• 更新日 : 2024年11月14日

介護業界で電子契約は利用できる？メリットや導入方法、注意点を解説

介護業界に契約はつきものですが、これを電子化すればさまざまなメリットが得られます。この記事では社会福祉法人や医療法人、介護施設の方向けに、介護関連の契約を電子化するメリットや導入方法、注意点についてご紹介します。

介護業界で電子契約は利用できる

多くの介護サービス利用者の個人情報を取り扱う介護業界において、電子契約の導入により安全性やセキュリティ、データ管理など、活用できる場面は多くあります。業務の効率化、コスト削減など、各法人・施設にとって大きな利点もあり、これによりサービスの質の向上にも期待することができるでしょう。

なお、電子契約については以下の記事でくわしく解説しています。

契約の基礎知識

電子契約とは？仕組みやメリット、法的有効性について解説

電子契約とは、電子文書で作成した契約書に電子署名を行うことで成立する契約です。電子契約を導入することで、契約を迅速に進められるだけでなくコスト削減も可能です。本記事では、電子契約の仕組みやメリット、法的有効性といった電子契約の全体像を解説します。電子契約の全体像を理解しつつ、システムの導入を検討している方はご一読ください。電子契約とは？電子契約とは、インターネットや通信技術を活用して電子契約書に電子署名を行うことで成立する契約形式です。契約締結から保管までが、すべてオンラインで完結します。本...

介護業界で電子化できる契約書

介護業界では主に以下のような契約を利用者やそのご家族または介護施設で働こうとする職員などと締結します。

介護契約

社会福祉法人や医療法人、介護施設が利用者に介護サービスを提供する際には介護契約を締結します。特別介護老人ホームや住宅型有料老人ホーム、介護付き有料老人ホームなどの入居型介護施設では入所契約、介護訪問事業所なら訪問介護契約、デイサービスなら通所介護契約と呼ばれることもあります。契約書には契約の目的や契約期間、サービスの内容、料金、その他介護事業者と利用者との間の取り決めが記載されます。

重要事項説明書

重要事項説明書とは介護保険サービスを提供するうえで、事業者が利用者やそのご家族に説明すべき重要な事項が記載された書類です。事業所の概要や運営方針、体制、提供するサービスの内容、費用などが詳細かつ具体的に記載されており、これに利用者やそのご家族が同意する必要があります。

雇用契約書

介護施設では介護職員や調理スタッフ、看護師、作業療法士、理学療法士、ケアマネージャー、送迎ドライバー、事務スタッフなどさまざまな職員が働いています。職員を採用する際には雇用契約を締結しなければなりません。雇用契約書には雇用期間や報酬、勤務日時、その他施設と職員の間で守るべきルールなどが記載されます。

介護業界で電子契約を導入するメリット

介護業界で契約を電子化することで、以下のようなさまざまなメリットを得られます。利用者の満足度の向上や施設運営の効率化、コストダウンが期待できるため、ぜひ検討してみましょう。

利用者の負担を軽減できる

書面の契約書では相手の押印や署名が必要となり、契約書を郵送して送り返してもらう、職員が利用者のもとへ持参する、利用者やそのご家族に事業所や施設に来てもらうなどの手間がかかります。特に高齢の利用者にとっては契約書を郵送する、介護事業所まで持参するというのは大きな負担です。

電子契約であればスマートフォンやパソコンさえあればいつでも・どこでも契約が締結できるため、利用者の負担を軽減できます。

契約業務を効率化できる

契約書の作成や印刷、封入、郵送、持参、保管、管理など契約周りには非常に多くの作業があり手間がかかります。電子契約を導入すれば印刷、封入、郵送、持参といった作業をなくすことが可能です。紙のファイルではなく電子ファイルを保存・管理すればいいので手間も大幅に少なくなります。

介護業界は非常に多忙です。電子契約を導入して業務を効率化できれば職員の負担を大幅に軽減できます。

書類の紛失を防止できる

紙の請求書の場合、紛失のリスクもあります。契約前であれば職員や利用者が契約書を紛失して契約が遅れてしまうこともあるかもしれません。契約後に請求書を紛失してしまい、それが外部に渡ってしまった場合、利用者や職員の個人情報が漏えいして重大な問題に発展しかねません。

電子契約であれば書類を紛失したことによる契約締結の遅れや情報漏えいを防げます。

セキュリティを強化できる

紙の契約書は上記のように紛失リスクがあるうえに、持ち出すこともできてしまいます。今はパソコンのセキュリティ性能が向上しており、ウィルス感染やサイバー攻撃による被害を受ける可能性は格段に低くなっています。とりわけセキュリティ対策が万全に施されている電子契約システムを使えば、情報漏えいや改ざんなどのリスクを極限にまで低くすることが可能です。

介護業界で電子契約を導入する方法

電子契約を導入する方法は大きく分けて「電子契約システムを導入する」と「書面の契約書をPDF化する」という2種類があります。それぞれどのように契約を締結するのかを見ていきましょう。

電子契約システムを導入する

まず挙げられるのは専用のシステムを導入し、それを活用して契約を締結する方法です。「電子契約システム」と検索すると、実にさまざまなシステムが見つかることでしょう。契約書面をシステムにアップロードし、契約時にはシステム経由で契約書を相手に送ります。相手はシステム上で契約に同意することが可能です。

書面の契約書をPDF化する

もう一つの方法は、今まで使用していた契約書面をPDF化してメールで相手に送るものです。相手は契約書が届いたら電子印鑑を押印して返信します。

電子契約システムと比較すると手間がかかり、パソコンやスマートフォンの操作に慣れていないと難しいと感じるかもしれません。また、電子契約書は電子帳簿保存法に基づき作成・保管・管理しなければならず、要件を満たすのも大変です。

ちなみに電子帳簿保存法に対応した電子契約システムを活用すれば、特にご自身で要件を満たすために調整作業を行う必要はないので、その点でもシステムを使った方が効率的といえます。

介護業界で電子契約を導入する場合の注意点

電子契約を導入することでさまざまなメリットが得られますが、一方で注意点もあります。電子契約システムを選定する際、あるいは実際に電子契約を導入する際には、以下のような点を意識しましょう。

利用者に分かりやすく説明する

まずは電子契約のシステムの使い方を利用者にしっかりと説明しましょう。特に介護施設の利用者である高齢者はパソコンやスマートフォンの操作に苦手意識を持たれている方、あるいは不安に感じられている方も少なくありません。そうした方でも分かりやすい言葉で丁寧に操作方法を説明し、安心して契約が締結できるように心がけましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか確認する

前述の通り、電子契約書は電子帳簿保存法に定められた要件に基づいて作成することが求められます。見やすい契約書面を作成し、検索がしやすい、改ざんができないような仕組みを構築しなければなりません。

電子契約システムを導入するのであれば、電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認しましょう。

法的効力のある電子契約サービスを導入する

契約は当事者同士の合意があれば成立します。しかし、トラブルになった際には合意が本当にあったのかどうか、契約書が改ざんされていないかどうかが争点となります。例えば契約書を用いて契約を締結したケースと、口約束のみしかしていないケースでは、前者の方が書面という証拠が残っているため法的効力が高いといえます。また、契約書がある場合でも、押印があるかどうかで法的効力が変わることがあります。

電子契約の場合はタイムスタンプを使えるか、改ざんできない仕組みになっているかといった点に注意して選びましょう。

マネーフォワード クラウド契約なら介護業界の電子契約も簡単に

電子契約システムならマネーフォワード クラウド契約がおすすめです。操作が簡単でどなたでも使いやすいシステムとなっています。最短数分で契約締結が可能。印紙代や郵送費などのコストが0円になります。

もちろん、電子帳簿保存法にも対応しています。紙の契約書や他社の電子契約サービスで締結した契約データを一元管理できて、手間がかからず検索がしやすい仕組みを構築できます。

最高レベルのセキュリティ対策を実施し、改ざんや情報漏えいなどのリスクは最小限。10年間の長期署名を付与できるので法的効力も高くなっています。

無料で利用できるトライアルも用意しているので、ぜひお試しください。

介護業界こそ電子契約を導入すべき

介護業界は利用者が高齢の方となるため、電子契約は不向きだと思われがちです。しかし、書類の紛失や情報漏えいのリスクが少ない、スピーディーに契約を締結できる、業務効率を改善できるという点から、介護業界こそ電子契約の導入をおすすめします。

ぜひ今回の記事を参考に検討してみましょう。

• 監修：古関俊祐（弁護士）

  【所属先】
  弁護士法人ＨＡＬ　（肩書：代表弁護士）
  【プロフィール】
  弁護士　古関俊祐
  中央大学法学部卒。地元の東京都葛飾区で新小岩法律事務所を開設後、現在は弁護士法人ＨＡＬの代表弁護士として活動中。
  主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
  各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。