更新日 : 2025年2月4日

誓約書にも電子契約を利用できる？電子化する方法やメリット・デメリットも解説

誓約書とは、当事者が遵守すべき事項を文書に記した書類です。誓約書でも電子契約の利用ができます。電子契約を利用することで、コストを削減や業務効率化が実現可能です。

本記事では、誓約書の電子化について解説します。誓約書を電子化するメリット・デメリット、誓約書を電子化する方法についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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そもそも誓約書とは

誓約書とは、当事者が守るべき事項を文書に記したものです。作成側が署名捺印し、受け取る側に渡します。

誓約書に法律上の定義は設けられていませんが、誓約書に署名した側は、記載内容に基づき法的義務を負うことが一般的です。仮に誓約書の内容に従って義務が履行されなかった場合、受け取った側は法的措置を取れます。

誓約書と契約書の違い

誓約書と契約書の違いは、約束をする当事者の違いです。前述したように、誓約書は主に一方の当事者だけが約束します。

契約書では、両者が相互に約束を交わします。署名や押印に関しても、契約書では両者分が必要です。

義務の負担についても、誓約書では文書作成側のみが義務を負いますが、契約書では両当事者がそれぞれの義務を負います。

申込書と注文書の違い

申込書とは、契約締結などを申し込む際に相手方へ交付する書面のことです。ジムへの入会やポイントカード作成を申し込む際に作成・交付する申込書と考えるとわかりやすいでしょう。

注文書とは、商品・サービスなどを注文する際に作成する書類です。取引事実を証明するための証憑として扱われます。注文書は商品を購入する側が作成します。

誓約書を電子化するメリット

誓約書を電子化するメリットについて解説します。主なメリットは、次の4つです。

コストを削減できる
業務を効率化できる
セキュリティを強化できる
リモートワークに対応できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

コストを削減できる

誓約書を電子化することで、コスト削減が可能です。従来のように紙の誓約書を作成すると、郵送費や印刷費などの経費が発生します。

電子文書であれば印刷や郵送が不要なため、これらのコスト削減につながります。また、電子化にともない書類の保管スペースもいらないため、オフィスの保管コストの削減も可能です。

業務を効率化できる

誓約書を電子化することで業務の効率化も期待できます。電子文書では署名・捺印や書類の送信をオンラインで行えます。誓約書の作成から受領までをスピーディーにこなせるようになるため、従来の郵送に比べて時間の大幅な短縮も可能です。

また、電子化しておけばクラウド上にファイルが保存されるため、必要な書類をすぐに検索できる点も魅力といえます。

セキュリティを強化できる

誓約書を電子化すれば、セキュリティ強化にもつながります。電子化された書類は、アクセスできる人を制限可能です。機密性の高い情報を含む誓約書の場合、必要な人だけ閲覧できるようにしておけば、改ざんや流出のリスクを大幅に抑えられるでしょう。

さらに、紙での保管が不要なため、紛失のリスクも減らせます。

リモートワークに対応できる

誓約書の電子化はオンラインで完結するため、誓約書を作成するためや郵送・受け取るために会社に来る必要はありません。そのため、誓約書を電子化することで、リモートワークの導入促進につながります。

リモートワークが可能になれば、交通時間や移動費を節約できるだけでなく、労働時間の短縮にもつながるでしょう。

誓約書を電子化するデメリット

誓約書を電子化するデメリットは、以下の2つです。

取引先の同意が必要になる
業務フローを変更する必要がある

誓約書を電子化することにはメリットだけでなくデメリットもあるため、しっかりと理解しておきましょう。

取引先の同意が必要になる

誓約書を電子化する際には、取引先の同意が必要な点はデメリットです。誓約書を交わす相手も電子化に対応していないと電子的なやり取りが難しいためです。

取引先が電子契約の導入に同意しない理由としては、次のようなものが考えられます。

導入に手間・コストがかかる
法律面で不安がある

これらの不安面を取引先に納得してもらえるように交渉する必要があるでしょう。

業務フローを変更する必要がある

誓約書を電子化するデメリットとして、業務フローの変更が必要になる点が挙げられます。電子化に対応したシステムを導入する場合、紙の誓約書の作成・受領フローとは異なるフローが必要です。そのため、電子化に特化した業務フローを構築しなければなりません。

また、システム導入を成功に導くためには、関係部署の理解と協力も不可欠です。導入前に関係部署へ説明会を行うなどして、スムーズにシステムを導入できるように工夫をしましょう。

誓約書を電子化する方法

誓約書を電子化する方法について解説します。主な方法は、以下の2つです。

誓約書をスキャナなどでPDF化する
電子契約サービスを使って誓約書を作成する

1つめの方法が、作成済みの誓約書をスキャンしてPDF化する方法です。書類をスキャンするだけで手軽にPDF化できる点は魅力です。ただし、スキャンする際は電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たすように注意してください。もしくは、Wordファイル等で作成した誓約書をPDFファイルで保存することでPDF化することも可能です。

2つめが、クラウド型の電子契約サービスを利用して誓約書を作成する方法です。サービスによって詳細は異なりますが、誓約書をアップロードして、相手方へ電子メールなどで送信する仕組みが一般的です。

誓約書以外で電子契約を利用できる書類

誓約書以外の書類でも電子契約を利用可能です。誓約書以外に電子契約を利用できる書類としては、次のようなものがあります。

契約書
申込書
注文書
見積書
発注書
同意書

契約書

契約書も電子化可能です。契約書の電子化とは、紙の契約書に代わって電子データに電子署名や電子サインなどを入力することで契約を締結することを指します。

申込書

申込書とは、商品購入やサービス利用を申し込む意思表示を表した書面のことです。申込書も電子化が可能で、売主が申込内容を承諾した時点で契約が成立します。

注文書

注文書も紙から電子契約へ移行可能です。注文書とは、商品やサービスを注文する際に作成する書類です。取引の事実を証明するために用いられます。

見積書

電子発行した見積書も、法的に有効です。見積書とは、受注者が発注者に取引内容を事前に伝えるための書類です。見積書には以下の内容が記載されます。

制作物の金額、数量
制作工程、期間

発注書

発注書とは、商品やサービスを注文する際に受注者に発行する書類です。発注数量や単価、納期などを記します。発注書があることで認識のすり合わせができるため、トラブル防止につながります。

同意書

同意書も電子化可能です。同意書とは、相手による将来の行為に対して、あらかじめ同意する旨を表明する書面を指します。

誓約書の電子化にはさまざまなメリットがある

誓約書を電子化すると、コスト削減や業務効率化、リモートワークへの対応などのメリットがあります。一方で、導入には取引先の同意が必要なほか業務フローの変更が求められる点には注意しましょう。

誓約書を電子化する方法としては、スキャナでPDF化する方法や電子契約サービスを用いた方法などがあります。誓約書の電子化にはさまざまなメリットがあるため、本記事を参考に電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：南陽輔（弁護士）
大阪市出身。大阪大学法学部、関西大学法科大学院卒業。2008年弁護士登録（大阪弁護士会所属）。大阪市内の法律事務所に勤務し、民事訴訟案件、刑事事件案件等幅広く法律業務を担当しておりました。2021年3月に現在の一歩法律事務所を設立し、契約書のチェックや文書作成、起業時の法的アドバイス等、予防法務を主として、インターネットを介した業務提供を行っております。皆様が利用しやすい弁護士サービスを提供できるよう心掛けております。