• 作成日 : 2026年1月22日

Excel契約管理はもう限界？契約管理台帳をDXして「更新漏れ・属人化」から抜け出す方法

Excelは一見シンプルで柔軟なツールであり、契約管理に適した仕組みであるように思えるでしょう。しかし実際には「台帳の更新やメンテナンスの手間」「属人化」という課題を同時に生み出してしまいます。

Excelによる契約管理では、誰がいつ更新したか履歴が残らず、責任が不明確となり情報の正確性も保たれません。また、自動更新時期の確認も担当者依存となり、チェックが定期的に行われず、結果として更新タイミングを逃すリスクもあります。

さらに、Excelでは入力ルールや担当者の割り当て、ステータス管理などを徹底しにくい点も課題です。契約更新・失効時の対応や契約書の保管などが担当者の「暗黙知」で行われてしまい、異動時にルールが引き継がれないという課題も生じます。

こうした「管理の手間」と「属人化」を解消するために、成功している企業はどのようなアプローチを行っているのでしょうか。本記事では、Excel管理からスムーズに脱却するための2つの成功パターンと、デジタル化を成功させる3つの条件、さらに失敗しない契約管理ツールの選び方を解説します。

1. 脱Excel成功企業の変革パターン

Excel管理の課題から脱却できた企業には、大きく2つの成功パターンがみられます。

成功パターン①：ワークフロー自動化型

一つは、契約に関する業務プロセス全体を一気通貫でデジタル化するアプローチです。 契約締結のための稟議から契約締結、締結後の管理までをシステム化します。契約管理だけではなく、事前のプロセスも含めてデジタル化することで、スピードの向上と作業負荷の軽減を実現します。

契約管理がデジタル化されれば、契約更新時に自動通知によるアラートを出せるため、更新漏れを回避することが可能です。「うっかり更新を忘れてしまう」という不安から解放されるでしょう。

成功パターン②：ナレッジ共有・体制化型

もう一つは、契約情報を共有できる仕組みを導入し、ナレッジ化・体制化を進めるアプローチです。 権限管理により参照範囲を制御しつつ、必要な社員が契約情報を検索・参照できるようにします。

公開にあたっては、契約情報の登録者や更新者、過去の履歴などもあわせて管理しましょう。これにより、担当者が異動しても過去の経緯を把握しやすくなります。

このような「誰でも情報にアクセスできる体制の強さ」が属人化をなくし、契約台帳を個人のファイルから会社全体の共有資産へと変えるのです。

2. 契約管理のデジタル化を成功させる3つのポイント

契約管理のデジタル化は、Excelを別のツールに置き換えるだけでは定着しません。成功している企業が、デジタル化推進時に意識している3つのポイントがあります。

ポイント①：目的とKPIが明確であること（Why の設計）

Excelからの脱却自体は目的ではなく手段です。契約管理のデジタル化を成功させた企業は「更新漏れゼロ」「契約リスクの可視化」「契約データの再活用」「業務スピード向上」「監査対応の効率化」「担当者変更時のスムーズな引き継ぎ」など、達成したい状態を具体的なKPIとして言語化しています。

目的が曖昧なまま導入すると「ただのシステム導入」で終わってしまうでしょう。

ポイント②：契約情報を「構造化データ」にすること（データ設計）

Excel管理には「複数条件での検索や集計がしづらい」「データを横断的に活用しにくい」という限界があります。そのためデジタル化では、以下のようにデータを構造化することが重要です。

＜データ構造化のアプローチ例＞

これらの構造化により、はじめてツール上での一元管理と再活用が機能し、契約情報を“経営に使えるデータ”へと変換できます。

ポイント③：業務プロセスを設計してからデジタル化すること（運用設計）

成功企業は、契約管理の一連の業務プロセスを整理したうえで、デジタル化を進めています。

現状のフローを棚卸し、属人化しているステップやボトルネックを洗い出して「標準フロー」として再設計することで、「Excel管理のデジタル版」にとどまらない変革が実現します。

上記の3つのポイントを押さえたうえで、契約管理のデジタル化を進めることが重要です。あわせて、ツール選定だけではなく運用・組織面の設計にも目を向けましょう。

＜運用・組織設計の具体例＞

法務部門だけで抱え込まず、営業部門などの関係部門と連携し、契約情報を“全社で使える資産”として設計することが、デジタル化を定着させる鍵となります。

3. デジタル化成功のための契約管理ツールの選び方

デジタル化を成功させるツールを選ぶ際には、機能面、コスト面はもちろん、セキュリティや拡張性も考慮しましょう。

機能面

以下の機能を中心に、自社が求める要件を満たしているかを確認します。

＜チェックすべき機能＞

コスト面

初期費用・月額費用・ユーザー数課金など料金体系を比較検討します。導入支援や教育コストも含めて、総合的に発生するコストで検討しましょう。

送信件数や保管容量に応じた従量課金だと、使うほどコストが読みにくくなります。一方、利用人数に応じた料金体系であれば、毎月のコストを見通しやすく、社内での利用範囲も広げやすくなります。

セキュリティ面

機密情報である契約書を扱う以上、セキュリティ面は極めて重要です。クラウドサービスを選ぶ場合には、サービス提供事業者によるセキュリティ対策を確認しましょう。

＜チェックすべきセキュリティ機能＞

拡張性

契約管理にとどまらず、契約書作成支援や案件管理機能を備えた製品を選ぶとさらに効率化を実現できます。以下のような機能の有無もチェックしましょう。

＜さらなる改善に有効な機能＞

4. マネーフォワード クラウド契約とは？

契約管理を効率化したい方に、機能・コスト・セキュリティ・拡張性の観点からおすすめなのが「マネーフォワード クラウド契約」です。 マネーフォワード クラウド契約では、クラウド上で送信した契約書だけではなく、紙の契約書や他社の電子契約サービスで締結した契約書も一元管理できます。

＜マネーフォワード クラウド契約の特徴＞

まとめ

契約管理のExcel脱却を実現するためには、単にExcelを別のツールに置き換えるだけではうまくいきません。KPIを設定しつつ、契約データと業務プロセスをデジタルに適合したものへと変えたうえで、ツールを導入することが重要です。

もちろん、いきなりすべてを変える必要はありません。まずは更新管理や新規契約の一部から「マネーフォワード クラウド契約」で試してみてはいかがでしょうか。

• 監修：マネーフォワード クラウド契約

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