• 更新日 : 2025年1月17日

取引基本契約書は電子化できる！電子署名のやり方や電子契約の注意点を解説

取引基本契約書は電子化が可能です。メリットの多い電子化ですが、やり方がわからず悩んでいる方も多いでしょう。

契約書を電子化する際には、セキュリティ面などに注意する必要があります。本記事では基本取引契約書の電子化のやり方や注意点について、詳しく紹介します。

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取引基本契約書は電子化できる

取引基本契約書は、電子化が可能です。取引基本契約書は一定期間の間に取引が継続するような場合に、都度契約書を作成しなくてもよいように作成しておく書面です。

契約書の電子化とは電子データで契約書を作成すること

契約書の電子化とは、従来書面に双方が署名捺印して作成することが主流だった契約書を、電子署名を用いて電子データで作成することです。書面の契約書で行っていた「署名・捺印」をデータ上で行うことで、紙契約書と同等の効力を持たせられます。

契約書の中には電子化できるものと電子化できないものがありますが、取引基本契約書は電子化が可能です。契約書を電子化することで、印紙代が不要になるなどのメリットが多く利用されるケースが増えています。

取引基本契約書に電子署名するやり方

取引基本契約書に電子署名するやり方は、契約書媒体の種類によって異なります。実際の取引で利用されることの多い、電子契約システムを使ったやり方のほか、PDFやWord・Excelの場合のやり方を紹介します。

電子契約システムを使ったやり方

電子署名をするやり方として多いのが、企業が運営している電子契約システムを使って契約の当事者同士が署名をするケースです。電子署名に必要な環境が整っているため、契約者にとっても負担が少なく効率的に署名が行えます。

契約書を作成する側はシステムに契約書をアップロードして、署名してほしい箇所を指定します。契約の相手方には、メールで署名依頼を行うことが可能です。メールを受け取った相手方がシステムを使って電子署名をすることで、契約が成立します。

PDFの電子署名のやり方

PDFで電子署名を行う場合は、デジタルIDの作成が必要です。デジタルIDの作成手順は、次の通りです。

作成した電子署名を文書に付与する際には、ツールから「証明書」を開き、「電子署名」を選択して行います。作成したデジタルIDの有効期限は5年のため、期限に注意しましょう。

Word・Excelの電子署名のやり方

Word・Excelで電子署名を行う場合は、ファイルから「情報」を選択し、「文書の保護」をクリックします。次に「デジタル署名の追加」を選択して、「Microsoft Office署名ライン」を選択しましょう。

「署名」のダイアログボックスで、氏名やメールアドレスなどの情報を入力、署名ボタンをクリックすると署名が完了します。

取引基本契約書を電子化するメリット

ここからは、取引基本契約書を電子化するメリットを見ていきましょう。

収入印紙が不要になる

契約書を電化すると、印紙税が不要になります。印紙税とは課税文書に対して課税される税金のため、契約書の種類によっては印紙代を負担しなければなりません。しかし、あくまで「文書」に課税される税金のため、電子化された契約書には課税されません。

印紙税や郵送費などのコストを削減できる

契約書を電子化すると印紙代が不要になることに加え、契約書の印刷や封入、郵送などさまざまなコストを削減できるのがメリットです。紙の契約書の場合、保管にかかるコストや書類を探す手間もかかります。契約書を電子化することで、郵送にかかる費用などさまざまなコストを削減できるでしょう。

契約締結までの時間を短縮できる

電子契約書では締結までの時間も短縮できます。紙の契約書の場合は契約書を郵送でやりとりする必要があります。契約書を作成し相手へ郵送、返送されるまで数週間かかることもあるでしょう。電子契約書であればメールでやり取りが可能になるため、締結までの時間を大幅に短縮できます。

取引基本契約書を電子化するときの注意点

メリットの多い契約書の電子化ですが、注意点もあります。ここからは取引基本契約書を電子化する際の注意点を紹介します。

セキュリティに注意する必要がある

契約書を電子化する際には、セキュリティ面に注意する必要があります。紙の文書であれば鍵のかかる金庫などに保管しておけば、誰かに見られる心配はありません。しかし電子化を行う場合、不適切な箇所に保管すると、すべての社員が見られるような状況に陥るケースもあります。

また、文書の改ざんや知らないうちに削除されてしまうリスク、社外への情報漏洩のリスクもあります。電子契約を導入する際には、社内のセキュリティ対策なども同時に行うようにしましょう。

電子署名法の要件を満たす必要がある

電子契約を締結する場合は、電子署名法で定められた要件を満たす電子署名を行っておくべき点に注意が必要です。電子署名法の要件を満たす電子署名がなされた契約書は「真正に成立したものと推定する」と定められています。電子化した契約書の法的効力を高めるためには、電子署名法が定める「作成者本人による電子署名」と「認定タイムスタンプ」が必要です。

認定タイムスタンプとは、書面が編集された日時を記録するシステムです。タイムスタンプがあることで、改ざんの有無を確認できます。電子化を進める場合、これら2点の付与が漏れないように注意しましょう。

取引基本契約書の電子化を求められたらどうする？

電子契約に対応していない企業においても、今後は取引先から電子化を求められることが増えると予想されます。ここでは、取引基本契約書の電子化を求められた場合の対処法について解説します。

電子契約に応じる

相手の要望に応じて電子契約に合意できる場合は、電子契約サービスの導入などで電子契約に対応しましょう。しかし、先ほど注意点でも紹介したように、電子契約の導入にはセキュリティ面などで注意が必要です。

自社のセキュリティや契約書の閲覧制限などの対策を行ったうえで、電子契約を導入する必要があります。安易に応じるのではなく、社内体制の整備も含めて検討するようにしましょう。

片方のみ電子契約にする場合には注意が必要

電子契約を求められても、法的に応じる必要はありません。社内で検討の結果、対応が難しいと判断した場合は、片方のみ電子契約とする方法もありえます（実際に電子契約システムを提供している会社によっては、片方のみを電子契約とする方法を紹介しているものもある）。

しかし、この場合は片方のみ書面に捺印することになるため、双方が署名捺印したことを明確に証明できないリスクが生じる点で法的効力があいまいになってしまう可能性があります。また、結局は片方が書面に捺印することになるため、課税文書である場合には印紙の貼付が必要になり印紙代がかかることや、紙媒体の契約書の保管の必要性が生じるなど、電子契約のメリットが得られなくなります。

したがってメリットがあまりないのであれば、片方のみを電子契約にするという対応にはせず、双方が紙媒体の契約書に署名捺印するという従来の方法を選択した方がよい場合もあるでしょう。

取引基本契約書以外で電子化できない書類はある？

便利な契約書の電子化ですが、すべての契約書が電子化できるわけではありません。下記の契約書は書面での作成が定められているため、電子化は不可能です。

上記の書類では、法律によって公正証書で作成することが義務付けられています。公正証書とは、公証役場で公証人立ち会いのもとに作成する書面のことです。しかし契約書の電子化については、規制改革推進会議において検討が進められています。そのため、今後は制度が見直される可能性はあるでしょう。

取引基本契約書を電子化して業務を効率化しよう

取引基本契約書は、電子化できます。契約書を電子化することで印紙が不要になるだけでなく、郵送代などのコストも削減できます。さらに、メールのやり取りのみで完結するため、締結までのスピードも速くなるでしょう。

しかし契約書を電子化すると、漏洩などのリスクも高まります。また社員であれば誰でも見られるといった事態の回避など、管理体制の整備も必要です。契約書の電子化を導入する際には、メリットだけでなく注意点も含めて検討しましょう。

• 執筆：南 陽輔（弁護士）

  大阪市出身。大阪大学法学部、関西大学法科大学院卒業。2008年弁護士登録（大阪弁護士会所属）。大阪市内の法律事務所に勤務し、民事訴訟案件、刑事事件案件等幅広く法律業務を担当しておりました。2021年3月に現在の一歩法律事務所を設立し、契約書のチェックや文書作成、起業時の法的アドバイス等、予防法務を主として、インターネットを介した業務提供を行っております。皆様が利用しやすい弁護士サービスを提供できるよう心掛けております。