更新日 : 2024年11月14日

電子契約と紙の契約は併用できる？片方の会社が未導入の場合の注意点

契約時に電子署名を用いて電子契約サービスを導入する企業も増えています。しかし、取引先が電子契約を導入していない場合は、紙の契約と併用できるのでしょうか？

本記事では、電子契約と紙の契約が併用できるのか、併用する場合の注意点などを解説します。

電子契約と紙の契約は併用できる？
電子契約と紙の契約を併用する場合の締結方法
- 紙の書面と電子書面を作成する
- 電子署名を施した契約書をPDFで送る
電子契約と紙の契約を併用した場合の保管方法
電子契約と紙の契約を併用する場合の注意点
取引先と異なる電子契約サービスを使用している場合はどうする？
- 片方で導入している電子契約サービスのみを使用する
- 連名で電子署名を施す
電子契約と紙の契約を併用する際は注意点を理解しておこう

電子契約と紙の契約は併用できる？

そもそも日本の法律では、法で定められた契約を除いて、契約締結の際に書面の交付が必要ではありません。契約自体は、申込と承諾という意思表示の合致で成立するとされています。

たとえば、友人同士で金銭の貸し借りを行った場合、契約書にサインをしていなくても貸す／返すという口約束さえしていれば、契約は成立するということです。

そのため、契約する方法が電子契約であろうが紙であろうが契約は可能で、電子契約と紙の併用もできます。

実際、法的には問題がないというよりは、会社の社内規定がどうなっているかのほうが大きく影響しているといえるでしょう。自社の電子署名に対しての社内規定やルールを整備している会社もあるかと思いますが、相手方からの電子署名を禁止するような規定の作成予定がない場合があります。

つまり、自社が電子署名できる／できない場合でも、相手が電子署名はできない／できることについて禁止していないケースが多いため、通常、電子署名による契約は問題なく進められます。

なお、電子契約については以下の記事でくわしく解説しています。

契約の基礎知識

電子契約とは？仕組みやメリット、法的有効性について解説

電子契約とは、電子文書で作成した契約書に電子署名を行うことで成立する契約です。電子契約を導入することで、契約を迅速に進められるだけでなくコスト削減も可能です。本記事では、電子契約の仕組みやメリット、法的有効性といった電子契約の全体像を解説します。電子契約の全体像を理解しつつ、システムの導入を検討している方はご一読ください。電子契約とは？電子契約とは、インターネットや通信技術を活用して電子契約書に電子署名を行うことで成立する契約形式です。契約締結から保管までが、すべてオンラインで完結します。本...

電子契約と紙の契約を併用する場合の締結方法

電子契約と紙の契約を併用する場合の締結方法について解説します。具体的な流れは、次のとおりです。

紙の書面と電子書面を作成する
電子署名を施した契約書をPDFで送る

それぞれ詳しく見ていきましょう。

紙の書面と電子書面を作成する

電子契約と紙の契約を併用する場合は、それぞれの会社の慣習に従って契約書を用意する必要があります。一方の会社が電子契約を導入していない場合、紙の書面と電子書面の両方を作成します。

電子契約を導入していない側が契約書を作成する場合、まず、紙の契約書を作成してから、そこに署名・捺印を行って、相手方へ送付して電子署名してもらう流れが一般的です。

なお、電子契約を導入していない側の会社は、紙の契約書を原本として保管します。

電子署名を施した契約書をPDFで送る

電子契約を導入している側では、電子契約を導入していない側から送付された紙の契約書を受け取った後、紙の契約書を電子データに変換（電子契約PDF）し、電子署名を施します。その後、相手方に契約書をPDFで送付してください。

上記の流れをとることで、紙の書面、電子書面の併用が可能になります。

電子契約と紙の契約を併用した場合の保管方法

電子契約と紙の契約を併用した場合の保管方法について解説します。

まず、電子契約を導入していない側は、紙の契約書を原本として保管します。一方の電子契約を利用している側は、原本のコピーを取り、それをスキャンもしくはデジタル化してPDFフォーマットの電子データとして保管しましょう。

契約書の信頼性を保持するためには、電子契約の際に合意締結証明書を用意することをおすすめします。合意締結証明書とは、電子契約が成立した日時や署名者の情報が記載された文書のことです。

この証明書を提供することで、契約書にいつ誰が署名したかを確認できます。さらに、紙の契約書としてもその信頼性を保持するうえでも役立ちます。

電子契約と紙の契約を併用する場合の注意点

電子契約と紙の契約を併用する場合の注意点を紹介します。主な注意点は、次の5点です。

取引先に電子契約の仕組みを理解してもらう
いつ署名したか明確にしておく
メールアドレスを共有する
与える負担が少ないことを説明しておく
後文の違いについて説明しておく

取引先に電子契約の仕組みを理解してもらう

紙の契約と電子契約を併用する場合には、紙の契約をする側に電子契約の仕組みについて理解してもらう必要があります。

たとえば、次のような項目について理解を深めてもらえるように説明をしましょう。

電子契約についての基本的知識
実務上の取り扱い方法
片方だけが電子署名を行う場合の法的有効性
セキュリティ面について

なによりも、電子契約は電子データに電子署名とタイムスタンプを付与することで、書面契約と同等の法的効力を持つことを理解してもらいましょう。

いつ署名したか明確にしておく

片方だけが電子契約を導入している場合、「紙の契約書を印刷した際に、電子署名が正しく表示されない」「いつ誰が契約書に署名したのかがわからない」といった問題が発生することがあります。

この問題を解決するためには、前述した合意締結証明書が有効です。電子契約が成立した日時や署名者の情報が記載された文書であるため、誰がいつ契約に署名したかを確認できるようになります。

メールアドレスを共有する

契約書をPDFで送信する際などのことを踏まえて、互いの連絡先（メールアドレス）を共有しておきましょう。互いにあて先を登録しておくことで、迷惑メールフォルダやゴミ箱に間違って入ることを防げます。

送った／届いていない、といったようなことにならないためにも、互いの連絡先を交換し、登録しておくことが重要です。

与える負担が少ないことを説明しておく

電子契約を導入していない側からすると、電子契約に抵抗を見せる場合もあるでしょう。こちらも電子契約サービスを導入しなくてはいけないのか、作業が増えるのではないか、など心配になるケースも考えられます。

電子契約と紙の契約の併用でも、大きな手間や費用的な負担がないことをあらかじめ伝えておくといいでしょう。

後文の違いについて説明しておく

電子契約における契約書と書面の契約書では、後文（こうぶん）の言い回しが異なります。電子契約書を先に作成して相手方へ共有する場合は、事前の説明が必要です。

後文とは、契約書の締めとして末尾に記載する文章のことです。契約締結の日時や手段、保存方法について書かれています。

たとえば、紙の契約書では「本書」「書面」などの文言が用いられますが、電子契約ではメールでデータファイルのやり取りをするため「本電子ファイル」「電磁的記録」といった記載になります。

また、紙の契約書では、契約者の人数に応じた枚数を作成し、原本の存在証明として後文に明記するのが一般的です。一方の電子契約では、同一データを互いにやり取りするため、作成枚数を後文に明記する必要はありません。

契約がスムーズに行えるように、紙と電子契約における相違点は、しっかりと共有しておきましょう。

取引先と異なる電子契約サービスを使用している場合はどうする？

これまでは、紙の契約書と電子契約書の併用について解説してきました。なかには、互いに電子契約に対応しているものの、取引先と異なる電子契約サービスを使用している場合もあるでしょう。ここでは、そのようなケースの対応策について解説します。

片方で導入している電子契約サービスのみを使用する

それぞれで異なる電子契約サービスを採用している場合、どちらか一方のサービスのみを選択して利用する方法があります。

ただし、この場合はどちらかの企業がそれまで利用していたシステムを変更することになることには注意が必要です。このような事態にならないようにするためにも、電子契約サービスを導入する際はある程度市場シェアのある製品を採用するようにしましょう。

連名で電子署名を施す

連名で電子署名を施す方法もあります。一方の企業が電子契約書を作成して、もう一方がその書類に自社の電子署名を加えて契約を成立させる方法です。

この方法であれば、どちらの企業も既存の電子契約システムをそのまま使用できます。前述したようにサービスの変更が伴わないため、契約もスムーズに進むでしょう。

なお、利用中の電子契約サービスによっては電子署名の追加や閲覧機能に制限がある場合もあるため、事前の確認が必要です。

電子契約と紙の契約を併用する際は注意点を理解しておこう

電子契約と紙の契約は併用可能です。ただし、保管方法や注意点を互いに理解したうえで契約を進める必要があります。

また、なかには取引先と異なる電子契約サービスを使用している場合もあるでしょう。その場合は、どちらかのサービスに統一するか、連名で電子署名をすることになります。

いずれの場合でも契約をスムーズに進めるうえでは、互いの認識をすり合わせておくことが重要です。本記事で紹介した注意点を理解して、契約に臨むようにしましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：幸谷泰造（弁護士・弁理士）
市ヶ谷東法律事務所代表。ソフトウェア・インターネット・知的財産に関する法分野を専門とするソフトウェアエンジニア出身の理系弁護士・弁理士。
ソニー株式会社で知的財産業務を約6年経験し、弁護士となった後は大手法律事務所等で企業法務に従事。
エンジニア出身のバックグラウンドを活かし、IT系企業の契約書の作成やチェックを数多く経験。
慶応義塾大学大学院理工学研究科非常勤講師として「実践知財管理」を担当。2022年度特許庁I-OPENプロジェクト専門家サポーター。

弁護士紹介|市ヶ谷東法律事務所ホームページ