- 作成日 : 2024年11月7日
PDFに無料で電子署名する方法は？やり方や手順、確認方法、注意点を解説
電子契約などのPDFファイルには、電子署名を行うことが推奨されます。無料で電子署名をしたいときは、Adobe Acrobat Reader、無料のオンラインツール、電子契約サービスのフリープランなどを利用しましょう。本記事では、PDFに無料で電子署名をする方法や、電子署名に関する注意事項などを解説します。
目次
PDFに無料で電子署名をする方法
電子契約など重要な電子文書のPDFファイルには「電子署名」を行なうのが安心です。電子署名によって文書の真正な成立が推定されるとともに、その後の改ざんも防止されます。
PDFファイルに無料で電子署名をする方法としては、以下の例が挙げられます。
- Adobe Acrobat Readerを使用する方法
- 無料のオンラインツールを使用する方法
- 電子契約サービスのフリープランを利用する方法
Adobe Acrobat Readerを使用する方法
PDFファイルの閲覧ソフトとして広く普及している「Adobe Acrobat Reader」には、電子署名を追加する機能が搭載されています。Adobe Acrobat Readerは多くのPCにインストールされているので、無料で手軽にPDFファイルへ電子署名を付与したい場合に便利です。
Adobe Acrobat Readerによって電子署名を付与する際には、「デジタルID」と呼称されている電子証明書を利用します。電子認証局が発行する電子証明書のほか、Adobe Acrobat Readerが独自に搭載している「Self-SignデジタルID」を利用することも可能です。ただしSelf-SignデジタルIDには、対外的な信用性は十分に認められていないのでご注意ください。
無料のオンラインツールを使用する方法
インターネット上には、無料で電子署名を付与することができるとうたっているオンラインツールが公開されています。ただし、無料のオンラインツールにはセキュリティ面で問題があるケースが多いため、利用しない方が賢明です。
電子契約サービスのフリープランを利用する方法
電子契約などのPDFファイルに電子署名を付与する方法として、現在最も広く普及しているのが、電子契約サービスを利用する方法です。電子契約サービスを利用することで、簡単な操作でスムーズにPDFファイルへ電子署名を付与できます。十分なシェアを持っている電子契約サービスであれば、セキュリティ面でも信頼できるケースが多いようです。
電子契約サービスについては、期間・件数・機能などを限定したフリープランが提供されていることがあります。重要な電子文書を作成する頻度がそれほど高くない場合は、電子契約サービスのフリープランだけで事足りる場合もあるので試してみましょう。
なお、電子契約を締結する頻度が多くなってきたら、有料プランへ切り替えることをおすすめします。
電子署名と電子サイン、電子印鑑、タイムスタンプの違い
電子署名と同じく、電子文書の作成時に行う電子的な措置として「電子サイン」「電子印鑑」「タイムスタンプ」などが挙げられます。
電子署名とは
「電子署名」とは、電磁的記録（電子データ）に記録することができる情報について行われる措置であって、以下の①②の要件をいずれも満たすものをいいます（電子署名及び認証業務に関する法律第2条1項）。
①当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
②当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
作成者が誰であるかを示し、また改変の有無を確認できるという2つの点が、電子署名の必須要件です。
電子署名と電子サインの違い
「電子サイン」とは、オンライン上で電子ファイルにサインを行い、またはサインに類似する方法で作成者が誰であるかを示す措置をいいます。
電子サインは幅広い概念であり、電子署名も電子サインの一種です。電子サインの中でも、改変の有無を確認できる機能を備えたものが電子署名に当たります。
電子署名と電子印鑑の違い
「電子印鑑」とは、オンライン上で電子ファイルに印影を残す措置をいいます。
電子印鑑も、電子ファイルの作成者が誰であるかを示す措置の一つです。そのため、電子印鑑に改変の有無を確認する機能が備わっていれば、電子署名として認められます。
これに対して、単に印影を施すだけに過ぎず、改変の有無を確認する機能が備わっていない電子印鑑は、電子署名として認められません。
電子署名とタイムスタンプの違い
「タイムスタンプ」とは、電子ファイルがある時刻において存在していたこと、およびそれ以降改ざんされていないことを証明する措置をいいます。
電子署名は電子ファイルの作成者が誰であるかを示す措置であるのに対して、タイムスタンプは電子ファイルの作成日時を示す措置であり、主眼としている事項が異なります。
タイムスタンプには改変防止の機能が備わっているので、電子署名と併用すれば、電子文書の有効性をさらに強固に証明できます。
PDFに電子署名をするやり方（Adobe Acrobat Reader）
Adobe Acrobat Readerを使用して、PDFファイルに電子署名をする方法を紹介します（送信者側・受信者側のどちらでも、手順は同じです）。
なお、本記事では概略のみ紹介しますので、詳しい手順はAdobeの公式Webサイトをご参照ください。
参考：PDF ファイルで電子署名を利用する方法（Acrobat /Acrobat Reader）｜Adobe
①電子署名の箇所を決める
まずは、Adobe Acrobat Readerで電子署名を追加するPDFファイルを開きます。その後、「ツール→証明書→電子署名」の順に選択します。
署名フィールドに署名する場合は、署名フィールドをクリックすれば①のプロセスは完了です。
「ドラッグして新規署名ボックスを作成」するかどうかを確認する画面が表示された場合は、「ドラッグして新規署名ボックスを作成→OK」の順に選択します。その後、電子署名を追加する箇所をドラッグして選択すれば、①のプロセスは完了です。
②デジタルIDを設定する
Adobe Acrobat Readerを用いてPDFファイルに電子署名をするには、デジタルIDの設定を行う必要があります。
デジタルIDが未設定の場合には、電子署名の箇所を決めた段階で、デジタルIDの設定ダイアログボックスが表示されます。デジタルIDの設定方法は、以下の3種類から選択します。
- 署名作成デバイス
マイナンバーカードなどのICカードに保存されている電子証明書を、デジタルIDとして使用します。 - ファイルのデジタルIDを使用
公的個人認証サービスによる電子証明書を、デジタルIDとして使用します。 - 新しくデジタルIDを作成
Adobe Acrobat Readerの機能によって「Self-SignデジタルID」を作成し、それをデジタルIDとして使用します。
③PDFファイルに電子署名し、保存する
デジタルIDの設定後、表示されるダイアログボックスに従ってPINまたはパスワードを入力し、「署名」ボタンをクリックすると電子署名が完了します。
電子署名を付したPDFファイルは、パスワードとアクセス権を設定するなどセキュリティに配慮した方法で保存しましょう。
送付されたPDFの電子署名を確認する方法
相手方から送付を受けたPDFファイルの電子署名は、Adobe Acrobat ReaderなどのPDFビューワーや、電子契約サービスなどを通じて確認することができます。
Adobe Acrobat ReaderによるPDFの電子署名の確認方法
Adobe Acrobat Readerによって電子署名を検証するためには、あらかじめ以下の手順により、相手方の電子証明書（公開鍵）を信頼済み証明書として登録しておく必要があります。
- Adobe Acrobat Readerを起動し、「編集／環境設定」を選択します。
- 環境設定ダイアログボックスの「分類」欄から「署名」を選択し、「IDと信頼済み証明書」セクションの「詳細」をクリックします。
- デジタルIDと信頼済み証明書の設定ウィンドウで「信頼済み証明書」を選択し、「取り込み」をクリックします。
- 取り込む連絡先の選択ウィンドウで「参照」をクリックし、相手方の電子証明書（公開鍵）のファイルを選択して「取り込み」をクリックします。
取り込みが成功すると、相手方の電子証明書が信頼済み証明書リストに追加されます。
その後に相手方から受領した電子署名付きPDFファイルを開いた際、「署名済みであり、すべての署名が有効です」と表示されれば、適切に電子署名が行われていることがわかります。
なお、詳しい手順は以下のAdobe公式Webサイトをご参照ください。
参考：PDF ファイルで電子署名を利用する方法（Acrobat /Acrobat Reader）｜Adobe
電子契約サービスによるPDFの電子署名の確認方法
電子契約サービスを用いてPDFファイルの電子署名を確認する方法は、各サービスによって異なります。サービス提供事業者に問い合わせるか、またはオンライン上で公開されている操作マニュアルなどをご参照ください。
Adobe Acrobat ReaderとAdobe Acrobatとの違い
Adobe社からは、Acrobat Reader以外に、PDFの閲覧や編集に用いることのできる以下のソフトがリリースされています。
- Acrobat Standard
- Acrobat Pro
- Acrobatグループ版
Acrobat Readerは無料ソフトですが、機能はPDFの表示、印刷、共有、コメントの追加などの基本的なものに限定されています。
これに対して、Acrobat Standard・Acrobat Pro・Acrobatグループ版は有料（月額課金制）ですが、PDFの編集や電子署名などに関する機能が充実しています。
各サービスの機能の詳しい内容や違いについては、Adobe公式Webサイトをご参照ください。
PDFの電子署名を変更・削除することはできる？
電子文書に1人だけが電子署名をする場合には、PDFビューワーなどの機能を用いて、その電子署名を変更または削除できるケースが多いようです。
これに対して、複数の人が電子署名をする場合には、原則として電子文書がロックされ、電子署名の変更や削除ができなくなります。後から勝手に変更や削除ができてしまうと、電子署名の信頼性が損なわれるためです。
PDFに電子署名をすべきケース
誰が作成したのかを明確にする必要がある電子文書には、PINやパスワードが厳重に管理された電子署名を付与することが推奨されます。本人だけが行うことができる電子署名が付与された電子文書は、真正に成立したものと推定されるため、電子文書の有効性を巡るトラブルを防ぐことができます（電子署名及び認証業務に関する法律第3条）。
特に、当事者双方に権利義務を生じさせる電子契約を締結する際には、その電子ファイルに必ず電子署名を行いましょう。
PDFに電子署名をする場合の注意点
PDFに電子署名をする際には、PINやパスワードを厳重に管理すること、および電子署名後のPDFファイルを適切に保存することに留意しましょう。
PINまたはパスワードを厳重に管理する
電子署名のPINまたはパスワードは厳重に管理して、本人以外の者が悪用できないようにしておく必要があります。
PINやパスワードの管理が適切に行われていないと、文書の真正な成立が推定されません。また、知らないところで勝手に契約が締結されて、相手方との間でトラブルになるリスクも生じ得るので注意が必要です。
電子署名後のPDFファイルを適切に保存する
電子署名後のPDFファイルも、アクセス権やパスワードを付与して管理し、情報漏えいのリスクを予防しましょう。
また、契約書などのPDFファイルは、電子帳簿保存法の規定に従って保存する必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与などによる改ざん防止措置（＝真実性の確保）と、税務調査時にスムーズに出力するための措置（＝可視性の確保）を講じなければなりません。
マネーフォワード クラウド契約なら社内稟議→電子署名・保存まで一元管理できる
「マネーフォワード クラウド契約」には、契約業務に関する機能が網羅されています。紙の契約書と電子契約をまとめて管理できるほか、他製品との連携でバックオフィス全体の効率化が可能です。
本サービスを利用すれば、「社内稟議→電子署名→ファイル保存」のプロセスを、簡単な操作で一元化できます。改ざん防止などのセキュリティ対策も万全です。
電子契約の管理を効率化したい企業は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入をご検討ください。
電子契約PDFには必ず電子署名を｜電子契約サービスが便利
電子契約などの重要な電子文書には、必ず電子署名を行いましょう。電子文書の真正な成立が推定されるため、その有効性を巡るトラブルを予防できます。
電子契約のPDFファイルに電子署名を付与する方法としては、Adobe Acrobat Readerなどの無料ソフトを利用することも考えられますが、操作に複雑な部分があるうえに、セキュリティの観点からリスクが懸念されます。
電子契約サービスを利用すれば、簡単な操作で電子署名を付与することができ、セキュリティ面でも安心です。まずはお試しでフリープランなどから、電子契約サービスの申込みをご検討ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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