• 更新日 : 2024年8月30日

マンション管理組合による滞納管理費請求書とは？ひな形をもとに書き方を解説

マンション管理組合による滞納管理費請求書とは、マンションの区分所有者が管理費を滞納したときに発行する文書のことです。滞納を放置していると回収が難しくなり、法的措置をとらなければならなくなるため、早めに対処しなければなりません。

本記事では滞納管理費請求書を作成するケースを紹介し、書き方のポイントや具体的な文言まで解説します。

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マンション管理組合による滞納管理費請求とは

マンション管理組合による滞納管理費請求とは、マンションの区分所有者が滞納した管理費を請求することです。マンションの管理費は、玄関や廊下など共用部分の維持管理を行うために必要な費用であり、修繕積立金と合わせて毎月支払うことが区分所有者の義務とされています。

しかし、経済的理由など、さまざまな原因で滞納が発生します。

滞納が発生した場合、マンションの適切な維持管理や住民間の公平を図る観点からも、早めの対応が必要です。マンションの管理は管理組合の管轄事項であり、滞納管理費の取り立ても管理組合による意思決定により、区分所有者に対して支払いを求めることになります。その方法として作成されるのが、滞納管理費請求書です。

滞納管理費請求書を発行しても支払いがなされない場合は、法的措置を検討することになるでしょう。

滞納管理費請求書を作成するケース

滞納管理費請求書を作成するケースは、区分所有者が管理費や修繕積立金を滞納した場合です。

滞納した管理費を回収するには、まず支払いの催告を行います。催告は口頭または書面で行いますが、その際に作成するのが滞納管理費請求書です。

滞納管理費請求書は、通知の証拠を残すため、内容証明郵便で発送するのが一般的です。

内容証明郵便は配達された文書の内容と日時を郵便局が公的に証明するもので、法的手続きに入る前段階であることが周知されています。請求書が内容証明郵便で届くことで、催告による時効の完成猶予の法的効果が発生します。滞納した区分所有者にも事態が深刻であることが伝わるでしょう。

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滞納管理費請求書に記載すべき内容

マンション管理組合による滞納管理費請求書は、必ず記載すべき内容があります。

ここでは、作成方法について具体的にみていきましょう。

未払いの期間と金額を明記する

まず、滞納している内容を明確にするため、滞納している期間と金額を明記します。

例文は、次のとおりです。

支払い期限を設定する

文面には、支払い期日を必ず記載しましょう。

上記の文章に続いて、次のように記載します。

支払いを振込にする場合は、振込口座の記載も忘れないようにしてください。

また、期限内に支払いがない場合、法的措置に出る場合があることも書き添えておきましょう。

請求先と請求元の情報を記載する

文章のあとに、通知の日付と請求する相手の住所・氏名、管理組合の住所・マンション管理組合名を記載してください。

滞納管理費請求書は内容証明郵便で出すことで、相手方に重要な請求であることが伝わります。緊急性を伝えるためには、速達で出すのもよいでしょう。

滞納管理費請求書を作成する際の注意点

滞納管理費請求書を作成する際は、いくつか注意したい点があります。遅延損害金を請求する場合はその旨を記載すること、滞納が発生した場合には、早めに作成して通知することが大切です。

注意点について、詳しくみていきましょう。

遅延損害金を請求する場合

管理費を滞納した場合、滞納した管理費のほかに遅延損害金の請求もできます。遅延損害金を請求する場合には、滞納管理費請求書に、請求する遅延損害金の金額も記載しましょう。

遅延損害金の利息は、管理規約に定めがあればその規定に従い、定めがない場合は民法の規定により年3％の請求が可能です。

年3%の法定利率は3年ごとに見直され、約定利率を定めなかったときは利息が生じた最初の時点における法定利率が滞納管理費の利息となります。

なお、マンションの区分所有者がマンションを売却した場合、マンション管理組合は区分所有者の「特定承継人」である買主にも滞納管理費の請求が可能です。また、特定承継人には遅延損害金も請求できるとした判例があります。

参照元：e-GOV法令検索 民法

滞納が発生した場合は早期に対応すること

管理費の滞納は、滞納の期間が長くなるほど支払いが困難になるため、滞納が発生したら早めに滞納管理費請求書を作成、通知することが大切です。滞納金額が少ないうちであれば支払えるものも、まとまった金額になると支払えなくなるかもしれません。滞納してもすぐに催促されないといった状況が続くと、またすぐに滞納が発生するという事態にもなりやすいでしょう。

滞納が発生した場合は、早期に督促を行うことをルール化することが必要です。「2ヶ月滞納したら滞納管理費請求書を発送する」など具体的な数字を決め、管理規約に定めておくとよいでしょう。

遅延損害金が発生することを規約に定めることも、滞納の抑止につながります。実際に、滞納抑止の見地から、14％という高い利率の遅延損害金を課している規約も少なくありません。ただし、遅延損害金の上限は消費者契約法で14.6％とされており、これを超える場合は無効となります。

参照元：e-GOV法令検索 消費者契約法

滞納した管理費は時効消滅することもある

管理費の滞納を放置していると、時効消滅してしまいます。時効期間は「権利を行使することができることを知ったときから5年」もしくは「権利を行使できるときから10年」で、マンションの管理費は、本来の支払時期から5年で時効消滅すると考えてよいでしょう。

滞納管理費請求書の発送は時効の完成を猶予する「催告」にあたり、通知の時点から6ヶ月間は時効の完成が猶予されます。さらに時効の完成を猶予したい場合は、猶予されている間に裁判上の請求などを行うことが必要です。

5年も放置することはあまりないことですが、時効の心配がないからといって、滞納をしばらく放置するのは避けましょう。管理費や修繕積立金が滞納されている状態は、できるだけなくすことが大切です。

管理費や修繕積立金を集められない状態は、定期的な清掃や大規模修繕を行う資金が不足し、計画が予定通りに進まない可能性があります。修繕計画を実施できない場合、他の区分所有者に迷惑をかけることにもなるでしょう。

早期に対応することをルール化するとともに、滞納管理費請求書のテンプレートを準備して、いつでも請求できるような体制にしておくようにしてください。

参照元：e-GOV法令検索 民法

滞納管理費請求書を正確に作成しよう

管理費の滞納があったら、マンション管理組合は早めの対応が必要です。口頭で催促するか、滞納管理費請求書を作成して支払いを求めましょう。滞納管理費請求書は滞納の期間や金額を明記し、支払い期限の設定を忘れないようにしてください。通知の証拠を残すためには、内容証明郵便で出すことも大切です。

遅延損害金を請求する場合は、規約の定めや民法の規定（e-GOV法令検索参照）も確認し、正しく記載してください。

無料ダウンロードできるテンプレートを使い、適切な滞納管理費請求書を作成しましょう。

• 監修：幸谷泰造（弁護士・弁理士）

  市ヶ谷東法律事務所代表。ソフトウェア・インターネット・知的財産に関する法分野を専門とするソフトウェアエンジニア出身の理系弁護士・弁理士。
  ソニー株式会社で知的財産業務を約6年経験し、弁護士となった後は大手法律事務所等で企業法務に従事。
  エンジニア出身のバックグラウンドを活かし、IT系企業の契約書の作成やチェックを数多く経験。
  慶応義塾大学大学院理工学研究科非常勤講師として「実践知財管理」を担当。2022年度 特許庁I-OPENプロジェクト専門家サポーター。
  
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