- 作成日 : 2025年5月7日
電子署名の作成方法は？PDF・Word・Excelなどを使用した無料の作り方を解説
電子署名とは、電子化した書類に使用される、電子的な署名のことです。電子署名を利用することで、契約締結をスピーディーに行えたり、契約書を物理的に保管したりする必要がなくなります。
本記事では、電子署名の作成方法や電子署名を使用するメリットなどについて解説します。法務担当者は、電子署名への理解を深めておきましょう。
目次
電子署名とは
電子署名とは、電子化した契約書や重要文書などに使用される、電子的な署名のことです。契約締結をスピーディーに行える点やコスト削減につながるため、注目されています。ここでは、電子署名の仕組みや電子サインとの相違点について解説します。
電子署名の仕組み
電子署名とは、電子化した文書に対して使用される電子的署名のことです。紙の文書でいうところの、手書きの署名や押印に該当するものです。
電子署名を電子文書に付与することで、その文書の内容が改ざんされていないことや署名が本人によって行われたものであることを証明できます。
電子署名と電子サインの違い
電子署名と似たものに、電子サインもあります。電子サインは、電子上で行う過程全般を指すものです。一般的には、公開鍵暗号方式を用いずに、その他の技術的手段を用いた電子文書保護の方法のことです。
電子サインとしては、以下のようなものが含まれます。
- 電子署名
- 電子印鑑
- デジタル署名
- メールや電話による二要素認証 など
上記からわかるように、電子署名は電子サインのひとつです。電子サインの中で法的効力を持つものと理解するとわかりやすいでしょう。
電子署名の仕組みややり方などの基礎知識について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
電子署名の主な作成方法
電子署名の主な作成方法について解説します。
AdobeでPDFに電子署名する方法
1つめが、AdobeでPDFに電子署名する方法です。PDF編集ソフトを活用して、電子署名を行います。
次の手順で行います。
- ツールから証明書を選択する
- 電子署名をクリックする
- 証明済み文書として保存が出たらOKをクリックする
- 電子署名する場所に電子署名を行う場所に対してドラッグする
- デジタルIDを設定する
- デジタルIDの署名でIDを指定する
- デジタルIDを設定した際のパスワードを入力する
- ファイルを保存する
WordやExcelで電子署名する方法
2つめが、WordやExcelで電子署名する方法です。WordやExcelを用いても電子署名は作成できます。
次の手順で行います。
- ファイルを開く
- 署名を入れる部分にカーソルを合わせて、挿入を選択する
- テキスト→Microsoft Office 署名欄をクリックする
- 必要な情報をダイアログボックスに入力する
- 署名欄を右クリックする
- 署名を選択する
- タッチペンやキーボードを用いて署名を行う
- ファイルを保存する
電子契約サービスを使用する方法
3つめが、電子契約サービスを使用する方法です。電子契約サービスとは、契約締結を電子文書で完結させるサービスのことを指します。
電子契約サービスを活用すれば、デジタルIDを別途取得する必要がありません。そのため、契約締結をスムーズに行えます。
なお、電子契約サービスで扱う電子署名は、次の2種類に分けられます。
- 立会人型：サービスプロバイダーが立会人となってログなどを記録することで、事業者が署名したことを保証する
- 当事者型：本人の署名であることや書類の非改ざん性を、電子認証局が発行する電子証明書を用いて証明する
iPhoneやスマホでの電子署名の作り方
iPhoneやスマホで電子署名を作る方法を紹介します。スマホを用いて電子署名をするためには、マイナンバーカードを活用します。
なお、スマホで電子署名を作成する方法は、現在（2025年4月）のところ、Androidスマホにしか対応していません。iPhone（iOS）については、2025年春頃のリリースとされています。
手順は、次の通りです。
- マイナポータルアプリをインストールする
- マイナンバーカードを読み取る
- 署名をする
上記の流れに従って必要な情報を入力したうえで、パスワードを設定して電子署名を作成します。
手書きサインを電子署名として使用するやり方
手書きの電子サインにも紙のサイン同様に、法的効力があります。ここでは、手書きサインを電子署名として使用する方法を紹介します。
手書きのサインを電子署名として使用する方法は、次の3つです。
- 手書きのサインの写真を撮って画像化する
- アプリなどで手書きサインを画像化する
- サイン電子データ化サービスを利用する
手軽に行えるのが、手書きサインの画像化です。紙に書いたサインを撮影し、パソコン・スマホなどに取り込んで画像化するだけです。
同様に、タブレットなどに搭載されているペイントアプリを使用して、手書きでサインを書き、それを画像化することでも電子署名を作成できます。
手書きサインを電子データ化するサービスを利用する方法もあります。こういったサービスを活用すれば、高画質・高品質な電子署名を作成可能です。
電子署名を使用するメリット
電子署名を使用するメリットについて解説します。主なメリットは、次の3つです。
- スピーディーな契約締結ができる
- 紙の契約書を保管する必要がない
- 電子サインよりも法的効力が高い
それぞれ詳しく見ていきましょう。
スピーディーな契約締結ができる
電子署名を使用することで、契約締結がスピーカーに行えることはメリットです。紙の契約では、書類の印刷や押印、郵送などに時間がかかっています。その点、電子署名を用いた契約であればこれらの手間を大幅に短縮可能です。
また、もし修正が必要になった場合でも、すぐに対応できるため、スムーズに手続きを行えます。さらに、インターネット回線さえあればどこでも契約が可能な点もメリットといえるでしょう。
紙の契約書を保管する必要がない
電子署名を使用して電子契約を行えば、髪の契約書を保管する必要がありません。紙の書類で契約を行う場合は、物理的に契約書を保管する必要があります。電子契約であれば、クラウド上に保存することになるため、会社内に保管スペースを確保する必要はありません。
また、保管する際には、一定のコストも発生します。電子契約ならそれらのコストも削減可能なため、企業の収益性向上にもつながります。
電子サインよりも法的効力が高い
電子署名は、他の電子サインより法的効力が高い点も魅力です。電子署名は本人性や非改ざん性を保証することで法的効力を持つもので、電子署名法では電子文書に電子署名を付与することで係争時の証拠としても利用可能としています。
電子署名を使用するときの注意点
電子署名を使用するときの注意点について解説します。気をつけたい注意点は、次の3点です。
- 電子署名には有効期限がある
- 電子証明書が必要な場合がある
- 無料サービスの場合はセキュリティに注意する
電子署名の利用にはメリットだけでなく注意点もあるため、しっかりと理解しておきましょう。
電子署名には有効期限がある
電子署名には有効期限があるため、注意しましょう。電子契約に用いられる電子署名の有効期限は、最長5年です。電子署名に付与される電子証明書の有効期間が最長５年と定められているためです（電子署名及び認証業務に関する法律施行規則6条4号）。
有効期間を過ぎてしまうと電子署名が失効してしまい、契約書の法的効力が弱まるため注意しましょう。ただし、署名時のタイムスタンプやアーカイブタイムスタンプを利用することでより長い期間にわたって効力を維持することも可能です。
電子証明書が必要な場合がある
前述したように、電子署名には、立会人型と当事者型があります。とくに注意が必要なのが、当事者型です。当事者型の電子契約では、当事者自らが電子証明書の発行手続きを行わなければなりません。
そのため、電子証明書の発行に向けて身元確認書類の準備といった手間やコストが発生します。当事者型では、当事者の電子証明書によって証拠力が高まる一方、電子証明書発行のための手間とコストがかかる点には注意しましょう。
無料サービスの場合はセキュリティに注意する
電子署名ツールの中には、無料のものも存在します。それらを使えば手軽に電子署名を作成可能ですが、セキュリティ面には注意しましょう。そのため、重要な契約書に電子署名を付与するのであれば、セキュリティ対策が施されている電子契約サービスの活用がおすすめです。
電子署名を作成して契約締結を効率化しよう
電子署名を作成する方法としては、AdobeやWord・Excelを活用する方法や電子契約サービスを利用する方法があります。また、マイナンバーカードを持っている人でAndroidスマホを利用中であれば、マイナポータルアプリからも作成可能です。
電子署名を使用すれば、契約締結をスピーディーに行えるほか、保管コストを削減できる、法的効力が高いといったメリットを享受できます。契約締結業務を効率化させるためにも、電子署名の活用を検討しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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