- 更新日 : 2024年8月29日
給与改定通知書とは？ひな形をもとに書き方や注意点を解説
給与改定通知書とは、従業員の給与が改定となった場合に通知するための書面のことです。法律では従業員に書面で給与改定通知を行うことが定められておらず、企業によって書き方は異なります。
ここでは、給与改定通知書がどのようなものなのか、ひな形をもとに書き方や注意点を解説します。
目次
給与改定通知とは
給与改定通知とは、使用者である企業が、従業員に対して給与額の変更を行った際に行う通知のことです。通常は「給与改定通知書」のように書面を用いて通知します。
給与明細を発行するタイミングで給与額の変更を通知する場合もありますが、原則として支給日前に通知を行うことが望ましいとされています。
給与改訂通知を行う義務はない
実は、従業員の給与を変更した際であっても、企業には給与改定通知を行う義務はありません。労働諸法令に定められているのは、従業員を新しく雇用する際に行う、労働条件通知のみのためです。
しかし、例え法律上の義務ではなかったとしても、給与が前触れなく変動してしまうと従業員は戸惑ってしまうため、ほとんどの企業では給与改定通知を行っています。
給与改定通知を結ぶケース
給与改定通知を結ぶ（従業員に交付する）ケースとしては、給与の改定（昇給または減給）が決定された場合となります。
また、給与改定通知を行うタイミングは、給与の改定が決定してから、実際に変更後の給与が支給される前が望ましいでしょう。従業員にとって、給与は生活の根幹であり、改定後にどの程度の給与が受け取れるのかというのは非常に大きなポイントであるためです。
ただし、昇給ではなく減給となった場合は従業員から同意を得なければなりません。そのため、変更後の給与支給日ギリギリのタイミングではなく、実際の支給日の1ヶ月前など、ある程度余裕をもったスケジュールで臨むことが必要です。
給与改定通知書のひな形
給与改定通知書は、法律で発行することが義務付けられているわけではありません。そのため、企業によって内容は異なることが一般的です。以下で紹介するテンプレートを参考に、自社で必要と思われる要素を付け足したり、逆に不要と思われる項目を削除したりするなどしてご利用ください。
以下では、給与改定通知書のひな形をダウンロードできます。ぜひ、ご活用ください。
給与改定通知書に記載すべき内容
給与改定通知書に記載すべき事項には、法律的な定めはありません。ただし、一般的に必要と思われる要素については、一定の共通事項があります。以下では、押さえるべきポイントについて、テンプレートを参考にしながら各項目ごとに解説します。
通知年月日
給与改定通知書に限らず、多くの場合、通知書には通知日を記載します。特に記載がなくても効力に問題はありませんが、後日見返した際に整理もつきやすいため、基本的には記載しましょう。
項目ごとの給与額
給与改定通知書で最も大事なポイントが、改定後の給与額の記載です。書き方はさまざまですが、基本給以外に役職手当等の手当が支給されている場合、原則として網羅しておいたほうがわかりやすいでしょう。従業員目線で見て、改定後はどの程度の給与になるのかが明確に読み取れる内容とすることが重要です。
変更時期
給与額と並び大事なポイントが、給与の変更時期です。変更時期についても記載方法はいくつかありますが「〇〇〇〇年〇〇月〇〇日支給分より」のように、具体的な支給日を基準にして記載すると伝わりやすくなります。
給与改定通知の際のポイント
給与の改定は従業員にとって、大きな影響のある要素です。昇給を行う場合は、通知書など記録に残る形で従業員に伝えれば問題はありません。一方、減給を行う場合は、強引に行うと従業員とのトラブルに発展する可能性があるため注意しましょう。以下では、給与改定通知を行うときのポイントを紹介します。
減給を行う際の注意点
減給を行う際には、原則として従業員の同意を得て行わなければなりません。これは、減給が労働条件の不利益変更に該当するためです。
労働契約法では、従業員と使用者（企業など）は、お互いの合意により労働条件を変更できると規定されています。したがって、企業側から一方的に減給を行った場合は、無効になることもあります。
なお不利益変更の際には、従業員から本人の意思に基づいた同意を得なくてはなりません。そのため、同意の材料となる情報が不足しないよう、なぜ減給が必要なのかという背景や理由を必ず説明しましょう。また、解雇をちらつかせるなど、脅迫的に同意を求めることがないように注意が必要です。
ポイントを押さえてトラブルのない通知を
今回の記事では、ひな形を参考にしながら給与改定通知書の基本的な事項について解説しました。給与改定通知は法律上の義務ではありませんが、従業員にとっては生活に大きな影響をもたらす要素のため、トラブルの内容に的確に行いましょう。
特に、減給の通知を行う場合は、トラブルに発展することも少なくないため、本記事を参考にしながら、強引に行うことがないように慎重に行うことが必要です。また、労働契約法をはじめとした労働諸法令は改定されることもあるため、厚生労働省のページなどもこまめにチェックすることをおすすめします。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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