点
電子契約サービスにも色んな種類があります。それぞれ機能が異なりますし、費用面にも違いがあります。また、ユーザー側の事情によっても最適な電子契約サービスは変わってきます。
電子契約サービスを選ぶ際は以下の点に注目すると良いでしょう。
対応書類の種類を確認する
まず、どのような書類に対応したサービスであるのかを確認しましょう。費用をかけて導入したものの、作成したい書類が同サービスで対応していないのでは意味がありません。
事前にどのような契約書に対応しているのかを確認するとともに、契約書以外の書類、例えば発注書や発注請書、誓約書、請求書などの作成・管理が効率的に行えそうかも確認しましょう。
セキュリティ対策は万全か
情報セキュリティに対する世間の関心は高まってきています。情報漏洩などがあると信頼を失うのは、個人事業主であっても法人と変わりありません。また、自分自身が被害を受けることもあります。
そのためセキュリティの水準にも着目する必要があります。
例えば、ログインをするときに多要素認証ができるのか、改訂履歴の管理ができるのか、アクセス権限の設定ができるのか、などの確認を行います。
生体認証やワンタイムパスワードといった多要素認証の機能が備わっていれば、契約締結時の本人性をある程度確保することができます。認証の要素として何が採用されているのか、指紋や顔による認証ができるのかも要確認です。
費用対効果を考える
よく精査せず選定してしまうと、費用対効果が小さくなってしまうおそれがあります。
そのためまずは候補に挙がっている電子契約サービスの料金体系を確認し、初期費用とランニングコストがいくらになるのか計算しておきましょう。
発生する費用だけで比較するのではなく、機能性や導入後の業務効率の変化なども見比べる必要があります。費用が少なくても機能が不十分だと費用対効果は小さくなりますし、無駄に多機能である必要もありません。
また、すでに導入しているツールとの連携が可能かどうかもポイントです。ツール間の連携ができると業務効率がさらに向上しますので、同じ費用であれば連携できる電子契約サービスの方が費用対効果は大きくなります。
無料お試しで利用してみる
以上の内容を確認した上で、本格的に導入する前にに電子契約サービスを使ってみましょう。無料のお試し期間が設けられている電子契約サービスの利用がおすすめです。無料期間を通して操作感の確認もできます。
まずは電子契約サービスを導入してみよう
電子契約の導入を検討している個人事業主の方には、まずは電子契約サービスを実際に触ってみることをおすすめします。無料期間が設けられている製品もありますし、試しに利用してみて製品ごとの違いも実感してみると良いでしょう。
よくある質問
個人事業主が電子契約サービスを導入するメリットは？
コストの削減・業務効率の向上などが期待できます。個人事業主は法人ほど内部規程の見直しが必要なく、比較的スムーズに導入できるのもメリットとなります。詳しくはこちらをご覧ください。
電子契約サービスは無料で使える？
ランニングコストが発生するのが一般的ですが、無料期間が設けられているものも多いです。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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