将来を見据えて、電子も紙も契約の証跡管理をする必要があった

ーー マネーフォワード クラウド契約の導入背景を教えてください。

湊様：契約業務の中で、ワークフローを利用して押印証跡を残していきたいと考えていたので、ワークフロー機能を兼ね備えている電子契約サービスを探していました。
また、取引先によっては従来の紙契約も残るだろうとも推測していたので、紙契約書のアップロードやワークフロー申請ができることもマネーフォワード クラウド契約を選んだ理由の1つです。

ーー 他にも電子契約サービスがある中で、マネーフォワード クラウド契約の決め手は何でしたか？

湊様：正直、最初は電子契約だけをするのであれば、他社でも良いかなと思っていました。
スタートアップということもあり、実際のところ月の契約件数も5件〜10件とそこまで多くないからです。
そんな中、管理を担当しているスタッフが、「契約業務全体の業務整理を行った上で、将来的に契約管理が課題になるので、そこも踏まえて選定しましょう」と助言をくれました。そこで、他社との比較を進め、「サービス自体にワークフローが付随されていること」と「コスト面」でマネーフォワード クラウド契約を選びました。

ーー なぜワークフロー機能の有無が選定ポイントの一つとされていたのでしょうか？

湊様：導入前はSlackを利用して承認を出していて、最終版の送付段階では特にレビューや証跡を残すということをしていませんでした。レビューを繰り返すうちに契約書のバージョン管理が難しくなってきたので、押印申請フローを早い段階から整えておき、証跡を残したいと思うようになりました。
私たちのようなスタートアップでは、コスト面からワークフロー単体のツールを導入することが難しいので、マネーフォワード クラウド契約自体にワークフローが付随されているのは大変有り難かったですね。

契約管理を一本化。契約期限切れ見逃しの予防やレビューとの突き合わせも。

ーー 導入後、2ヶ月ほど利用をいただいておりますが、効果は出ていますか？

湊様：効果としては、2つ現れています。
1つ目が、押印作業や製本作業のコストが削減できたことです。今までは、私が製本作業や押印作業を月に3時間程行っていたのですが、電子契約にしたことでここのコストがなくなり、営業活動に時間を充てることができるようになりました。

2つ目は、契約期限の見逃しを防ぐことができるようになったことです。実際に9月末に更新を迎える業務委託契約書があったのですが、マネーフォワード クラウド契約の期限アラート機能で、事前に把握・更新ができました。人力で細かく管理することは難しいのですが、忘れた頃にアラートを飛ばしてくれるので、非常にありがたかったですね。

ーー 導入時に困ったことや大変だったことはありますか？

湊様：導入前は少し不安でしたが、特に困ったことはありませんでした。自社サービスの性質上、取引先は医師やクリニックの場合が多いのですが、すんなり受け入れてもらえている印象です。
契約書を送付する際にマネーフォワードのヘルプページを送るなどの工夫をしているので、使い方の問い合わせなどもなく、スムーズに契約が行えています。

ーー 貴社ならではのマネーフォワード クラウド契約の使い方はありますか？

湊様：事前承認と押印申請の内容の突合をするために使い方を工夫しています。
弊社では、Slackで契約内容の事前承認を行い、その後マネーフォワード クラウド契約で押印申請を出しています。件数が増えると、事前に承認した内容と押印申請の内容を突合しきれないと考えたので、押印申請時にSlackで承認を得たスレッドのURLを添付しています。　

ーー 最後に、マネーフォワードに期待することを教えてください

湊様：契約は売上とセットなので、中長期的に業務フローの予測を立てていく必要があると思っています。バックオフィスのDX化という観点で、他の会計システムや給与システムなどとシームレスに連携されることをとても期待しています。

ーー 本日は貴重なお話をありがとうございました！契約業務全体をより効率化できるように弊社もサービス開発を行なっていきます！