- 更新日 : 2024年11月7日
契約書に電子署名をする方法は？PDFやWord、スマホの場合を解説
契約書への電子署名は、PDFソフトやWord・Excel、電子契約サービスを利用することで可能です。電子署名とは、契約データへ電磁的に署名することを指します。本記事では、スマートフォンでの電子署名の可否や電子契約の安全な管理方法、電子契約システムの選び方にも触れます。ぜひ参考にして、電子契約の導入を検討してください。
目次
契約書の電子署名とは？
契約書の電子署名とは、データ上で電磁的に署名を行い、契約の成立を証明するものです。紙の契約書における署名捺印や記名押印にあたります。
電子署名では、紙の契約書のように筆跡やインクによって直接署名されていることがわかりません。しかし、電子署名では本人が署名しているのかがわからないため、改ざんやなりすましを防止しなければなりません。オンラインでの電子契約では、情報を抜き取る「フィッシング詐欺」に遭う恐れもあります。
こうしたリスクを軽減し安全性を高めるために多く使われているのが、「電子証明書」を使う方法です。電子証明書は、電子認証局（CA）による本人確認や審査が行われた上で発行されるため、本人による署名であることを証明できます。加えて、「いつ署名したか」がわかる「タイムスタンプ」が付与される場合も多くあります。本人以外の人が変更した場合には警告が表示されるため、改ざん防止に効果的です。
2024年現在の電子契約では、暗号技術を使った「公開鍵暗号方式」が主流です。電子契約を作成して送信する側は「公開鍵」と「暗号鍵」を生成し、文書ファイルを暗号化します。電子契約を受受信して署名する側は、送信側から受け取った公開鍵で暗号を複合し、契約の内容を確認し電子署名を行います。
契約書に電子署名を行う方法
電子署名によって契約を交わす主な方法は、以下の3つです。
- PDFソフトを使用する
- WordやExcelを使用する
- 電子契約サービスを使用する
それぞれどのような流れで電子署名を行うのか、詳しく見ていきましょう。
PDFソフトで電子署名を使用する（Adobe Acrobat）
以下では、電子署名のできるPDFソフトとして広く使われている、Adobe Acrobatにおける電子署名の方法を紹介します。
Adobe Acrobatを開き、「すべてのツール」から「証明書を使用」を選択し、「デジタル署名」をクリックしましょう。ドラッグ＆ドロップで電子署名の箇所を指定するとポップアップが表示されるため、デジタルIDを指定します。
デジタルIDは任意のものを設定することも可能ですが、セキュリティ面では認証機関の発行したものの方が安全です。あらかじめ電子証明書をファイルとして取得しておけば、既存のデジタルIDを選択できます。ダイアログボックスに従って入力や編集を行い、「署名」をクリックすることで署名を追加できます。問題がなければそのまま保存しましょう。
WordやExcelに電子署名する
多くの企業が使っているWordやExcelに電子署名することも可能です。他に専用のサービスやソフトは必要なく、メールに添付することで簡単にやり取りができます。ただし、署名するにはあらかじめ認証機関からデジタルIDを取得しておかなければなりません。
まず「挿入」タブから「テキスト」を選択し、「Microsoft Office署名欄」を選択しましょう。「署名の設定」のボックスが表示されるため、必要事項を入力してOKを押すと、Word上に電子署名の欄が表れます。
電子署名欄をクリックすると、「署名」のボックスが表示されます。署名する本人の氏名をキーボード入力しましょう。自筆の署名の画像があれば、電子署名に使用できます。最後に「署名」をクリックして完了です。
電子契約サービスで署名する
企業の運営する電子契約サービスを介して、当事者同士がクラウド上で電子署名する方法もあります。電子署名に必要な準備が整っているため、契約当事者の双方にとって効率的な契約の締結が可能です。
作成側は契約書を電子契約サービスにアップロードし、署名してほしい箇所を指定します。操作が完了すると、相手に電子署名を依頼するメールが送信されます。相手が電子署名を施すことで同意すれば契約成立となり、自社に署名完了のメールが届くという流れが一般的です。
スマホから契約書に電子署名するやり方はある？
クラウド型の電子契約サービスを使うことで、スマートフォンからも契約書への電子署名が可能です。マイナンバーカードを持っている方は、アプリから申し込むことで、スマートフォンに電子証明書を搭載できます。2024年10月現在ではAndroidスマートフォンでの利用が可能で、iOSについても2025年春頃のリリースが予定されています。
一方で、法人に関する同様のサービスは現時点ではありません。ただし、電子署名の定義には電子証明書に関する要件はなく、電子署名のない電子署名でも法的に有効であるとされています。2020年には、政府も電子署名が利用者の意思に基づいたものであれば有効であるとの見解を示しました。
とはいえ、電子契約サービスによってはアプリから操作可能なものもあります。アカウントを作成し、電子証明書と紐づけることで、スマートフォンから安全性の高い電子署名が可能です。スマートフォンでの電子署名を行う可能性があれば、アプリで対応できるかどうかも確認しながら検討するとよいでしょう。
参考：デジタル庁 法 務 省 利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により 暗号化等を行う電子契約サービスに関するＱ＆Ａ （電子署名法第３条関係）
電子署名の契約書を安全に管理する方法
電子署名を行った契約書の保管・管理には、電子契約サービスのクラウド上での保管がおすすめです。自社サーバーではなくクラウド上に保管することで、会社に災害や火災など万一の事態があっても、データが失われることはありません。電子契約サービスでは大切な契約に関する情報を多く取り扱うことから、最新のセキュリティ対策を採り入れているサービスもあります。
電子契約のデータは、電子帳簿保存法によってデータのまま保管することが義務付けられています。サービス上にデータ形式で保管することで、紙の場合の管理コストを削減可能です。検索性の高さも魅力であり、必要なときに迅速に閲覧できるでしょう。
電子契約サービスの選び方
電子契約サービスを選ぶ際のポイントには、以下のものがあります。
- 電子署名とタイムスタンプの機能があるか
- 料金が自社に合っているか
- 自社の用途に適しているか
タイムスタンプは、契約した日時と改ざんされていないことを証明するために必要です。電子署名と並んで重要性が高いため、2つの機能を備えたものを選ぶようにしましょう。継続して使える料金かどうか、費用に合った効果を得られるかも、検討すべきポイントです。加えて、自社の使いやすい機能を備えているかもチェックしておくと安心です。具体的には、電子契約と紙の契約書を一元管理できる、スマートフォンからも操作できる、契約の作成から締結まで迅速に行えるなどの機能が挙げられます。
「マネーフォワード クラウド契約」では、契約の作成から締結、保管に至るまでシステム上で管理でき、契約に関わる業務の効率化を目指せます。紙の契約書もまとめて管理できるほか、マネーフォワードの各種サービスとも連携可能で、バックオフィス業務全体のスリム化が可能です。電子契約を導入したい方やマネーフォワードの他製品を導入している方は、ぜひ「マネーフォワード クラウド契約」を検討してみてください。
安全で効率的な電子署名を行うなら電子契約サービスがおすすめ
電子署名を行う際には、電子契約サービスを使うと便利です。電子契約の作成から契約の締結、契約情報の管理までを、簡単な操作によって1つのシステム上ででき、スマートフォンから操作可能なものもあるためです。他の方法としては、PDFソフトやWord・Excelを利用する方法があります。
紙の契約書でなく電子契約を行うことで、書類の管理コストの削減や業務の効率化が期待できます。保管に関する安全性の高さや、閲覧したいものを検索できる点も魅力です。こうしたメリットを踏まえて、ぜひ紙の契約書から電子契約への移行を検討してみてください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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