- 更新日 : 2025年11月4日
【初心者向け】帳簿の付け方は？単式・複式簿記の違いからエクセルでの作成方法まで解説
個人事業主として事業を始めると、確定申告のために日々の取引を記録する帳簿の作成が必須となります。しかし、「そもそも帳簿って何？」「電子帳簿保存法やインボイス制度にどう対応すればいいの？」といった疑問を持つ方も多いでしょう。
この記事では、帳簿の付け方の基本から、青色申告・白色申告での違い、法律で定められた保存期間や罰則まで、初心者にも分かりやすく解説します。エクセルで使える無料テンプレートも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
なお、マネーフォワード クラウド確定申告では、個人事業主やフリーランスの方が確定申告する際に知っておきたい基礎知識や、確定申告の準備、確定申告書の作成方法・提出方法などを分かりやすくまとめた「青色申告1から簡単ガイド」を無料で用意しております。
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目次
そもそも帳簿とは
帳簿とは、事業における日々の取引を記録した書類のことです。帳簿にもとづいて所得を計算し、確定申告書を作成するため、すべての個人事業主に作成が義務付けられています。
会計帳簿は、すべての取引を記録する「主要簿」と、その内訳を記録する「補助簿」の2つに大別されます。
主要簿とは
主要簿は、すべての取引を体系的に記録する、会計帳簿の中心となる書類です。特に複式簿記においては作成が必須とされています。
補助簿とは
補助簿は、主要簿の記録を補い、特定の取引内容についてより詳細に記録するための書類です。事業内容に応じて必要なものを選択して作成します。
帳簿の付け方は「単式簿記」と「複式簿記」の2種類
帳簿の付け方には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があり、どちらを選ぶかによって確定申告の方法や節税効果が変わります。
単式簿記（簡易簿記）とは
単式簿記（簡易簿記）とは、一つの取引に対し、一つの項目で記録するシンプルな方法です。家計簿のように「いつ、何に、いくら使ったか」というお金の流れだけを記録します。簿記の知識がなくても始めやすいのが特徴ですが、青色申告の特別控除額が最大10万円に制限されるなどのデメリットがあります。
▼ 単式簿記の例（現金出納帳）
| 日付 | 摘要 | 収入 | 支出 | 残高 |
|---|---|---|---|---|
| 10月1日 | 繰越 | 100,000 | ||
| 10月3日 | 売上 | 40,000 | 140,000 | |
| 10月4日 | 支出 | 50,000 | 90,000 | |
| 10月7日 | 普通預金 | 60,000 | 30,000 |
複式簿記とは
複式簿記とは、一つの取引を「原因」と「結果」の両面から捉える方法です。勘定科目を用いて、資産の増加および負債の減少を「借方」、資産の減少および負債の増加を「貸方」に記録します。この作業を「仕訳」といいます。
▼ 複式簿記の例（仕訳）
例えば、商品を70,000円で販売し現金で受け取った場合、売上が発生した原因によって、現金という資産が増えた結果として記録します。
| 借方 | 貸方 | 摘要 | ||
|---|---|---|---|---|
| 現金 | 70,000円 | 売上 | 70,000円 | ノートパソコン |
複式簿記は単式簿記に比べて複雑ですが、事業の財産状況を正確に把握できる大きなメリットがあります。また、最大65万円の青色申告特別控除を受けるためには、この複式簿記での記帳が必須要件です。
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青色申告と白色申告での帳簿の違い
確定申告には青色申告と白色申告の2種類があり、選択する申告方法によって作成すべき帳簿や税制上のメリットが異なります。
青色申告は事前の届出が必要で帳簿付けが複雑な分、大きな節税効果があり、白色申告は簡易な帳簿で申告できる代わりに特別な控除はありません。
| 項目 | 白色申告 | 青色申告 （10万円控除） | 青色申告 （55万円／65万円控除） |
|---|---|---|---|
| 事前申請 | 不要 | 要 （青色申告承認申請書） | 要 （青色申告承認申請書） |
| 記帳方法 | 単式簿記 （簡易な記帳） | 単式簿記 （簡易な記帳） | 複式簿記 |
| 提出する決算書 | 収支内訳書 | 青色申告決算書 （損益計算書） | 青色申告決算書 （貸借対照表・損益計算書が必須） |
| 特別控除額 | なし | 10万円 | 55万円または65万円 |
青色申告で必要な帳簿
青色申告とは、正規の簿記の原則にしたがって記帳し、その記録にもとづいて申告することで、高い節税効果を受けられる制度です。
正規の簿記の原則とは
青色申告の65万円控除の要件である正規の簿記とは、所得税法施行規則第57条の規定に基づく記帳方法を指します。
資産、負債及び純資産に影響を及ぼす一切の取引を正規の簿記の原則に従い、整然と、かつ、明りように記録し、その記録に基づき、貸借対照表及び損益計算書を作成しなければならない。
引用：所得税法施行規則 第57条（取引の記録等）｜e-Gov 法令検索
簿記にはいくつかの帳簿があり、一つの帳簿に記録された取引が次の帳簿に転記され、集計されるという各帳簿間に一定のルールが設けられていることを「帳簿組織」と呼びます。
一般には取引を複式簿記で記載することにより、帳簿組織が作られ、正規の簿記の原則を満たしていると言えます。
65万円の青色申告特別控除を受ける場合に必要な帳簿
65万円の青色申告特別控除を受けるには、複式簿記での記帳が必須です。具体的には、主要簿である仕訳帳と総勘定元帳を必ず作成します。そのほか、事業内容に応じて現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳といった補助簿も作成します。
10万円の青色申告特別控除を受ける場合に必要な帳簿
一方、10万円の青色申告特別控除の場合は、単式簿記での記帳が認められています。現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などを準備します。
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白色申告で必要な帳簿
白色申告は、青色申告のような特別控除はありませんが、簡易的な帳簿付けが認められています。ただし、平成26年以降、すべての白色申告者に記帳と帳簿の保存が義務付けられており、帳簿作成が不要というわけではありません。日々の収入金額や仕入れ、経費に関する事項を記録した帳簿を作成する必要があります。
具体的な帳簿の付け方
帳簿を付ける具体的な方法として、手書き、エクセル、会計ソフトの3つがあります。それぞれの特徴を理解し、ご自身の状況に合った方法を選びましょう。
帳簿を手書きで付ける方法
手書きで帳簿をつける場合、市販のノートや帳簿用紙を使用して記帳します。手書きでの作成は、簿記の仕組みやお金の流れを根本から理解するのに役立ちます。自分でノートに罫線を引くか、市販の仕訳帳を利用するとよいでしょう。
1. まず全体の構造を考える
手書きで複式簿記の仕訳帳を作成するだけでは、青色申告の要件を満たせません。少なくとも「仕訳帳」と「総勘定元帳」という2つの主要簿が必要です。日々の取引を仕訳帳に記入し、それを総勘定元帳へ転記するという作業を繰り返します。
さらに、売上や仕入で掛取引が多い場合は売掛帳や買掛帳、固定資産がある場合は「固定資産台帳」といった補助簿を用意すると、取引の管理がしやすくなります。帳簿付けを始める前に、自身の事業に必要な帳簿は何かを考え、準備しましょう。
2. 仕訳帳から総勘定元帳への転記を繰り返す
必要な帳簿を準備したら、日々の取引を「仕訳帳」に記録し、それを「総勘定元帳」に転記します。「総勘定元帳」は、すべての取引を勘定科目ごとに整理する帳簿であり、取引年月日、相手勘定科目、金額を記載します。
この転記作業は慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、手作業で行うことで簿記の基本が確実に身につきます。会計ソフトでは自動化される「転記」の工程を自ら行うことは、簿記の理解を深める良い機会となります。
帳簿をエクセルで作成する方法
エクセルを使用して帳簿を作成することも可能です。関数や機能を活用すれば、計算や集計を自動化できます。ここでは、エクセルで仕訳帳を作成する際のポイントを解説します。
1. 仕訳帳は単純な構造にしておく
仕訳帳のシートには、日付、借方勘定科目、借方金額、貸方勘定科目、貸方金額、摘要といった項目を必ず含めます。後々の集計や加工をしやすくするため、セルの結合などは避け、シンプルな表形式にすることが重要です。
2. できるだけ単一仕訳とする
複式簿記には、借方・貸方のどちらか、または両方で複数の行を使う複合仕訳があります。しかし、後の集計作業を考えると、特に初心者のうちは、1取引を1行で完結させる単一仕訳で記録することをおすすめします。
▼ 単一仕訳の例
| 日付 | 借方 | 貸方 | 取引先・摘要 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1/20 | 消耗品費 | 11,000 | 事業主借 | 11,000 | □□商店 ティッシュペーパー |
▼ 複合仕訳の例
| 日付 | 借方 | 貸方 | 取引先・摘要 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1/20 | 消耗品費 | 10,000 | 事業主借 | 11,000 | □□商店 ティッシュペーパー |
| 仮払消費税 | 1,000 | ||||
3. まずは所得税の確定申告を目指す
消費税の課税事業者の場合、消費税申告のために税率ごとの区分などが必要になりますが、まずは所得税の確定申告に必要な帳簿を完成させることに集中しましょう。そのため、消費税の処理は税込経理方式（消費税額を含んだ金額で記帳する方法）を採用するとシンプルになります。
| 日付 | 借方 | 貸方 | 取引先・摘要 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1/20 | 消耗品費 | 11,000 | 事業主借 | 11,000 | □□商店 ティッシュペーパー |
4. Excelの機能を活かす
フィルター機能を使えば勘定科目ごとの抽出が容易になり、総勘定元帳の作成に役立ちます。また、「条件付き書式」で入力漏れのあるセルに色を付けたり、入力規則機能で勘定科目をリストから選択できるようにしたりと、様々な工夫が可能です。
会計ソフトやアプリで効率化する方法
簿記初心者や帳簿付けの手間を削減したい個人事業主には、会計ソフトやアプリの利用が便利です。会計ソフトを使えば、日々の取引を入力するだけで、仕訳帳や総勘定元帳などの必要な帳簿が自動で作成されます。
銀行口座やクレジットカードを連携させれば、取引データが自動で取り込まれ、仕訳候補も提示されるため、記帳作業を大幅に効率化できます。また、確定申告の時期には、作成された帳簿のデータをもとに、確定申告書や決算書を自動で作成してくれる機能もあります。
個人事業主向けの便利な会計アプリの1つとして、「マネーフォワードクラウド 確定申告」があります。初めての確定申告でも安心して使えるように設計されており、簿記の基本にも沿っているため、すぐに業績や資金状況のチェックツールとして利用できることがわかります。
銀行口座やクレジットカードなどの金融機関と連携して自動で仕訳を作成してくれるので、日々の記帳作業の負担が軽減します。
職種別｜帳簿の付け方のポイント
個人事業主と一言で言っても、職種によって取引の内容は様々です。ここではいくつかの職種を例に、帳簿付けのポイントを解説します。
業務委託（フリーランス）の場合
企業から受け取る報酬は売上高として計上します。役務提供を終えた時点で売上が発生したとする発生主義で記帳するのが一般的です。自宅を事務所として使っている場合は、家賃や光熱費の一部を経費として計上する家事按分も検討しましょう。開業前にかかった費用は開業費として資産計上できます。
ハンドメイド作家の場合
材料の仕入れは仕入高、販売サイトの手数料は販売手数料、梱包材や送料は荷造運賃などの勘定科目で処理します。クレジットカードで材料を購入した際は、購入日に仕入高を計上し、引き落とし日に預金から支払われた記録をします。
美容室の場合
お客様からの施術代金は売上高、シャンプーや薬剤などの仕入れは仕入高、店舗の家賃は地代家賃、水道光熱費も忘れずに計上します。現金商売が多いため、現金出納帳の正確な記録が重要です。
エクセルで使える帳簿の無料テンプレート
マネーフォワード クラウドでは、エクセルで使える帳簿の無料テンプレートをご用意しています。以下のリンクからダウンロードしてご活用ください。
主要簿のテンプレート
補助簿のテンプレート
知っておくべき帳簿付けのルール
帳簿を付ける際には、法律で定められたルールや注意点があります。
帳簿の保存期間と法的義務
作成した帳簿や関連書類は、所得税法などの法律で定められた期間、保存する保存義務があります。
| 書類の種類 | 保存期間（青色申告） | 保存期間（白色申告） | 根拠法令 |
|---|---|---|---|
| 帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など） | 7年間 | 7年間 | 所得税法施行規則第63条 |
| 決算関係書類（損益計算書、貸借対照表など） | 7年間 | – | 〃 |
| 現金預金取引等関係書類（領収書、預金通帳など） | 7年間 （※） | – | 〃 |
| その他の書類（請求書、見積書、納品書など） | 5年間 | 5年間 | 〃 第63条、第102条 |
※前々年分の事業所得が300万円以下の場合は5年間となります。
記帳のタイミングは発生主義と現金主義
記帳には、取引をいつの時点で記録するかについて、「発生主義」と「現金主義」という2つのルールがあります。
- 発生主義
現金の受け渡しに関係なく、取引が発生した時点で収益や費用を認識する方法です。例えば、12月に商品を販売し、代金の入金が翌1月だった場合でも、売上は12月分として計上します。所得税の計算は、原則としてこの発生主義で行われます。 - 現金主義
実際に現金の入出金があった時点で収益や費用を認識する方法です。青色申告者で、前々年の事業所得の金額及び不動産所得の合計額が300万円以下の場合に限り、事前の届出によって現金主義での記帳が認められています。
電子帳簿保存法・インボイス制度への対応
近年、帳簿付けを取り巻く制度が変化しています。特に重要な2つの制度について解説します。
- 電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を、紙ではなく電子データで保存することを定めた法律です。電子メールで受け取った請求書（電子取引データ）などは、一定の要件を満たした上でデータ保存する必要があります。 - インボイス制度への対応
インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除に関する制度です。課税事業者でインボイス発行事業者になる場合、消費税の計算のために、取引が標準税率（10%）か軽減税率（8%）かなどを帳簿に記録する必要があります。
個人事業主が帳簿を付けないとどうなる？
帳簿の作成は、青色申告・白色申告を問わず、すべての事業者の義務です。もし帳簿を付けていないと、正しい所得や税額を計算できず、確定申告ができません。
確定申告が期限内にできない場合、本来納めるべき税金に加えて、無申告加算税や延滞税といったペナルティが課される可能性があります。また、税務調査の際に帳簿を提示できないと、過少申告加算税がさらに加重されることもあります。
万が一、帳簿を作成していなかったことに気づいた場合は、速やかに税務署や税理士などの専門家に相談しましょう。
帳簿をつけていない個人事業主の確定申告については、以下の記事をご覧ください。
確定申告で提出するのは帳簿ではない
これまで主に会計帳簿の話をしてきましたが、確定申告において実際に提出するものは、会計帳簿そのものではありません。
提出するのは、日々の帳簿付けの結果を集計して作成した決算書（青色申告の場合は青色申告決算書、白色申告の場合は収支内訳書）と、確定申告書です。帳簿は、これらの書類を作成するための根拠となり、税務調査の際に提示を求められる重要な書類です。
| 白色申告 | 青色申告 | ||
|---|---|---|---|
| 簡易簿記 | 複式簿記 | ||
| 提出する決算書 | 収支内訳書 | 青色申告決算書 （損益計算書） | 青色申告決算書 （貸借対照表及び損益計算書） |
白色申告の収支内訳書であれば、一般用、農業所得用、不動産所得用などと分かれており、この中には、毎月の売上高やそれぞれの経費をはじめそれぞれの会計帳簿の最終値を記入するようになっています。
同様に青色申告においては、青色申告決算書（一般用）、青色申告決算書（農業所得用）、青色申告決算書（不動産所得用）に分かれており、それぞれの帳簿から損益計算書や貸借対照表に転記します。
例えば、各決算書2ページ目の売上高は月ごとの集計値が必要となります。総勘定元帳において月計が正しく集計されていなければ、先に会計帳簿を仕上げるといった具合です。
簡易帳簿の場合には、貸借対照表の提出は求められていませんので4ページ目の貸借対照表欄は白紙で提出しても問題ありません。
青色申告決算書は以下の記事で紹介しているので、参考にしてください。
個人事業主も確定申告には帳簿が必須
青色申告、白色申告のどちらを選択するにしても、すべての個人事業主にとって帳簿付けは必須の作業です。特に最大65万円の青色申告特別控除を目指す場合は、複式簿記による正確な記帳が求められます。
日々の取引が増えてくると、手書きやエクセルでの管理は手間がかかり、ミスも起こりがちです。そのような場合は、確定申告ソフトの活用を検討しましょう。確定申告ソフト「マネーフォワード クラウド確定申告」なら、金融機関の取引データを自動で取り込み、帳簿作成から確定申告書の作成までを広範囲にサポートします。決算期に慌てないためにも、日頃から正しく帳簿を作成し、計画的に確定申告に備えましょう。
はじめての確定申告もラクラク安心に済ませる方法
確定申告がはじめての方や、簿記の知識に不安がある方、確定申告書類の作成を効率よく行いたい方は、確定申告ソフトの使用がおすすめです。
個人事業主向け会計ソフトの「マネーフォワード クラウド確定申告」は、確定申告の必要書類が自動作成でき、Windows・Macはもちろん、専用アプリも提供しています。
①取引明細は自動で取得
銀行口座やカードを登録すると、取引明細を自動取得します。現金での支払いに関しても、家計簿のようなイメージで、日付や金額などを自分で入力することが可能です。
②仕訳の勘定科目を自動提案
自動取得した取引明細データや、受領後にアップロードした請求書・領収書などの情報をAIが判別し、仕訳を自動で入力します。学習すればするほど精度が上がり、日々の伝票入力が効率化されます。
③確定申告必要書類の自動作成機能
白色申告・青色申告の両方に対応しており、確定申告に必要な書類が自動で作成できます。また、マネーフォワード クラウド確定申告アプリで、スマホから直接の提出も可能です。印刷しての提出やe-Taxソフトでの提出にも対応しています。
追加料金なしで確定申告以外のサービスが使える
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合わせて読みたいおすすめ資料
マネーフォワード クラウド確定申告では、さまざまなお役立ち資料を用意しています。 無料登録するだけで資料がダウンロード可能なので、ぜひ読んでみてください。会社員の確定申告 丸わかりガイド
青色申告1から簡単ガイド
個人事業主が知っておくべき経費大辞典
マネーフォワード クラウド確定申告の導入事例
データ連携機能を使って、銀行やクレジットカードの明細データを自動で取り込むようになってからは、会計ソフトへの入力作業が減ったので、作業時間は1/10くらいになりましたね。
ハンドメイド作家・ブロガー 佐藤 せりな 様
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