• 作成日 : 2024年11月7日

警備業の契約書を電子化するメリットは？やり方も解説！

警備会社では日々さまざまな契約が取り交わされています。これらを電子化することで、多くのメリットが得られ、業務の効率化や利益向上にもつながる可能性があります。

この記事では警備業において契約を電子化するメリットや方法、注意点についてご紹介します。

警備業の契約書を電子化するメリット

これまで書面で行っていた契約を電子化することで、主に以下のようなメリットが得られます。特に警備業では日々クライアントや従業員と数多くの契約を締結する機会があるため、より以下のような利点が感じられやすいでしょう。

契約がスピーディーに締結できる

電子契約の非常に大きなメリットとしてスピーディーに締結できる点が挙げられます。書面で契約を締結する場合、相手に押印してもらわなければなりません。郵送して押印して返送してもらうまで数日から1週間以上かかってしまうこともあり得ます。また、社内で決裁をもらう場合も、決裁者が外出や出張している場合、対応が遅くなってしまいます。特に警備業では上司が現場に出ているというケースもあり得るでしょう。

電子契約はスマホやパソコンがあればいつでも・どこでも契約書を確認することができます。契約書を送信してからものの数分で契約を締結することも可能です。その分、業務効率も格段にアップします。

印刷・郵送のコストを削減できる

紙の契約書は印刷をして封入し、郵送しなければなりません。紙や封筒代、プリンターのインク代や電気代、郵送費などがかかります。また、契約書の作成や郵送作業を行うスタッフの人件費も考慮しなければなりません。

電子化すれば印刷や封入、郵送などの作業が不要になり、これらにかかる費用を削減することが可能です。また、これまで契約書の作成や郵送に携わっていたスタッフの負担を軽減することもできます。

セキュリティを強化できる

書面の契約書は紛失してしまったりどこかに置き忘れてしまったりすることもあります。その結果、機密情報やクライアント・従業員の個人情報などが漏れるおそれもあります。特に警備会社はクライアントやそのお客様の安全を守ることが使命であるため、より高いコンプライアンス意識が求められます。

電子契約システムには強固なセキュリティが施されています。仮にサイバー攻撃を受けたとしても、外部に情報が漏れないよう対策がなされています。「インターネットを介して契約を締結するのは危険」というイメージもあるかもしれませんが、むしろ書面での契約よりも安全性が高いといえます。

警備業でよく利用される契約書

警備業では以下のような契約があります。これらを電子化することで上記のようなメリットが得られるはずです。

業務委託契約書

クライアントから警備の依頼があった場合、クライアントと警備会社は業務委託契約を結び、その後、警備サービスを提供することになります。業務委託契約書には警備業務の内容や費用、契約期間、その他クライアントと警備会社との間の取り決めごとを記載します。なお、「警備業務委託契約書」「警備契約書」など、警備会社によって呼び方もさまざまです。

取引基本契約

警備業では制服や装備品、無線、資機材など、さまざまな備品が必要となります。警備員が増えるごとに、あるいは現場が増えるごとに、こうした備品を調達しなければなりません。メーカーや商社と取引基本契約を締結して、こうした物品を仕入れます。

雇用契約書

警備業は警備員が顧客の施設や工事現場などに出向いて交通誘導や巡回、常駐などの警備サービスを提供するビジネスモデルであるため、多くの従業員を雇用しなければなりません。新規採用した人材と雇用契約を締結する機会も日常茶飯事です。雇用契約書には雇用条件や勤務条件、会社と従業員との基本的なルールなどが記載されています。

警備業の契約書を電子化する方法

ここからは契約書を電子化する方法について、具体的にご紹介します。以下のようなフローで電子契約を締結することが可能です。

WordやExcelでPDFファイルを作成する

まずはWordやExcelで契約書の文面を作成しましょう。とはいえ、これまで使っていたフォーマットがあれば、それをもとに作成しても問題ありません。これを機会に契約書の内容を見直してブラッシュアップするのもいいかもしれません。

書面をpdfファイルに変換する

WordやExcelで契約書ファイルを作成したらPDFに変換しましょう。WordやExcelのまま送ると文字化けやレイアウト崩れが生じる、内容を改ざんできてしまうなどのリスクがあります。Office2007以降のバージョンであればWordファイルやExcelファイルをPDF形式で保存することが可能です。

書面を電子契約システムに取り込む

書面のPDFファイルを電子契約システムに取り込みます。これによって書面をシステム上で閲覧し契約を締結できるようになります。

電子契約システム上で契約書を作成する

新しい顧客と取引を開始する際、あるいは新しいスタッフを雇用する際には、前項で取り込んだ書面をもとに電子契約システムで個別に契約書を作成し、システム上で契約を締結します。

警備業の契約書を電子化する場合の注意点

警備業で契約を電子化することでさまざまなメリットが得られますが、注意点もあります。以下のような点を意識して導入するかどうか、どのような方法を採用するのかを検討しましょう。

使いやすい電子契約システムを選ぶ

電子契約ではシステムを用いて契約を締結します。しかし、そのシステムが使いづらいものであると、かえって業務の効率が落ちてしまうおそれもあります。せっかく導入したのにも関わらず誰も使ってくれないとなると意味がありません。まずはシステムが使いやすいものか、自社に合っているか、必要な機能が網羅されているかを検討しましょう。

トライアルとして一定期間無料で使える電子契約システムもあります。実際に使い勝手を試してみて判断されるのをおすすめします。

費用対効果を考慮する

前述の通り、電子契約を導入することでコスト削減効果が得られます。一方で、電子契約システムを使うとなると利用料という新たなコストが発生します。書面の契約書を作成した場合のコストと電子契約でかかるコストを比較してみましょう。

利用料が高額すぎる場合、思ったようなコスト削減効果が得られないかもしれません。また、契約を締結する機会が少ないのであれば、無理に電子契約を導入するよりも書面のままのほうがいいケースもあります。

契約フローや社内ルールを整備して丁寧に説明する

特に電子契約を導入した後は使い方がわからない、手順を間違えるなど、混乱が生じるおそれもあります。また、電子契約を導入しても、スタッフがそれを使ってくれない可能性もあります。

まずは契約フローや電子契約に関するルールを整備しましょう。説明会を開くか個別で説明するなどして、スタッフに電子契約を締結する手順やシステムの使い方などを理解してもらうことも大切です。また、電子契約を導入した後に書面での契約を一切なくしてしまうのか、残しておくのかも重要な検討課題です。

マネーフォワード クラウド契約なら警備業の契約書も電子化できる

マネーフォワード クラウド契約なら警備業でよく使用する契約書の電子化が可能です。

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契約書の作成から締結、保存、管理まで、契約に関わる業務は一つで完結します。

警備業は契約が大変！電子化して業務効率をアップさせよう

警備業では施設や工事、イベントなど常に新しい現場が発生し、多くの警備員を雇わなければならないため、業務委託契約や取引基本契約、雇用契約など、日々さまざまな契約を締結しなければなりません。こうした契約を電子化すれば、業務を大幅に効率化できて、コストも削減できる可能性があります。

一方でシステムの選び方を間違えたりスタッフからの理解が得られていなかったりすると、かえって手間やコストが増えてしまうリスクもあります。今回ご紹介したポイントを参考に、自社に合った方法や電子契約システムを検討してみましょう。

• 監修：林　孝匡（弁護士）

  情報発信が専門の弁護士。モットーは【難しい法律を分かりやすく】
  労働問題をはじめ多くの分野で法律情報の発信を手がける。弁護士ドットコム・マイナビ・幻冬舎・DIME・弁護士JPなど多数のWEBメディアで法律コンテンツを発信中。その他、企業から依頼を受け、契約書の作成や審査、レビューも手がける。