- 作成日 : 2024年11月7日
電子サインでペーパーレスをはじめよう！作り方や注意点を解説
電子サインを導入すればペーパーレスで署名、押印が可能となります。従来の紙文書と比較して作業が効率的にできるようになり、変更履歴の保管もしやすいため、幅広い用途で用いられるようになりました。
この記事では、これから電子サインを使いたいと思っている方のために、作成方法やセキュリティーについて詳しく解説します。
目次
ペーパーレスに必要な電子サイン
電子サインとは紙に手書きで署名や押印する代わりに、デジタルで署名・記録するプロセスの総称です。認め印のように、一般的な契約書や注文書などに利用されることが多々あります。
電子サインとよく似た言葉として「電子署名」がありますが、電子署名は電子証明書を利用したデジタル上の署名のことを指し、本人性・非改ざん性の高い署名です。
電子サインは契約書のPDFなどデジタル上のデータに手書きで署名を行うか、印影をスキャナーなどで取り込んでデータ化した電子印鑑を作って利用します。
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手書きの電子サインは法的効力を持つ
手書きの電子サインは、法的効力を持つとされています。ただし、その効力が認められるには、いくつかの条件を満たす必要があります。ここからは電子サインが法的効力を持つための条件を2つ紹介します。
条件① サインが本人のものであることが証明されている
手書きの電子サインが法的効力を持つためには、まずそのサインが契約者本人のものであることが証明されなければなりません。サインが本人のものと証明するためには、「署名者証明」と呼ばれる本人証明を用います。
個人のID、自分しか知らないパスワード、電話番号などを複数組み合わせて、使用時に2段階認証を行うよう設定するなど、不正利用を防ぐための対策が必要です。
条件② 契約者本人の同意がある
電子サインを有効にするためには、契約者本人がそのサインを同意する必要があります。
例えば、電子契約システムなどを使って契約を締結する際に、「同意する」にチェックするなどが具体的な行動として挙げられます。
同意したことが明らかになっていない場合、法的な効力が認められない可能性があります。使用する電子サインのシステムによっては、サインをする時点で同意しているとみなされチェックなどの作業が不要なものもあります。
条件③ 誰が、いつサインしたか記録が残っている
電子サインに法的効力を持たせるには、誰が・いつ文書を作成し、いつサインしたのかが明確に記録されている必要があります。記録を保管しておくことで万が一の紛争やトラブルが発生した際に、証拠として提出することが可能です。
いつ何時、記録が必要になるか分からないので、締結後しばらくたったあとのデータでもきちんと保存して管理しておきましょう。
法的な効力は電子サインよりも電子署名の方が強い
法的な証明力は電子サインよりも電子署名の方が強いとされています。電子サインは書類上のサインをデジタル形式で行う行為全般を指すことが多く、サイン者の身元確認や内容の同意などが求められるものに対して認め印のように幅広く利用されます。
一方、電子署名はよりセキュリティ性の高い電子証明書とタイムスタンプという機能を用いて、サイン者の本人確認や改ざん防止が強固に行われます。電子署名では電子証明書を利用することで、サイン者の身元や署名の正当性が証明され、改ざんが発生した場合も追跡可能です。
電子サインと電子署名にはこのような仕組み上の違いがあり、一般的な契約には電子サイン、より重要な契約書には電子署名というように使い分けられることが多々あります。
電子サインの注意点
電子サインは、ある程度の法的効力を持つ利便性が高いサインとして、多くのビジネスの現場で用いられていますが、利用時に注意すべき点がいくつか存在します。ここからは特に注意が必要なポイントを3つ紹介します。
電子サインが認められない契約がある
電子サインはとても便利な機能であるものの、すべての契約が電子サインで締結できるわけではありません。
電子サインが法的に認められない契約としては以下のようなものが挙げられます。
- 事業用定期借地契約
- 企業担保権の設定または、変更を目的とする契約
- 任意後見契約書
- 農地の賃貸契約書
これらの契約は、公正証書の作成が義務付けられていることなどが理由で電子化は認められていません。企業における重要な契約については、事前に該当する契約の法的要件を確認することが重要です。
締結日のバックデートができない
電子サインを使用する際には、締結日のバックデート（過去日付への変更）が原則できない点も知っておく必要があります。電子サインはタイムスタンプ技術によって正確な日時が記録されるため、サインが行われた時点のデータが自動的に保存されます。
この仕組みは契約内容の信頼性を高めるものですが、例えば後日さかのぼって日付を修正したい場合には、電子サインでは対応できません。契約書の適正な管理と日付の確認が求められます。
署名者の秘密鍵を厳重に管理する必要がある
電子サインにおいては、署名者の秘密鍵の管理が極めて重要です。秘密鍵が漏えいすると、他人によって不正にサインが行われ、契約が成立してしまう危険性があります。そのため、署名者自身が秘密鍵を厳重に管理し、適切なセキュリティ策を講じる必要があります。
また、企業内で複数の担当者が関わる場合には、権限管理を明確にし、鍵の使用や管理を一元化する仕組みを整えることをおすすめします。
電子サインの作り方
電子サインは簡単に作成でき、さまざまな契約書や書類などに利用できます。ここからは電子サインを作る方法を2つ詳しく紹介します。
手書きのサインを撮影して画像にする
手書きのサインを紙に書き、その画像をスマートフォンやスキャナーで撮影して電子サインとして利用する方法です。取り込んだ画像ファイルをPDFなどの書類データに貼り付けることで、紙のサインと同様の効力を持たせることができます。
ただし、この方法はセキュリティ面での弱点があり、サインの偽造や不正使用のリスクを考慮する必要があります。そのため、重要な契約書などには適さない場合もあります。
電子サインを提供するサービスを導入する
電子サインを提供する電子契約システムを導入すると、効率的かつ安全に電子サインを作成できます。これらのサービスはユーザーの署名を電子的に作成・保存し、タイムスタンプや暗号化技術を用いることで、セキュリティを確保しています。導入コストや機能を比較して、最適なサービスを選びましょう。
マネーフォワード クラウド契約なら電子署名を自動で付与できる
ペーパーレス化を推進するなら電子契約システムの導入がおすすめです。マネーフォワード クラウド契約なら契約書に電子署名を自動で付与することができます。
タイムスタンプを付与できるので、高い本人性や非改ざん性を担保することができます。
最短数分で契約の締結が完了し、紙の契約書と合わせて一元管理することが可能です。
電子サインと電子署名の役割を知って使い分けよう
電子サインはペーパーレス化に欠かせない機能のひとつです。従来の認め印のように、契約の締結や稟議書の決裁などに利用できるため、さまざまな分野で導入されています。
電子サインは手書きのサインや印影を取り込んでデータ化するほか、電子契約システムを使えば簡単に利用可能です。ただ、事業用定期借地契約など一部の契約は電子化できなかったり、契約内容によっては電子サインよりも電子署名の方が適していたりするので、用途や目的に応じて使い分けるとよいでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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