- 更新日 : 2022年3月30日
電子署名付き電子メールの仕組みや確認方法とは？
電子メールに電子署名を付加することで、改ざんやなりすましなどのトラブルの防止につながります。今回は、電子メールに電子署名を付加する意義や仕組みを紹介し、実際にOutlookでメールに電子署名を付加する方法も解説します。
ビジネスで取引先にメールを送る機会が多い方や、メールにファイルを添付する機会がある方は参考にしてください。
目次
電子署名とは
電子署名とは、電子ファイル（PDFやWord、Excelのファイルなど）を「いつ」「誰が」作成したものなのかを証明するための署名のことです。書類に署名したり、印鑑を押したりすることをイメージするとわかりやすいでしょう。電子署名を付加するためには、電子認証局が本人認証を行った上で発行される電子証明書が必要です。これらがセットになっていることで、本人性を担保することができます。
電子署名は電子メールにも付加でき、メールソフトで簡単に設定することができます。具体的な方法は後述します。
電子署名付き電子メールとは？いつ使用する？
電子メールに電子署名を付加することで、第三者による改ざんやなりすましを防ぐことができます。特に取引先や顧客にメールを送る際は、電子署名を付加して送信することをおすすめします。
近年、有名企業や通販サイトなどになりすました詐欺が横行しています。特に多いのが、なりすましメールから偽のサイトに誘導し、お金を振り込ませるフィッシング詐欺です。詐欺師はメールの偽装や偽サイトの作成はできますが、電子署名の偽装はできません。
電子メールに電子署名を付加することで、フィッシング詐欺を防ぐことができます。顧客や取引先も、電子証明書が付加されていないメールを受信した場合は開かない、リンクをクリックしないといった対策が可能です。
メールソフトでの電子署名付きメールの表示例
メールソフトで電子署名付きのメールを受信した場合の表示は、普通のメールとは異なります。
Outlookの場合は、日付の下に赤いリボンのようなマークが表示されます。このマークの有無によって、電子署名が付加されているかどうかがわかります。また、「宛先」の下に「署名者」が表示されます。
Outlookでは「デジタル署名」と呼ばれていますが、電子署名とほぼ同じ意味と捉えていただいて構いません。本記事では呼び方を「電子署名」で統一します。
電子署名付き電子メールの仕組み
近年はメールのセキュリティ性能が向上しており、なりすましや改ざんをしにくくなっていますが、万全を期するためには電子署名を付加するべきです。前述のとおり、電子署名は電子データに付加する印鑑のようなものです。電子署名を付加すると電子証明書が添付されます。電子証明書は、認証局という機関が本人確認を行った上で発行するものです。電子署名が印鑑なら、認証局は市区町村役場、電子証明書は印鑑登録証明書のようなものです。電子証明書とともに公開鍵と秘密鍵が交付されるため、本人しか電子証明書を添付することができません。
例えば、顧客の大切な財産を預かるA銀行が顧客に対してメールを送る際に電子署名を付加することで、顧客はそのメールをA銀行が作成して送ったことと、それが改ざんされていないことを確認できます。
社内でのやり取りやプライベートのメールなら、電子署名を付加する必要性はそれほどないかもしれませんが、顧客に改ざんされては困る契約書などのデータを送る際や、個人情報や金銭に関わる情報を送る際は、電子署名を付加して送ると安心です。
電子署名付き電子メールの設定と作成方法
まず、電子証明書をメールソフトにインポートします。事前に電子証明書をダウンロードしておくか、保存場所を確認しておきましょう。この流れに関しては今回説明を省略します。
Outlookの場合は「ファイル］タブをクリックし、「オプション」を選択します。その後「トラストセンター］をクリックし、「トラストセンターの設定」を選択します。
「電子メールのセキュリティ」をクリックし、「インポート/エクスポート」を選択します。「既存のデジタルIDのインポート」にチェックを入れ、「選択」でダウンロードした電子証明書ファイルを選択し、パスワードを記入して「OK」ボタンをクリックします。
「電子メールのセキュリティ」の画面で「送信メッセージにデジタル署名を追加する」にチェックを入れることで、メールを送信する際に自動的に電子署名が付加されるようになります。
メールに電子署名を付与する場合は「オプション」タブをクリックし、「返信先」を選択します。その後「セキュリティ設定」をクリックし、「このメッセージにデジタル署名を追加する」にチェックを入れて「OK」をクリックします。これで、メールに電子署名を付加することができます。
電子署名付き電子メールの確認方法
電子署名付き電子メールが届いた際、「その署名が有効なものかどうか」「送信者本人が送ったものかどうか」を確認することができます。
Outlookの場合は、前述の赤いリボンマークをクリックすると電子署名に関する情報が表示され、件名や差出人、署名者、電子署名が有効であるかどうかを確認できます。「詳細」をクリックすると、電子証明書の詳細情報や証明機関に関する情報を閲覧できます。メールが改ざんされていなければ、上記の画像のように表示されます。
電子署名付き電子メールを上手く活用しよう！
近年は電子メールのセキュリティが向上しており、パソコン自体のセキュリティ性能も向上しているため、改ざんや詐欺被害のリスクは以前と比べて大幅に減少しています。しかし、その脅威はゼロにはなってはいません。特に取引先や顧客に対して、改ざんされては困る資料や個人情報や財産に関わる情報を送る際は、メールに電子署名を付加することをおすすめします。
電子署名には難しいイメージがあるかもしれません。確かに仕組みは複雑ですが、電子署名付きでメールを送るという行為自体は簡単です。今回の記事を参考にして、ぜひ実践してください。
大切な顧客や取引先の財産を守るため、また自分自身を守るためにも、電子署名を有効活用しましょう。
よくある質問
電子署名付き電子メールとは何ですか？
電子署名が付加されたメールのことで、改ざんやなりすましのリスクを軽減することができます。詳しくはこちらをご覧ください。
電子署名付き電子メールの仕組みについて教えてください
送信者は、メールに電子署名と電子証明書を添付して送ります。受信者は電子証明書を参照することで、そのメールが本人から送られたものであることと、改ざんされていないことを確認できます。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
契約の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
飲食店の間借りに必要な転貸借契約書とは？ひな形をもとに書き方を解説
すでに営業している飲食店を間借りして別の飲食店を出店する場合は、転貸借契約を締結する必要があります。この記事では転貸借契約書とはどのようなものなのかという概要や書き方、盛り込むべき内容について、ひな形をもとにご説明します。 ▼飲食店向け転貸…
詳しくみる脱毛同意書とは？効力や書き方・例文（無料テンプレート）
脱毛同意書とは、脱毛行為に対して同意の意思を表明するための書類です。脱毛サロンやエステサロンなどでの脱毛行為に対する免責事項が記されています。 本記事では、脱毛同意書とは何か、脱毛同意書を交わすケースや脱毛同意書を作成する際の注意点などにつ…
詳しくみる使用承諾書とは？効力や書き方・例文をひな形つきで解説
使用承諾書は、物や設備、建物などの使用を認める・認めてもらう際に作成する文書です。当記事では、その使用承諾書がビジネスにおいてどういった役割を担うのか、そして基本的な書き方についてもひな形とともに紹介しています。作り方、保管方法についてわか…
詳しくみる総代理店取引契約書とは？ひな形をもとに記載項目やレビューポイントを解説
総代理店取引契約書とは、あるメーカーの製品をメーカーの代わりに独占的に販売できる権利をもつ「総代理店」の契約を締結する際の書面です。 本記事では、総代理店取引契約書のひな形や記載事項、レビューの際に注意したいポイントについて解説します。総代…
詳しくみる仮登記担保設定契約書とは？ひな形をもとに書き方や注意点を解説
仮登記担保設定契約書とは、債権を担保することを目的として、主に代物弁済によって仮登記担保権を設定する際に締結する契約書です。本記事では、仮登記担保設定契約書の書き方やレビュー時のポイントを、条文の具体例を示しながら解説します。 ■代物弁済予…
詳しくみる商品の欠陥を理由とする契約解除とは？ひな形をもとに書き方や注意点を解説
商品の欠陥を理由とする契約解除とは、購入した商品に不具合があった際に売買契約を解除することです。この際に買主は売主に対して契約解除をする旨を通知します。 この記事では商品の欠陥を理由とする契約解除の意味や通知書の書き方についてご説明します。…
詳しくみる