• 更新日 : 2023年5月26日

確定申告は領収書なしでできる?不要になる場合や紛失との違いを解説

個人事業主確定申告をする場合に気になるのが、領収書がないものが経費になるのかどうかということです。

実は、領収書がもらえない場合と紛失した場合では、取り扱いが異なります。ここでは、領収書をなくした場合や領収書がないとどうなるのか、交通費など領収書の発行がない場合のやり方、領収書の保存方法や保存期間などを解説します。

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確定申告をするときに領収書がないとどうなる?

はじめに、確定申告をするときに領収書がないとどうなるのかを見ていきましょう。

確定申告では領収書の提出は不要

意外かもしれませんが、確定申告では領収書の提出は不要です。確定申告書に青色申告決算書(青色申告の場合)や収支内訳書(白色申告)を添付して、所轄の税務署に提出します。その他、保険の控除証明書など、必要に応じて添付書類を提出します。

しかし、領収書や領収書を基に作成した帳簿などは、そもそも提出することができません。

提出する必要はないが、適切な保存は義務付けられている

確定申告では、領収書の提出は不要です。しかし、領収書を廃棄してもいいわけではありません。

詳細は後で説明しますが、領収書の提出義務はありませんが、適切な保存や保管が義務付けられています。また、領収書の保存期間も、法律で定められています。

インボイス制度により変わることはある?

インボイス制度の導入で大きく変わるのは、個人事業主である本人が消費税の納税義務者であるケースです。実は、消費税の納税義務者は、領収書がないと仕入税額控除(消費税の経費のようなもの)が認められません。

納める消費税は、簡単にいうと「売上にかかる消費税-仕入税額控除」で求められます。そのため、仕入税額控除が認められないと、納める消費税の金額が大きくなります。

インボイス制度が開始されると、仕入税額控除を受けるための要件がさらに厳しくなります。仕入税額控除を受けるには、適格請求書の要件を満たした書類が必須です。

領収書でも、一定の要件を満たせば適格請求書(適格簡易請求書)の要件を満たすことになります。つまり、領収書を適格請求書とする場合は、今までの様式ではない、一定の要件を満たした領収書の保存が必要となります。

領収書がもらえない場合とは?

確定申告では領収書の保存が必要ですが、事業を営む上で、そもそも領収書がもらえない場合も多くあります。

ここでは、そもそも領収書がもらえない場合の例や対処方法を見ていきましょう。

公共交通機関の運賃

取引先との打ち合わせなどで、電車やバスなど公共交通機関を使うことは多いです。しかし、公共交通機関に払った運賃には通常、領収書が発行されません。そこで、公共交通機関の運賃を支払った場合は、出金伝票を作成して保存します。

ただし、税務調査時のときなど後から分かるように、出金伝票には日付や金額、利用区間、事由(取引先名など)などの記載が必要です。また、交通系ICカードなどを利用している場合は、利用明細書なども保存しておきましょう。

自動販売機で飲食物を購入

自動販売機で飲食物を購入した場合も通常、領収書はもらえません。この場合も、日付や金額、品名などを記載した出金伝票を作成して保存します。

ただし、個人の飲食は事業に関係しない限りは、そもそも経費になりません。会議で飲食するために購入したなど、事業に関係した出費である場合は、出金伝票に事由を記載することを忘れないようにしましょう。

割り勘で支払った飲食代

割り勘で支払った飲食代の場合、割り勘した相手が飲食店にお金を支払った場合は、領収書は手元にありません。相手に領収書のコピーなどを請求できればよいですが、できないことも多いです。その場合も、日付や金額、店名などを記載した出金伝票を作成して保存します。

しかし、上述した通り、個人の飲食は事業に関係しない限り、そもそも経費になりません。そのため、出金伝票には、割り勘した旨や取引先名、打ち合わせの食事代など、事由を記載することを忘れないようにしましょう。

駅で買った仕事用の新聞・雑誌

駅の自動販売機などで仕事用の新聞や雑誌を買った場合も、領収書がもらえないことがあります。その場合も、日付や金額、品目などを記載した出金伝票を作成して保存します。

クレジットカードで支払ったスマホのアプリ代

仕事に必要であれば、スマホのアプリ代も経費にできます。ただし、スマホのアプリ代は通常、クレジットカードなどで支払うため、領収書はもらえません。

そのため、日付や金額、品目などを記載した出金伝票を作成して保存するほか、クレジットカードの利用明細も保存するようにしましょう。

取引先へのご祝儀・香典

取引先へのご祝儀・香典も、領収書のもらえない経費の代表的なものです。そのため、こちらも日付や金額。取引先名、事由(ご祝儀・香典)などを記載した出金伝票を作成して保存します。

また、結婚式や葬式などの場合は、出金伝票とともに案内状なども保存しておきます。

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領収書を紛失してしまったら

次に、領収書はもらえたが、紛失してしまった場合の対処方法を見ていきます。

請求書・納品書・振込明細・メールなどで代用する

領収書を紛失した支出を経費にするためには、その支出が実際にあったことを証明することが重要です。請求書や納品書、振込明細、メールなど、その支出が実際にあったことを証明できるものを、領収書として代用します。

ただし、支出した日や金額などが明確に分かるものでなければいけません。

クレジットカードや電子マネーの明細で代用する

クレジットカードや電子マネーの明細があるのであれば、領収書の代わりになります。ただし、クレジットカードや電子マネーの明細だけでは何に使ったか、それが事業の経費になるのかが分からない場合は、品目や取引先名、会食代など詳細を別で記載し保存しておく必要があります。

出金伝票を起票する

領収書を紛失した場合も、領収書がもらえない場合と同様に出金伝票を起票し、領収書の代わりにすることもできます。

ただし、税務調査では、普段の取引や金額などを精査し、確実に経費と判断できない場合は、出金伝票だけでは経費として認められないこともあるので、注意が必要です。

領収書の保存の仕方

領収書は、確定申告での提出は不要です。しかし、自宅や会社などで保存しておく必要があります。そこで、ここからは領収書の保存の仕方をご紹介します。

紙で受領した場合

領収書を紙で受領した場合の保存方法には、様々なものがあります。一般的なものが、日付別に領収書やレシートをA4用紙などに貼り付け、保存する方法です。月別のファイルを作成し、領収書を貼り付けたA4用紙を日付順にファイリングして保存します。

また、毎月の領収書の数が少ない場合は、領収書やレシートを月別の封筒に入れて、保存する方法もあります。領収書やレシートの数に応じて、自分に合った方法で保存しましょう。

データで受領した場合

領収書をメールなどの電子データで受領することもあります。この場合、2023年12月31日までは、電子データとして保存する方法、紙に印刷して保存する方法の2つから選択することになります。ただし、2024年1月1日からは、紙に印刷して保存する方法が廃止され、電子データとして保存する方法のみとなります。

電子データとして保存する方法では、改ざん防止のための措置を講じたり、「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにしたりするなど、一定の手続きが必要になります。

経費精算用のシステムを導入するのも良い

2024年1月1日から、領収書をデータで受領した場合は、電子データとして保存しなければなりません。

電子データの保存には、改ざん防止のための措置を講じるなどの一定の要件を満たす必要があります。また、紙の領収書の受領がある場合は、紙と電子データの2つの保存方法を併存させるか、電子保存に一本化するかを選ばなければなりません。領収書などの紛失のことを考えると、電子保存に一本化したほうがよいでしょう。

一定の要件を満たした電子保存を行う上で便利なのが、経費精算用のシステムです。経費精算用のシステムを導入することで、領収書の電子化や保管業務の手間が大幅に削減され、業務効率化が図れます。

領収書の保存期間

個人事業主における領収書の保存期間は、青色申告と白色申告で次のようになります。

青色申告:7年

白色申告:5年

なお、業務に係る雑所得がある場合は、前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える場合に5年間、現金預金取引等関係書類を保存しなければいけません。

現金預金取引等関係書類とは、簡単にいうと、請求書や領収書などで現金や預金からの支払いや受け取りなどが発生するものです。雑所得の場合、多くの領収書は現金預金取引等関係書類に当たる可能性が高いため、念のため保存しておいた方がよいでしょう。

領収書は適切に保存しよう

確定申告では、領収書の提出の必要はありませんが、自宅や会社などに保存しておく必要があります。領収書を紛失した場合で、他に代用できる書類がなければ、経費にすることができません。そのため、紛失しないようにしっかりと、保存しておく必要があります。

今後、電子保存が本格化することで、今までとは異なる方法での保存が必要なケースもあります。領収書は、適切に保存しましょう。

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よくある質問

個人事業主も領収書を保存する必要がありますか?

はい。個人事業主も領収書を保存する必要があります。ただし、青色申告と白色申告で保存期間が異なる、紙の領収書と電子データの領収書で保存方法が異なるなど、注意点が多くあります。詳しくはこちらをご覧ください。

レシートならありますが、領収書として認められますか?

通常、レシートは領収書として認められます。領収書として認められるのは、宛名のあるものです。ただし、小売業など領収書でなくレシートを出すのが一般的な業種については、宛名のないレシートも認められます。詳しくはこちらをご覧ください。


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