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  • 更新日 : 2025年2月3日

内容証明郵便とは？効力や書き方・出し方、受け取り拒否された場合の対応を解説

内容証明郵便として文書を送付することで、裁判で適切な対応をしていることを証明でき、受取人へのプレッシャーをかけることも可能となります。書き方や出し方、料金など、一般郵便と大きく違うためよく理解しておく必要があります。

そこで、この記事では具体的な効力や書き方、料金、受け取り拒否をされた場合の対処方法を詳しく解説していきます。

目次

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、一般書留郵便物の内容を郵便局が証明する郵便サービスです。差出人のほかに、受け付けした日や郵便物の内容、宛先などの項目を残すことが可能です。

契約上や法律上で強い意志表示をする場合や、期限内に必要書類を送ったといった証拠を残すことができます。内容証明郵便を1通送る場合は、書式ルールが定められている謄本2通を作成する必要があります。

書留や特定記録であっても配達までの記録を残すことが可能ですが、郵便物の内容に関しては証明できないという点が大きな違いです。

e内容証明（電子内容証明）とは

e内容証明（電子内容証明）とは、内容証明郵便を電子化した郵便局のサービスです。インターネット上で差し出すことができるため、郵便局で手続きする必要がありません。また、通常の内容証明と比較して少し安めの料金設定となっています。

内容証明郵便と配達証明の違い

内容証明郵便と配達証明の主な違いは、証明される内容の範囲です。内容証明郵便は、送った内容そのものを証明するもので、裁判や取引における証拠として用いられます。一方、配達証明は郵便物が確実に相手に届いたことを証明するだけで、具体的に何が送られたかの証明には効力を発揮しません。

内容証明郵便と配達証明では、証拠価値が大きく異なります。適切に使い分けることが重要です。

内容証明郵便の効力

内容証明郵便は、郵便物の内容を証明するための重要な手段です。法的な有効性を持つため、多くの場面で利用されています。その効力について具体的に解説します。

法的な証拠となる

内容証明郵便を使えば文書の内容や受取人、差出人、送った日付などが書かれたコピーを郵便局で保管してくれます。そのため、文書を出したことを郵便局が証明してくれるのです。

一般的な郵便ではこうした記録が残されないため証拠としては不十分で、書留や特定記録郵便では配達したことは証明できても、配達した郵便の内容までは確認できません。そのため、文書の内容まで証明できる内容証明郵便はもっとも証拠としての能力が高いといえます。特に以下のような場面では有効です。

遅延損害金を請求する証拠にできる

遅延損害金を請求する際には内容証明郵便が有効な証拠となります。遅延損害金とは支払いが遅れているときに発生する損害金のことで、契約書に記載されていることが一般的です。仮に支払期限が書かれていない場合でも、内容証明郵便で期限を設定すれば請求できます。

内容証明郵便を送れば「用件を確実に相手に伝えた」ことを証明できます。相手が「受け取っていない」と主張してきても、スムーズな対応をすることが可能です。

契約解除の通知・日時を証拠にできる

内容証明郵便は契約解除の通知をした旨とその日時を記録できます。例えば賃貸契約や雇用契約などにおいて、相手に債務不履行があった場合など、契約解除の通知を相手に送った記録が残せます。

契約解除を行う場合、相手ともめて裁判になるケースも少なくありません。裁判では適切な内容とタイミングで契約解除の通知を送付したという証明が必要になるケースもあります。そこで、内容証明を送付することで、契約解除の通知や日時の記録を残すことができ、裁判をスムーズに進められます。

債権の相殺、債権譲渡の効力が発生する

差出人と相手方の間で未回収の債権がある場合、それぞれの債権を相殺できます。お互いの主張がかみ合わずトラブルになった場合には内容証明郵便を使って債権の相殺の意思表示をしたことを証明できます。

また、差出人が持っている債権を第三者に譲渡する債権譲渡の効力を発生させる場合でも、内容証明郵便が使われます。

債権の時効期間を6か月延長できる

内容証明郵便を使うことで債権の時効期間を6か月延長できます。消滅時効とは、たとえ権利があったとしても決められた期間に権利行使をしないと、その権利を失ってしまうことです。

内容証明郵便を送れば権利を行使したことになり、債権の時効期間を6か月延長できるため、訴訟提起において準備の時間を確保することができるのです。

確定日付を取得できる

確定日付を取得することで、当該文書がその日付に存在していたことを証明できます。確定日付があることにより、特定の日時にその文書が存在していたことを公的に証明できるため、後のトラブルを避けられます。

‍例えば、契約書や重要な通知書を送る際に内容証明郵便を使用すれば、その書類が特定の日付に存在していたことが確定できるため、もし仮に契約や書類を巡ってトラブルになったときも有利になります。また、確定日付を取得すれば、その文書の存在とその内容を後で否定されるリスクを減少することができます。

内容証明郵便を利用すべきケース

内容証明郵便が具体的にどのような場面で活用できるのかを解説します。内容証明郵便を使うことで、自分（自社）の権利を守り、相手に対して正式な通知を行えます。

相手にプレッシャーを与えたいとき

内容証明郵便は証拠能力があり、同じ内容の文書が郵便局で保管されているため、受取人にとってプレッシャーになります。これまで債務逃れをしてきた人でも、内容証明郵便を送ることでとたんに履行するケースも少なくありません。

また、内容証明郵便は受け取りに押印が必要になり、それも後ろめたいことがある人にとってはプレッシャーになり得ます。内容証明郵便は、一般的な郵便と比べて差出人の強い意志を相手に伝えられます。

裁判の証拠にしたいとき

遅延損害金や契約不履行など、場合によっては相手ともめて裁判にまで進む可能性があります。裁判では適切な方法で債権者が相手方に正しく請求をしている、また通知をしていることを証明しなければなりません。

一般的な郵便では記録が残らないため十分な証明ができず、裁判で勝てない可能性があります。一方、内容証明郵便なら郵便局が内容や日付を記録しているため、証拠として認められやすくなります。

内容証明郵便の書き方・書式

内容証明郵便は書き方や書式が決められています。郵便局の窓口で受け付けをする際にチェックされるので、必ず守るようにしましょう。

内容証明郵便の用紙

内容証明郵便に使う用紙については特に決まりはありません。内容証明郵便用の用紙が販売されている場合がありますが、ほかの用紙を使っても問題ありません。

しかし、差し出した郵便局で5年間保存されることから、しっかりと保存できる材質の紙を選ぶことが大切です。ファックスの感熱紙のような劣化しやすい材質の利用は避けるべきでしょう。

内容証明郵便の用紙には、品質のよい印刷用紙や厚手のコピー用紙などを使うようにしましょう。

内容証明郵便の書式

文字数と行数は縦書きか横書きかによって次のように設定されているので確認が必要です。

縦書きで書くケース
  • １行20字以内、１枚26行以内
横書きで書くケース
  • １行20字以内、１枚26行以内
  • １行13字以内、１枚40行以内
  • １行26字以内、１枚20行以内

内容証明では、ひらがな、カタカナ、漢字、数字のほかには一般的な記号しか使えません。英字は地名や企業名などの固有名詞にしか使えないので注意をしましょう。

また、かっこは2つで1文字のカウント、句読点も1文字として数える必要があります。

差出人と受取人の住所・氏名を必ず記載する

内容証明郵便は差出人と受取人の住所、氏名を必ず記載する必要があります。必要事項を記載することで、郵便局で正式に記録されるようになります。

また、差出人と受取人に関する内容は、封筒に記載されている内容と必ず同じものでないといけません。

弁護士や行政書士に内容証明の郵送を依頼する場合は、差出人の住所は不要なります。しかし、このケースにおいても通知人の氏名は記載し忘れないように気を付けてください。

同じ文書を3通用意する

内容証明郵便はまったく同じ内容の書類を3通準備する必要があります。しかし、1通だけ手書きで書けば、あとの2通はコピーすればいいので それほど手間はかかりません。また、始めからパソコンで作成する場合は3枚分プリントアウトすれば事足ります。

1通は受取人への送付、1通は郵便局での保管、もう1通は差出人が保管するため、合計で3通必要になります。

郵便局では文書を5年間保管してくれるため、保管しやすい材質の紙を使うとよいでしょう。

封筒に差出人と受取人の住所・氏名を記載する

文書だけでなく封筒にも差出人と受取人の住所や氏名を記載しましょう。また、封筒に記載する差出人と受取人の住所や氏名は、同封している文書に記載されているものと同じ内容にする必要があります。

差出人の横に押印するケースが見られますが、これは義務ではありません。しかし、押印をすることで受取人に差出人の強い意志を伝えられる場合があります。特に、企業の担当者が内容証明郵便を送付する場合は押印するケースが多いようです。

内容証明郵便の出し方

内容証明郵便は文書をはじめ必要なものを持参して郵便局で手続きを行います。何か1つでも忘れてしまうと、もう一度郵便局に行かないといけなくなるので注意をしてください。内容証明郵便のように重要書類には、訂正部分に訂正印が必要となります。

差出郵便局へ文書、封筒を持参する

内容証明郵便を発送する際には、同じ内容の郵便物を3部用意して郵便局に提出する必要があります。同内容の郵便物を3部準備する理由は、差出人、受取人、そして郵便局でそれぞれ1部ずつ保管するためです。3部準備することで、文書の内容が公式に証明され、万が一紛争が発生した場合でも各当事者が適切な証拠を所有できます。

郵便局へ持参するものは次の通りです。

  • 封筒
  • 内容証明が書かれている文書3通
  • 訂正印（訂正が必要になる可能性があるため）
  • 必要な料金

内容証明郵便を扱えるのは集配郵便局と一部の無集配郵便局（日本郵便株式会社が指定）です。決められた郵便局のみ対応しているので注意しましょう。

差出人の印鑑を持っていく

印鑑証明書を郵便局に持っていく際に、必ず差出人の印鑑も持参してください。問題がなければ不要ですが、訂正する内容があった場合には訂正印として印鑑が必要です。

内容証明郵便は書類の正確性が求められるため、想定以上に訂正が必要になる場合があります。不備があっても印鑑がないと一旦取りに戻って再度郵便局を訪れなければいけないため、手間や時間がかかってしまいます。

内容証明郵便に限らず、重要な書類は訂正をする場合に印鑑が必要です。そのため、手続きをスムーズに進めるためにも、印鑑を忘れないようにしてください。

e内容証明（電子内容証明）の出し方

e内容証明を差し出す方法としては、次の3種類あります。

  • かんたん差出し
  • 差出し
  • 差込差出し

かんたん差出しとは、一人の差出人が一人の受取人に対して送る方法です。一度に1通のみ送ることができます。もっともシンプルな方法なので、初めてe内容証明を送る場合におすすめです。

差出しとは、複数のe内容証明文書を作成して同じ相手に複数回送ったり、1つの文書を複数の宛先に送ったりできるサービスです。

差込差出しとは、文書ファイルと差込ファイルをあらかじめ準備することで、100通まで内容証明を送付できるサービスです。

e内容証明では次のような流れで内容証明郵便を送ります。

  1. 専用サイトで会員登録をしてログイン。
  2. Wordファイルで文書をアップロード
  3. 差出人と宛先を設定
  4. 支払い
  5. 内容証明郵便として発送

内容証明郵便の加算料金

内容証明郵便の料金は一般的な郵便よりやや割高になります。郵便局の窓口で手続きをする場合とe内容証明を利用する場合とでは加算料金が異なるため注意が必要です。e内容証明は窓口での対応と比較してやや割安となっています。

内容証明郵便の加算料金

郵便局の窓口で内容証明郵便を出す場合は480円の加算料金が必要です。さらに、一般書留の料金も加算されます。一般書留の料金は480円で、損害要償額は10万円までかかります。さらに損害賠償額を追加する場合、5万円ごとに23円ずつ追加となります。また、同時に複数枚を依頼する場合は、2枚目以降は290円増となります。

内容証明郵便は法的な証拠としての役割を果たすため、正確な手続きが求められます。簡易書留を利用できず一般書留にする必要があるので注意が必要です。

e内容証明（電子内容証明）の加算料金

e内容証明（電子内容証明）を利用する場合は、郵便局の窓口を利用する場合と比べてやや安く利用できます。電子郵便料金は1枚目が15円、2枚目以降は1枚ごと（5枚まで）に5円ずつ追加となります。

加えて、以下の電子証明関連料金が必要です。

電子内容証明文書1枚目382円
電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに（5枚まで）360円
同文内容証明（2通目以降1枚目）210円
同文内容証明（2通目以降2枚目以降1枚ごとに（100通まで））210円
一般書留料金480円

さらに、封筒や用紙が不要であるため、特に内容証明郵便を送る機会が多い方にとってはコスト削減につながります。

内容証明郵便を発送する際の注意点

内容証明郵便を正確かつ効果的に利用するためには、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。

必要項目をすべて満たしているか確認する

内容証明郵便を送る前に、必要項目をすべて満たしているか確認しましょう。内容証明郵便は、法律的な効力を持つため、必要項目が欠けていると効力が認められない可能性があります。

封筒に記載した送付先の住所や氏名が正確であることはもちろん、文書内容が明確で、誤解される余地のないものであるかを確かめましょう。不足や誤りがあると、内容証明郵便の法的効力が損なわれる可能性があります。

内容証明郵便の効力を最大限に活用するためにも、事前にチェックを怠らないようにしましょう。

通知や請求の内容を明確に記載する

内容証明郵便の内容が不明確な場合、相手が誤解したり、無視されたりする可能性があります。

‍例えば、家賃の未払いを督促する場合、「未払いの家賃〇月分△△円を〇〇年□□月までに支払ってください」と具体的に記載することで、相手に対する要求が正確になります。

形式が正しいか確認する

内容証明郵便の形式には厳格なルールが定められています。それを満たさないと郵便局で受け取ってもらえない可能性が高くなります。

内容証明郵便で送付する謄本には、文章の文字数や行数に具体的な規定があります。縦書きの謄本は1ページに26行以内、1行に20文字以内でなければなりません。誤字や脱字、余白の不適切な使用も形式の不備として取り扱われることがあります。

文章自体も、法的に問題がない表現を使用し、正確に記載することが求められます。このため、法律に詳しい専門家にチェックしてもらうのも1つの手です。

参考：内容証明 ご利用の条件等｜日本郵便株式会社

内容文書以外のものは同封できない

内容証明郵便で、内容文書以外のものを同封することは認められていません。したがって契約書のコピーを内容証明郵便に同封して送ることはできません。この場合、契約書を別途、普通郵便や簡易書留などで送る必要があります。内容証明郵便が証明するのは、あくまでその文書内容のみです。

内容文書以外の書類や資料を別の郵便で送る場合でも、その送付事実を明確に記しておくことが大切です。これにより、後日の確認や証明が容易になります。

配達証明サービスを利用した方がよい

同じく郵便局が提供している配達証明サービスを利用した方がよい理由は、何よりもその確実性にあります。これは後々のトラブル防止につながります。

配達証明は、郵便物が相手に届いた日付を証明するだけでなく、相手がその郵便物を受け取った事実も証明します。例えば、債権回収のために債務者に対して内容証明郵便を送った際、このサービスを利用することで、債務者が実際に通知を受け取ったことを証明できます。これにより、相手が「受け取っていない」という言い訳をすることができなくなります。配達証明サービスを利用することで、相手が「受け取っていない」と主張するケースを未然に防げるというわけです。

とりわけ、契約違反が発生したときや損害賠償を請求する場合、この証拠は極めて重要です。裁判においても、相手が通知を受け取ったことを立証しやすくなります。

配達証明サービスは内容証明とは別のサービスなので別途料金がかかります。基本の内容証明郵便に追加料金を支払う形で利用可能で、加算料金は350円です。しかし、そのコストは法的トラブルを避けたり、解決したりする際の有効性を考慮すると十分に価値がありますので、ぜひ利用を検討することをおすすめします。

内容証明郵便を受け取り拒否されたときの対応

内容証明郵便の受け取りを相手が拒否する場合があります。このようなケースでは、次のような対策を講じましょう。

弁護士から再度郵送してもらう

内容証明郵便の受け取りを拒否された場合は、弁護士から再送してもらう方法があります。弁護士から再送された内容証明郵便を拒否した場合、法的処置をとられるかもしれないというプレッシャーを与えられるため、相手は受け取る可能性が高くなります。

特定記録郵便で送る

特定記録郵便を併用するのも1つの対策です。特定記録郵便であれば差し出した記録が郵便局に残るので、受け取り拒否をした場合であっても差出人が意思を伝えたと判断されやすくなります。

内容証明郵便という意思表示の手段を知っておこう

内容証明郵便は郵便局が指し出し人や日時、内容などを記録してくれる郵便サービスです。相手に送ったものとまったく同じ内容の文書を郵便局が1通保管してくれます。これらの記録は法的証拠となるため、裁判などの手続きにおいて有利に働く可能性があります。

内容証明郵便は書面で郵便局から送るだけでなく、インターネットを経由して送付することも可能です。

非常に強力な証拠になり得る内容証明郵便ですが、書き方や文字数などさまざまな決まりがあり、所定の手続きが必要なので、必ず事前に確認するようにしてください。また、封筒や書類に記載する宛先や住所などを間違えないことも重要です。

特に事業をされている方、企業の法務担当者の方は、意思表示の手段として内容証明郵便という選択肢もあることを念頭に置かれておくことをおすすめします。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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